說起Outlook蜻拨，很多人可能覺得它只是一個(gè)郵件客戶端，跟Foxmail之類差不多桩引。但實(shí)際上缎讼，Outlook是一個(gè)嚴(yán)重被低估潛力、功能最強(qiáng)大的Office組件坑匠，沒有之一血崭！尤其是在搭配使用世界一流的高效工作方法論MYN和MYN Pro增強(qiáng)插件后，Outlook更是如虎添翼笛辟！完全可以將Outlook打造成為你夢(mèng)寐以求的集成高效工作管理平臺(tái)功氨，讓其成為你的私人助理，助你極速提升工作效率手幢！同時(shí)降低工作壓力捷凄！
讓我們趕緊來了解一下Outlook革命性的全新玩法 —— MYN Outlook系統(tǒng)！
在實(shí)際工作中围来，很多職場人士都迫切希望能有效解決如下問題與痛點(diǎn)：
— 如何每天清空郵件收件箱跺涤？在快速處理郵件后分類歸檔，并在需要時(shí)能迅速找到监透？
— 如何掌控來自大腦桶错、郵件、微信胀蛮、QQ院刁、OA、會(huì)議粪狼、電話等的所有工作任務(wù)和私事退腥，按輕重緩急合理安排任務(wù)的優(yōu)先序？
— 如何可視化成功畫面再榄，每天激活夢(mèng)想和目標(biāo)狡刘，工作和生活充滿激情動(dòng)力？
— 如何做好時(shí)間管理困鸥，專注執(zhí)行任務(wù)嗅蔬，利用寶貴的時(shí)間精力獲得更多產(chǎn)出成果？
— 如何有效管理寶貴的人脈資源疾就，不斷為你的事業(yè)發(fā)展增添新的助力澜术？
— 如何將電腦Outlook中的郵件、任務(wù)猬腰、日歷和聯(lián)系人等信息瘪板，與手機(jī)和平板電腦雙向?qū)崟r(shí)同步，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地移動(dòng)辦公漆诽？
針對(duì)上述問題和痛點(diǎn)侮攀，MYN Outlook系統(tǒng)都提供了簡單锣枝、高效的解決方案。
痛點(diǎn)1：如何每天清空你的郵件收件箱（Inbox）兰英，快速釋放收件箱壓力撇叁？
很多人在郵件處理上都存在一個(gè)嚴(yán)重的問題，就是將收件箱當(dāng)做任務(wù)管理工具畦贸，喜歡將內(nèi)含有待辦工作任務(wù)的郵件留在收件箱中陨闹，以提醒自己有時(shí)間的時(shí)候再去處理它們。有的人甚至從來就沒有歸檔過郵件薄坏，這樣看起來好像挺方便趋厉，但實(shí)際上會(huì)帶來一個(gè)嚴(yán)重的問題 —— 收件箱中的郵件堆積如山！爆滿的收件箱會(huì)給你帶來巨大的心理壓力胶坠！每次你在收件箱中都需要到處翻找還有哪些郵件中的工作沒處理完君账？導(dǎo)致多次重復(fù)閱讀，浪費(fèi)很多時(shí)間沈善。更要命的時(shí)乡数，收件箱中并沒有任務(wù)管理所需的工具，比如輸入清晰的任務(wù)主題闻牡、標(biāo)識(shí)任務(wù)的輕重緩急净赴、調(diào)整任務(wù)的優(yōu)先序、管理任務(wù)的分類罩润、截止期限和需時(shí)等玖翅，所以這種方式注定低效！
MYN?的郵件解決方案：從郵件中提取出任務(wù)/約會(huì)后歸檔割以，每天清空收件箱金度！參見下圖。
?????? MYN對(duì)收件箱/Inbox中收到郵件的處理流程如下：
Step1：郵件是否需要我采取行動(dòng)拳球？是 —— 待辦审姓，轉(zhuǎn)Step2珍特，否 —— 待閱祝峻，立即歸檔到已處理郵件文件夾（可選按主題分類）。已處理郵件文件夾是收件箱的子文件夾扎筒，如使用MYN Pro插件則會(huì)幫你自動(dòng)創(chuàng)建莱找。另外，對(duì)于垃圾郵件嗜桌，當(dāng)然是立即刪除奥溺！
Step2：對(duì)于待辦郵件，判斷是否兩分鐘內(nèi)可以搞定或必須馬上去處理骨宠，如是則立即處理后歸檔浮定；否則相满，判斷它是一個(gè)任務(wù)還是約會(huì)？如果是任務(wù)桦卒，則根據(jù)任務(wù)的復(fù)雜度立美，分別將其轉(zhuǎn)為下一步行動(dòng)、MORE任務(wù)或項(xiàng)目管理方灾；如果是約會(huì)建蹄，則將其轉(zhuǎn)為日歷中的約會(huì)管理。在從郵件中提取出任務(wù)/約會(huì)后立即歸檔裕偿。
任務(wù)：是沒有具體時(shí)間和地點(diǎn)要求的下一步行動(dòng)洞慎，比如：撰寫季度銷售報(bào)告
約會(huì)：有明確的時(shí)間和地點(diǎn)要求的下一步行動(dòng)，比如：會(huì)議
下一步行動(dòng)：是你緊接著需要采取的單步任務(wù)（以動(dòng)詞開頭簡短描述你要采取的具體行動(dòng)）
MORE任務(wù)：是指一系列有前后關(guān)聯(lián)的多步任務(wù)（迷你項(xiàng)目/系列任務(wù)）嘿棘，完成上一步后才能執(zhí)行下一步
項(xiàng)目：是復(fù)雜度最高的大任務(wù)劲腿，比MORE任務(wù)要復(fù)雜得多，通常需分階段蔫巩、使用項(xiàng)目管理技術(shù)
在你提取郵件中的任務(wù)/約會(huì)時(shí)谆棱，推薦使用MYN Pro插件，可以將選中的郵件主題轉(zhuǎn)為任務(wù)/約會(huì)主題圆仔，郵件正文變?yōu)槿蝿?wù)/約會(huì)正文垃瞧，郵件本身作為附件插入任務(wù)/約會(huì)中，這樣就很好地保留了任務(wù)/約會(huì)的背景信息坪郭，以便在執(zhí)行任務(wù)時(shí)隨時(shí)查看這些參考資料（這里有個(gè)驚喜个从！MYN Pro對(duì)MORE任務(wù)的執(zhí)行管控非常智能，在你完成上一步后會(huì)自動(dòng)推送下一步行動(dòng)給你Ｍ嵛帧）嗦锐，在完成任務(wù)/約會(huì)后也可以隨時(shí)打開郵件進(jìn)行回復(fù)等。在提取出任務(wù)/約會(huì)后沪曙，還可以使用MYN Pro將郵件一鍵歸檔到已處理郵件文件夾奕污，整個(gè)處理過程自然順暢！
你也許會(huì)問：在歸檔郵件之前液走，是否需要對(duì)郵件進(jìn)行分類呢碳默？我的建議是只對(duì)少數(shù)郵件進(jìn)行分類（貼上類別標(biāo)簽），對(duì)于大部分郵件都無需分類缘眶，只需直接歸檔到已處理郵件文件夾嘱根，然后使用搜索工具查找即可。這樣做的好處是可以節(jié)約你大量無謂的分類歸檔時(shí)間巷懈，避免在歸檔郵件時(shí)糾結(jié)到底要給它分配什么類別该抒。?
痛點(diǎn)2：如何掌控你的所有工作，按輕重緩急合理安排任務(wù)的優(yōu)先序顶燕？
MYN?的任務(wù)解決方案：創(chuàng)建凑保、使用革命性的MYN任務(wù)列表冈爹！參見下圖。
1）目前緊急任務(wù)：使用Outlook的“高”優(yōu)先級(jí)欧引，位于MYN任務(wù)列表頂部（紅色字體）
在MYN系統(tǒng)中犯助，這些任務(wù)的截止期限是今天，也即今天必須完成的事情（不完成就不能下班的那種）维咸。你要盡早識(shí)別剂买、密切跟進(jìn)并按時(shí)完成此類緊急任務(wù)，這能很好地緩解你的緊張情緒并按時(shí)下班癌蓖。
2）目前機(jī)會(huì)任務(wù)：使用Outlook的“普通”優(yōu)先級(jí)瞬哼，位于MYN任務(wù)列表中部
從現(xiàn)在開始，Outlook的“普通”優(yōu)先級(jí)將為那些不是今天到期但很快就會(huì)影響你的近期任務(wù)使用（在未來10天內(nèi)到期或在接下來10天內(nèi)計(jì)劃要去做的事情租副，也即近期任務(wù)）坐慰，這些任務(wù)是你想留在每天視線內(nèi)、有機(jī)會(huì)就去處理的用僧，但如果沒有合適的時(shí)機(jī)也可以將其推遲到下一天再處理结胀。很好地定義這個(gè)目前機(jī)會(huì)任務(wù)列表，能讓你在計(jì)劃工作時(shí)有一個(gè)實(shí)用的短列表责循，也能讓你在每天工作的碎片時(shí)間完成更多任務(wù)糟港。
3）目前目標(biāo)任務(wù)：位于Outlook“普通”優(yōu)先級(jí)區(qū)域的頂部（藍(lán)色字體，帶下劃線）
目前目標(biāo)任務(wù)是你最重要的目前機(jī)會(huì)任務(wù)院仿，是你今天計(jì)劃要去做的事情秸抚。位于目前機(jī)會(huì)任務(wù)列表頂部、藍(lán)色字體并帶下劃線顯示歹垫，是為了將其從目前機(jī)會(huì)任務(wù)列表中凸顯出來剥汤。
4）目前緊急任務(wù)+目前目標(biāo)任務(wù) = 今日計(jì)劃
今天必須要完成的事情（目前緊急任務(wù)），加上你今天計(jì)劃去做的其他事情（目前目標(biāo)任務(wù)）排惨，合在一起也就是你的今日計(jì)劃了吭敢，這很好理解。我們?cè)趫?zhí)行任務(wù)時(shí)暮芭，只需在今日計(jì)劃中挑選即可鹿驼。
5）目前視線外任務(wù)：在Outlook“低”優(yōu)先級(jí)區(qū)域
約在10天以后才考慮是否要去做的事情，就是你的目前視線外任務(wù)（也即可以放一段時(shí)間再說的遠(yuǎn)期任務(wù)）谴麦，它們位于Outlook的低優(yōu)先級(jí)區(qū)域蠢沿。你可以使用MYN的戰(zhàn)略性推遲技術(shù)伸头，將低優(yōu)先級(jí)任務(wù)拋到目前視線外匾效，以縮短目前任務(wù)列表的長度，這對(duì)降低你的工作壓力是一個(gè)非常有效的方式（眼不見心不煩）恤磷。當(dāng)你學(xué)會(huì)MYN系統(tǒng)后面哼，也將掌握定期回顧并重新將這些任務(wù)納入目前視線內(nèi)（近期行動(dòng)計(jì)劃）的方法野宜。另，MYN Pro也提供了戰(zhàn)略性推遲回顧的管理功能魔策，可以一鍵將選中任務(wù)拋到目前視線外匈子，詳見效率中國官網(wǎng)。
6）目前緊急任務(wù) + 目前機(jī)會(huì)任務(wù) = 目前任務(wù)列表
在概念上將目前緊急任務(wù)和目前機(jī)會(huì)任務(wù)合并在一起考慮是非常有用的闯袒，它們合并在一起構(gòu)成了目前任務(wù)列表虎敦。它們代表任何進(jìn)入你目前視線內(nèi)的事情。根據(jù)定義政敢，目前任務(wù)是你現(xiàn)在有機(jī)會(huì)就會(huì)去做的事情其徙。
目前任務(wù)列表是一個(gè)令人難以置信、功能強(qiáng)大的列表喷户！它會(huì)成為你的日常待辦事項(xiàng)清單唾那。如你按照MYN方法進(jìn)行管理，它會(huì)把你需要安排優(yōu)先序的任何事情都放在一個(gè)相對(duì)較短的任務(wù)列表中褪尝。在你養(yǎng)成將所有任務(wù)都添加到Outlook MYN任務(wù)列表中的習(xí)慣后（包括來自大腦闹获、郵件、微信河哑、QQ避诽、OA、會(huì)議璃谨、電話等的所有任務(wù)）茎用，就不需要擔(dān)心還有任何事情沒有放在目前任務(wù)列表中了。清晰地寫出此任務(wù)列表并保持其相對(duì)簡短睬罗，將快速緩解你的工作壓力轨功。MYN目前任務(wù)列表與日歷、夢(mèng)想板（MYN Pro插件的增強(qiáng)功能）容达、項(xiàng)目列表（使用主要任務(wù)文件夾）古涧、收件箱一起構(gòu)成了Outlook的集成控制面板，在一個(gè)地方集中管理你需要的所有工作信息花盐，明確你的目標(biāo)羡滑、項(xiàng)目、下一步行動(dòng)和日程安排算芯，你終于擁有了一個(gè)夢(mèng)寐以求的集成高效工作平臺(tái)柒昏！
7）怎么管理任務(wù)的重要性？
在MYN系統(tǒng)中熙揍，我們可以使用自定義字段II（取值0-3）來管理任務(wù)的內(nèi)在重要性职祷，也即任務(wù)與你的價(jià)值觀/目標(biāo)/績效的關(guān)聯(lián)程度，關(guān)聯(lián)度越高就越重要，反之亦然有梆。重要性越高的任務(wù)是尖，字體越大且為粗體，以便我們直觀判斷任務(wù)的內(nèi)在重要性泥耀，在選取任務(wù)執(zhí)行時(shí)要充分體現(xiàn)“要事第一”原則饺汹。
8）怎么管理任務(wù)的截止期限？
在MYN系統(tǒng)中痰催，由于Outlook內(nèi)置的截止日期字段基本沒有用了兜辞，推薦在任務(wù)主題前面加上“Due截止期限”來管理任務(wù)的截止期限，也非常方便夸溶。
9）將所有任務(wù)都放在一個(gè)地方 —— MYN任務(wù)列表
建議你將所有任務(wù)都放入Outlook MYN任務(wù)列表中弦疮。否則，如果你需要在多個(gè)地方查看任務(wù)蜘醋，就不能確信已全面掌握手頭的工作胁塞，不能很容易地確定任務(wù)優(yōu)先序，也不能在下班離開時(shí)確信已完成所有緊要工作压语。
通過前述將郵件轉(zhuǎn)為任務(wù)的過程啸罢，我們已經(jīng)從郵件中提取出任務(wù)并納入Outlook任務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效管理。對(duì)于來自郵件外的任務(wù)（比如來自大腦胎食、微信扰才、QQ、OA厕怜、會(huì)議衩匣、電話等），建議使用以下三種方式之一將其轉(zhuǎn)入Outlook任務(wù)系統(tǒng)集中管理：1）轉(zhuǎn)發(fā)郵件到自己的郵箱Inbox粥航，按前述流程提取出任務(wù)（對(duì)于特定主題格式的郵件琅捏，MYN Pro還支持自動(dòng)處理，可以自動(dòng)將郵件轉(zhuǎn)為任務(wù)或約會(huì)后歸檔递雀！詳見效率中國官網(wǎng)）柄延；2）對(duì)于任務(wù)數(shù)量不多的情況，建議手工錄入缀程；3）如果要導(dǎo)入或錄入的任務(wù)數(shù)量較多搜吧，比如需從其他任務(wù)系統(tǒng)切換到Outlook，建議使用Excel模板自動(dòng)批量導(dǎo)入任務(wù)到Outlook中（如需該模板杨凑，請(qǐng)與作者聯(lián)系）滤奈。
10）按照工作的輕重緩急，調(diào)整目前任務(wù)的優(yōu)先序
使用MYN Pro撩满，我們可以非常方便地調(diào)整目前任務(wù)的輕重緩急優(yōu)先序蜒程。比如：你可以在選中若干任務(wù)后绅你，自動(dòng)批量調(diào)整其內(nèi)在重要性（II），也可以一鍵將其轉(zhuǎn)為目前緊急任務(wù)搞糕、目前目標(biāo)任務(wù)，快速調(diào)整其在目前機(jī)會(huì)任務(wù)列表中的優(yōu)先序曼追，包括提升窍仰、下降或置底任務(wù)，非常方便礼殊！
對(duì)于前面提到的剩余四個(gè)問題與痛點(diǎn)驹吮，MYN Outlook系統(tǒng)也都提供了完整的解決方案，包括夢(mèng)想板與目標(biāo)管理增強(qiáng)晶伦、番茄工作法集成支持碟狞、人脈管理增強(qiáng)和MYN移動(dòng)解決方案等。本文限于篇幅婚陪，只是開個(gè)頭族沃，簡單介紹一下MYN Outlook系統(tǒng)對(duì)前兩個(gè)問題解決方案的部分內(nèi)容，讓你對(duì)MYN有個(gè)初步認(rèn)識(shí)泌参。如果你想進(jìn)一步詳細(xì)了解脆淹、學(xué)習(xí)和實(shí)踐，建議買書《掌控你的工作沽一！》來自學(xué)盖溺。如果你喜歡通過視頻教程快速學(xué)習(xí)MYN精髓，也可以報(bào)名參加線上課程《MYN Outlook系統(tǒng)實(shí)戰(zhàn)研習(xí)營》铣缠，還可以到效率中國官網(wǎng)下載使用與MYN方法論完美配套的MYN Pro專業(yè)插件烘嘱，Outlook搭配MYN Pro將讓你如虎添翼！極速提升工作效率和效能蝗蛙！
