做管理工作時間久了修噪，總會為一些不該煩惱的人為失誤而感到煩惱。
曾經有很長一段時間路媚，受到人才市場的沖擊黄琼，部門人員流失嚴重，人員離開之后整慎，就得有很多新人接手脏款。原來已經努力地調整到沒有失誤的工作，又出現(xiàn)了很多重復性的錯誤裤园。
而且撤师，一些經過失敗而獲得的難得的工作經驗，也隨著人員的流動而流失拧揽。
為此煩惱了很久剃盾，也是不得已腺占，終于想到了現(xiàn)在這個辦法，沒想到的是痒谴，這個方法也切合了國外先進的管理理念衰伯。
01
我們在要出家門準備上班或者辦事的時候，為了預防忘記帶東西积蔚，有人總結出這么四個字：“伸手要錢”意鲸。
就是出家門前，仔細想一想看看帶沒帶出門必備的這四件東西：身份證尽爆、手機怎顾、鑰匙、錢包漱贱。
根據(jù)這句話槐雾，確認一下所帶的東西是否帶好，如果都帶好了饱亿，出門辦事基本上就沒什么障礙了蚜退。
這是個日常生活中很正常的一個舉動。
同樣的彪笼，我們出門買東西钻注，有的時候要買的東西很多，怕忘記配猫，就列一個采購清單幅恋，沒買一樣就勾掉一樣，這樣就能保證一次性地把東西買全泵肄，效率高而且不耽誤事兒捆交。
02
如果這個習慣帶到日常工作中，也是個非常好的工作方式腐巢。
每天把要做的工作品追，記錄在一個本子上，每完成一項任務冯丙，就劃掉一項任務肉瓦。如果有新的任務來了，就增加到本子上胃惜。
好處是領導分派下來的任務不會忘記泞莉；對別人承諾的事情，能按照承諾的做船殉；另外一個最重要的好處鲫趁，就是可以分析任務列表，理清任務的輕重緩急利虫，重要緊急的事情先辦挨厚，不重要不緊急的緩著辦堡僻，有計劃地逐項完成任務，自己沒有很大的壓力疫剃。
03
幾年前苦始，剛接手部門的管理工作的時候，人員流失率高達45%慌申。我們部門是工程設計部門，公司的技術核心部門理郑。
在這個行業(yè)里蹄溉，一個工程師要成熟獨立工作，需要至少5年以上您炉，培養(yǎng)出來一個工程師要傾注很多心血的柒爵。
這樣的一個工程師離職，意味著重大培養(yǎng)成本和知識經驗上的損失赚爵，不僅如此棉胀，新員工接手，由于知識和經驗的缺失冀膝，還會造成很多人為的失誤唁奢。
這個問題，在公司的層面窝剖，很長一段時間以來麻掸，都沒有一個很好的解決方案。
實際上赐纱，我們留人的根本問題是要留住這個人所擁有的知識和經驗脊奋，不是要留住某一個特定的人。把知識和經驗留住了疙描，就可以大大緩解留不住人造成的問題诚隙，對人的依賴性就會大大地減少到盡可能小。
人和知識及經驗是不可能完全分得開的起胰，知識和經驗是人的屬性久又，能留得住人，當然還是要留住人待错。但是籽孙，在沒辦法阻止人員流動的情況下，留住知識和經驗就尤為重要了火俄。
于是犯建，我在部門內部開始組織知識和經驗的檔案化工作，想辦法盡可能多地保留住部門的知識和經驗瓜客。
知識和經驗的檔案化的內容：
工作任務核查表
復雜工作的操作手冊
失敗經驗的檔案記錄
報告總結模板的建立
任務執(zhí)行的程序文件适瓦，等等
開始知識和經驗的檔案化的阻力非常大竿开，原因很簡單，員工不愿意把自己的知識和經驗共享給大家玻熙，再有就是這些工作都是正常工作之外的任務否彩，不是公司分派下來的，跟公司運營沒有直接關系的工作嗦随。
兼顧著公司的正常工作列荔，這些額外的任務總共花了一年的時間才算初步完成，花費了很多精力枚尼。
部門的知識和經驗檔案化工作完成之后贴浙，所有的員工都清楚地知道自己該具有哪些知識和經驗，知道自己還有哪些地方比較弱署恍，知道自己下一步的努力方向崎溃。
這樣也消除了很多困難：員工之間再沒有知識壁壘，只要肯學盯质，就有機會學會袁串；員工也很清楚自己的弱點，能夠制定出自己的發(fā)展計劃呼巷；員工能力評估也可以量化了囱修，對員工薪資水平的調整提供了有力地依據(jù)。
知識和經驗檔案化工作結束以后朵逝，各層級的領導都覺著這個辦法很好蔚袍，不再受人員的約束，把這個經驗推廣到了整個公司配名。
04 部門流程標準化
依據(jù)檔案化的知識和經驗啤咽，部門可以設定一些標準化的流程，利用這些流程針對每項工作準備出核查清單渠脉，利用核查清單對每項工作的正確性和完整性進行校準宇整。
有的時候，即使有經驗的人芋膘，如果沒有一個詳實的審核清單鳞青，也會遺漏一些審核點，出現(xiàn)人為的失誤为朋。
在簡書上寫文章臂拓，簡書的排版已經基本上自動設好了，這一點我覺得簡書做得非常到位习寸。
而我在做微信公眾號的時候胶惰，開始排版總是丟三落四，后來列了一個排版審核清單霞溪，在文章推送之前孵滞，按照清單依次核查中捆，群發(fā)出去的文章格式再也不會出錯了。
微信公眾號格式：
字大蟹蝗摹：16
字間距：0.5
行間距：1.6
頁邊距：12
段后距：12/單行
后插空行
兩端對齊
標題加粗
注意使用分割線：
插入圖片泄伪，加注作者或來源：
換封面圖片
名片：換二維碼圖片
當流程標準化了，很多工作都可以按照流程各自獨立完成匿级，大家工作有據(jù)可依蟋滴，有規(guī)則可以執(zhí)行，責任范圍清晰痘绎，再也不推卸責任了脓杉。
管理人員的工作簡化了很多，也有精力做一些更重要的事情简逮。
05
現(xiàn)在有很多管理軟件可以用來規(guī)范公司的流程，把公司的流程寫進管理軟件中去尿赚，按照管理軟件生成的程序一項一項操作散庶，即完成了公司流程，也完成了大數(shù)據(jù)的收集和處理凌净。
管理軟件的作用：能夠標準化公司流程悲龟；做到無紙化辦公，提高工作效率冰寻；簡化管理流程须教，減少管理者面對的困難；提取分析數(shù)據(jù)斩芭，容易發(fā)現(xiàn)問題轻腺，及時處理問題。
減少人員流動造成的知識和經驗的流失划乖，就要檔案化知識和經驗贬养；
想要簡化管理，就是要用標準流程指導工作琴庵，大家遵循共同的游戲規(guī)則误算，減少很多漏檢、遺忘等的人為錯誤迷殿。
用標準流程指導工作儿礼，可以提高工作效率，特別是對一些重復性比較大的工作效率的提高庆寺，起到非常大的作用蚊夫。
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