引自 《把時(shí)間當(dāng)朋友》
你真的會(huì)打電話嗎
無(wú)論是學(xué)習(xí)、工作還是生活蓝仲，我們面臨的任務(wù)大都是重復(fù)性的赦政。要想加快執(zhí)行重復(fù)性任務(wù)的速度，只需在遇到重復(fù)性任務(wù)時(shí)先將其做完一次泳叠，然后馬上總結(jié)作瞄、整理，搞清流程危纫，再靠進(jìn)一步的實(shí)踐把它變成“閉著眼睛也能做好”的事宗挥。這是提高效率乌庶、減少失誤的根本手段。
在這里契耿，我拿撥打工作電話做為例子瞒大，而且我認(rèn)為，這是最好的一個(gè)例子搪桂，因?yàn)閹缀鯖](méi)有人認(rèn)為自己“不會(huì)打電話”——“怎么可能透敌？我怎么可能連打電話都不會(huì)？踢械！”
場(chǎng)景一
大多數(shù)人是在有事的時(shí)候抓起電話就撥酗电。可是内列，等等撵术！你憑什么確定對(duì)方現(xiàn)在就可以接電話？每個(gè)人的工作習(xí)慣话瞧、工作時(shí)間都不相同荷荤。例如，身處管理層的人通骋莆龋可能需要參與更多的會(huì)議，日常工作也更加繁忙会油，所以个粱，給他們打電話的時(shí)候，最好的通話時(shí)間很可能是在上班時(shí)間的前半個(gè)小時(shí)翻翩，因?yàn)樗麄兺ǔＪ菧?zhǔn)時(shí)上班的都许，而半小時(shí)之后，他們要么去開(kāi)會(huì)嫂冻，要么正忙于處理其他事情胶征。而另一些人（尤其是那些從事與設(shè)計(jì)相關(guān)的工作者）往往是夜貓子，上午11點(diǎn)以前給他們打電話很可能會(huì)令他們大為光火桨仿，而在凌晨給他們打電話他們卻不一定會(huì)覺(jué)得意外睛低。
應(yīng)對(duì)這個(gè)問(wèn)題的一個(gè)良好習(xí)慣是在電話簿中加上備注，記清此人通常情況下方便接電話的時(shí)間服傍。另一個(gè)建議是钱雷，在無(wú)法確定對(duì)方是否方便接電話的時(shí)候，可以先發(fā)一條短信過(guò)去：“請(qǐng)問(wèn)您方便接電話嗎吹零？我是×××罩抗，有關(guān)于×××的事情找您〔右危”其實(shí)套蒂，最好能在手機(jī)里做一條這樣的短信模板钞支，以備隨時(shí)調(diào)用。
場(chǎng)景二
大多數(shù)人在有事的時(shí)候抓起電話就撥操刀。等等烁挟！你準(zhǔn)備好要說(shuō)什么了嗎？你是否很討厭這種情況：剛剛放下聽(tīng)筒兩秒鐘馍刮，電話鈴又響起來(lái)信夫，接通后聽(tīng)到對(duì)方說(shuō)：“真不好意思，剛剛忘了……”遇到這種情況卡啰，我想很多人都在禮貌地回答“沒(méi)關(guān)系”的同時(shí)静稻，默默地在心中把對(duì)方劃入“不靠譜”的那一類(lèi)……
應(yīng)對(duì)這個(gè)問(wèn)題的一個(gè)好習(xí)慣是在電話旁邊擺上一個(gè)便箋簿和至少一支筆，以便在打電話前羅列通話要點(diǎn)匈辱。通話時(shí)振湾，每當(dāng)說(shuō)完其中一個(gè)要點(diǎn)，就在對(duì)應(yīng)位置做個(gè)標(biāo)記亡脸。這樣可以確保通話邏輯清晰押搪，也可以避免遺漏重要信息。另外浅碾，這個(gè)便箋簿也可以用于記錄通話過(guò)程中對(duì)方所提供的信息大州。記筆記很有必要——相信我，大多數(shù)人的記憶力是不可靠的垂谢。生活中厦画，去超市買(mǎi)東西回來(lái)之后發(fā)現(xiàn)少了一兩樣，頂多生一會(huì)兒悶氣滥朱；但是工作中根暑，如果遺漏了一件事情卻可能導(dǎo)致你失業(yè)，進(jìn)而連續(xù)好幾個(gè)月都沒(méi)辦法再去超市買(mǎi)東西徙邻。
經(jīng)常使用手機(jī)的人同樣很有必要隨身攜帶紙和筆排嫌。把電話、紙缰犁、筆一起放在隨身的一個(gè)特別的地方可以幫助我們節(jié)約很多時(shí)間淳地。回憶一下我們見(jiàn)過(guò)的這種場(chǎng)景：有人手忙腳亂地翻著包民鼓，用耳朵和肩膀夾著手機(jī)薇芝，嘴里說(shuō)著“您等一下……對(duì)不起……”接下來(lái)看到的說(shuō)不定就是那人好不容易找到紙和筆，卻發(fā)現(xiàn)筆不能用……
很多時(shí)候我們都會(huì)發(fā)現(xiàn)“智能手機(jī)”里的筆記軟件是無(wú)濟(jì)于事的丰嘉，因?yàn)槭謾C(jī)被拿在手中夯到，貼在耳邊，并無(wú)機(jī)會(huì)用眼睛看到手機(jī)屏幕饮亏，更別說(shuō)在上面記筆記了……
場(chǎng)景三
大多數(shù)人在有事的時(shí)候抓起電話就撥耍贾。如果對(duì)方?jīng)]有接電話阅爽，就只好暫時(shí)作罷，往往到了第二天荐开，才發(fā)現(xiàn)自己忘了還有這回事……也許一不小心就已經(jīng)耽誤了大事付翁。如果工作電話沒(méi)有撥通，那么最好用手機(jī)給對(duì)方發(fā)個(gè)短信晃听，簡(jiǎn)要說(shuō)明一下事由百侧。尤其是當(dāng)你用公司的分機(jī)電話撥出去卻沒(méi)找到人的時(shí)候，對(duì)方可能由于種種原因錯(cuò)過(guò)了電話能扒，但回?fù)軙r(shí)卻只能找到總機(jī)——因?yàn)樗恢勒_的分機(jī)號(hào)碼佣渴。這是一個(gè)極其簡(jiǎn)單的“想辦法站在對(duì)方的角度思考”的實(shí)例，可我經(jīng)過(guò)觀察無(wú)比驚訝地發(fā)現(xiàn)初斑，人們十有八九不知道正確的做法辛润。很多人因?yàn)榈脒@樣簡(jiǎn)單的陷阱而耽誤很多事情、錯(cuò)過(guò)很多機(jī)會(huì)见秤，卻不自知砂竖。
場(chǎng)景四
大多數(shù)人在有事的時(shí)候抓起電話就撥。電話接通之后直接切入“正題”鹃答，而對(duì)方猶豫了一下：“不好意思乎澄，請(qǐng)問(wèn)您是？”如果你撥打的是手機(jī)號(hào)碼测摔，不要以為對(duì)方的手機(jī)里一定存有你的電話號(hào)碼三圆；如果你撥打的是固定電話號(hào)碼，不要以為對(duì)方一定能一下子聽(tīng)出你的聲音——哪怕是再熟悉的同事避咆。對(duì)方可能剛剛換過(guò)手機(jī)，通訊簿正在恢復(fù)階段修噪；也可能正身處嘈雜的環(huán)境查库，無(wú)法聽(tīng)清你的聲音……打電話時(shí)最莫名其妙的開(kāi)場(chǎng)白就是：“是我……”。更有甚者黄琼，有些人自以為是到連這兩個(gè)字都不說(shuō)樊销。私人電話也就算了，工作電話切勿如此脏款。另外围苫，給聯(lián)系不是很頻繁的工作伙伴發(fā)短信的時(shí)候，在末尾加上自己的姓名是一個(gè)并不麻煩并能省掉很多麻煩的好習(xí)慣撤师。
場(chǎng)景五
大多數(shù)人在有事的時(shí)候抓起電話就撥剂府，而全然不考慮之后要溝通的內(nèi)容里是否有很多必須要用筆記錄的信息，如電話號(hào)碼剃盾、郵件地址腺占、通信地址淤袜，甚至一些工作中所必須的復(fù)雜參數(shù)等。你憑什么確定對(duì)方現(xiàn)在手邊恰好就有紙和筆衰伯，可以隨時(shí)記錄铡羡？就算對(duì)方手邊恰好有紙和筆，在電話中交代這類(lèi)復(fù)雜的信息也經(jīng)常出錯(cuò)意鲸。所以烦周，有經(jīng)驗(yàn)且善于替對(duì)方著想的人會(huì)這樣說(shuō)：“……您不用記的，我只是先告訴您怎顾。隨后我會(huì)通過(guò)郵件（或者短信）給您發(fā)個(gè)備忘……”
說(shuō)到這里读慎，相信大家應(yīng)該能夠理解：其實(shí)，真的沒(méi)有人不會(huì)打電話杆勇，只不過(guò)絕大多數(shù)人會(huì)的確確實(shí)實(shí)只是“抓起電話就撥”而已贪壳。
有心人撥打工作電話是有技巧的。
確定對(duì)方最可能方便接電話的時(shí)間（難以確定的時(shí)候先 發(fā)短信詢(xún)問(wèn)）蚜退。
在撥打電話甚至發(fā)短信詢(xún)問(wèn)對(duì)方是否方便之前準(zhǔn)備好一 切計(jì)劃溝通的內(nèi)容闰靴，作好檢查列表放在手邊，確保溝通 過(guò)程中不會(huì)遺漏要點(diǎn)钻注。
通話前把重要信息整理成電子文本蚂且，在通話中做必要的 更新，通話結(jié)束后幅恋，馬上通過(guò)電子郵件將備忘發(fā)送給對(duì) 方杏死。
若對(duì)方?jīng)]有接電話，則給對(duì)方發(fā)署名短信告知詳細(xì)事由捆交， 并做好記錄淑翼，防止自己遺忘此次溝通任務(wù)。
……
為常見(jiàn)任務(wù)制定流程是一個(gè)必須養(yǎng)成的習(xí)慣品追。一個(gè)人在梳理流程的過(guò)程中玄括，會(huì)不由自主地思考個(gè)中細(xì)節(jié)。有些人做事仔細(xì)肉瓦，其實(shí)只不過(guò)是因?yàn)樗麄兒茉缇宛B(yǎng)成了這個(gè)簡(jiǎn)單的習(xí)慣而已遭京。而另一些人，總感覺(jué)自己夠聰明泞莉，卻在實(shí)際工作中頻繁出錯(cuò)哪雕，也只不過(guò)是因?yàn)樗麄兩形答B(yǎng)成這個(gè)簡(jiǎn)單的習(xí)慣而已。這個(gè)簡(jiǎn)單的習(xí)慣鲫趁，日久天長(zhǎng)斯嚎，會(huì)讓人與人之間產(chǎn)生巨大差異。觀察一下身邊的人群，你會(huì)很容易地找到無(wú)數(shù)例證孝扛。
