開會(huì)這件事郭怪，幾乎讓每個(gè)人都感到頭疼。尤其是管理者广辰，他們永遠(yuǎn)逃不過開會(huì)這一關(guān)碟贾。曾有學(xué)者做過專題研究币喧，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)經(jīng)理人將超過50%的時(shí)間用在了開會(huì)上，而且其中的大部分都是在浪費(fèi)時(shí)間袱耽。
管理學(xué)大師德魯克曾說杀餐，如果一個(gè)經(jīng)理人將超過25%的時(shí)間用在開會(huì)上，這個(gè)組織可能就有問題朱巨。
英特爾創(chuàng)始人之一安迪·格魯夫是個(gè)傳奇式的人物史翘，他也認(rèn)為，如果經(jīng)理人將超過25%的時(shí)間用在應(yīng)急的任務(wù)導(dǎo)向會(huì)議上冀续，這個(gè)組織就一定出了問題琼讽。
當(dāng)然，如果經(jīng)理人要想將理想的行事方法有效傳授他人或影響他人洪唐，或者經(jīng)理人要制定決策钻蹬，開會(huì)是最高效的手段。
身為經(jīng)理人凭需，尤其是企業(yè)的中層管理者问欠，永遠(yuǎn)無法避免開會(huì)，但絕對(duì)可以讓會(huì)議更有效率粒蜈。
會(huì)議依據(jù)性質(zhì)劃分顺献，有以過程管理為導(dǎo)向的，也有以任務(wù)問題為導(dǎo)向的枯怖。過程導(dǎo)向會(huì)議屬于例行性注整，主要目的在于交流知識(shí)、技能和傳授經(jīng)驗(yàn)度硝。
在過程導(dǎo)向的會(huì)議中肿轨，一對(duì)一會(huì)議學(xué)問最大，那一對(duì)一的會(huì)議到底應(yīng)該如何開呢蕊程？
1萝招、一對(duì)一會(huì)議的杠桿率
在公司中，一對(duì)一的會(huì)議通常是由管理者召集下屬召開的存捺，這也是管理者與下屬維持關(guān)系、保持連接的最主要渠道曙蒸。
一對(duì)一的會(huì)議主要目的在于共享信息捌治、彼此學(xué)習(xí)。會(huì)議的主題可以探討工作中的遇到的問題纽窟，管理者可以對(duì)此給予建議肖油；管理者也可以通過一對(duì)一會(huì)議傳遞經(jīng)驗(yàn)和方法，是培養(yǎng)下屬的絕佳方式臂港；管理者還可以通過一對(duì)一會(huì)議進(jìn)行績(jī)效評(píng)估和反饋森枪，致力于提升下屬績(jī)效视搏。同時(shí)，一對(duì)一會(huì)議還是下屬匯報(bào)問題的主要通道县袱。
很多管理者認(rèn)為一對(duì)一的會(huì)議根本沒有必要浑娜。在茶水間、電梯間式散、辦公室里筋遭，可以與下屬隨時(shí)見面，如果認(rèn)真回想暴拄，在這些地點(diǎn)管理者與下屬的交流僅限于眼神交流或者打個(gè)招呼漓滔，根本無法涉及實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容。
管理者根本無法想象一對(duì)一會(huì)議帶來的巨大杠桿率乖篷。
假設(shè)管理者與下屬每個(gè)月安排2次一對(duì)一的會(huì)議响驴，每次會(huì)議的時(shí)間為1小時(shí)。管理者花1個(gè)小時(shí)與下屬交流撕蔼，可以提升該下屬接下來2周豁鲤，超過80小時(shí)的工作品質(zhì)。同時(shí)罕邀，還可以增進(jìn)管理者對(duì)下屬工作的了解畅形。
通過一對(duì)一會(huì)議，管理者與下屬就工作目標(biāo)達(dá)成了一致诉探。同時(shí)日熬，通過交流，管理者對(duì)下屬的工作內(nèi)容肾胯、工作節(jié)奏和工作風(fēng)格也有了比較充分的了解竖席，管理者就可以向下屬授權(quán)了。此后敬肚，工作就可以按部就班進(jìn)行了毕荐。
一對(duì)一會(huì)議的巨大杠桿率，是通過管理者與下屬之間建立的信息交流為基礎(chǔ)的艳馒。管理者還可以通過一對(duì)一會(huì)議憎亚，從下屬身上學(xué)到東西，了解項(xiàng)目推進(jìn)狀況弄慰、業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢(shì)第美，便于管理者在工作中制定決策。
2陆爽、會(huì)議的頻率
管理者應(yīng)該邀請(qǐng)每一位受其直接下屬召開一對(duì)一會(huì)議什往。到底應(yīng)該多久開一次會(huì)？會(huì)議又應(yīng)該由誰(shuí)發(fā)起呢慌闭？
一對(duì)一會(huì)議該多久開一次别威，或者說你該多久找小劉開一次會(huì)呢躯舔？
沒有標(biāo)準(zhǔn)答案。
會(huì)議的頻率取決于兩三參數(shù)：
一是下屬對(duì)工作的熟悉程度省古。下屬對(duì)他負(fù)責(zé)的工作到底有多少經(jīng)驗(yàn)粥庄，如果他是新接手這項(xiàng)工作，那么可能每周需要找他開數(shù)次一對(duì)一會(huì)議衫樊，如果他負(fù)責(zé)的工作很熟悉飒赃，各項(xiàng)工作都能夠高效運(yùn)轉(zhuǎn)，可能只需要每?jī)芍苷宜_一次會(huì)科侈。有效率的管理需要根據(jù)下屬對(duì)工作的掌控程度進(jìn)行不同程度的掌控载佳。
二是參考項(xiàng)目的推進(jìn)速度。假設(shè)新年伊始臀栈，公司制定了“開門紅”營(yíng)銷競(jìng)賽蔫慧，作為管理者你需要實(shí)時(shí)掌控營(yíng)銷競(jìng)賽情況，了解不同營(yíng)銷團(tuán)隊(duì)業(yè)績(jī)推進(jìn)情況权薯，這需要根據(jù)市場(chǎng)的變化及時(shí)調(diào)整營(yíng)銷策略和激勵(lì)政策姑躲。如果一個(gè)項(xiàng)目復(fù)雜多變，則需要增加開會(huì)的頻率盟蚣，以便于管理者實(shí)時(shí)掌控黍析；如果一個(gè)項(xiàng)目例行事項(xiàng)較多，那就可以減少開會(huì)的頻率屎开。
三是依據(jù)下屬的成就動(dòng)機(jī)和自律性而定阐枣。假設(shè)在你的下屬中，一位工作高度自律的奄抽，成就動(dòng)機(jī)高蔼两，而另一位是個(gè)演技派，忙碌的狀態(tài)都是演給你看的逞度。對(duì)高度自律额划、成就動(dòng)機(jī)高的員工，可以適當(dāng)減少一對(duì)一會(huì)議的頻率档泽，工作內(nèi)容也要適當(dāng)調(diào)整俊戳，減少一些常規(guī)工作，多給他壓壓擔(dān)子馆匿；而另一位員工抑胎，開會(huì)的頻率要高一些，多時(shí)間節(jié)點(diǎn)評(píng)估其真實(shí)工作績(jī)效甜熔。
一對(duì)一會(huì)議到底應(yīng)該多久開一次。沒有明確的答案突倍。
我在寫《一分鐘腔稀，讓管理變得簡(jiǎn)單》一文中提出了管理中的“保齡球規(guī)則”盆昙，人們行動(dòng)的最大動(dòng)力來自于結(jié)果的即時(shí)反饋，無論成功與否焊虏，反饋都是我們前進(jìn)和成功的前奏淡喜。
無論何種情況，一對(duì)一會(huì)議應(yīng)該保持每2周召開一次诵闭，每次會(huì)議時(shí)間至少1個(gè)小時(shí)以上炼团。因?yàn)槟阋o下屬留出足夠的時(shí)間提出他的困惑和問題。
3疏尿、由誰(shuí)來籌備瘟芝？
在實(shí)際工作中，絕大多數(shù)的一對(duì)一會(huì)議由管理者發(fā)起褥琐，管理者召集下屬到自己的辦公室聊一聊近期的工作和工作狀態(tài)锌俱。
公司的年終考核結(jié)束了，我的一位朋友很關(guān)心自己考核結(jié)果敌呈，因?yàn)檫@次考核決定了他在下一年能否晉升贸宏。他思索再三、鼓起勇氣到老總的辦公室磕洪，尋求領(lǐng)導(dǎo)的幫助吭练。結(jié)果不到2分鐘就出來了，然后悻悻的跟我說析显，準(zhǔn)備了一個(gè)晚上鲫咽，最后卻把話全憋回去了。
我好奇的問道“你是怎么跟你們老總談的”叫榕？
他說浑侥，“我剛跟領(lǐng)導(dǎo)說完，結(jié)果領(lǐng)導(dǎo)就說他知道了晰绎，今年干得不錯(cuò)寓落，今年繼續(xù)加油，回去吧荞下！”
聽到此伶选，我只能嘆氣。因?yàn)檫@位領(lǐng)導(dǎo)放棄了一次一對(duì)一會(huì)議的絕佳機(jī)會(huì)尖昏，員工主動(dòng)找上門仰税，說明他亟需你的幫助。
管理者應(yīng)該主動(dòng)到員工工作的地方抽诉，了解員工的實(shí)際工作情況陨簇，看一看員工工作思路是否有條理？電話溝通的方式是否正確迹淌？做事情切入的視角是否高效河绽？
那到底應(yīng)該由誰(shuí)來籌備呢己单？
管理者必須將一對(duì)一會(huì)議視為下屬的會(huì)議，應(yīng)該由下屬來掌控會(huì)議的議程耙饰、會(huì)議的節(jié)奏和氛圍纹笼。
如果由管理者來準(zhǔn)備，假設(shè)有10位下屬苟跪，那么管理者需要準(zhǔn)備10次會(huì)議廷痘，如果把決定權(quán)轉(zhuǎn)交給下屬，那么10位下屬每人只需要準(zhǔn)備一次即可件已。會(huì)議立即變得高效笋额。
管理者除了將控制權(quán)交給下屬，還應(yīng)該要求下屬做好以下幾件事：
（1）籌劃會(huì)議主要議題拨齐，并要求下屬提前向你報(bào)備鳞陨，確保雙方交流不偏離主題，同時(shí)也便于控制會(huì)議進(jìn)程瞻惋；
（2）要求下屬準(zhǔn)備一份會(huì)議綱要厦滤，可以促使下屬仔細(xì)考慮要提出的議題，便于雙方清晰要討論的具體事項(xiàng)歼狼，同時(shí)也可以引導(dǎo)下屬深入總結(jié)和思考掏导；
（3）要求下屬準(zhǔn)備必要的會(huì)議資料，例如分析數(shù)據(jù)羽峰、方案摘要等趟咆；
（4）讓自己和下屬做好記筆記的準(zhǔn)備，以有效地吸收信息梅屉，把下屬提的問題寫下來本身就是一種承諾值纱；
（5）建立“存檔制度”，本次會(huì)議未能充分討論的坯汤，存檔保存虐唠，以待下次會(huì)議繼續(xù)討論；
（6）給予下屬充分表達(dá)的時(shí)間惰聂，要做一位聽眾疆偿，不要喧賓奪主，適時(shí)鼓勵(lì)下屬把心里話說出來搓幌。英特爾前CEO安迪·格魯夫深諳此道杆故，他建議管理者應(yīng)該多問一個(gè)問題，通過發(fā)問讓雙方思考溉愁。
（7）討論并布置下一次會(huì)議時(shí)間和議題处铛。
一對(duì)一會(huì)議內(nèi)容除了上述列出的主要議題外，還應(yīng)該將上次會(huì)議結(jié)束后發(fā)生的重要事情，可以是項(xiàng)目規(guī)劃撤蟆，也可以是遇到難題篙贸，總之，只要是關(guān)乎組織發(fā)展的問題都可以拿出來討論枫疆。
那么管理者應(yīng)該在一對(duì)一會(huì)議中扮演什么角色呢？
管理者應(yīng)該是一個(gè)協(xié)調(diào)者敷鸦，應(yīng)該集學(xué)員和教練于一身息楔。
協(xié)調(diào)者角色，是讓下屬對(duì)工作暢所欲言扒披；教練值依，則是在必要的時(shí)候給予下屬指導(dǎo)和幫助，以引導(dǎo)為主而非直接提出建議碟案；學(xué)員愿险，則是要求管理者將這次會(huì)議當(dāng)作學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。
為了組織和團(tuán)隊(duì)保持持續(xù)戰(zhàn)斗力价说，通過一對(duì)一會(huì)議交流意見辆亏、明確目標(biāo)、達(dá)成共識(shí)鳖目，讓一對(duì)一會(huì)議充分發(fā)揮它巨大的杠桿率扮叨。
德魯克曾說過，善用時(shí)間的經(jīng)理人不必告訴下屬他們的問題领迈，但他知道怎么讓下屬說出他們的問題彻磁。
