遵循四個原則：使用頻率化抡锈、位置固定化谐腰、目錄化谓媒、電子化笼才！
我們挨個兒來解釋這四個原則：?
1汉嗽、使用頻率
這是最重要的一個原則精肃，也就是我經(jīng)常說的近細遠粗秒啦。
我的精力傀履、時間、資源都有限布持，我們只能管理少量的重要事物豌拙。
但很多人在放東西的時候，習(xí)慣按東西的屬性或類別進行存放题暖，這樣放置有個問題是：使用不方便按傅！因為按照屬性和類別放，有時候我們經(jīng)常要用的資料就和一些同類不成品胧卤、垃圾逞敷、以及歷史資料放在一起，摞在一起是我們最經(jīng)常的做法灌侣，使用時只能到處亂翻推捐，時間久了就找不到了。
所以為了使用時的高效率侧啼，我建議把信息資料按照“使用頻率”進行歸類存放牛柒。經(jīng)常使用的我們精細化管理，越精細越便捷越好痊乾，越不經(jīng)常使用的依次可存放在抽屜皮壁、庫房甚至丟棄送人。
日常與非日常是第一級分類哪审。日常還要更精細分類蛾魄，其他盡可能少花精力、時間管理湿滓，不分類集中存放滴须。
2、位置固定化
就像你住的地方有準(zhǔn)確的位置叽奥，在辦公室里也有明確的工位一樣扔水，一份資料進入“秒搜”系統(tǒng)，要做到有名有家朝氓，有名字有位置魔市。有清晰準(zhǔn)確的存放位置，一旦放好輕易就不能挪動赵哲，固定位置待德，使用幾次，就能夠在大腦建立清晰牢固的記憶枫夺，就能確保我們在需要時将宪，快速有效找到它。
建議對文件實物類進行命名，同時在前面加上拼音涧偷，然后按照拼音排序，用同一規(guī)格的文件夾按照A-Z的順序存放毙死。對于物品類燎潮，因為大小不一樣，可以用各類大小容器集中保存扼倘，命名确封，然后建立目錄索引。
家人再菊、同事或是項目接手人爪喘，都可以快速了解這個系統(tǒng)，讓協(xié)作趨向自動化纠拔，獲得資料不需要多問秉剑。
3、目錄化?
不知道大家有沒有想過：為什么書籍稠诲、產(chǎn)品使用手冊侦鹏、字典、圖書館臀叙、倉庫等等都會設(shè)有“目錄”略水？其實，“目錄”就是紙質(zhì)實物系統(tǒng)的“檢索”工具劝萤，它的功能就是讓你快速找到自己想要的信息渊涝，而不是用翻。
所以想要實現(xiàn)信息的“秒搜”床嫌，建立起完備的目錄系統(tǒng)是關(guān)鍵跨释！我的做法是通過搭建不超過三個層級的目錄，對資料的進行編碼厌处，基本就可以實現(xiàn)資料的一秒找到煤傍。
所以，對于重要的常用的信息與資料嘱蛋，你需要養(yǎng)成這個習(xí)慣蚯姆，拿到信息與資料，想著以后會不會經(jīng)常用到洒敏，會怎么找龄恋，那就怎么存。
4凶伙、電子化
電子化的好處就是可以上傳云端郭毕，移動管理，快速搜索函荣，使用或者分享显押。非日常的實物信息資料不建議電子化扳肛，只需要對日常頻繁使用的電子化。但是對于目錄務(wù)必做到電子化乘碑。
電子化可以通過各種手段挖息，拍照掃描是一個重要的手段，然后存放在印象筆記或者堅果云兽肤、蘋果云套腹、谷歌云當(dāng)中，如果更精細化管理可以尋找更精細的工具管理资铡，例如密碼就是可以用1password电禀。
