海能達通信股份有限公司成立于1993年，是服務全球的專網通信解決方案及設備供應商。成立13年來它碎，海能達建立了覆蓋全球大部分地區(qū)的營銷網絡刘急，在全球設有近30個分支機構棚菊。

在公司的全球化發(fā)展中，信息化建設一直是海能達協(xié)同全球分公司叔汁、升級企業(yè)管理的重要手段统求。從1993年至今，海能達相繼和SAP据块、微軟码邻、用友等國內外知名企業(yè)合作上線了銷售、采購另假、財務像屋、協(xié)同等各類辦公系統(tǒng)，使企業(yè)辦公標準化边篮、流程化己莺，增強各個分公司間的協(xié)作效率「杲危可以說凌受，在信息化建設方面，海能達有著嚴格的標準和顯著的成果思杯，在整個同類行業(yè)中都屬于佼佼者胜蛉。

海能達發(fā)展的管理掣肘—共享文件夾與FTP

在海能達原來的信息架構中，采用共享文件夾與FTP服務器作為公司的主要兩種文件協(xié)同手段色乾。在國內總部的日常工作當中腾么，都是采用共享文件夾的方式來進行文件分享和協(xié)作。在與國外分公司杈湾、經銷商解虱、客戶等之間則通過架設FTP服務器來建立文件聯(lián)系。

1.共享文件夾的弊端

第一漆撞，共享文件夾只能在局域網內使用殴泰。假如一些資料需要外發(fā)于宙，而郵件附件又滿足不了時，共享文件夾就失去了作用悍汛。這也是為什么海能達依然要架設FTP服務器來與分公司捞魁、經銷商、客戶等建立聯(lián)系离咐。

第二谱俭，共享文件夾一般只存儲在單臺電腦中，不僅容量小宵蛀，而且存儲的文件缺乏系統(tǒng)的分類昆著。當用戶需要存儲的文件體量大、類別多時术陶，為了方便管理而不得不開設多個或大或小的共享文件夾凑懂，這無疑又為企業(yè)增加了管理難度。

第三梧宫，共享文件中雖然也可為訪問用戶設置權限接谨，但是設置過程非常繁瑣。而且塘匣，權限類型單一固定脓豪，不能有效的對不同人員進行授權，管理十分復雜忌卤。

第四扫夜，當共享文件夾中的文件被修改、刪除時埠巨，沒有任何歷史信息能夠供人查看。假如一份文件被誤改誤刪现拒，不僅造成了損失辣垒，而且追究不到最終責任人。

第五印蔬，共享文件夾的建立并不是十分穩(wěn)定勋桶。一旦崩潰，不單單是重建共享文件夾那么簡單侥猬，原來存儲的文件也有可能發(fā)生損壞例驹、丟失。

在企業(yè)當中退唠，共享文件夾是最原始的文件協(xié)作方式鹃锈，其風險遠遠大于它所帶來的便利。在海能達與海外分公司瞧预、經銷商屎债、客戶發(fā)生文件傳輸時仅政，一般是采用FTP服務器。

2.FTP的弊端

首先盆驹，F(xiàn)TP服務器對于國內外的網絡圆丹、帶寬等有一定的要求。服務器架設在國內躯喇，那么海外公司的文件上傳和下載速度就會受到一定限制辫封，速度將會變慢。

其次廉丽，F(xiàn)TP的密碼安全策略不夠完善倦微。在FTP客戶端與服務端之間，文件數(shù)據(jù)一般采用明文的方式進行傳輸雅倒，即使采用SSL進行加密璃诀，也會受到FTP自身工作方式的影響，很難保護數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩悦锵弧６伊踊叮現(xiàn)TP只能用來進行文件的上傳和下載，如果需要對文件進行一定編輯裁良，則必須將文件下載到本地之后才可修改凿将。從本質上來說，它只是一個用來傳輸文件的工具价脾。海能達與海外市場的業(yè)務關聯(lián)十分密切牧抵，僅僅是FTP并不能滿足其對文件傳輸、協(xié)同的要求侨把。

因此犀变，不論是國內還是國外、共享文件夾還是FTP服務器秋柄，均不能滿足海能達對文件存儲获枝、處理、協(xié)同骇笔、傳輸?shù)确矫娴母咭笫〉辍Ｔ诮涍^慎重的考察、篩選和抉擇之后笨触，海能達最終選擇了與開始云進行合作懦傍，在全公司施行一套完善的文件管理解決方案。

開始云的解決方案

1.存芦劣、管粗俱、發(fā)——全面取代共享文件夾與FTP

海能達首先要解決的是文件存儲和使用的問題。以KASS企業(yè)內容管理系統(tǒng)為根本虚吟，為海能達搭建起標準源梭、統(tǒng)一的文件管理平臺娱俺，取代內部的各種共享文件夾。用戶不論是在國內還是國外废麻，都可以通過網頁荠卷、客戶端、移動端登錄到系統(tǒng)中烛愧。

構建存儲結構油宜，多維管理企業(yè)文件

通過文件樹狀結構圖，與公司現(xiàn)有的組織架構相同步怜姿，使各分公司慎冤、各部門、各小組均有專屬的文件存儲目錄沧卢。擺脫雜亂無章的共享文件夾蚁堤，讓每一個文件都存儲在它最適合存在的地方。同時但狭，劃分細致的文件分類披诗，打破單一維度的識別困擾，為文件增加各種個性化屬性立磁、標簽呈队，建立起多維度的文件存儲體系。

建立權限體系唱歧，加強文件保護

企業(yè)文件不僅要“存”宪摧，更需要“管”，權限就是加在文件上面的一把鎖颅崩，KASS企業(yè)內容管理系統(tǒng)使這把鎖更堅固几于，類型更多樣。KASS企業(yè)內容管理系統(tǒng)共擁有可見沿后、創(chuàng)建文件沿彭、創(chuàng)建文件夾、預覽得运、下載膝蜈、打印锅移、修改熔掺、刪除、完全控制九種常見權限類型非剃，覆蓋文件的所有操作置逻。每一種權限都可以自由組合，并且可以對文件备绽、文件夾和用戶單獨授權券坞。從權限的授予鬓催、獲取到監(jiān)督，讓每一份文件都處在最安全的保護當中恨锚。

并且宇驾，KASS企業(yè)內容管理系統(tǒng)也讓文件徹底擺脫“無監(jiān)管”的狀態(tài)，上傳猴伶、修改课舍、移動、刪除等任何文件操作行為都會被詳細的記錄下來他挎，讓責任追蹤到人筝尾。

統(tǒng)一文件發(fā)布渠道，降低傳播成本

有了KASS企業(yè)內容管理系統(tǒng)之后办桨，當人力資源部再次向全體員工分發(fā)資料時筹淫，不再需要郵件、也不再需要共享文件夾呢撞，只需在系統(tǒng)中將文件一鍵“發(fā)布”损姜。那么，所有人都會收到文件的查收消息狸相，根據(jù)被賦予的查看薛匪、下載等權限對文件進行相關操作。不用擔心文件被修改或刪除脓鹃、不用再發(fā)郵件去一個個通知提醒逸尖，讓“文件分發(fā)”一步到位，提高工作效率瘸右。

簡化文件外發(fā)娇跟，提高安全與效率

在文件外發(fā)方面，KASS企業(yè)內容管理系統(tǒng)特色的“文件外鏈”功能完美取代了FTP太颤、郵件苞俘、QQ、U盤等文件傳輸形式龄章。當國內總部需要向客戶發(fā)一份產品的最新資料時吃谣，可以在系統(tǒng)中將這份文件形成一個鏈接的形式發(fā)送給對方，客戶只需要點擊鏈接即可直接預覽或下載這份文件做裙。不論是國內還是國外岗憋，文件傳輸都能夠更安全、更高效锚贱。

打造企業(yè)文庫仔戈，展示企業(yè)風貌

針對海能達眾多的海外分公司、經銷商和客戶，開始云為海能達定制開發(fā)了專屬的企業(yè)文庫监徘。所有對外展示的產品資料晋修、銷售信息等均可放置于企業(yè)文庫中，供系統(tǒng)外用戶自主預覽和下載凰盔。文件資源庫不僅加強了公司墓卦、經銷商、客戶之間的聯(lián)系户敬，提高了溝通效率趴拧，更是展示了海能達良好的企業(yè)風貌。

2.提供配套智能硬件山叮，管理企業(yè)信息入口

提供與系統(tǒng)配套的智能硬件是KASS企業(yè)內容管理系統(tǒng)的亮點之一著榴。因此，KASS企業(yè)內容管理系統(tǒng)與理光（中國）戰(zhàn)略合作屁倔，推出了開始云配套智能硬件——智能多功能一體機脑又，幫助企業(yè)從信息的入口開始全程管理文件。KASS企業(yè)內容管理系統(tǒng)作為企業(yè)文件的“物流中心”锐借，完成了從信息采集问麸、篩選、編輯钞翔、分發(fā)的所有歷程严卖。

不論是紙質文件掃描成的電子文件，還是郵件布轿、傳真等都能夠通過開始云配套的智能硬件多功能一體機直接歸檔到KASS企業(yè)內容管理系統(tǒng)中存儲哮笆、分類和編輯，得到全方位的管理和保護汰扭。無需再次上傳稠肘，避免了文件分散與信息泄露的風險。反之萝毛，系統(tǒng)中的所有文件均可通過開始云配套智能硬件進行打印项阴、外發(fā)，無需下載傳遞笆包，從而降低了企業(yè)的耗材采購成本环揽，實現(xiàn)高效、綠色的企業(yè)辦公庵佣。

3.集成企業(yè)IT系統(tǒng)歉胶，提高工作效率

KASS企業(yè)內容管理系統(tǒng)還可與海能達的企業(yè)系統(tǒng)門戶網站、OA系統(tǒng)等集成秧了，可直接進行登錄跳轉跨扮，無需再次輸入賬戶信息序无；為企業(yè)的內验毡、外網不同用戶定制不同的展示頁面衡创，根據(jù)網絡IP、用戶ID等來判斷用戶的類別晶通、權限等信息璃氢，將企業(yè)自身用戶與經銷商等實現(xiàn)隔離，在提高企業(yè)辦公效率的同時全面保護企業(yè)的信息安全狮辽。