編寫方案、制作PPT的常見問題

我大部分的時間與編寫方案、制作PPT有關(guān)蛋勺,也參與很多方案的指導工作瓦灶,所以有許多體會,看到小伙伴們在方案編寫中出現(xiàn)的一些問題迫卢,也替他們感到著急倚搬。特別是當他們其中一些人還是骨干的時候,更是感到擔憂乾蛤。更令人揪心的是每界,他們可能完全意識不到自己的問題出在哪里。

我曾經(jīng)寫過一些文章來介紹編寫方案的技巧家卖,如:《關(guān)于方案和演講的26篇文章眨层,全在這里了》,也有很多文章涉及方案編寫與講解的基本素質(zhì)上荡,如:《TED | 說話的藝術(shù)——聲音專家教你如何強有力地發(fā)聲》趴樱、《提問的力量 | 你要的答案其實已經(jīng)蘊藏在問題當中》。

今天酪捡,想談一談編寫方案叁征、做PPT過程中比較常見的幾個問題:

一、自說自話

這個問題表現(xiàn)在:做方案時不去深入分析客戶需求逛薇,或者想當然地羅列幾條捺疼,無非是先開槍后放靶子罷了。要么是自己想說什么就說什么永罚,要么是自己有什么素材啤呼,就編什么故事∧馗ぃ或者官扣,不管客戶聽不聽得懂,只管自己說羞福。在面對面溝通的場景下惕蹄,反應在只知道看電腦屏幕,而不去看客戶的眼睛坯临,不管客戶的反饋焊唬,自顧自地說。

二看靠、邏輯混亂

這個問題非常普遍赶促,在表達的邏輯性方面,身邊的同事十之八九不太講究挟炬,或者根本無意識鸥滨。比方說:把不同類別的東西放在一起嗦哆,就好像把馬桶和蘋果、香蕉放在一起來說婿滓。又比如:分析問題不在一個維度上老速,列條目沒有明確的分類等,就好像把春凸主、夏橘券、秋、8月卿吐、立春旁舰、夏至并列在一起。再比如:一件事情在前面剛剛說了一遍嗡官,后面又重復說箭窜,或者,把上一級的分類和下一級的構(gòu)成放在同一層次衍腥,又或者磺樱,前面是按照四季來劃分全年,后面卻按照12個月來講氣候變化等等婆咸。最差的情況是整個方案沒有框架竹捉,看不到背后的結(jié)構(gòu)是什么。

這或許和我們從小到大的教育有關(guān)系尚骄,我們在學校沒有系統(tǒng)地學習過思維和邏輯方面的課程活孩,工作以后,除了咨詢公司乖仇,恐怕也很少安排這方面的訓練。所以询兴,邏輯方面的問題如此常見也就可以理解了乃沙。

如果你在書店去找一下有關(guān)邏輯方面的書,有很多都是麥肯錫這樣的大咨詢公司的顧問寫的诗舰,最著名的當屬巴巴拉?明托寫的《金字塔原理》警儒。

三、不恰當?shù)募记墒褂?/b>

這個問題主要表現(xiàn)在:1)無緣無故的使用動畫眶根。比如蜀铲,本來不用動畫,一下子就能看到整句話属百,非要一個字记劝、一個字地蹦出來。又比如族扰,更換片子時厌丑,非要讓整頁PPT翻滾一下子等等定欧,搞得人眼花繚亂,頭暈目眩怒竿。2)不恰當?shù)氖褂妙伾仇W畛R姷那闆r是你不知道為什么同類東西被涂上不同的顏色,或者耕驰,整個PPT看起來就像進了大染房爷辱。3)不恰當?shù)氖褂脠D標。最常見的問題是圖標和文字內(nèi)容沒有什么相關(guān)性朦肘,或者饭弓,圖標很大,很鮮艷厚骗,過于醒目示启,喧賓奪主。

四领舰、傳遞垃圾信息或干擾信息

不恰當?shù)厥褂靡恍┘记杀旧砭蜁鬟f干擾信息夫嗓。例如:用不同的顏色標識同一類東西,就會讓人不解甚至誤解冲秽。而不恰當?shù)厥褂脛赢嬌峥А⒙曇簦瑒t會浪費人的注意力資源锉桑。另外排霉,重復的話、冗長的文字民轴、不必要的插圖等攻柠,都是垃圾信息,不僅本身沒有任何價值后裸,還消耗了聽眾瑰钮、觀眾的精力,而對于準備方案的人來說微驶,所有這些內(nèi)容都是要消耗時間的浪谴,都是成本。

五因苹、不必要的創(chuàng)作

這是一個容易被忽視的現(xiàn)象苟耻,按道理說,我們應該鼓勵創(chuàng)新扶檐。但是凶杖,在商業(yè)環(huán)境中,成本因素是必須考慮的款筑,只要創(chuàng)作就意味著要投入成本官卡。常見的重復性蝗茁、不必要的創(chuàng)作包括:別人已經(jīng)有很好的作品了,可以直接拿來用寻咒,你還非要堅持自己創(chuàng)作哮翘。或者毛秘,你之前有過完全類似的作品饭寺,而你非要重新再作一個不一樣的,只是為了保持新鮮感叫挟。最容易忽略的錯誤是艰匙,一個項目團隊的不同成員,各抒己見抹恳,百家爭鳴员凝,誰也不服誰,總認為自己的才是最好的奋献,而事實上健霹,只不過是不同的視角看同一個東西罷了,根本沒有對錯和好壞瓶蚂。

這個問題造成了大量的浪費糖埋,也是知識型工作者最容易犯的錯誤,也可能是一個組織成本居高不下的重要原因——知識的復用窃这。

關(guān)于方案瞳别,最遺憾的是,好方案的標準是模糊的杭攻,甚至你和你的團隊事先并不知道自己的方案是好是壞祟敛,但觀眾和聽眾即便不懂好方案的標準,他仍然可以看出來兆解,可以聽出來垒棋。

文字和語言是表達的藝術(shù),如:針對不同的聽眾痪宰,同一件事情要用不同的表達方式,而其背后又遵循著一些科學規(guī)律畔裕,如:人腦的注意力資源是有限的衣撬。

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