『橫向管理五步法』，也就是五個必經階段：
1.收集階段：收集并歸攏材料迹蛤，清空你的大腦
2.理清階段：理清材料襟士，清空工作籃
3.組織整理：建立屬于你自己的事務清單
4.回顧階段：保證個人管理系統(tǒng)的有效運行
5.執(zhí)行階段：選擇最合適的行動
準備工作：確定時間、空間和工具
從現(xiàn)在開始陋桂，我們要使用書中的方法來管理生活工作。事實上嗜历，那些平日里工作效率驚人的同事，他們只是成功地應用了這些你不以為意的技巧痕囱。如果你迫切想要建立個人管理系統(tǒng)摊唇，請你一定關注細節(jié)，將各類建議靈活運用。
一唐含、在你開始建立個人管理計劃之前旭寿，先空出兩天的整塊時間盅称。
因為從收集后室、理清材料到確定下一步行動我們可能一共需要十四個小時甚至更多時間岸霹。在這個時間段，你需要集中精神痛黎，耗費大量精力。如果你實在空不出來足夠的時間掖蛤，也可以將各部分工作分開完成井厌。在這兩天內，要是能初步建立起管理計劃彪置，你將重新感知到自己對時間與生活的控制蝇恶，這將給予你極大的成就感去進行接下來的工作。
二惶桐、準備一塊工作區(qū)撮弧，包括桌子、文件夾姚糊、打簽機、紙救恨、筆等等贸辈。
當然肠槽，你喜歡電子整理的話擎淤，就準備一臺電腦。此外一定要注意秸仙，不論是在家里，還是在公司里寂纪，都要準備相應的工作區(qū)席吴，方便隨時更新管理計劃。如果你是商務人士捞蛋，經常出差孝冒，那么你可以按照需要為自己打造一個移動工作區(qū)拟杉。此外提供一個小建議庄涡，不要與他人共同使用同一個工作區(qū)啼染，包括你的朋友跟同事宴合。
三斜棚、搭建一個歸檔系統(tǒng)阀蒂。
一般的歸檔系統(tǒng)可以涵蓋生活工作的大部分資料，比如你的會員卡、雜志和便條昧绣。不論是紙質存檔還是電子歸檔，你都需要考慮你的歸檔系統(tǒng)的組織結構捶闸。
而如何成功歸檔夜畴，一定要記住以下幾點：
1. 歸檔系統(tǒng)必須觸手可及，如果找起來很費力删壮，那么很有可能幾天內你就會放棄贪绘；
2. 可以按照字母順序來歸檔，以主題央碟、人名税灌、項目名或者公司名來排序，而電子歸檔的話亿虽，需要對關鍵字的設置慎重考慮菱涤；
3. 如果你決定采用紙質歸檔法，那么你要準備足夠的空文件夾经柴，用自動打簽機標注每一個文件夾狸窘；
4. 至少一年，你需要重新整理一次你的歸檔系統(tǒng)坯认。
在各種事項的處理過程中翻擒，你可能會發(fā)現(xiàn)如何處理材料往往不是十分關鍵。如果建立好歸檔系統(tǒng)牛哺，這些瑣事就不會占用大腦陋气，影響大腦的思考效率。有了歸檔系統(tǒng)引润，你可以迅速地知道這些材料是什么巩趁？它在哪兒？遇到新材料，你應該放在哪兒议慰？因而蠢古，建立起簡單實用的歸檔系統(tǒng)十分必要。
第一階段：收集階段
這一階段的主要內容是：收集并歸攏材料别凹，清空你的大腦草讶。
在這一階段，我們將把一切待辦的事情歸納到外腦中炉菲，我們把這個『外腦』稱為『工作籃』堕战，這樣才能清空大腦。這個階段耗費的時間較長拍霜，請一定要在完成收集工作后嘱丢，再開始處理這些材料。這些材料可能包括你存在錢包里待聯(lián)系的合作商電話祠饺，它總是在不經意間擾亂你的心智越驻。當你把引起你遐想的所有事務都從大腦中清除時，你一定也體會到了如釋重負的感覺吠裆。
收集工作包括兩部分：
首先伐谈，你需要進行物理大搜索，檢查你的工位试疙，收集那些你未完成的工作。記住四類東西不要動：日用品抠蚣，參考資料祝旷，裝飾品，辦公設備嘶窄。在整理過程中怀跛，千萬不要陷入打掃整理的陷阱，如果你在整理過程中出現(xiàn)了收拾的欲望柄冲，那么你應該立刻寫一個便條（打掃工位）吻谋，然后把它整理到工作籃，時刻牢記你的主要任務是收集未完成的事现横。你可以從辦公桌開始漓拾，檢查抽屜、柜子戒祠、臺子的表面和內部骇两、地板、墻壁和書架內潛存的所有未竟之事姜盈。如果你遇到一些參考資料低千，立馬歸檔，但如果它與你要完成的任務相關馏颂，那么也將它投入『工作籃』示血，等待后續(xù)處理棋傍。
其次，你需要清理你的大腦难审，清除大腦緩存舍沙。拿起紙筆，把那些時刻吸引你的注意力卻還沒放入工作籃的事務都記錄下來剔宪。最好一張白紙只記錄一件事情拂铡，以防之后需要在任務下面構思行動計劃。最好每次只思考一件事情葱绒，專注最重要感帅。然后就可以開始把頭腦中的內容記錄下來，這時候你會發(fā)現(xiàn)地淀，瑣碎的小事失球、重大事件、個人私事和工作問題全都出現(xiàn)了帮毁。這個時候你只需要注意事務的數(shù)量就行了实苞。
為了能夠全面地收集大腦中的未完成事情，我們列出以下幾個『未盡事宜的引子』清單烈疚。這些引子清單可以幫助你查看自己的收集工作是否有所遺漏黔牵。
記著：要盡可能多地羅列你的清單，這樣你才能更好地進行整理爷肝。如果你在清理完畢后猾浦，發(fā)現(xiàn)自己如釋重負，再也想不出讓你牽掛的事情灯抛，那么你就做好了進行下一步的準備金赦。
