協(xié)調(diào)工作是系統(tǒng)內(nèi)部運(yùn)動(dòng)不停頓的調(diào)節(jié)組合工作，也是深入細(xì)致的思想工作轻猖。孔子云：“言不順咙边，則事不成“苄恚”我們?cè)趨f(xié)調(diào)工作的過(guò)程中，需要借助溝通技巧愕撰，化解不同的見(jiàn)解與意見(jiàn)搞挣，建立共識(shí)音羞，推動(dòng)工作。因此嗅绰，秘書(shū)工作者在做協(xié)調(diào)溝通工作時(shí)，應(yīng)擺正位置翠语，把握分寸财边，謹(jǐn)慎從事，特別要注意以下幾點(diǎn)：
把握好角色们童，不越權(quán)越位
在談這個(gè)問(wèn)題前鲸鹦，我先講一個(gè)故事：有一次，戰(zhàn)國(guó)七雄之一的韓昭侯因飲酒過(guò)量齐板，不知不覺(jué)便醉臥在床上甘磨。他手下的典冠擔(dān)心他著涼眯停，便找掌管衣服的典衣要了一件衣服，蓋在韓昭侯身上莺债。韓昭侯睡得很舒服，醒來(lái)后椎侠，他打算表?yè)P(yáng)一下給他蓋衣服的人。于是他問(wèn)身邊的侍從說(shuō)：“是誰(shuí)替我蓋的衣服?”侍從回答說(shuō)：“是典冠慎宾∏诚ぃ”韓昭侯一聽(tīng)，臉立即沉了下來(lái)之宿。他把典冠找來(lái)苛坚，問(wèn)道：“是你給我蓋的衣服嗎?”典冠說(shuō)：“是的泼舱〖侠颍”韓昭侯又問(wèn)：“衣服是從哪兒拿來(lái)的?”典冠回答說(shuō)：“從典衣那里取來(lái)的∶罢疲”韓昭侯又派人把典衣找來(lái)蹲盘，問(wèn)道：“衣服是你給他的嗎?”典衣回答說(shuō)：“是的×逦埽”韓昭侯嚴(yán)厲地批評(píng)典衣和典冠道：“你們兩人今天都犯了大錯(cuò)苍凛，知道嗎?”典冠、典衣兩個(gè)人面面相覷宣肚，不明白是怎么回事悠栓。韓昭侯指著他們說(shuō)：“典冠你不是寡人身邊的侍從，你為何擅自離開(kāi)崗位來(lái)干自己職權(quán)范圍以外的事呢?而典衣你作為掌管衣服的官員嵌纲，怎么能隨便利用職權(quán)將衣服給別人呢?你這種行為是明顯的失職。今天鸠蚪，你們一個(gè)越權(quán)师溅，一個(gè)失職。如果大家都像你們這樣隨心所欲蘸鲸，各行其是酌摇，整個(gè)朝廷不是亂了套嗎?因此嗡载，必須重罰你們，讓你們接受教訓(xùn)埂息，也好讓大家都引以為戒遥巴。”于是韓昭侯把典冠典衣二人一起降了職拾弃。
典冠為韓昭侯蓋衣服的故事給了我們這樣一個(gè)啟示：做工作要把握好自己的角色迹炼，不要越權(quán)越位。秘書(shū)工作者做協(xié)調(diào)工作時(shí)砂碉，雖然是主持者增蹭，但也并不是一切都可以自行做主磅摹。從嚴(yán)格意義上說(shuō)霎奢，秘書(shū)工作者是代表領(lǐng)導(dǎo)做協(xié)調(diào)工作的幕侠。如果把主持者誤認(rèn)為決策者碍彭，必將產(chǎn)生角色錯(cuò)位問(wèn)題。我們?cè)谂c協(xié)調(diào)對(duì)象溝通庇忌，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示和意見(jiàn)時(shí)皆疹，不可隨意引申發(fā)揮，加進(jìn)自以為和領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)一致的內(nèi)容捎迫。
把握好方法表牢，不以權(quán)壓人
在工作協(xié)調(diào)過(guò)程中利用領(lǐng)導(dǎo)人的影響力是十分重要的，特別是在被協(xié)調(diào)者意見(jiàn)難以統(tǒng)一的時(shí)候，傳達(dá)權(quán)威領(lǐng)導(dǎo)人的意見(jiàn)恼布，常常能使問(wèn)題迎刃而解搁宾。但這種方法只能在必要時(shí)慎重使用，盡可能少用爽待。因?yàn)閰f(xié)調(diào)的主要手段是協(xié)商翩腐，應(yīng)以平等的態(tài)度傾聽(tīng)各方意見(jiàn)茂卦，即便是錯(cuò)誤的要求，也要考慮有無(wú)合理因素处渣。不能因?yàn)槟闶菂f(xié)調(diào)的主持者伶贰，就以領(lǐng)導(dǎo)自居黍衙，自以為是琅翻，“老子天下第二”浅妆，聽(tīng)到不同聲音就給以顏色，進(jìn)行打壓辩尊，那樣必將引發(fā)對(duì)立情緒摄欲，給以后的協(xié)調(diào)工作制造障礙疮薇。如：在一次協(xié)調(diào)會(huì)上，主持會(huì)議的同志和協(xié)調(diào)對(duì)象有不同的意見(jiàn)迟隅，這位同志沒(méi)有認(rèn)真去尋找合適的溝通辦法励七，在溝通的過(guò)程中逐漸和不同意見(jiàn)形成了“頂怕犹В”之勢(shì)，情急之下說(shuō)了句“聽(tīng)我的還是聽(tīng)你的”两波，使協(xié)調(diào)會(huì)不歡而散腰奋。
美國(guó)總統(tǒng)羅斯福創(chuàng)造的“爐邊談話(huà)”就是不以權(quán)壓人、巧妙溝通的典型案例馏臭。羅斯福就任美國(guó)總統(tǒng)時(shí)，正碰上全球性經(jīng)濟(jì)危機(jī)括儒，美國(guó)經(jīng)濟(jì)瀕臨崩潰帮寻，全國(guó)至少有1300萬(wàn)人失業(yè)。銀行成批地倒閉浅蚪，擠兌風(fēng)潮遍及全國(guó)烫罩。就在羅斯福宣布就職的那一天贝攒，全國(guó)金融的心臟停止跳動(dòng)，證券交易所正式關(guān)閉哈踱。為了爭(zhēng)取美國(guó)人民的理解和支持梨熙，1933年3月12日咽扇，即羅斯福就任總統(tǒng)后的第8天，他在總統(tǒng)府樓下外賓接待室的壁爐前接受美國(guó)廣播公司卧蜓、哥倫比亞廣播公司和共同廣播公司的錄音采訪(fǎng)把敞，對(duì)全國(guó)6000萬(wàn)聽(tīng)眾發(fā)表談話(huà)奋早。羅斯傅⒆埃總統(tǒng)說(shuō)：希望這次講話(huà)親切些期揪，免去官場(chǎng)那一套排場(chǎng)，就像坐在自己的家里诞仓，雙方隨意交談墅拭。哥倫比亞廣播公司華盛頓辦事處經(jīng)理哈里?布徹說(shuō)：既然如此，那就叫“爐邊談話(huà)”吧谍婉。羅斯福以親切誠(chéng)摯的聲調(diào)穗熬、質(zhì)樸動(dòng)人的語(yǔ)句丁溅，對(duì)美國(guó)人民就銀行暫停營(yíng)業(yè)的問(wèn)題進(jìn)行了耐心的解釋唧瘾、勸告和引導(dǎo)，簡(jiǎn)短的談話(huà)饰序，化解了長(zhǎng)期郁結(jié)在人們心中的疑團(tuán)和不滿(mǎn)求豫。羅斯福開(kāi)創(chuàng)的爐邊談話(huà)方式蝠嘉，在大危機(jī)時(shí)代和二戰(zhàn)的艱苦歲月里給了美國(guó)人民以堅(jiān)強(qiáng)的信心。之后努酸，每當(dāng)美國(guó)面臨重大事件之時(shí)获诈，總統(tǒng)都用這種方式與美國(guó)人民溝通舔涎。
把握好分寸逗爹，不把簡(jiǎn)單的問(wèn)題復(fù)雜化
在協(xié)調(diào)工作中，既不要把復(fù)雜的問(wèn)題作簡(jiǎn)單化處理于购，也要注意不把小事擴(kuò)大化圃郊，不把簡(jiǎn)單的問(wèn)題復(fù)雜化持舆，不把明明白白的事情神秘化。在辦公室的日常工作中居兆，需要協(xié)調(diào)的事竹伸，幾乎無(wú)時(shí)不有，但絕大多數(shù)是在舉手投足之間便可處理吧享，只要腦勤钢颂、眼勤殊鞭、腿勤尼桶，隨時(shí)注意發(fā)現(xiàn)需要調(diào)節(jié)的問(wèn)題操灿，說(shuō)幾句調(diào)節(jié)的話(huà)，甚至開(kāi)一個(gè)幽默的玩笑泵督，便可把矛盾化解在萌芽狀態(tài)趾盐。有些矛盾在未激化前，做點(diǎn)幕后工作就可緩解小腊，如召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)使矛盾公開(kāi)化救鲤，反而給解決問(wèn)題增加了困難。有的同志不敢負(fù)責(zé)溢豆，遇事寧可搞得大一點(diǎn)、重一點(diǎn)瘸羡、復(fù)雜一點(diǎn)漩仙，“保險(xiǎn)門(mén)外加保險(xiǎn)鎖”，造成了人力、物力卷仑、財(cái)力的浪費(fèi)垢啼。有的則是辦事講形式不講實(shí)際锚扎。好大喜功驾孔，好做表面文章，好搞文牘主義。有的同志則認(rèn)為“有矛盾就應(yīng)擺在桌面上”俭缓，“公事公辦”。其實(shí)不然惜姐。就協(xié)調(diào)而言，涉及重大原則的事条舔，權(quán)力或利益沖突較大的事孟抗，具有廣泛群眾性的事铅协，需要多方聽(tīng)取意見(jiàn)，公開(kāi)處置。但一般的吟温，發(fā)生在日常工作中的責(zé)、權(quán)爬橡、利不平衡的事糙申，處理的方針應(yīng)是能私下解決的就不公開(kāi)解決，能會(huì)下協(xié)調(diào)的就不開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)疙挺，即便需要開(kāi)會(huì)協(xié)調(diào)的，也應(yīng)在條件具備時(shí)、在寬松的環(huán)境中來(lái)召開(kāi)自点。
把握好火候，既不失時(shí)機(jī)也不急于求成
春秋時(shí)期，齊國(guó)的相國(guó)晏嬰非常善于溝通協(xié)調(diào)。有一年潦牛，由于年景不好即寒，齊國(guó)許多百姓缺少過(guò)冬的糧食和衣物逸爵。晏嬰就琢磨著找個(gè)機(jī)會(huì)把這事和齊景公溝通一下，請(qǐng)齊景公從國(guó)庫(kù)中撥出一些糧食和衣物幫助百姓過(guò)冬。一次瓷胧，一連下了三天大雪，天氣寒冷極了。晏嬰覺(jué)得機(jī)會(huì)來(lái)了货矮，于是就進(jìn)宮朝見(jiàn)。晏嬰進(jìn)宮后燃少，并沒(méi)有直接陳述自己的想法定铜，而是和穿著狐裘的齊景公一邊烤著火帘皿，一邊閑談丁恭。在閑談中，齊景公對(duì)晏嬰說(shuō)：“你說(shuō)怪不怪跛蛋，大雪連下了三天，我怎么一點(diǎn)也感覺(jué)不到寒冷呢?”晏嬰說(shuō)：“主公安坐在內(nèi)宮理逊，衣服穿得這么多晋被，又有炭火取暖藕漱，當(dāng)然不會(huì)感到寒冷刁俭。難道外面缺衣少食的窮苦百姓，也不會(huì)寒冷嗎?”齊景公知道自己說(shuō)錯(cuò)了話(huà)，哈哈笑了幾聲，就想遮掩過(guò)去罗岖。想不到晏嬰?yún)s緊緊抓住這個(gè)機(jī)會(huì)不放哑了，懇切地進(jìn)諫說(shuō)：“臣聽(tīng)說(shuō)古代賢明的君主，都善于推己及人。自己吃飽了，就會(huì)想到別人是否也能吃飽；自己穿暖了九妈，就會(huì)想到別人是否也能穿暖策菜；自己生活安逸了寒匙，就會(huì)想到別人是否還在勞累』嵯埽現(xiàn)在主公只想到自己，卻沒(méi)有想到別人赎瞎。這跟古代賢君的做法不是有所背離嗎务甥？”齊景公受到深刻的啟發(fā)敞临，趕緊說(shuō)：“你說(shuō)得很對(duì)编矾，我一定接受你的意見(jiàn)!”于是凹蜈，齊景公下令將國(guó)庫(kù)里貯存的衣服和糧食，派人分發(fā)給挨凍受饑的百姓。
晏嬰的故事給我們的啟示是：要搞好協(xié)調(diào)歉秫，時(shí)機(jī)十分重要。機(jī)不可失养铸，時(shí)不再來(lái)雁芙。抓住有利時(shí)機(jī)，就可取得事半功倍的效果钞螟。當(dāng)不同部門(mén)急需完成同一任務(wù)兔甘，工作又難以有序展開(kāi)時(shí)，我們及時(shí)出面理順關(guān)系鳞滨，就可一呼百應(yīng)洞焙。相反，時(shí)機(jī)不成熟，十分勉強(qiáng)地去統(tǒng)一認(rèn)識(shí)澡匪，統(tǒng)一行動(dòng)熔任，反而會(huì)擴(kuò)大矛盾，形成誤解或成見(jiàn)仙蛉。有的同志急于完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)笋敞，在有關(guān)部門(mén)毫無(wú)思想準(zhǔn)備的情況下，讓其立即做出較大犧牲荠瘪，結(jié)果形成了僵持的態(tài)勢(shì)夯巷。有的雖然勉強(qiáng)讓步，但并不服氣哀墓，在落實(shí)時(shí)扯皮推諉趁餐，影響了工作進(jìn)展。掌握溝通的時(shí)機(jī)是非常重要的篮绰，善不善于捕捉溝通的良機(jī)后雷，是反映秘書(shū)工作者思想水平和工作能力的重要標(biāo)志。
? （文章摘自《秘書(shū)工作》雜志2007年第2期吠各，原題目為《淺談秘書(shū)工作中的溝通藝術(shù)》）
