提高工作效率的十大Outlook錦囊

Outlook也是Office的中的一員嚼隘,一般只有在工作后才會(huì)接觸到它诽里。由于沒參加過系統(tǒng)培訓(xùn)只能憑感覺來操作,并沒有掌握其中的一些核心用法飞蛹,以致于自己的工作效率一直無法提高谤狡,甚至在工作中會(huì)犯一些低級(jí)工作錯(cuò)誤∥蚤埽基于以上的情況墓懂,雷哥匯總了Outlook常用的十大錦囊,希望能夠提高你的職場(chǎng)效率霉囚。

本文以Outlook2013為例進(jìn)行講解


錦囊一:自動(dòng)歸檔

Step1:點(diǎn)擊文件——選項(xiàng)——高級(jí)
Step2:點(diǎn)擊自動(dòng)存檔設(shè)置


Step3:對(duì)自動(dòng)存檔進(jìn)行配置捕仔。自動(dòng)存檔時(shí)間間隔為7天;清除早于下列時(shí)間的項(xiàng)目為3月; 點(diǎn)擊瀏覽,將舊項(xiàng)目移至D:\Mail\201602.pst)榜跌;點(diǎn)擊立即將這些設(shè)置應(yīng)用到所有文件夾闸天。最后,點(diǎn)擊確定

錦囊二:手動(dòng)歸檔

Step1:點(diǎn)擊文件——清理工具——存檔


Step2:點(diǎn)擊將該文件及其子文件夾存檔斜做,選擇一個(gè)文件夾進(jìn)行歸檔苞氮。如果想歸檔所有郵件,選擇你的郵件地址即可瓤逼。(例笼吟,點(diǎn)擊了郵件地址Lei.Pei@XX.com,如下圖所示霸旗,表示將2015/12/31之前的郵件贷帮,都?xì)w檔到本地D:\Mail\201602.pst)


****錦囊三:自動(dòng)答復(fù)****

Step1:文件——信息——自動(dòng)答復(fù)

Step2:支持提前啟用自動(dòng)回復(fù)功能。如下所示:設(shè)置自動(dòng)答復(fù)開始和結(jié)束時(shí)間诱告;設(shè)置自動(dòng)答復(fù)公司內(nèi)部員工郵件和公司外部用戶的郵件內(nèi)容

****錦囊四:新建搜索文件夾****

Step:文件夾——新建搜索文件夾撵枢,選擇新建搜索文件夾的規(guī)則即可。當(dāng)收到的郵件滿足該規(guī)則時(shí)精居,郵件會(huì)自動(dòng)在該文件夾顯示锄禽。

例如,我選擇未讀或標(biāo)有后續(xù)標(biāo)志的文件的規(guī)則時(shí)靴姿,outlook客戶端左側(cè)會(huì)出現(xiàn)這樣的文件夾沃但。當(dāng)我收到項(xiàng)目的郵件時(shí),需要后續(xù)追蹤佛吓,只要點(diǎn)擊標(biāo)記宵晚,郵件回自動(dòng)出現(xiàn)在該文件夾中。


錦囊五:定時(shí)發(fā)送郵件

有時(shí)维雇,郵件需要在A時(shí)刻才能發(fā)淤刃,可是A時(shí)刻,你卻在飛機(jī)上吱型。這種情況該怎么辦呢逸贾?我們可以選擇定時(shí)發(fā)送郵件,即設(shè)定郵件的發(fā)送時(shí)間(比如唁影,你可以設(shè)置為凌晨給老板發(fā)郵件耕陷,老板如果不知道有這個(gè)功能,肯定以為你熬夜工作据沈,說不定會(huì)升值加薪哦)

Step:新建郵件——延遲傳遞——設(shè)置發(fā)送時(shí)間



錦囊六:安排會(huì)議

Step:新建會(huì)議——選擇收件人(會(huì)議地點(diǎn)也要輸入)——調(diào)度助手——選擇大家空閑時(shí)間,安排會(huì)議

錦囊七:郵件簽名

每次發(fā)郵件饺蔑,最后都要寫上自己的姓名锌介,是不是感覺很麻煩?
其實(shí)我們可以直接設(shè)置簽名,這樣每次新建郵件都會(huì)有顯示孔祸。

Step:郵件——簽名——新建


錦囊八:Onenote

Onenote也是office家族中的一員隆敢,它和Outlook是完美結(jié)合的。
當(dāng)你收到一封干貨或者重要郵件時(shí)崔慧,可以立馬保存到Onenote拂蝎,便于查看。

Step:雙擊打開郵件惶室,點(diǎn)擊OneNote


****錦囊九:快速查看會(huì)議安排****

Step:視圖——待辦事項(xiàng)——日歷

這樣設(shè)置好以后温自,打開Outlook技能方便的看到自己的會(huì)議安排。


錦囊十:快捷鍵

掌握必備的一些快捷鍵皇钞,可以快速提高工作效率****


—Ctrl+K 模糊查找—


—Ctrl+R 回復(fù)郵件

—Ctrl+N 新建郵件—

—Ctrl+shift+N 回復(fù)所有人

—Alt+W 轉(zhuǎn)發(fā)—

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