眾所周知，美國 TED 團隊是一家分享技術(shù)令哟，人文恼琼，思考的非營利組織，內(nèi)容的主要傳播渠道來自網(wǎng)絡(luò)屏富。TED 總部在紐約晴竞，但是其成員卻分散在了美國另外的六個州和兩個國家，一共只有28人的技術(shù)團隊卻要每隔四個月才能聚集一次狠半，可 TED 團隊卻說噩死，遠程辦公給公司帶來了更大的利益。
熟練掌握遠程辦公后神年，團隊的每一次增員都不需要擴大辦公室已维，消耗成本，因為成員分散在世界各地已日，辦公空間和時間都相對自由垛耳。但與此同時，因為 TED 技術(shù)部門完全依賴遠程辦公飘千，所以他們對每個員工的工作環(huán)境和工作方式的要求則更加苛刻堂鲜。
現(xiàn)在越來越多的創(chuàng)業(yè)公司都不再要求所有員工必須在場，而我們也更加希望公司能讓員工享受一個方便和自由的工作環(huán)境占婉。如果你帶領(lǐng)的團隊也逐漸偏向虛擬辦公泡嘴，以下八條建議已由 TED 團隊親自嘗試，可以讓分散在不同地區(qū)的員工享有跟現(xiàn)場辦公一樣的凝聚力逆济。
了解你的辦公工具
完美的溝通來自完善的交流工具酌予。TED 技術(shù)團隊用 GitHub 完成代碼編寫磺箕，用 Dropbox 完成知識管理，用 Google Docs 完成腦暴和會議記錄抛虫。TED 團隊還分享了另一個建議：他們每個成員都擁有高配置的耳機松靡。因為遠程會議十分頻繁，在視頻交流的過程中建椰，一款優(yōu)秀的耳機可以提高會議質(zhì)量雕欺，就如同親臨現(xiàn)場一般，減少了很多因為音質(zhì)不清而導致的矛盾和溝通障礙棉姐。
投資你的視頻會議
想要擁有一場高效的視頻會議需要投入很多精力屠列。TED 團隊為每一位遠程員工購置了分辨率很高的攝像頭，也指定了優(yōu)秀的視頻會議工具伞矩。他們主要用 BlueJeans 和 Vidyo笛洛，但對于小型會議他們更加傾向 Skype 和 Google Hangouts。同時乃坤，他們還專門制作了會議需要的 app 放在每位員工的移動端苛让，讓每一次會議連線十分快捷。遠程辦公令團隊十分注重視頻會議的質(zhì)量湿诊，因此定期還會讓員工反饋所有工具的使用效果狱杰，而且 TED 相信，不管看起來多么完善的虛擬會議平臺都有進步的空間厅须。
保證定期的見面需求
雖然很多擁有虛擬團隊的公司都在宣揚遠程工作的好處仿畸，但他們?nèi)匀恍枰ㄆ诰奂腥耍鎸γ娴亟涣骶旁印ED 團隊不久前就在南大科塔州舉行了他們的第七次技術(shù)峰會颁湖，類似的峰會每隔四個月舉辦一次，他們將會議地點選在一個中間位置例隆，由小組討論的方式完成技術(shù)分享和未來發(fā)展的方針制定。目前因為全球技術(shù)前進的步伐越來越快抢蚀，TED 團隊也表示了他們需要盡可能多地聚集在一起完成討論镀层，不要因為遠程方便而減少面對面會議的數(shù)量。
復制傳統(tǒng)辦公元素
是否仍然有些必需的傳統(tǒng)辦公元素是遠程辦公無法做到的皿曲？而對于這些元素我們能否找到合適的替代品唱逢？TED 的解決辦法是，用普通聊天軟件應(yīng)對一對一的交流屋休，用 Flowdock 或者 Slack 做多人交流坞古。這些交流軟件可以保證交流的透明度，并可以備份交流內(nèi)容劫樟。他們甚至有個“噱頭”專欄用來讓員工們隨意上傳娛樂談資痪枫，幽默笑話织堂，以及搞笑視頻，以此達到傳統(tǒng)辦公空間內(nèi)茶水間的效果奶陈。
讓遠程例會成為工作的固定項目
TED 遠程辦公團隊每周都會舉行遠程例會易阳，確認團隊成員的工作進程。例會不光可以用來討論現(xiàn)有的問題吃粒，解決方案潦俺，未來的工作安排等，有時還會穿插一些隨意的玩笑和閑聊徐勃。例會的必要在于它的頻繁性和固定性事示，有時一周下來需要討論的內(nèi)容雖然不多，但重在全員參與例會僻肖，就算閑聊也可以促進團隊融洽肖爵。在 TED 團隊里，開遠程例會時還設(shè)定了不同主題檐涝，比如他們有一個傳統(tǒng)遏匆，就是每次例會都要戴個帽子，比一比誰的帽子更奇怪谁榜。
對工作環(huán)境提出要求
雖然 TED 在最大程度上滿足了員工的自由度幅聘，讓他們可以遠程工作。但是他們對每個員工的工作環(huán)境依然有要求窃植。比如說帝蒿，每個遠程工作的員工必須有一個單獨的房間作為工作室。如果他們的家里有這樣一件書房完全用于工作巷怜，那么沒問題葛超，那里就是你的工作室。然而延塑，如果家里沒有這樣一間屋子绣张，TED 會負責為這些員工找到一個方便合適的聯(lián)合辦公空間作為工作室。TED 給出的解釋是关带，員工需要掌控自己的工作環(huán)境侥涵，不受外界影響，才能心無旁騖地工作宋雏。更重要的是芜飘，在這樣一個辦公環(huán)境下，可以讓遠程會議更高效地完成磨总。
提前計劃每一場視頻會議
遠程議會雖然方便嗦明，但并不是即興完成的。如果一部分員工正在開會而另一部分員工才剛剛撥通號碼準備加入蚪燕，便會擾亂會議娶牌，影響效率奔浅。所以對于任何一個團隊來說，每一場遠程會議都需要詳細的計劃和安排裙戏。TED 團隊發(fā)現(xiàn)乘凸，詳細計劃每一場遠程會議便于提高會議出勤率，且會議資料的分享也會更加容易累榜。另一方面营勤，如果參與會議的員工一部分在現(xiàn)場另一部分遠程，為了滿足兩類員工得到一致的會議體驗壹罚，會議內(nèi)容和方式都需要提前計劃葛作。比如，如果現(xiàn)場的員工在白板上進行頭腦風暴猖凛，那么會議里就必須有人將白板內(nèi)容撰寫到協(xié)作文檔上赂蠢，或者干脆將協(xié)作文檔投影在會議室作為腦暴平臺。
確保每個人身邊都有熱點
遠程工作的員工還有可能遇到網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定的問題辨泳，而網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題在虛擬團隊里則會直接影響工作質(zhì)量虱岂。TED 的解決方法是給每個遠程工作的員工分發(fā)一個 MiFi，也就是一個移動的 WiFi 熱點菠红，來預防掉線等意外發(fā)生第岖。
通讀以上八條建議，讓你收獲這個最喜歡遠程辦公團隊的運作秘訣试溯。下面打開石墨文檔蔑滓，你就可以掌握每條秘訣的執(zhí)行方式啦>>
遠程例會
在本周會議文檔中梳理目標和工作任務(wù)，使用@提及需要支持的同事遇绞，以便在會后跟蹤各項行動键袱。團隊目標和關(guān)鍵事件都能被統(tǒng)一地聯(lián)系在一起，執(zhí)行起來可以相互支持摹闽。
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創(chuàng)建實時更新的項目進度表蹄咖，將相關(guān)文檔的鏈接附在表格中，便于你和團隊查看付鹿、更新比藻。成員將了解自己在團隊和公司整體目標中發(fā)揮的作用，讓自己的工作更有意義倘屹，從而更有積極性。
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頭腦風暴
好創(chuàng)意的誕生需要腦暴和協(xié)作慢叨，擬定一個主題讓大家在文檔中發(fā)散思維纽匙，節(jié)省了面對面溝通的時間成本。根據(jù)反饋意見快速確定營銷創(chuàng)意拍谐，進行第二步的內(nèi)容創(chuàng)作烛缔，然后和組員一起反復優(yōu)化馏段。
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團隊建設(shè)
建一個文檔大家一起出謀劃策，迅速決定出最好的團建方式和地點践瓷，文檔協(xié)作和團隊建設(shè)一起增加公司伙伴的參與感和凝聚力院喜。
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