燕小麥導讀：當電腦變成圖書館酪我，每個文件夾中都嵌套著諸多子文件夾時，你還能迅速找出自己想要的資料嗎泊业？當電腦變成文件庫辐益，容量嚴重不足的時候，你要將資料如何存儲脱吱？這就來分享一位美女總監(jiān)助理的文檔管理技巧智政！
從事總監(jiān)助理的工作，已經有一段日子了箱蝠。眾所周知這類崗位续捂，需要管理大量龐雜的文件資料，所以我也不能例外宦搬，辦公電腦被塞得滿滿的牙瓢！小到客戶信息、銷售資料间校、市場調研報告矾克，大到展會申請說明、運營數(shù)據(jù)統(tǒng)計…等憔足，儼然成了全公司上下的“公眾信息查詢平臺”胁附。
由于“文檔整理的邏輯”直接取決于“個人邏輯能力”，所以如果你的腦子亂成一鍋粥滓彰，那電腦里的文件控妻，估計也會亂成一團，存放得毫無章法揭绑。
為了確惫颍總監(jiān)，能第一時間從我這里查詢到跟業(yè)務相關的所有訊息他匪。我總結出了一套兼具邏輯性菇存、便利性和系統(tǒng)性的文檔管理經驗。現(xiàn)在就來跟大家分享一下：
Part1：文檔管理原則
（1）電腦中的文檔邦蜜，無非分兩種：輸入文檔（別人拷進來的內容）和輸出文檔（經過整理加工過的內容）依鸥。所以在整理時，先按照這兩類進行一個大的區(qū)分畦徘。
（2）定期整理電腦中的文檔毕籽。對于一次性文檔，隨用隨刪井辆，及時清理关筒。而對于那些時間過于久遠、很少會用到的文檔杯缺，就算存放在電腦里蒸播，在需要調用的時候，也可能記不清存放的位置萍肆。與其留在電腦里占地方袍榆，不如將其刻成光盤或存在移動硬盤中永久保存。
（3）根據(jù)自己的崗位特性塘揣，找到最適合你的文件管理方式包雀。
Part2：文件夾分級管理
（1）每一級文件夾，都應該按照“包含”和“被包含”的關系亲铡，進行“樹形邏輯”分布
（2）對常用的文件夾才写，可以升級管理（如圖示中：名為“有用的圖片”的文件夾）
（3）為文件夾標注順序符號，并按照順序排列（如圖所示）
（4）以圖標大小奖蔓，來確定文件級別的高低
（5）為文件夾找到合適圖標赞草，以便于通過視覺分辨朝氓、查找
（6）將打開頻率較高的文件歇攻，以“快捷方式”的形式，放置在桌面的固定區(qū)域內
（7）為了避免電腦中出現(xiàn)N個“新建文件夾”轩娶，可以在桌面統(tǒng)一建立一個“臨時文件夾”疑务，將來不及分類的文檔沾凄，先統(tǒng)統(tǒng)拽進去。然后待時間充裕之時知允，再進行刪除搭独、歸檔等整理工作。
Part3：文件版本管理
（1）在給文件命名時廊镜，可以標注上“版本和日期”的資料信息（如圖所示）
（2）定期刪除“版本較舊”的無效文件牙肝。只保留最新版本即可。其實還有更好地辦法可以永久保留歷史版本嗤朴，就是借助一定的工具配椭，后面有講。
（3）對于定稿的文檔雹姊，推薦使用PDF格式進行保存股缸。其后再將多個相關的PDF文件做壓縮打包處理。命名中標注版本信息吱雏，如：添加上“定稿”敦姻、“終稿”瘾境、“留存”…等字樣。
Part4：文件同步
也許你和我一樣镰惦，喜歡把在上班時間迷守，沒有弄完、搞定的活兒旺入，帶回家中兑凿，去繼續(xù)死磕。有時候為了能在家工作的更為方便盡興茵瘾，真想把公司電腦里的東西統(tǒng)統(tǒng)拷走礼华，這就會碰到有關“文件同步”的問題啦！如何有效的將家庭電腦與公司功電腦中的重要文件拗秘，進行同步呢圣絮？
（1）如果公司內部不能使用外網(wǎng)，可以將工作文件直接存在U盤中雕旨，每月定期通過移動硬盤晨雳，對工作電腦中的文檔進行拷貝。確保對重要文件進行備份的功能奸腺。
（2）當然公司內部有外網(wǎng)的話餐禁，就完全可以借助云存儲方面的軟件啦!U盤太小，容易攜帶的同時也容易弄丟突照，殊不知我已經是丟過不下5個U盤了帮非，還有移動硬盤也搞壞過一個，真是一把辛酸淚讹蘑，還要擔心重要工作文件泄露末盔。所以能用云盤的時候就堅決不用U盤和硬盤。比如：印象筆記座慰、燕麥企業(yè)云盤…等陨舱。它們能為你提供方便法門，將那些“靈光一現(xiàn)”的IDEA和SUMMARY隨手記錄下來版仔，同時亦便于隨時查看和編輯游盲。
總結一下，借助這些軟件進行辦公的幾大好處：
A．支持多客戶端登錄蛮粮。一個賬號益缎，就能實現(xiàn)手機、平板IPAD然想、電腦PC上的多方資料同步
B．便于隨時隨地的記錄莺奔、查看。無需再像以往那樣創(chuàng)建多個不同命名的WORD文檔变泄，在減少了文檔數(shù)量的同時令哟，也方便了整理恼琼。
C．通過燕麥企業(yè)云盤在線編輯可以永久保存歷史版本，避免版本混亂屏富，便于隨時查看晴竞、恢復。
D役听、燕麥企業(yè)云盤可以添加同事進來一起共享文件，一個文件再也不用傳來傳去表窘，資源共享典予，節(jié)省時間和精力。
E乐严、所有存在電腦上的文件都可以按照前面講的文件管理原則和方法存儲在燕麥企業(yè)云盤里瘤袖，為你的電腦瘦瘦身吧，再多文件也不怕啦０貉椤（如圖所示）
Part5：瀏覽器收藏夾管理
當我們?yōu)g覽到有用的網(wǎng)頁時捂敌，通常會習慣性的點擊收藏“添加收藏夾”，但很少有人會去進行后期整理既琴，這樣在日后查找時占婉，會耗費掉許多時間。
瀏覽器收藏夾的管理方式甫恩，基本同文檔管理一致逆济。下面推薦2種細節(jié)：
（1）在添加“收藏夾”時，用關鍵字對網(wǎng)頁進行重命名磺箕，這樣方便日后查找奖慌。
（2）可以按照保存網(wǎng)頁的類型，對瀏覽器“收藏夾”進行分類管理松靡。
TIPS：很多瀏覽器都支持賬號注冊简僧。在注冊登陸后，便可實現(xiàn)對瀏覽器“收藏夾”的多設備同步功能雕欺。也就是說岛马，你只要在一臺電腦PC中，進行了“添加網(wǎng)頁”或“收藏夾整理”的工作后屠列，登錄其他設備（如：手機蛛枚、平板IPAD）中的同款瀏覽器，也會看到自動同步好的操作結果脸哀。
所謂差勁的員工為文檔工作蹦浦，普通的員工會生產文檔，優(yōu)秀的員工會利用文檔撞蜂。職場達人當然是會管理管理盲镶、會利用利用文件的優(yōu)秀員工侥袜！分享我的經驗希望可以幫到不擅長管理文件的職場人！當然肯定還有些不夠完善的地方溉贿，也歡迎大家交流補充枫吧，汲取營養(yǎng)，一起在工作中努力吧宇色！
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