常見文件管理方式
1锅尘、傳統(tǒng)文檔管理系統(tǒng)，需上傳文檔到該系統(tǒng)布蔗，才能被管理鉴象；也可開放爬蟲忙菠，搜索到后上傳到系統(tǒng)何鸡。
2纺弊、網(wǎng)盤/云盤。同上骡男。
3淆游、Office保存文檔時(shí)，同時(shí)在網(wǎng)絡(luò)空間備份一份隔盛。如云漫游文檔犹菱。
海量文檔在郵件系統(tǒng)中
Office生產(chǎn)文檔，通過電子郵件進(jìn)行收發(fā)文檔吮炕，傳遞信息和交流想法腊脱。因此，電子郵件中包含了大量的文檔（附件）龙亲，是企業(yè)信息管理的寶庫陕凹。
由于觀念、歷史鳄炉、成本和管理原因杜耙，很多企業(yè)沒有應(yīng)用專業(yè)的文檔管理系統(tǒng)，經(jīng)常導(dǎo)致無法獲取重要的歷史文檔拂盯。其實(shí)絕大多數(shù)文檔在郵件系統(tǒng)中佑女。如果能善加利用，可成為企業(yè)文檔管理系統(tǒng)的最佳選擇谈竿。
扎口郵件服務(wù)器篩選文檔
由于個(gè)人使用習(xí)慣不同团驱，很多人通過多種方式使用郵件，有PC客戶端如Outlook空凸、Foxmail嚎花，也有網(wǎng)頁端Gmail，163郵箱劫恒、QQ郵箱等贩幻，還有移動(dòng)端如QQ郵箱、網(wǎng)易隨身郵等两嘴。較難統(tǒng)一規(guī)定個(gè)人使用單一的郵件軟件丛楚。
因此通過郵件服務(wù)器在后臺(tái)進(jìn)行管理就顯得尤為重要。即無論郵件前端是什么憔辫，都會(huì)通過后端服務(wù)器進(jìn)行管理趣些，如此則統(tǒng)一在服務(wù)器端進(jìn)行篩選，找出帶附件的郵件贰您，再對附件進(jìn)行分類管理坏平，建立索引體系拢操，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔管理系統(tǒng)。
附件文檔的管理方法
管理手段或方式包括：
1舶替、附件名稱令境、類型、大小顾瞪、與郵件的關(guān)系（發(fā)信人舔庶、收信人、日期陈醒、標(biāo)題惕橙、內(nèi)容等）、文檔屬性（作者钉跷、單位等）弥鹦、標(biāo)簽、行業(yè)爷辙、客戶（關(guān)系）等多種分類方式
2彬坏、附件內(nèi)容的全文檢索
3、附件的去重及引用量管理犬钢，比如某個(gè)附件被多封郵件引用苍鲜，則這個(gè)附件的引用量比較高，其重要性也很高玷犹。如同互聯(lián)網(wǎng)中的鏈接引用量混滔。
4、附件版本管理歹颓。具有大多數(shù)相似內(nèi)容的附件可以作為一個(gè)版本序列的附件進(jìn)行管理坯屿。提供版本更新記錄、版本比較等功能巍扛。
5领跛、提供多種可視化文檔查看方式。
6撤奸、提供文檔預(yù)覽和編輯功能吠昭。
技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)
1、多種郵件收發(fā)協(xié)議胧瓜，如何保障所有郵件都從服務(wù)器上過矢棚？收郵件服務(wù)器和發(fā)郵件服務(wù)器都需要安裝過濾裝置，獲取附件相關(guān)信息府喳，與不同郵件服務(wù)器的適配有一定的工作量蒲肋。
2、附件文檔的訪問權(quán)限與安全控制，需與組織關(guān)系的授權(quán)相銜接兜粘。
