穿著得體村视、談吐優(yōu)雅坚弱，看起來是位高效的職場精英斧拍，正在準(zhǔn)備投影儀上開始他的PPT演講雀扶。
突然屏幕閃了一下，出現(xiàn)了滿屏密布文件和快捷方式的電腦桌面肆汹，職業(yè)形象瞬間崩塌……
也許通過電腦桌面的整潔程度來判斷一個人的工作效率愚墓，是有些武斷，但是雜亂無章的文檔確實(shí)從側(cè)面反應(yīng)了一個人的工作思路昂勉。
如果你連文檔都管理不好浪册，客戶怎么放心和你談項(xiàng)目，領(lǐng)導(dǎo)怎么放心把項(xiàng)目交給你負(fù)責(zé)呢岗照？
管理文檔還有技巧村象？不就是弄一文件夾存著笆环，要用的時候找？
回答正確厚者！
管理文檔其實(shí)就兩個字：存和找躁劣！
▲ 要想找得快，先得存得好库菲！
一般人編輯過程中账忘，點(diǎn)擊保存后，為了圖方便熙宇，會選擇默認(rèn)的文件名“文檔1”鳖擒、“文檔2”，或者胡亂敲幾個字母烫止，先存上败去。
這時候方便了，以后找的時候就辛苦了烈拒。各個文件夾里散布著“文檔X”、“abc”广鳍、“123”這些毫無意義的文件名荆几。如果沒有全文搜索軟件，你就必須一個個打開看里面的內(nèi)容赊时。
你現(xiàn)在亂敲鍵盤省下來的幾秒鐘吨铸，以后會花十倍、百倍的時間來查找祖秒。
所以為了以后的高效查找诞吱，你必須給文檔取上一個有意義的，方便查找的文件名竭缝。
規(guī)范的文件命名是高效的基礎(chǔ)房维。
▲ 辦公文檔命名規(guī)則
不同的行業(yè)，有不同的命名方式抬纸，但是原則都差不多咙俩。
時間+內(nèi)容關(guān)鍵詞1+內(nèi)容關(guān)鍵詞2+作者+所在部門+編號/版本號
例如：
- 2017年-第三季度員工績效考核-營銷部
- 2016年圣誕節(jié)營銷方案企劃部
- 2017年11月7日xxx項(xiàng)目實(shí)施解決方案v1.02
- 2017年11月8日公司團(tuán)建活動照片
- 2017年9月中秋美食節(jié)照片
有了這些關(guān)鍵詞和日期，再配合高速搜索工具湿故，就能在需要的非常方便的找到文件阿趁。
▲ 文件夾命名原則
除了規(guī)范命名文件外，還要按照不同的類別將文件存儲到不同的文件夾中坛猪。
有些人喜歡按文件擴(kuò)展名分類存儲文件脖阵，比“jpg”文件夾下面存儲圖片文件，“doc”文件夾下面存儲word文檔墅茉，這種方法其實(shí)是低效的命黔。
擴(kuò)展名本來就已經(jīng)將文件夾類別區(qū)分開來了呜呐，在同一個j文件夾下存儲一堆彼此沒有聯(lián)系的相同擴(kuò)展名的文件，毫無意義纷铣！
正確的做法是卵史，根據(jù)文檔彼此的聯(lián)系和隸屬關(guān)系進(jìn)行分類，文件夾的層次最好不要超過3層搜立，盡量扁平化以躯，以方便后期查找。
▲ 怎么快速地找到文件啄踊？
說到找文件忧设，快如閃電呼之即來的當(dāng)然是文件名搜索軟件everything。
欣星曾經(jīng)在《職場神器everything -用10分鐘學(xué)會用法颠通，用1秒種驚艷你的領(lǐng)導(dǎo)!》詳細(xì)介紹過用法址晕，有興趣的朋友可以參考一下。
listary也是個不錯的選擇顿锰，在《這款讓你效率提升10倍的軟件谨垃，職場達(dá)人都在用！》中也詳細(xì)介紹了用法硼控。
TC（total command）是一款功能非常強(qiáng)大的文件管理軟件刘陶，有很多非常人性化的功能，能夠大大地提高我們進(jìn)行文件處理的效率牢撼。唯一不足的是不像上面兩款軟件一樣容易上手匙隔，需要付出一定的學(xué)習(xí)時間成本，但是一旦上手之后就會節(jié)省許多時間熏版。
除了以上軟件纷责，還有全文搜索軟件，可以直接搜索文件內(nèi)的內(nèi)容關(guān)鍵字撼短。當(dāng)你實(shí)在是想不起來文件名中的關(guān)鍵字再膳，或者你壓根就沒有用關(guān)鍵字和日期進(jìn)行存檔的時候，只要用這種方法進(jìn)行查找曲横。
不過全文搜索效率不高饵史，因?yàn)樗阉鞣秶羌墧?shù)倍的增長，還是平時養(yǎng)成良好的命名習(xí)慣更為重要胜榔。
▲ 借用GTD時間管理理念來管理文檔
前面說了胳喷，要想找得快先得存得好∝仓可是有時就是忙得一塌糊涂吭露，根本沒有時間詳細(xì)命名文件名，就這么順手一存尊惰。
其實(shí)也有辦法讲竿，我們可以在桌面建立一個today文件夾泥兰，把當(dāng)天所有處理的文件存在里面，或者干脆存在桌面题禀，下班前花幾分鐘處理一下鞋诗。
我們來看看GTD時間管理5步驟：收集、處理迈嘹、管理削彬、執(zhí)行、回顧秀仲，將管理和執(zhí)行合并后就是一套非常實(shí)用的文件管理流程融痛。
- 收集：可以把today或者桌面當(dāng)成inbox收集籃
- 處理：每天處理一下收集籃中的文件，進(jìn)行命名并刪除垃圾
- 管理：根據(jù)文件內(nèi)容設(shè)置不同的文件夾神僵，存儲并跟蹤管理
- 回顧：每周回顧一次雁刷，對不合理的文檔存放進(jìn)行重新調(diào)整。
▲ 從管理文檔想到的……
其實(shí)不光是管理文檔保礼，很多其他的軟件操作也是一樣沛励。比如Auto Cad、PhotoShop炮障、AI和PPT等軟件中的圖層目派。
圖方便，隨便命名一個圖層铝阐，在圖層不多的情況下沒有什么問題。但如果圖層很多铐拐，很復(fù)雜徘键，就非常不容易管理了。
規(guī)范的Cad圖層會按照墻體遍蟋、門窗吹害、標(biāo)注等分類來命名，每個圖層可以單獨(dú)凍結(jié)虚青、隱藏它呀，編輯起來非常方便。
PS也一樣棒厘，復(fù)雜的PSD文件纵穿，將圖層按照不同的類別進(jìn)行分類之后，會給后續(xù)工作帶來很多方便奢人。
還有瀏覽器的收藏夾谓媒，也可以按照上面介紹的方法，先收藏到一個臨時收藏夾中何乎。然后定期按照功能句惯、內(nèi)容土辩、時間對收藏的網(wǎng)址進(jìn)行分類以便下次需要時能快速這位。
寫文章經(jīng)常需要各種素材抢野，要想達(dá)到信手拈來拷淘，最好平時就建好自已的知識庫，存儲好自已的故事集指孤、段子庫启涯、金句摘抄、插圖庫邓厕。
所以逝嚎，表面看是管理文檔，其實(shí)是運(yùn)用的是時間管理和知識管理的技巧來解決各種工作和生活中的實(shí)際問題详恼，其中的道理是相通的补君。
那為什么有些人喜歡隨便存儲文件，而不愿意花時間規(guī)范存儲文件呢昧互？
這還是一個短期滿足和長期規(guī)劃的問題挽铁。要克服這種不好的習(xí)慣，就要給自已一個長遠(yuǎn)規(guī)劃敞掘，不光要滿足當(dāng)前需求的叽掘，還要考慮未來。
希望今天的分享能幫助你提高工作學(xué)習(xí)效率玖雁。
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