辦公室管理的小技巧
Todywu2017-3-29
序言：企業(yè)需要有一個辦公場所彤守，從大到小可以結(jié)合實際情況醉途，不同用途毡熏，不同使用者來設(shè)定舍扰，即便是一張簡易的臺子倦蚪，那也可以用來辦公。我們談到的管理辦公室边苹，自然不是一個人一個辦公室管理著一個企業(yè)陵且，自然有很多格局，比如劃分細化的部門个束，每一個部分有不同的職位與人手慕购。一個大的集團公司，其辦公場地之大播急，人員之多脓钾，操作的內(nèi)容之廣，這不是我們簡單三兩句話可以講清楚的桩警，當我們走進這種集團辦公區(qū)域可训，明顯可以感受到企業(yè)文化，所經(jīng)營的風格等。如果沒有前臺引導握截，或者沒有熟人飞崖，想找某某部門或者細化到找某一個人，估計一時半會也沒法找到谨胞，因為這些只有內(nèi)部專職人員才知道固歪，再有更大的辦公場所，內(nèi)部人員也只是知道自己那一塊胯努，別的更多內(nèi)容就不知道了牢裳，正比如網(wǎng)上瘋傳的豪宅，當兩個男女主人進去后叶沛，通過無線電聯(lián)系蒲讯，結(jié)果彼此找不著對方，后來把這豪宅也賣掉了灰署。當我們進入微軟公司基地判帮，我想說真的找不著北。在這里我們看著有點大溉箕，但是晦墙，無論所占的區(qū)域大小，其管理必須有一套完整的系統(tǒng)方案肴茄，以及應(yīng)急處理方案晌畅，這樣管理才會讓整個辦公室保持流暢對接，讓辦公室人員流動率降低寡痰，讓大家充滿激情踩麦，讓大家看到希望。我們需要這樣的辦公環(huán)境氓癌，我們需要這樣的團隊！
管理制度：大家都知道好的制度可以管理好任何一個企業(yè)或者部門贫橙，而執(zhí)行力度才是最終決定勝負的砝碼贪婉。一間大型企業(yè)中相對管理成熟，幾乎實行績效管理辦法卢肃，在集團公司或者大型企業(yè)也都效仿這種績效管理制度來約束員工疲迂，在外界看來很有成效，于是莫湘，很多小型企業(yè)也有板有眼的學著這種績效管理尤蒿，結(jié)果有名無實，根本就是鬧著玩幅垮，沒有實質(zhì)性的意義腰池，尤其是家族企業(yè)管理。這種管理的性質(zhì)發(fā)生了改變，收效甚微示弓，甚至適得其反讳侨，出現(xiàn)更多的管理漏洞。因此奏属，企業(yè)不一定靠績效這種自己都沒辦法控制的管理辦法跨跨，有更多管理制度辦法更加適合管理企業(yè)。在辦公室管理中囱皿，績效同樣對成熟的企業(yè)且較規(guī)模較大勇婴，有一百人以上的辦公室職員，用這種績效制度嘱腥，而且執(zhí)行者相當靈活耕渴，具有相當資深的管理才能作為執(zhí)行者，這種管理辦法不是說不好爹橱，一樣能起到立竿見影的作用萨螺。辦公室管理制度中，大小企業(yè)都適用的辦法愧驱，那只有獎罰分明慰技，執(zhí)行力度到位。一個制度健全组砚，管理到位吻商，執(zhí)行力度靈活且恰到好處，沒有哪一位員工不服從糟红，這種管理辦法已經(jīng)到了企業(yè)為主導艾帐，員工執(zhí)行，管理監(jiān)督盆偿，使得企業(yè)在管理上得到認可柒爸，企業(yè)處理良性發(fā)展。因此事扭，管理制度捎稚，首先從辦公室開始執(zhí)行，然后再下到基層員工求橄，辦公室尤其重要今野，這也是帶頭作用。我們更應(yīng)該看到績效管理的弊端罐农。
辦公室權(quán)限劃分：從董事長条霜、助理、到以下各部門涵亏，形成一個完整的分級管理宰睡，對各級部門設(shè)定權(quán)限范圍蒲凶，平級部分的銜接，上下級的銜接夹厌，這要一個相對比較靈活的管理辦法豹爹，如果僅僅從大方向，用框架劃分的做法矛纹，很多企業(yè)都是這么運作臂聋，大家都能耳熟能詳，如果要這里給一個企業(yè)管理分布圖或南，沒有太大的實在意義孩等，因為大家都懂，關(guān)鍵在于這些部分所出現(xiàn)的問題與即時解決的途徑采够，往往一件事情相互推委肄方，也就是同一件事情，看上去大家都有責任蹬癌，而最后大家又都沒有責任权她，這就是管理上的模糊點或者盲區(qū)。例如過道上放了一袋沒有標識的產(chǎn)品逝薪，大家認為是誰的責任呢隅要？首先是就近原則，然后再查看產(chǎn)品來路董济。假如說有責任來講步清，這袋產(chǎn)品是距離最遠的一位職員的產(chǎn)品，她仍然有責任虏肾，屬于自己的工作范圍內(nèi)的產(chǎn)品居然不知道去向廓啊！而在過道上的產(chǎn)品，打掃衛(wèi)生也有責任封豪，為什么不把這件事上報呢谴轮？大家對這件產(chǎn)品一頭霧水。其實這里漏掉了一個最重要的環(huán)節(jié)吹埠，也就是這個貨是怎么進到辦公室的书聚？首先涉及到行政人事管理漏洞，也就是在保安與前臺的崗位職責沒有執(zhí)行到位藻雌。這種簡單的問題往往在很多辦公室不了了之，把產(chǎn)品拿走斩个，是誰的就給誰胯杭，看似很團結(jié)，是一個相互“包庇”的團隊受啥，這種情況將會持續(xù)發(fā)生做个，唯一可以做的是人事管理制度鸽心，看看哪里不到位還是沒有執(zhí)行到位，該罰還得罰居暖，沒有人情可講顽频，當然，在一個企業(yè)罰款不是唯一解決的辦法太闺，假如送進來一個炸彈糯景，這后果又該誰來承擔，誰又承擔得起省骂？
劃塊管理辦公室：把辦公室按一定的規(guī)律分塊管理蟀淮，把資料按英文字母排序，把建檔按阿拉伯數(shù)字編號钞澳，并冠字頭區(qū)分不同客人怠惶，例如A代表英國客人，A001代表英國Alan轧粟，A002代表英國Peter策治，而美國用B來代表，B001代表美國Jack兰吟，B002代表美國Kitty等通惫，很多企業(yè)有這種習慣，也有一部分企業(yè)并沒有這種意識揽祥，直接標注并沒有什么不可讽膏，只是預(yù)防萬一而為之。記得在某公司由前面統(tǒng)一負責發(fā)送文件拄丰，結(jié)果錯將其中一位客人的資料發(fā)送到另一客人手上府树，想后悔也來不及，我們所做的這些工作料按，在辦公室規(guī)范使作的習慣奄侠，往往也是預(yù)防萬一，當然载矿，這種事情本來不應(yīng)該發(fā)生垄潮，如果有做這個細微的動作，即便是發(fā)錯了闷盔，客人收到資料也弄不明白誰是誰弯洗，也不明白A、B逢勾、C具體到哪個國家哪位客人牡整，任他想破腦袋也找不到答案，所以溺拱，平時有這些良好的整理資料習慣是好事逃贝，而這些做法往往來源于辦公室劃塊管理的功勞谣辞，而不是某一個人的個人行為，這是一個辦公團隊一致對外處理辦法沐扳。
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辦公共享區(qū)域：辦公室必須要有共享資源泥从，例如大到服務(wù)器小到紙張都是共享資源。成熟的企業(yè)會自己設(shè)置服務(wù)器共享沪摄，而有一部分企業(yè)并沒有這么干躯嫉，這是一個很不合理的做法，大的企業(yè)有網(wǎng)管卓起，會對這些資料進行歸類分管起來和敬，即便是某一位員工離職或者電腦出現(xiàn)故障，可以從另一臺電腦打開提取戏阅，或者一些文件圖片放在共享文件夾昼弟，由員工自己提取應(yīng)用，看上去比較合理方便奕筐，而沒有網(wǎng)管的企業(yè)舱痘，或者僅有幾個辦公人員，往往忽略掉离赫，這明顯不夠合理芭逝，萬一電腦發(fā)生故障，這些資料有可能無法恢復(fù)渊胸，導致相互推脫責任現(xiàn)象旬盯，因此，這類型企業(yè)可以利用閑置電腦翎猛，把硬盤加大胖翰，設(shè)置成共享，集中擺放文件切厘，不再給人動電腦萨咳，作為共享資源存儲工具。而打印機自然得共享疫稿，紙張共享培他，某些樣版與資料共享，這些都得陳列出來遗座，讓辦公室人員都知道在哪里可以找到資料舀凛，但是，很多辦公室吵著一團途蒋，找不到資料問這問那猛遍，找了半天也不知道資料去了哪里，這里就是一個規(guī)范管理，用完后物歸原處螃壤，并且有人兼管，隨時整理排序筋帖，給大家提供方便奸晴，節(jié)約查找時間，例如色卡日麸，這是大家熟知的共享資源寄啼，但是，往往進去展廳或者某個存放共享資源的地方代箭，亂七八糟一大堆墩划！這也是老吳曾經(jīng)去到別的公司或者工廠看到的現(xiàn)象，想找某一種物料嗡综，往往近期的能找到乙帮，或者近幾天才拿回來的資料可以找到，說遠點的色卡极景，都要翻箱倒柜查找察净。顯然這里的共享資源管理相當混亂，按照現(xiàn)時8S管理法則盼樟，完全不符合氢卡。假如按材料種類劃分，或者按檔口供應(yīng)商劃分晨缴，看看哪一類更適合自己译秦，而普通的按材料劃分類別，更容易找到击碗。在辦公區(qū)域設(shè)置共享資源筑悴，為的就是方便大家資源共享，加快運行速度延都，而不是添亂雷猪。
統(tǒng)一設(shè)置通訊工具：目前智能手機普及，大家都會利用手機與客人對接晰房，諸如微信求摇、QQ、Skype殊者、貿(mào)易通与境、Msn、E-Mail等猖吴，將這些帳號統(tǒng)一歸屬企業(yè)分配給到相關(guān)人員摔刁，任何個人都得遵守規(guī)則，不僅僅可以適時查找資料海蔽，還可以查看客人當時的留言記錄等共屈，如果有員工離職绑谣，同時可以讓新進員工順利接手，盡量禁用私人帳號拗引，或者手機號借宵，統(tǒng)一由企業(yè)配置，如果企業(yè)達不到通訊標配矾削，自然得啟用私人手機號壤玫，而這時就要考慮到一個安全和費用問題，這些管理起來才會得心應(yīng)手哼凯，不必考慮客戶流失欲间，規(guī)范管理客人，規(guī)范管理辦公室職員断部。某企業(yè)聘請業(yè)務(wù)員猎贴，保留職位，只拿提成不計底薪家坎，看上去提成高嘱能，職員有利可圖，業(yè)務(wù)員依賴企業(yè)平臺與客人對接虱疏，業(yè)務(wù)員擔心客人固定惹骂，自己離職后得益于企業(yè)，而企業(yè)擔心業(yè)務(wù)離職后帶走客人做瞪。這二者之間相當矛盾对粪。到底如何做才算是萬無一失呢？我想說很多企業(yè)想破腦袋也沒能得出結(jié)果來装蓬，客人還是給業(yè)務(wù)帶走了著拭，企業(yè)還是把客人留下了，業(yè)務(wù)也沒能帶走客人牍帚，一般會出現(xiàn)這兩種結(jié)果儡遮。要避免這兩種不良隱患，我們得想一個萬全之策暗赶，那就是前面講到的規(guī)范管理鄙币，首先業(yè)務(wù)員進企業(yè)時，就已經(jīng)了解企業(yè)的這種管理模式蹂随，考慮清楚十嘿，覺得可行或者同意后才入職工作，各種薪酬制度岳锁，或者提成方案绩衷，又或者往后的福利方案等，了解清楚后才入職，用上面的規(guī)范管理就可以了咳燕，省得應(yīng)聘與受聘雙方扯皮勿决。比如說業(yè)務(wù)離職，開發(fā)出來的客人歸企業(yè)所有招盲，而選擇自離剥险，企業(yè)當給予方便，或者談?wù)勲x職原因宪肖，看看企業(yè)能不能解決業(yè)務(wù)員離職的原因，如果覺得業(yè)務(wù)員不適合健爬，需要解聘控乾，自然要考慮目前勞動法對解聘的處理方案，別想著業(yè)務(wù)員都要走了娜遵，能省一筆算一筆的處理方法蜕衡，這會給留下的員工留下陰影，這也不是企業(yè)管理的正確做法设拟。
考勤管理：有人說刷臉慨仿，又有人說刷指紋，也有人說打紙卡纳胧，靜脈識別來做門禁等方法對考勤進行管制镰吆。大家覺得這些都是一種簽到的控制方法，對考勤遲到早退或者曠工實施懲罰跑慕⊥蛎螅可是現(xiàn)實說明，上有政策下有對策核行，這并不是萬全之策牢硅，所謂防君子不能防小人，因此芝雪，有些不法分子也做起了指紋膜生意减余，而光線與角度也影響刷臉，于是也有漏洞可尋惩系，紙卡就更不用講了位岔，也算是最原始的一種，因為紙卡可以手簽蛆挫，也可以機打赃承，這些統(tǒng)統(tǒng)都有漏洞。從某種意義上講悴侵，管人管心才是最直接有效的管理方法瞧剖，而身在曹營心在漢，有心搗亂，什么方法都難不倒他們抓于，這就是我們在管理上考條件限制所帶來的弊端做粤，因此，只有一種方法可以讓職員不遲到早退曠工捉撮，那就是讓員工真心實意在上班怕品，害怕被炒魷魚！首先做到公司管理規(guī)范巾遭，福利條件優(yōu)越肉康，整個公司的工作氛圍優(yōu)良，薪酬標準優(yōu)越等條件來制衡這一缺陷灼舍。部分企業(yè)或者公司總想著低工資請人做事吼和，而事實證明，工資越高業(yè)績越好骑素，而工資越低效率越低炫乓，業(yè)績就更不用講了，人員流失也快献丑∧┑罚或許這里要沿運到“胖東來”的管理模式，例如位經(jīng)理在同行業(yè)中薪水為6,000.00元创橄，而來到貴公司薪酬是12,000.00元箩做，還有各種福利，用車住房等提供妥畏，您覺得這位經(jīng)理會想離開嗎卒茬？一位普通員工在同行業(yè)中薪酬為4,500.00元，而在來到貴公司給出8,000.00元咖熟，各種住宿設(shè)施完善圃酵，福利比同行業(yè)中平均水平要高出一半，這員工會離開嗎馍管？會不把工作當工作來做嗎郭赐？業(yè)績嗖嗖的就上去了，因為這種手法在2010年老吳也試用過幾個月确沸，立竿見影捌锭！業(yè)務(wù)為了給國外對接，晚上在自己住處跟進罗捎，第二天來辦公室報告進度是常有的事观谦。誰還去擔心遲到早退曠工的事？
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辦公用紙：很多辦公室沒有考慮這個問題桨菜，尤其是現(xiàn)在可以無紙辦公的年代豁状，可是我們?nèi)匀粩[脫不了用紙的命運捉偏，早期我們用的打印紙為80GMS，而后來為了省錢泻红，商家為了降低成本夭禽，又開始改成70~75GMS，而復(fù)印紙與打印紙在一般辦公室用量也不小谊路，可是大家并沒有在意這些紙張的來源讹躯，片面認為只要是紙就可以打印，都可以復(fù)印缠劝，而事實證明確實如此潮梯，是可以打印，也可以復(fù)印惨恭，可是為什么打印紙復(fù)印紙會貴于普通紙呢酷麦？因為我們所用的打印紙不含靜電，不損傷電器喉恋，正因為如此，打印紙區(qū)別與普通紙母廷，價格自然會高些轻黑，而紙張表面光滑，便于打印圖案清晰琴昆，這種紙簡稱粉紙氓鄙，當然還有更光滑的相片紙，有光紙等等业舍，如果長期在辦公室用紙抖拦，又要考慮電器使用壽命，我們自然不能胡亂采購不合格的打印紙舷暮√铮看上去幾乎沒有太大區(qū)別，也沒有太多人注意下面，可是便宜的紙張會加重辦公成本复颈，維修一次電器或者縮短電器壽命，遠遠比購買合格打印紙費用高得多沥割。加上我們平時使用不配套的墨水也有相當大的關(guān)系耗啦，同樣損傷打印機，使得噴頭堵塞机杜，更換噴頭帜讲，或者更換一個復(fù)印機的曬鼓，成本明顯增高椒拗。當然似将，大家打時間拉長來看获黔，并沒有發(fā)現(xiàn)其中有什么問題，并不太了解普通紙作為打印紙有什么不妥玩郊，這也不足為奇肢执，老吳奇談怪論也是針對這些問題一個個講下去，至于大家信不信沒關(guān)系译红，當閑聊也沒所謂预茄。
辦公人員：從前期的招聘規(guī)劃開始著手，每進一個員工就得培訓侦厚，很多企業(yè)招人進來簡單的交待就上手了耻陕，跟著感覺走，在磕磕碰碰中成長刨沦，也沒有發(fā)現(xiàn)哪里不對诗宣，而事實證明，新人入職培訓相當重要想诅，很多企業(yè)也有注重這點召庞，不僅僅是針對有技術(shù)含量或者一些專業(yè)水平培訓，而是普普通通的職位来破，同樣要前期培訓再投入工作篮灼。我記得曾經(jīng)去一間企業(yè)上班，人事部安排我坐一個禮拜徘禁，了解現(xiàn)場到整個企業(yè)的運作七天诅诱，我沒事就往車間轉(zhuǎn)悠，那些個車間主管不知道老吳具體是做什么工作送朱，結(jié)果鬧了笑話娘荡，因為在我前面也有一位進去車間轉(zhuǎn)悠，結(jié)果什么也沒做就離職了驶沼，而我進去也就剛好填補空缺炮沐，車間主管在員工下班時趕深圳維亞公司的樣辦，提到這間公司估計很多人知道回怜，結(jié)果車間主管弄不好央拖，我覺得有意思就站在一旁看，沒想到車間主管想給我一個下馬威鹉戚，讓我來試試鲜戒，老吳也沒有客氣，直接坐上高頭車開干抹凳，把樣辦弄出一個來遏餐，不就是最后一個包雙回口工序么，沒想到車間主管馬上改變主意赢底，讓我繼續(xù)第二個失都，此時老吳到是餓了柏蘑，給車間主管講，得先去搶飯吃粹庞，回頭再來弄咳焚！由此可見，一位新人入職庞溜，必須經(jīng)過一段時間的培訓實習革半，讓整個企業(yè)知道有新人進駐，需要企業(yè)樣關(guān)人員做相應(yīng)的配合工作流码，如果新入職即刻上任又官，一個陌生人進入一個環(huán)境，需要處處摸索漫试，處處小心六敬，坑太多了，很容易短時間內(nèi)離職驾荣，這也是入職培訓的一個重要因素外构，可以在培訓期間混個熟臉。
離職人員：有一部分企業(yè)對離職人員不聞不問播掷，清算工資自行離開审编。老吳覺得有一間公司在這方面做得不錯，有員工離開叮趴，公司會安排人員作陪一起吃餐飯當給離職員工送行，而在會議上公開給大家的信息是“某某因自己發(fā)展需要而離職权烧，工作由誰接替”我們先不說這員工是不是被炒魷魚了眯亦，自己心里一大堆怨氣，當有員工保持聯(lián)系般码，說是在會議上得知您已離職妻率，聽說又有新的發(fā)展，有什么關(guān)照板祝？想必員工聽到公司在替自己圓場宫静，心里一定很高興，不至于說自己被炒魷魚后多沒面子券时，更何況還有曾經(jīng)朝夕相處的同事仍在企業(yè)上班孤里，偶爾路過或者有空還得去看看老同事，如果被炒魷魚橘洞，還能回去看看老同事么捌袜？自己覺得過意不去，好像也覺得過不了自己這關(guān)炸枣，往往這種心理會逆向作用虏等，給企業(yè)帶來負面影響弄唧，或者更多的報怨，添油加醋霍衫，企業(yè)在同行業(yè)中的聲譽慢慢變得指指點點候引，當一個員工說企業(yè)不好，說明這員工有問題敦跌，十個八個都是同一口徑的說詞澄干，您還覺得是員工的問題嗎？顯然是企業(yè)的問題峰髓，一傳十傻寂，十傳百，企業(yè)要在這行業(yè)中生存携兵，必須付出沉痛的代價疾掰，比別人多花十倍百倍的功夫，或者根本就上不去徐紧。因此静檬，作為管理辦公室的問題，希望看過這篇文章并级，看到這段落的企業(yè)拂檩，珍惜每一位員工，珍重每一位員工的隱私嘲碧，讓每一位員工在職時開開心心工作稻励，離職是開開心心的離開，在有需要幫助的時候提供幫助愈涩，讓企業(yè)走得更穩(wěn)望抽。
辦公室的飲食習慣：特別注重這方面的管理，讓員工明白吃零食或者帶餐等的規(guī)范問題履婉，我們看起來容易煤篙，做起來很難，吃飯會掉飯渣毁腿，吃零食也是如此辑奈，而在我們的辦公區(qū)域，有些生物天生對食物殘渣敏感已烤，如蟑螂老鼠鸠窗，往往吃剩下的殘渣不夠，咬文嚼字也是有的胯究，好好的文檔第二天來到塌鸯，留下腳印是小事，給他們當廁所就不好了唐片，更有部分炎件被咬得不成樣子丙猬，我們想后悔也來不及涨颜，再加上它們知道有這些美味，第二個晚上仍然會光顧茧球，這一折騰又不知道要到何時才能打斷他們的念頭庭瑰，想抓它們談何容易。在辦公室管理中抢埋，很多時候會忽悠這個問題弹灭，當喝下午茶，咖啡揪垄，奶茶等等穷吮，覺得大家都習以為常，沒什么值得關(guān)注饥努，恰恰因為這些壞習慣慢慢助長了它們的習慣捡鱼。可以在某個區(qū)域劃分為喝茶吃零食酷愧，或者就餐區(qū)域驾诈，讓清潔衛(wèi)生時時保持干凈，讓它們找不到樂趣溶浴，自然不會停留下來乍迄，雖說不能完全杜絕，至少可以起到預(yù)防作用士败。
