遠(yuǎn)程協(xié)作辦公在國(guó)外的很多公司也都采用，國(guó)內(nèi)也有炮姨，對(duì)于企業(yè)和團(tuán)隊(duì)成員來(lái)說(shuō)會(huì)面臨諸多問(wèn)題：

對(duì)于企業(yè)管理者來(lái)說(shuō)绅作，會(huì)面臨以下幾個(gè)問(wèn)題：

團(tuán)隊(duì)在遠(yuǎn)程協(xié)作導(dǎo)致管理效率下降俄认；
如何選擇適合內(nèi)部和外部的協(xié)作工具；
員工在家辦公質(zhì)量無(wú)法保證夜焦；
工作協(xié)作溝通難茫经，怎么高效開(kāi)會(huì)卸伞；

對(duì)于團(tuán)隊(duì)成員來(lái)說(shuō)荤傲，也會(huì)面臨很多問(wèn)題：

工作沒(méi)氛圍遂黍，一工作就難受雾家；
拖延癥榜贴，效率不高唬党；
休息時(shí)間和工作時(shí)間區(qū)分混亂驶拱，設(shè)置影響家庭和諧蓝纲；
線上協(xié)作辦公雖然打破了辦公地點(diǎn)的限制税迷，也對(duì)管理和員工都提出了更高的要求箭养，需要一套系統(tǒng)的公司管理和自我管理流程毕泌。

基于這樣的背景，飛揚(yáng)教練整理了一些針對(duì)線上辦公的解決方案挠说，希望幫助對(duì)大家盡快適應(yīng)新的變化损俭。

方案主要從三個(gè)角色出發(fā)：

第一部分：

高層管理——定規(guī)則撩炊，做計(jì)劃，拆戰(zhàn)略囚灼、強(qiáng)溝通

第二部分：

中層管理——拆任務(wù)灶体，做協(xié)調(diào)蝎抽，看進(jìn)度

第三部分：

團(tuán)隊(duì)成員——管時(shí)間樟结，做執(zhí)行瓢宦，常匯報(bào)驮履，有氛圍

第一部分

高層管理——定規(guī)則玫镐，做計(jì)劃恐似，拆戰(zhàn)略蹂喻、強(qiáng)溝通

遠(yuǎn)程協(xié)作辦公對(duì)公司組織管理上是一個(gè)挑戰(zhàn)，但是現(xiàn)場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)辦公的原則是一致的孵运。管理層首先要達(dá)成共識(shí)治笨，做好制度旷赖、目標(biāo)制定更卒、任務(wù)拆分這些方向性的工作蹂空。

管理者不能簡(jiǎn)單的依靠團(tuán)隊(duì)成員的自學(xué)或者自覺(jué)自律來(lái)進(jìn)行高效的遠(yuǎn)程協(xié)作上枕，保障公司正常運(yùn)作需要提前做一些評(píng)估工作，整個(gè)公司這期間的效率都依賴第一步的管理層判斷辨萍，選擇很重要锈玉，評(píng)估非常必要悦施。

評(píng)估工作包括三個(gè)方面：

① 業(yè)務(wù)影響評(píng)估

哪些工作內(nèi)容和業(yè)務(wù)可以通過(guò)遠(yuǎn)程協(xié)同來(lái)解決去团？
你的業(yè)務(wù)目標(biāo)有多少可以通過(guò)遠(yuǎn)程協(xié)同來(lái)實(shí)現(xiàn)土陪？
對(duì)于無(wú)法遠(yuǎn)程協(xié)同來(lái)完成的業(yè)務(wù)你的備用方案是什么鬼雀？

②工具成熟度評(píng)估

你現(xiàn)在使用的工具滿足所有的協(xié)作需求？
你和團(tuán)隊(duì)使用的工具是零散的組合還是統(tǒng)一的平臺(tái)鸦做？
你們使用的工具是否能保證數(shù)據(jù)和信息安全泼诱？
你打算如何與IT部門(mén)一起解決那些無(wú)法滿足的協(xié)作需求治筒？

③技能成熟度評(píng)估

如果工具的問(wèn)題已經(jīng)解決耸袜，你和你的團(tuán)隊(duì)是否已經(jīng)具備了很好的遠(yuǎn)程協(xié)作技巧堤框，尤其是文檔共享胰锌、協(xié)同編輯、遠(yuǎn)程會(huì)議等基本技能酬土？
你和你的團(tuán)隊(duì)是否需要接受進(jìn)一步的培訓(xùn)來(lái)快速?gòu)?qiáng)化遠(yuǎn)程協(xié)作技能撤缴？
你可以通過(guò)哪些渠道快速的獲取相關(guān)的知識(shí)技能并傳遞給團(tuán)隊(duì)屈呕？

評(píng)估的過(guò)程還需要同時(shí)看下什么工具適用團(tuán)隊(duì)現(xiàn)有的協(xié)作虎眨。這里我們先發(fā)個(gè)清單，具體的會(huì)單獨(dú)展開(kāi)岳守。

線上辦公工具清單

一湿痢、在線協(xié)作文檔工具

在線協(xié)作文檔可以快速的收集整理不同人員的內(nèi)容譬重，免去以往收集匯總復(fù)制黏貼的步驟臀规，同時(shí)也可以將做好的內(nèi)容通過(guò)鏈接分享出去，簡(jiǎn)單高效快捷狠怨。

1. 石墨文檔-多人實(shí)時(shí)協(xié)作Office https://shimo.im/
2. 騰訊文檔-支持多人在線編輯Word、Excel和PPT文檔
https://docs.qq.com/
3. 金山文檔? https://www.kdocs.cn/welcome
4. Google 文檔在線創(chuàng)建和編輯文檔 http://www.google.cn/intl/zh-cn_all/docs/

二憎蛤、白板工具

白板工具纪吮，頭腦風(fēng)暴棚辽、整理思維導(dǎo)圖冰肴，可以在線協(xié)作联逻。

1. 比幕魚(yú)- 簡(jiǎn)單易用的在線白板 https://bimuyu.tech/
2. GitMind - 在線免費(fèi)思維導(dǎo)圖軟件 https://gitmind.cn/

三包归、在線視頻會(huì)議工具

在線視頻會(huì)議這個(gè)就不用多說(shuō)了公壤，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是線上版的開(kāi)會(huì)境钟。

1.釘釘視頻會(huì)議https://tms.dingtalk.com/markets/dingtalk/shipinghuiyi
2. 騰訊會(huì)議
https://meeting.qq.com/
3. Zoom
https://zoom.com.cn/
4. TalkLine視頻會(huì)議 https://www.talkline.cn/
5. 小魚(yú)易連云視頻會(huì)議 https://www.xylink.com/
6. 華為云WeLink https://www.huaweicloud.com/product/welink.html

四慨削、靈感創(chuàng)意磁椒、零碎資料收集整理工具

靈感零碎資料收集整理工具玫芦，創(chuàng)意文案智能搜索工具

1. 有道云筆記
http://note.youdao.com/
2. 印象筆記
https://www.yinxiang.com/
3. 為知筆記
https://www.wiz.cn/zh-cn
4. 幕布 - 極簡(jiǎn)大綱筆記 https://mubu.com/
5. ADGuider- 智能AI案例創(chuàng)意文案庫(kù)搜索工具 https://www.adguider.com
6. 語(yǔ)雀 - 專業(yè)的云端知識(shí)庫(kù) https://www.yuque.com/

五医增、溝通協(xié)同

遠(yuǎn)程溝通協(xié)調(diào)叶骨、項(xiàng)目管理等

1. 企業(yè)微信
https://work.weixin.qq.com/
2. 釘釘
https://www.dingtalk.com/
3. 倍洽 BearyChat
https://bearychat.com/
4. Teambition團(tuán)隊(duì)協(xié)作工具創(chuàng)導(dǎo)者
https://www.teambition.com/
5. 明道云
https://www.mingdao.com/
6. Worktile軟件開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目管理及協(xié)作工具
https://worktile.com/
7. Tower提升協(xié)作效率跪帝，打造高效團(tuán)隊(duì)
https://tower.im/
8. 飛書(shū)
https://www.feishu.cn/
9. TAPD騰訊敏捷產(chǎn)品研發(fā)平臺(tái)
https://www.tapd.cn/
10.Trello
https://trello.com/

遠(yuǎn)程協(xié)作的部分確定之后伞剑，需要的就是高效的流程纸泄，在高層部分主要是怎么管理各職能部門(mén)和拆分目標(biāo)。

高層的遠(yuǎn)程協(xié)作流程

①定規(guī)則

到崗離崗的時(shí)間弓千；
工作響應(yīng)時(shí)間；
統(tǒng)一的通訊機(jī)制献起；
信息流通模式洋访，包括誰(shuí)來(lái)發(fā)起、誰(shuí)來(lái)監(jiān)督谴餐，誰(shuí)來(lái)驗(yàn)收姻政；
記錄緊急聯(lián)系人等等。

②做計(jì)劃

根據(jù)公司戰(zhàn)略確定計(jì)劃的優(yōu)先級(jí)岂嗓，確定可以進(jìn)行遠(yuǎn)程工作的具體崗位人員汁展；
分析人力資源是否存在缺口并進(jìn)行臨時(shí)調(diào)配。

③拆戰(zhàn)略

定義公司的核心問(wèn)題，制定一個(gè)明確的食绿，可拆解的目標(biāo)耀销，是關(guān)鍵中的關(guān)鍵掌腰；
并且落實(shí)到具體的部門(mén)或者中層管理者上。

④強(qiáng)溝通

高效會(huì)議，隨時(shí)糾正方向，統(tǒng)一目標(biāo)很重要邓深；
每日早晚會(huì)制度萌壳，每周項(xiàng)目進(jìn)度討論會(huì)制度爱咬。

⑤每日早晚會(huì)制度

除對(duì)齊目標(biāo)外虱歪，會(huì)議的作用在于營(yíng)造強(qiáng)烈的工作氛圍局装，讓成員意識(shí)到當(dāng)前的時(shí)間是工作時(shí)間哆姻；
每日會(huì)議每位成員回顧目標(biāo)箕昭，并反饋當(dāng)前的完成情況和明日計(jì)劃，同時(shí)要記錄在相應(yīng)的協(xié)作文檔中。

⑥項(xiàng)目進(jìn)度討論會(huì)

會(huì)議邀請(qǐng)藤为，發(fā)出開(kāi)會(huì)使用的全部資料；
參會(huì)者提前預(yù)覽并提出問(wèn)題煌往；
視頻會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)；
形成會(huì)議紀(jì)要和to-do-list；
及時(shí)跟進(jìn)和確認(rèn)產(chǎn)出。

信息集中處理，減少工作群的碎片化溝通，慎重討論效果對(duì)提高團(tuán)隊(duì)效率也是一項(xiàng)重要的操作彭雾，可以制定共同遵守的會(huì)議規(guī)則吴菠。

很多公司都是幾百人酿矢、上千人的大公司肛捍，部門(mén)也幾十人，普遍反饋袍患，復(fù)工以來(lái)，天天都是開(kāi)不完的會(huì)巫糙，特別是老板的會(huì)特別多。提高效率的幾個(gè)小技巧：

（1）小會(huì)&短會(huì)
盡量多開(kāi)小會(huì)(7人以下的會(huì)議)和短會(huì)(30分鐘以內(nèi)的會(huì)議)烟勋，少開(kāi)大會(huì)長(zhǎng)會(huì)蛹找。
（2）會(huì)前準(zhǔn)備
開(kāi)會(huì)前會(huì)議組織者發(fā)出會(huì)議日程金顿，讓每個(gè)與會(huì)人員都了解自己在會(huì)議中的角色和目標(biāo)嫂拴。
（3）推進(jìn)計(jì)劃
開(kāi)會(huì)后一定要及時(shí)地總結(jié)和跟進(jìn)灶伊，尤其是行動(dòng)計(jì)劃儡循。當(dāng)然，原則就是保證每個(gè)人都能充分和高效的參與窃页，做到彼此尊重對(duì)方的時(shí)間和努力。
（4）儀式感
開(kāi)工儀式是進(jìn)入工作狀態(tài)的一個(gè)很好的舉措娶吞√账＃可以發(fā)出開(kāi)工紅包酗钞。向全員發(fā)送開(kāi)工郵件瘤运，且說(shuō)明公司的情況似枕，并且針對(duì)疫情有一定的說(shuō)明。了解員工假期情況戒幔，同時(shí)宣布一下協(xié)同的紀(jì)律楚午。

這對(duì)遠(yuǎn)程協(xié)作工作會(huì)有很大幫助阱驾。這個(gè)也適用每天喧枷、每周戚扳、每次收假。

第二部分

中層管理——拆任務(wù)，做協(xié)調(diào)，看進(jìn)度

中層鏈接管理和執(zhí)行之間惜犀，對(duì)目標(biāo)做可行性的任務(wù)拆解并安排到具體個(gè)人，是目標(biāo)提出到實(shí)現(xiàn)之間的橋梁狠裹，要做好協(xié)調(diào)向拆、跟進(jìn)度、指導(dǎo)執(zhí)行的工作酪耳。

線上遠(yuǎn)程協(xié)作對(duì)溝通、協(xié)調(diào)刹缝、跟進(jìn)度提出了更高的要求碗暗，就要活要做細(xì)，任務(wù)要安排明白梢夯。

中層的遠(yuǎn)程協(xié)作流程

①拆任務(wù)

根據(jù)高層管理的戰(zhàn)略目標(biāo)言疗，進(jìn)行任務(wù)拆解，定義部門(mén)或者小組核心問(wèn)題颂砸，定義核心指標(biāo)噪奄，并且把指標(biāo)分解為每個(gè)人的具體工作。

②做協(xié)調(diào)

在遠(yuǎn)程的條件下人乓，溝通肯定不如見(jiàn)面勤篮，所以需要中層管理時(shí)刻關(guān)注員工，營(yíng)造員工的歸屬感色罚，關(guān)注員工的狀態(tài)碰缔、心情；
同時(shí)確定員工的授權(quán)范圍戳护，什么事情可以獨(dú)立自主金抡，什么事情需要確認(rèn)；
避免因?yàn)槭跈?quán)不清晰腌且，導(dǎo)致任務(wù)出現(xiàn)問(wèn)題或者打擊員工的積極性梗肝。

③看進(jìn)度

制定并優(yōu)化遠(yuǎn)程協(xié)作工作流程，不要讓員工來(lái)個(gè)性化的調(diào)整工作流程铺董，且需要讓員工記錄每個(gè)工作任務(wù)的消耗時(shí)間巫击；
另外需要加強(qiáng)對(duì)流程瓶頸的員工進(jìn)行輔導(dǎo)，比如很多工作，一到這個(gè)員工這里就卡住喘鸟，或者就拖延匆绣，那么一定是要加強(qiáng)對(duì)這個(gè)員工的單獨(dú)輔導(dǎo)的。

要避免踩以下幾個(gè)“坑”

①任務(wù)和人不匹配

合適的人做正確的事才能事半功倍什黑，否則純屬浪費(fèi)時(shí)間崎淳，造成企業(yè)內(nèi)耗。

②協(xié)作順序混亂

理清思路愕把，項(xiàng)目才能有序進(jìn)行拣凹，否則出現(xiàn)任務(wù)斷檔和任務(wù)擁擠的情況。

③安排任務(wù)后恨豁，等成果

固定時(shí)間對(duì)齊進(jìn)度嚣镜，做好及時(shí)調(diào)整，才能保障任務(wù)的高效及時(shí)完成橘蜜；
主動(dòng)溝通菊匿，“等”、“靠”计福、“要”都是拖慢工作效率的大坑跌捆，提前協(xié)商固定溝通時(shí)間，才能讓工作效率有提升象颖。

④等溝通

任務(wù)要提前安排佩厚，每個(gè)人都有“時(shí)差”，甚至作息習(xí)慣和家庭習(xí)慣不同都會(huì)導(dǎo)致溝通“時(shí)差”的存在说订。

第三部分

團(tuán)隊(duì)成員——管時(shí)間抄瓦，做執(zhí)行，常匯報(bào)陶冷，有氛圍

對(duì)于團(tuán)隊(duì)成員來(lái)說(shuō)钙姊，如同正常上班一樣，即使遠(yuǎn)程協(xié)作辦公埂伦，工作中也要對(duì)齊目標(biāo)和任務(wù)清單摸恍。可以參考SMART原則：

Specific具體
Measurable可衡量
Attainable可達(dá)到
Relevant與大的業(yè)務(wù)目標(biāo)有相關(guān)性
Time-Bound有明確截止日期

清晰地了解遠(yuǎn)程工作期間——“每日工作”赤屋！

期望值和需要承擔(dān)的工作任務(wù)立镶，做好確認(rèn)工作，以備后續(xù)的總結(jié)回顧类早。

每日工作包含做到以下幾點(diǎn)：

①管時(shí)間

作為員工一定需要和上級(jí)確認(rèn)工作優(yōu)先級(jí)媚媒，把工作分解為具體的動(dòng)作、任務(wù)涩僻，記錄各任務(wù)工作時(shí)長(zhǎng)缭召，并匯報(bào)栈顷。

區(qū)分工作時(shí)間和休息時(shí)間

（1）工作時(shí)間
在家辦公不僅考驗(yàn)執(zhí)行力，同樣也考驗(yàn)自己的時(shí)間管理能力嵌巷。
區(qū)分這兩個(gè)時(shí)間萄凤，則是為了防止讓自己出現(xiàn)一會(huì)兒洗手間、一會(huì)吃零食搪哪、一會(huì)兒客廳溜達(dá)的情況靡努，提高效率。
（2）休息時(shí)間
只有清晰地區(qū)分好工作時(shí)間和休息時(shí)間晓折，遠(yuǎn)程工作惑朦，才會(huì)既有效率，又能勞逸結(jié)合漓概，這對(duì)公司的管理水平和個(gè)人的自我管理水平都是一個(gè)很大的提升漾月。

②做執(zhí)行

創(chuàng)造適合在家工作的場(chǎng)景，對(duì)抗干擾胃珍，提升自己的效率梁肿。

區(qū)分辦公區(qū)和休息區(qū)

當(dāng)辦公環(huán)境內(nèi)有一張床，再加上有手機(jī)觅彰，基本上拖延癥也就來(lái)了栈雳，將休息區(qū)和辦公區(qū)分開(kāi)可以緩解很大程度上的拖延癥；

③常匯報(bào)

保持規(guī)律的總結(jié)匯報(bào)缔莲，不要超出授權(quán)范圍自作主張，每日例會(huì)霉旗，主動(dòng)介紹痴奏、回顧當(dāng)天工作。匯報(bào)內(nèi)容要包含以下內(nèi)容：

? 這段時(shí)間做了什么
? 取得了什么成果
? 碰到了什么困難
? 需要的幫助和支持
? 下一個(gè)階段的計(jì)劃

匯報(bào)不僅是督促工作進(jìn)度厌秒，也是將自己遇到的困難及時(shí)主動(dòng)地總結(jié)匯報(bào)读拆，快速獲得幫助的一種的方式。

④有氛圍

自覺(jué)結(jié)束假期模式鸵闪，做好自我心理建設(shè)檐晕，先緩解節(jié)后綜合癥，再快速適應(yīng)遠(yuǎn)程協(xié)作辦公蚌讼，提高效率辟灰。

1、準(zhǔn)時(shí)起床篡石，穿戴整齊
像正常上班一樣芥喇，為自己的辦公營(yíng)造儀式感。
2凰萨、和家人達(dá)成共識(shí)
每個(gè)人都需要工作继控，更需要家人的支持械馆。因此，在正式開(kāi)啟遠(yuǎn)程協(xié)同辦公的時(shí)候武通，一定要和家人說(shuō)清楚霹崎，現(xiàn)在是在正式工作期間，和在單位上一樣冶忱，獲取家人的理解尾菇。

這同樣適用于管理者的自我管理。

Tips

此外朗和，當(dāng)我們把自己的注意力都集中在企業(yè)如何保障業(yè)務(wù)上時(shí)错沽，很容易忽視團(tuán)隊(duì)的關(guān)懷。他們會(huì)擔(dān)心自己會(huì)不會(huì)失業(yè)眶拉、公司以后的計(jì)劃會(huì)不會(huì)調(diào)整千埃、薪資待遇會(huì)不會(huì)變化、復(fù)工后的工作環(huán)境是否安全有保障等等問(wèn)題忆植。

可能因?yàn)榫嚯x放可、因?yàn)槠鯔C(jī)他們不會(huì)表達(dá)這些擔(dān)憂，只會(huì)在心理焦慮朝刊。

團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定也是生產(chǎn)力耀里，尤其很多企業(yè)的團(tuán)隊(duì)成員都來(lái)自全國(guó)各地五湖四海，不同地區(qū)的情況不同拾氓，針對(duì)當(dāng)前遇到的特殊情況冯挎，對(duì)于員工的心理建設(shè)工作要同樣重視，做好員工關(guān)懷咙鞍，才能保障更加高效的工作房官。

企業(yè)管理者可以從一下幾點(diǎn)著手，做好員工關(guān)懷的工作：

（1）物資準(zhǔn)備
為復(fù)工做好相應(yīng)的物資準(zhǔn)備工作续滋，減輕成員對(duì)復(fù)工后的擔(dān)憂心理翰守。
（2）健康管理
遠(yuǎn)程協(xié)作期間，建立相應(yīng)的健康匯報(bào)制度疲酌，通過(guò)對(duì)成員的健康表示關(guān)心蜡峰，讓成員建立信心。
（3）共享規(guī)劃
將公司工作目標(biāo)朗恳、計(jì)劃和未來(lái)方向與員工充分溝通湿颅，坦誠(chéng)溝通，讓他們清晰地知道下一步的工作安排和可能會(huì)遇到的變化粥诫。

雖然是遠(yuǎn)程協(xié)作肖爵，團(tuán)隊(duì)的情緒和士氣也是影響協(xié)作效率和質(zhì)量的重要因素，我們不能忽視臀脏。