想明白這些纷捞，你就知道自己是真忙還是瞎忙

文 / 趙桂霞（歌爾國(guó)際學(xué)校校長(zhǎng)）

2004年痢虹，當(dāng)我還在教育局工作的時(shí)候，局里發(fā)起了一項(xiàng)自我調(diào)研活動(dòng)：記錄下每天的每個(gè)時(shí)間段都做了什么主儡，連去廁所這樣的小事情都記錄在內(nèi)奖唯。

匯總一周的記錄，猛然發(fā)現(xiàn)糜值，一周里丰捷，我竟然無(wú)謂地浪費(fèi)了不少時(shí)間，以致于投放在我認(rèn)為最重要的“閱讀”上的時(shí)間少得可憐臀玄。

比如瓢阴，其中一天，我接打電話23次健无，其中有3次是打給同一個(gè)人的荣恐，還有5個(gè)電話是打給縣市區(qū)的±巯停回想這3個(gè)電話的具體事項(xiàng)叠穆，沒有一項(xiàng)是當(dāng)下立即要辦理的。如果我把這3個(gè)電話匯總一下臼膏，用一個(gè)電話撥出硼被，我就節(jié)省下至少3分鐘時(shí)間。

打給縣市區(qū)的5個(gè)電話渗磅，我發(fā)現(xiàn)辦公室的同事也在當(dāng)天打過(guò)嚷硫，如果我們幾個(gè)能夠匯總检访，不僅節(jié)省了我的時(shí)間，更節(jié)省了縣市區(qū)工作人員的時(shí)間仔掸。

時(shí)間都去哪兒了

回想一下脆贵，我們似乎每天都這樣浪費(fèi)時(shí)間而不自知：

不請(qǐng)自來(lái)的電話，

突然到訪的客人起暮，

看不完的微信卖氨，

郵件箱里的郵件……

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，我們每個(gè)人的時(shí)間更是被互聯(lián)網(wǎng)碎片化地掠奪负懦，每個(gè)人疲于應(yīng)對(duì)永遠(yuǎn)做不完的事情筒捺，迷失在這些緊急而不重要的事情里。不是忘了自己的主要任務(wù)纸厉，而是不知不覺地或者把時(shí)間花在了優(yōu)先解決別人的事情上系吭，或者把精力投放在瀏覽那些看似重要的不斷推送來(lái)的信息上。

原因何在残腌？

一個(gè)人的時(shí)間大致有四種分配：

一是受上司支配的時(shí)間村斟，用于完成上司下達(dá)的工作任務(wù)贫导；

二是受組織支配的時(shí)間抛猫，用于滿足同級(jí)人員提出的積極支持的要求；

三是被下屬占用的時(shí)間孩灯，用于滿足下屬的需求闺金；

四是由個(gè)人支配的時(shí)間，用于完成我們自己想做的事情峰档。

對(duì)于前三種事項(xiàng)败匹，我們都不會(huì)掉以輕心，因?yàn)槲覀儞?dān)心會(huì)受到直接或者間接的處罰讥巡。于是掀亩，我們總會(huì)優(yōu)先完成前三種事項(xiàng)，而不自然地忽略了自己的事情欢顷。由于自己從來(lái)不對(duì)自己未完成的事項(xiàng)進(jìn)行懲罰槽棍，所以，我們便不會(huì)主動(dòng)對(duì)自己進(jìn)行時(shí)間管理抬驴，而常常由著自己的意愿炼七，刷一會(huì)兒微信，煲一會(huì)兒電話粥布持。末了豌拙，還總忘不了安慰自己：我今天太忙了，哪有時(shí)間讀書啊题暖。

個(gè)人時(shí)間管理按傅，分輕重緩急

今天捉超，特別是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)達(dá)的當(dāng)下，管理自己的時(shí)間唯绍，而且是主動(dòng)管理自己的時(shí)間狂秦，十分重要！

讓流逝的時(shí)間“看得見”推捐，成為管理時(shí)間的一種重要舉措裂问。

把上述四種事項(xiàng)按照“重要”“緊急”與否分為四類，即：

重要而緊急的事情

重要但不緊急的事情

不重要但緊急的事情

不重要也不緊急的事情

每個(gè)學(xué)年牛柒、每個(gè)學(xué)期堪簿、每個(gè)月、每個(gè)周皮壁、每一天椭更，對(duì)四類事項(xiàng)進(jìn)行分類整理，羅列出來(lái)蛾魄，放在案頭虑瀑。

比如，每天晚上滴须，當(dāng)總結(jié)一天的工作后舌狗，我會(huì)列出明天要完成的重要事項(xiàng)，把“重要但不緊急的事情”排在前面扔水，對(duì)于“不重要但緊急的事情”進(jìn)行分類處理痛侍。因?yàn)椤熬o急的事情”總會(huì)優(yōu)先占用我們的時(shí)間，“不重要也不緊急的事情”我們不會(huì)優(yōu)先關(guān)注魔市。

這樣主届，每天擺在案頭的就是“當(dāng)天需要完成的重要事項(xiàng)”，而且是“從最重要的開始排列”待德，每天的時(shí)間被這樣的事項(xiàng)有序安排君丁。而到了晚上，再進(jìn)行自我驗(yàn)收将宪，自我激勵(lì)绘闷。這樣，重要的事情每天都做涧偷，自己便成了時(shí)間的主人簸喂。持續(xù)做重要但非緊急的事情，才能走上持續(xù)發(fā)展的軌道燎潮。

寫下“需要完成的重要事情喻鳄，從最重要的開始排列”，可以成為校長(zhǎng)管理自己的時(shí)間的重要習(xí)慣确封。

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組織時(shí)間管理除呵，重在明晰戰(zhàn)略目標(biāo)

對(duì)于校長(zhǎng)而言再菊，不僅要管理自己的時(shí)間，更要管理好組織的時(shí)間颜曾。

一個(gè)組織纠拔，最重要的是明晰戰(zhàn)略目標(biāo)并持續(xù)地實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。

制定明晰的戰(zhàn)略目標(biāo)成為最為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)泛豪。每年暑假稠诲，我們都會(huì)組織全校中層以上干部和骨干教師，參加學(xué)校的“戰(zhàn)略發(fā)展研討會(huì)”诡曙，研討會(huì)的目的很明確：下一個(gè)三年學(xué)校戰(zhàn)略發(fā)展的主題是什么臀叙，新學(xué)年的戰(zhàn)略目標(biāo)在哪里，如何實(shí)施价卤。

專家洗腦劝萤、頭腦風(fēng)暴、成員分享慎璧，每一個(gè)環(huán)節(jié)都在指向一個(gè)事項(xiàng)：優(yōu)先完成的事到底是什么床嫌，也就是說(shuō)哪些事項(xiàng)是重要的事項(xiàng)。在制定戰(zhàn)略的過(guò)程中胸私，明確需要優(yōu)先完成的事是最困難的環(huán)節(jié)厌处，因?yàn)椋@個(gè)過(guò)程涉及在利益沖突中做決定盖文。在多維度交流中嘱蛋，在不斷碰撞中蚯姆，我們最終都會(huì)做出最有價(jià)值的取舍五续。

一旦戰(zhàn)略目標(biāo)確定，所有目標(biāo)都要制定確切的實(shí)現(xiàn)日期龄恋。盡管疙驾，有的事項(xiàng)可能會(huì)是一個(gè)開放式目標(biāo)，有的事項(xiàng)可能也會(huì)超期完成郭毕，但有明確的到期日和中期它碎、短期截止日，將有助于我們集中精力显押，從而更有效地利用時(shí)間扳肛。

比如，我們會(huì)把每個(gè)年度要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)轉(zhuǎn)化為“工作項(xiàng)目”乘碑，明確項(xiàng)目負(fù)責(zé)人挖息、團(tuán)隊(duì)成員、實(shí)現(xiàn)時(shí)間兽肤、中期調(diào)度時(shí)間套腹、督查方式等绪抛，這些舉措都在確保組織時(shí)間的有效管理，也才能最大程度上推動(dòng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)电禀。

當(dāng)然幢码，目標(biāo)必須具體，才能制定好完成目標(biāo)的相應(yīng)時(shí)間點(diǎn)尖飞。

比如症副，提高質(zhì)量不是目標(biāo)，只有確定為如“每節(jié)課的達(dá)標(biāo)率達(dá)到90%”政基、“每個(gè)學(xué)生要獲得一項(xiàng)藝術(shù)技能瓦糕、一項(xiàng)體育技能”才是提高質(zhì)量的具體目標(biāo)，這樣的目標(biāo)也才能制定出相應(yīng)的時(shí)間點(diǎn)來(lái)腋么。

時(shí)間管理要“防止誘惑”

在實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過(guò)程中咕娄，防止誘惑，也是時(shí)間管理的重要手段珊擂。正如英國(guó)前首相托尼·布萊爾曾經(jīng)說(shuō)的：“領(lǐng)導(dǎo)的藝術(shù)在于拒絕圣勒，而非同意”。史蒂夫·喬布斯也曾說(shuō)：“人們認(rèn)為摧扇，專注意味著贊同正著手之事圣贸，其實(shí)不然，專注的含義應(yīng)該是拒絕其他無(wú)數(shù)的好點(diǎn)子”扛稽。那些好點(diǎn)子吁峻，猶如“不重要但緊急的事情”一樣，容易不知不覺地消耗掉你的時(shí)間在张。

實(shí)施戰(zhàn)略目標(biāo)的過(guò)程中用含，校長(zhǎng)還需要進(jìn)行過(guò)程中的時(shí)間管理，“便箋”便是過(guò)程管理的一種重要手段帮匾。校長(zhǎng)的現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研啄骇、督查、階段性結(jié)果的反饋瘟斜，都會(huì)捕捉到最有價(jià)值的信息缸夹，整理這些信息形成的一些小決策，可以通過(guò)便箋發(fā)出執(zhí)行指令螺句，確保主要任務(wù)一直被大家關(guān)注到虽惭。當(dāng)然，這些指令同樣需要明確完成的時(shí)間節(jié)點(diǎn)蛇尚。

管理自己的時(shí)間有很多種方法芽唇，最重要的是，找到自己浪費(fèi)時(shí)間的環(huán)節(jié)在哪里佣蓉，使用適合自己的方法披摄。如此亲雪，才能打贏時(shí)間戰(zhàn)場(chǎng)上的戰(zhàn)爭(zhēng)，贏得時(shí)間疚膊。

/ 延伸閱讀 /

關(guān)于校長(zhǎng)的時(shí)間管理技巧清單

文 / 小新君

1. 把該做的事义辕，依重要性排列出來(lái)，刪除沒有意義的事寓盗。區(qū)分緊急事務(wù)和重要事務(wù)灌砖。緊急事務(wù)往往是短期性的，重要事往往是長(zhǎng)期性的傀蚌。給所有列出來(lái)的事都定一個(gè)完成期限基显。

2. 學(xué)會(huì)說(shuō)“不”。一旦確定了哪些事情是重要的善炫，對(duì)那些不重要的事情就要說(shuō)“不”撩幽。

3. 遵循你的生物鐘，把最困難的事擱在工作效率最高的時(shí)候做箩艺，例行公事一類窜醉，應(yīng)留在精神較差的時(shí)候處理。

4. 每天早晨比規(guī)定時(shí)間早15分鐘或半個(gè)小時(shí)開始工作艺谆，這樣榨惰，非但能立下好榜樣，而且有時(shí)間在全天工作正式開始前静汤，好好計(jì)劃一下琅催。

5. 計(jì)劃別排得太滿，要有靈活性虫给。一般來(lái)說(shuō)藤抡，只將時(shí)間的50%計(jì)劃好，其余50%應(yīng)當(dāng)屬于靈活時(shí)間狰右，用來(lái)應(yīng)對(duì)各種無(wú)法避免的打擾和無(wú)法預(yù)期的事杰捂。

6. 開始做一件工作前，先將所有的資料棋蚌、報(bào)告放在桌上，避免為尋找文件浪費(fèi)時(shí)間挨队。

7. 隨時(shí)利用手機(jī)便簽或手機(jī)錄音記錄自己的工作思考谷暮、靈感，以節(jié)省后期重新回憶的時(shí)間盛垦。

8. 養(yǎng)成將構(gòu)想湿弦、概念、憑據(jù)及資料腾夯，存放在檔案里的習(xí)慣颊埃，在會(huì)議蔬充、討論或重要談話之后，立即記錄班利。這樣饥漫，雖然事過(guò)境遷，仍會(huì)記憶猶新罗标。

9. 將文件在辦公室里整齊放好庸队，知道哪些東西在哪個(gè)位置上，這樣可以避免找東西的時(shí)間闯割，更不會(huì)出現(xiàn)與人洽談時(shí)翻箱倒柜的事彻消。

10. 利用好空閑時(shí)間，將例行工作放在空閑時(shí)間來(lái)做宙拉，比如哪位訪問者失約或提前結(jié)束談話宾尚，可以順手找些工作來(lái)做。

11. 該處理的事都放在桌上視線范圍內(nèi)谢澈，避免遺漏央勒。

12. 試試訓(xùn)練速讀，想想看澳化，校長(zhǎng)的時(shí)間那么寶貴崔步，如果閱讀速讀增快2—3倍，將節(jié)約下多少時(shí)間缎谷？

13. 瑣事纏身井濒，務(wù)必果斷擺脫。盡快將事情做完列林，以便專心致志地處理較特殊或富創(chuàng)造性的工作瑞你。需要口述長(zhǎng)時(shí)間的內(nèi)容時(shí)，只講重點(diǎn)希痴，其余讓分管的主任替你完成者甲，讓主任明白應(yīng)該講什么事、講清楚就可以砌创。

14. 當(dāng)校長(zhǎng)遇到一個(gè)很健談的訪客虏缸，最好站著接待。這樣嫩实，對(duì)方很快就會(huì)打開天窗說(shuō)亮話刽辙，道出真實(shí)來(lái)意。

15. 電話甲献、微信聯(lián)絡(luò)雖然不可缺少宰缤，但如果完全被私人事務(wù)占用，未免太過(guò)浪費(fèi)。另外慨灭，接聽重要電話前朦乏，準(zhǔn)備好每件要用的東西，如紙氧骤、筆呻疹、預(yù)定話題、相關(guān)材料等语淘。

16. 除了業(yè)務(wù)上的需要诲宇，盡可能在晚上閱讀瀏覽式信息，而將每天的寶貴時(shí)間份額惶翻，用在看文件或思考業(yè)務(wù)狀況上姑蓝，這樣可以保證每天工作更加順利。

17. 開會(huì)時(shí)間最好選擇在午餐前或下班以前吕粗，這樣你將發(fā)現(xiàn)每個(gè)人都會(huì)很快地走出最終的決定纺荧。

18. 繁忙的工作中不忘休息片刻，來(lái)杯咖啡颅筋、茶宙暇、冷飲，甚至只需要在窗前伸個(gè)懶腰议泵，就足夠使你精神恢復(fù)了占贫。

19. 每天花一定時(shí)間思索近期的工作，可尋求出各種增進(jìn)工作方法及滿意度的靈感先口。這對(duì)忙碌是常態(tài)的工作狀態(tài)受益匪淺型奥。

20. 巧妙地“拖延”。如果一件事情不想做但必須得做碉京，可以將這件事細(xì)分為很小的部分厢汹，每次只做其中一個(gè)小的部分就可以，或者對(duì)其中最重要的部分花費(fèi)較多精力去做谐宙。