工作中您有沒有遇到過這種情況：需要的文件怎么也找不到；桌面圖標(biāo)幾乎占滿整個屏幕隘膘；文件名太長弯菊，看不到文件的全部名稱……假設(shè)我們每天花在找文件的時間是3分鐘，那一年會浪費多少時間呢管钳？其實還有一個很大的弊端蹋嵌，雜亂的工作狀態(tài)會同時擾亂我們的情緒和思維。這可能比浪費時間更加嚴(yán)重栽烂。
從文檔的產(chǎn)生、消滅的縱向分析糟描，文檔會經(jīng)過新建书妻、修改、定稿见间、呈現(xiàn)工猜、歸檔、發(fā)送史侣、刪除魏身、替換等多個階段或行為。文檔管理則是對文檔各個階段進行監(jiān)控和操作的過程税朴。從文檔的業(yè)務(wù)領(lǐng)域和分類的橫向角度來看宙枷，要對文檔進行有效管理需要對各個文檔進行妥善的分類、按照一定的標(biāo)準(zhǔn)命名文件卓囚、對文檔實行標(biāo)簽化管理等诅病。
到這里贤笆，也許會有些畏難，文檔管理怎么這么復(fù)雜芥永，這樣做的意義何在埋涧？其實復(fù)雜是難免的奇瘦，但是我們要相信劲弦，在對文檔進行有效的管理和控制之后，你會收獲的不僅僅是高效的工作效率次坡，同時可以將這個管理方式遷移到其他地方砸琅，比如個人電腦上的文檔管理夜赵，工程項目的目標(biāo)管理乡革，會計等財務(wù)工作者的票據(jù)管理等方面。
下面我們開始正題嘁傀，如何通過簡單的三個步驟打造極簡文檔庫视粮。
Step 1：分析文檔的產(chǎn)生路徑
我們的工作都不會是毫無條理和章法的蕾殴，在正式的文檔管理之前，我們需要花點時間來思考一下工作中產(chǎn)生的大量文檔是怎么產(chǎn)生的茴肥〉丛郑可以通過工作的內(nèi)容來確定，也可以通過追溯文檔的初始狀態(tài)來確定础锐。比如新媒體工作者荧缘，文檔來源大致可以分為：推送文件庫（下面細(xì)分：采訪類文件、素材收集文件信姓、靈感收集文件、草稿文件掰派、終稿文件等）左痢、數(shù)據(jù)分析文件庫（下面細(xì)分：月度俊性、季度運營報告；用戶需求統(tǒng)計定页；內(nèi)容反饋情況等）典徊、重大活動文件（年度活動策劃、活動方案羡铲、活動預(yù)算管理等）……
推薦工具：思維導(dǎo)圖mindmanager儡毕、幕布腰湾、Excel。
Step 2：按照命名規(guī)范創(chuàng)建文件夾倒槐、導(dǎo)入文件
根據(jù)Step1中的劃分葵萎，可以建立文件夾的分級體系。但是要注意谎痢，文件的命名最好遵循一定的格式卷雕，具體的標(biāo)準(zhǔn)按照個人的使用習(xí)慣來定。這里給大街推薦一種命名的方式：文件夾以序號+主題滨嘱；文件以主題+編號。
切記吟榴，在命名時一定要注意囊扳，我們對其命名的目的是為了方便后期的管理锥咸、檢索和查看。所以建議文件最好有編號熊锭，不同的代碼表示不同的業(yè)務(wù)類型雪侥。
Step 3：借助工具碗殷，優(yōu)化文檔管理
經(jīng)過上述兩個步驟，你已經(jīng)擁有了一個布局合理校镐，便于檢索和使用的文檔庫了亿扁。但是如果沒有養(yǎng)成健康的文檔使用習(xí)慣的話，過不了多久鸟廓，現(xiàn)在整理好的文檔又會變成混亂的大雜燴。如何避免呢襟己？除了我們嚴(yán)格要求自己規(guī)范化的管理和使用自己的文件外引谜，這里給大家推薦幾個小工具，可以大大提高文檔管理的效率和培養(yǎng)科學(xué)的文檔使用習(xí)慣擎浴。
合理使用Windows系統(tǒng)的“庫”：
“庫”是一個鏈接的匯總员咽，英文版本的系統(tǒng)翻譯是“l(fā)ibrary”，類似于圖書館的圖書目錄贝室。位置在資源管理器的左側(cè)，我們可以把常用的文件夾固定到“庫”里仿吞，也可以新建庫滑频，將指定的文件夾放進去，這樣我們可以快速地調(diào)用需要的文件夾唤冈。
隱藏在任務(wù)欄上的工具欄：
這是一個快速打開文件峡迷、鏈接、桌面的一個任務(wù)欄衍生工具。在托盤左側(cè)绘搞，右鍵可以看到“工具欄”選項彤避。勾選文件夾之后我們可以選擇最常用到的文件夾，固定在此夯辖。它的運行機制是通過文件夾直接找到文件琉预。同時你可以清楚看到文件的層級狀態(tài)。
標(biāo)簽化管理
上面兩個工具主要是針對文件夾的管理蒿褂，標(biāo)簽化管理主要是針對文件模孩，更具體來說是針對Windows常用的辦公文檔（word、PPT贮缅、excel榨咐、text等），但需要注意的是谴供，Windows自帶的標(biāo)簽工具并不支持PDF块茁、jpg、png等不可編輯的格式文檔桂肌。關(guān)于這個問題我也思考過数焊，估計開發(fā)者也是一位極簡主義者吧，因為我們通常能攜帶大量信息崎场，同時又帶有多重屬性可以多人編輯的文件格式也就這么幾種而已佩耳，當(dāng)然這只是筆者一家之言，不敢貽笑大方之家谭跨。
那么如何對文檔設(shè)置標(biāo)簽?zāi)馗珊瘢吭谖募竺嬗益I找到分類-勾選“標(biāo)記”（Tags），然后資源管理器中會出現(xiàn)標(biāo)簽的篩選按鈕螃宙，右鍵需要添加標(biāo)簽的文檔蛮瞄，找到“屬性”——“詳細(xì)”，就能看到標(biāo)簽的設(shè)置區(qū)域谆扎。輸入后點擊確認(rèn)即可挂捅。
文件夾作為一種目錄層級狀態(tài)的管理方式，是一種一對多的管理方式堂湖，而標(biāo)簽則突破了這種局限闲先，是一種多對多的管理方式，也就是一個文檔可能會對應(yīng)多個標(biāo)簽无蜂，一個標(biāo)簽也可以對應(yīng)到多個文檔伺糠。這使得我們的文檔檢索會更有效率和準(zhǔn)確率。
最后推薦一個小工具：Everything
這是一個文件搜索工具酱讶，是我目前使用過的功能最強大退盯，檢索速度最快的工具。只需要輸入文件名的一個或幾個字詞，就能準(zhǔn)確搜索到目標(biāo)文件渊迁。沒有體驗過的小伙伴可以下載體驗一下慰照。真的是秒級的檢索！當(dāng)然它也提供高級搜索琉朽，但是速度會慢一些毒租。
這個工具其實我不是很推薦在文檔管理尚未成熟的時候使用的，因為有了它可能就會有依賴感箱叁，進而會放棄或降低文檔的科學(xué)管理墅垮，難以形成文檔管理的系統(tǒng)思維。所以只能告誡大家：慎用耕漱！
以上就是我們今天要分享的文檔管理三步法算色。明天就是元旦假期，希望大家可以花點時間整理一下自己一年多來甚至是多年了未曾關(guān)注過的電腦硬盤螟够，整理的同時也是不斷訓(xùn)練我們的系統(tǒng)思維的過程灾梦。通過對文檔的審視，也能找到工作中的重心或側(cè)重點妓笙，能夠?qū)ぷ饔幸粋€較為完整的認(rèn)識若河。
最后祝大家，新年新氣象寞宫，元旦快樂萧福！
