金盤電氣先后建立了ISO9001質(zhì)量管理體系哄啄、ISO14001環(huán)境管理體系鲜屏、OHSAS18000職業(yè)健康與安全管理體系、國際會計準則財務管理體系百宇。公司產(chǎn)品也通過了荷蘭和美國的KEMA試驗、美國UL認證秘豹、歐洲CE認證携御、加拿大的CSA認證、俄羅斯的GOST-R認證既绕，以及中國的CCC認證和節(jié)能認證啄刹。

金盤電氣的文件管理問題

在金盤電氣取得了各項認證，一步步走向國際市場時凄贩，企業(yè)內(nèi)部的管理中也出現(xiàn)了些嚴峻的問題與挑戰(zhàn)誓军。在上述十幾項管理體系與認證中，企業(yè)每取得一項認證都要形成一套體系文件疲扎，因此文件會越來越多昵时、相應的文件管理也變得越來越復雜。

在單個體系中椒丧，標準文件有時需要制定壹甥、修改或廢止，而不同體系的文件內(nèi)容有時又會發(fā)生標準重復或矛盾壶熏。一旦發(fā)生事故句柠，員工不知道以哪個文件為準，導致部門相互間逃避問題棒假、推脫責任俄占，降低工作效率；更嚴重者淆衷，會給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營帶來無法挽回的損失缸榄。

傳統(tǒng)的體系文件管理都是利用紙張的方式來存放、管理祝拯、審批甚带、發(fā)布公司重要的程序文件及作業(yè)指導書她肯。傳統(tǒng)的體系文件管理方式主要體現(xiàn)在以下幾個問題亟待解決：

1、無法有效管制文件的進出

企業(yè)對于發(fā)放的文件鹰贵，無法及時準確掌握此文件是否傳遞覆蓋到了所有有關(guān)人員晴氨。企業(yè)對責任人能否看到文件、是否看了文件等情況也無從得知碉输。

2籽前、版本無法做到一致性

每次發(fā)行新修訂的文件版本前，無法確實把握是否將舊版本全部回收敷钾，導致企業(yè)內(nèi)一部分人依照新版文件執(zhí)行枝哄，另一部分人卻依然只看到舊版文件，造成作業(yè)程序的不協(xié)調(diào)阻荒。并且挠锥，由于文件版本數(shù)量日益增多，各版本歷史文件的保留也越來越困難侨赡。

3蓖租、文件查閱困難

在傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理下，要查詢一份文件必須依靠人工查找羊壹，一層層翻閱蓖宦，甚至有時候需要逐級找到相關(guān)人員對接，過程繁瑣油猫，浪費大量時間球昨。

4、無法了解文件的審核狀況和進度

每個文件都有著不同的審批流程及權(quán)限眨攘，申請人無法及時了解審批狀況，追蹤文件的審批進度嚣州，審批費勁鲫售，時間冗長。

5该肴、文件保密和安全性無法保障

紙質(zhì)文件的機密性普遍較低情竹，借出文件經(jīng)常可以被輕易復印或傳播匀哄，企業(yè)無法有效確保機密文件的安全性秦效。

即使有些體系文件已經(jīng)從紙質(zhì)版順利轉(zhuǎn)換為電子版，使用了電子文檔管理方式涎嚼，但是由于缺乏完善的文件管理手段阱州，存儲不便、版本混亂法梯、搜索困難苔货、審批復雜犀概、權(quán)限不明等問題仍然存在。

1夜惭、文件存儲不統(tǒng)一

質(zhì)量體系中的各類程序文件往往存儲于不同部門姻灶，甚至不同員工的電腦里，企業(yè)管理者無法從全局掌控文件诈茧。

2产喉、版本標示不明確

體系文件的更新與回收依然存在標識不明的問題，一旦使用錯誤版本文件敢会，將給企業(yè)帶來無法估量的損失曾沈。

3、文件搜索困難

內(nèi)容繁多走触、命名復雜的體系文件晦譬，由于缺乏高效的文件搜索手段，大大降低了文件查閱效率互广。

4敛腌、審批流程復雜

體系文件的審批往往需要多人、多層級的審批惫皱，文件經(jīng)常需要多次修改和傳遞像樊。由于缺乏針對文件本身的審批流程，過程常常繁瑣而冗雜旅敷。不僅耗費了大量的時間成本生棍，更是損耗了企業(yè)人力和財力。

5媳谁、權(quán)限管理不明

權(quán)限管理依然是體系文件管理的重中之重涂滴。若權(quán)限管理不完善，企業(yè)人員可以任意下載晴音、打印柔纵、傳播體系文件，導致文件被刪改或是泄露锤躁，將給企業(yè)造成巨大損失搁料。

6、缺乏必要的容災機制

不論是病毒入侵系羞、電腦崩潰等軟硬件原因還是文件被誤刪郭计、誤改等人為原因而使體系文件遭到破壞，無法快速的恢復與重建文件都將影響企業(yè)的正常生產(chǎn)運營椒振。

而在企業(yè)多個不同體系之間昭伸，它們的對象和思路各不相同。企業(yè)在遵循這些體系標準時澎迎，各個體系應該是互相協(xié)調(diào)勋乾、互相配合宋下、互相銜接、互相補充辑莫、互相制約的学歧。但在實際管理中，不同體系文件的許多內(nèi)容有時是一樣或者可以歸為一體的各吨，有時卻是相互矛盾的枝笨，使用當中就會出現(xiàn)標準不一、管理復雜等狀況揭蜒，讓企業(yè)的基層人員無所適從横浑。因此，必須同時處理好所有體系文件的良好協(xié)作關(guān)系屉更，才能保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的正常運轉(zhuǎn)徙融。

開始云的解決方案

運用標準化管理構(gòu)建企業(yè)文件體系

企業(yè)標準化管理體系是各種管理體系的基礎(chǔ)，在企業(yè)標準化管理的概念里瑰谜，各種體系文件只是“標準”的一個形式欺冀，管理體系文件就是在企業(yè)范圍內(nèi)，對質(zhì)量萨脑、安全隐轩、職業(yè)健康和環(huán)境保護活動及結(jié)果做出日常運行使用的規(guī)則。

企業(yè)標準體系的內(nèi)容一般分為技術(shù)標準渤早、管理標準和工作標準三個方面职车，包括了企業(yè)規(guī)范、守則鹊杖、操作說明悴灵、崗位說明等企業(yè)內(nèi)所有文件。

企業(yè)標準體系的管理范圍要大于企業(yè)一般管理體系骂蓖，因此將企業(yè)各個管理體系中的文件統(tǒng)統(tǒng)納入到標準體系中积瞒，按照企業(yè)標準體系中的內(nèi)容進行文件分類，統(tǒng)一管理企業(yè)的所有體系文件涯竟，有效的促進各個體系間的協(xié)同工作。

例如空厌，各體系文件中的規(guī)章制度庐船、管理指南、質(zhì)量計劃嘲更、過程控制等文件可以劃歸至管理標準筐钟；技術(shù)規(guī)范、產(chǎn)品規(guī)范赋朦、產(chǎn)品要求篓冲、工藝要求李破、技術(shù)法規(guī)等文件可以劃歸至技術(shù)標準；操作說明壹将、崗位說明嗤攻、崗位作業(yè)指導書等文件可以劃歸至工作標準。

KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)運用文件夾樹狀結(jié)構(gòu)與分類管理诽俯，將金盤集團中的所有體系文件全部納入到標準的文件體系當中妇菱。運用企業(yè)標準化管理思想建立集中統(tǒng)一的文件存儲平臺，將企業(yè)文件夾按照業(yè)務類型進行劃分暴区。

每一項業(yè)務中分為管理標準闯团、技術(shù)標準和外來標準，將各個體系文件分類歸于各個標準文件夾中仙粱。這樣既能集中管理所有體系文件房交，保證了在一項業(yè)務中，各個體系文件的協(xié)調(diào)工作伐割；又明確了業(yè)務中各個部門候味、人員的責任與任務，防止部門扯皮口猜、推卸責任负溪，保證企業(yè)經(jīng)營的正常進行。

同時济炎，在另一維度將體系文件按照企業(yè)的業(yè)務部門來劃分川抡，明確管理維護體系文件的責任部門及人員，方便了文件的查閱和使用须尚。

通過文件生命周期管理體系文件

運用企業(yè)標準化管理思想來構(gòu)建企業(yè)統(tǒng)一的文件管理體系崖堤，能保證各體系文件之間的協(xié)調(diào)合作，防止出現(xiàn)標準不一耐床、參照不明等情況密幔，為企業(yè)的高效生產(chǎn)運營保駕護航。同時撩轰，在管理體系中的單個文件時胯甩，必須貫徹文件的生命周期管理思想，保障文件的完整性與準確性堪嫂。

一般來講偎箫，文件的生命周期包括：創(chuàng)建、審批皆串、發(fā)布淹办、修改、分發(fā)恶复、簽收怜森、歸檔速挑、廢止等環(huán)節(jié)。在企業(yè)的生產(chǎn)管理中副硅，文件生命周期不僅僅是理論姥宝，而是包含在所有體系文件的日常操作里。簡單來說想许，就是運用KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)中的各項功能來實現(xiàn)體系文件的全生命周期管理伶授。

文件創(chuàng)建

KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)支持系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建文件（夾），支持Word流纹、Excel糜烹、PPT等常用文件格式。同時漱凝，用戶可以自定義文件模板疮蹦，根據(jù)企業(yè)要求來編制體系文件，保障文件的規(guī)范性茸炒。

文件審批

KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)中一切流程的設(shè)定都是以文件為核心愕乎。用戶無需多次發(fā)起申請和傳遞文件就可實現(xiàn)文件審批流程的自動化運行。同時壁公，用戶可以實時跟蹤文件審批進度感论，及時得到審批反饋。

文件版本

KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)不僅支持文件的在線預覽與修改紊册，并且能夠詳細記錄文件的任何歷史狀態(tài)和版本比肄。在系統(tǒng)的顯示中永遠遵循最新原則，默認顯示最新版本囊陡，并列出文件的最近修改版本芳绩，讓用戶在使用過程中一目了然，避免版本使用錯誤撞反。同時妥色，KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)還支持文件版本查詢與回溯，保證歷史信息不丟失遏片。

自動編號

任何文件在KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)中嘹害，都會生成唯一的編號。同時吮便，為了滿足標準化管理下單個管理體系（如質(zhì)量管理體系）和多個管理體系的編號要求笔呀，KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)還支持任意的文件編號和版本編號。企業(yè)可以自定義編號規(guī)則线衫，滿足體系文件的編號管理要求凿可。

文件權(quán)限

KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)為體系文件的管理設(shè)置了最完善惑折、最苛刻的權(quán)限管理體系授账，分為可見枯跑、創(chuàng)建文件、創(chuàng)建文件夾白热、預覽敛助、修改、打印屋确、下載纳击、刪除、完全控制九大權(quán)限類型攻臀。每一種權(quán)限都可以自由組合焕数，將單個或多個文件的權(quán)限授予不同的部門或用戶。從文件的生成到廢止刨啸，讓文件時時刻刻在企業(yè)的掌控之下堡赔。

文件日志和報表

日志能夠記錄系統(tǒng)中用戶對于文件的所有操作和狀態(tài)。企業(yè)管理人員不僅能夠查看到每個部門设联、人員對于文件的權(quán)限和操作善已，并且能夠知悉文件的所有歷史狀態(tài)。是否被移動离例、是否被修改换团，“何人何時何處”，記錄所有關(guān)于文件的責任和工作宫蛆。

文件分發(fā)

KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)擁有系統(tǒng)內(nèi)統(tǒng)一的文件分發(fā)渠道艘包，用戶無需再借助第三方軟件即可在系統(tǒng)內(nèi)完成文件分享和發(fā)布，如質(zhì)量手冊洒扎、作業(yè)指導書等辑甜。讓體系文件的各類信息都在系統(tǒng)中能實時地獲得，企業(yè)所有人能即時地掌握關(guān)于文件的最新信息袍冷。同時磷醋，系統(tǒng)可以根據(jù)文件權(quán)限來限定接受者的操作范圍，如只可預覽胡诗、只可下載邓线、不可修改等。