建立我的個人知識管理系統(tǒng)

目錄

1 概述

  • 1.1 PKMS的需求是什么
  • 1.2 PKMS的頂層框架是什么
  • 1.3 細(xì)化PKMS的各子系統(tǒng)的架構(gòu)
  • 1.4 建立方案層
  • 1.5 設(shè)計工具層

2 PKMS需求分析

  • 2.1 職業(yè)KM需求
  • 2.2 家庭KM需求
  • 2.3 個人發(fā)展KM需求
  • 2.4 KM需求的整合

3 PKMS的頂層框架

1 概述

所謂個人知識管理系統(tǒng)(下面簡稱PKMS),是為了實(shí)現(xiàn)【讓個人的知識有序的流動,為個人的發(fā)展創(chuàng)造價值】的目的竹习,建立的一套收集、整理整陌、內(nèi)化和應(yīng)用的管理系統(tǒng)。

所謂系統(tǒng)泌辫,是為特定目建立的,由多個層次震放、多個環(huán)節(jié)、多個客體的有機(jī)集合殿遂,建立PKMS乙各,需從以下幾個方面著手考慮:

1.1PKMS的需求是什么

這里的需求包括兩方面的內(nèi)容:

  • 我需要建立怎樣的PKMS幢竹,才能實(shí)現(xiàn)【讓個人的知識有序的流動耳峦,為個人的發(fā)展創(chuàng)造價值】的目的
  • 我需要建立怎樣的個人知識體系焕毫,才能實(shí)現(xiàn)【為個人的發(fā)展創(chuàng)造價值】的目的

PKMS是流程、方法和工具的集合邑飒。

根據(jù)個人發(fā)展的需要,識別那些知識是需要進(jìn)行學(xué)習(xí)和管理幸乒,從而建立起個人知識體系的規(guī)劃,個人知識體系是PKMS的客體聚唐。

1.2PKMS的頂層框架是什么

所謂頂層框架,就是從PKMS的宏觀層面腔召,去考慮PKMS由哪幾部分組成(PKMS的子系統(tǒng)),這幾部分之間的關(guān)系是什么(子系統(tǒng)的接口)亲桦,信息是如何在這幾個部分之間流動的(頂層流程)。

1.3細(xì)化PKMS的各子系統(tǒng)的架構(gòu)

如果PKMS的各子系統(tǒng)的功能較為簡單客峭,則可向下考慮,建立方案層和工具層舔琅。而如果各子系統(tǒng)仍然較為復(fù)雜,則需要進(jìn)一步的進(jìn)行功能分解备蚓,識別子系統(tǒng)的子系統(tǒng),并同樣考慮接口和信息流動問題郊尝。

1.4建立方案層

對于不能再進(jìn)一步進(jìn)行分解的子系統(tǒng)(或子系統(tǒng)的子系統(tǒng)),需考慮系統(tǒng)功能如何實(shí)現(xiàn)的問題流昏,即針對功能和需求的實(shí)現(xiàn),提出解決方案横缔,即建立所謂的方案層。解決方案可以包括但不限于:

  • 知識在不同子系統(tǒng)和不同的環(huán)節(jié)中的表現(xiàn)形態(tài)
  • 知識在不同子系統(tǒng)和不同的環(huán)節(jié)之間的流轉(zhuǎn)方式
  • 知識的各種表現(xiàn)形態(tài)之間轉(zhuǎn)化的方法和流程

1.5 設(shè)計工具層

方案層是解決如何做的問題茎刚,而工具層是解決如何做得更好的問題,工具層一方面可以讓整個流程更有效率膛锭,更重要的是,好的工具可以幫助人更好的整理思路初狰,從而激發(fā)出更好的輸出。解決方案不僅應(yīng)包括使用哪些工具的方案奢入,還應(yīng)包括工具具體的使用方式。

2 PKMS需求分析

在進(jìn)行需求分析之前腥光,必須再一次審視PKMS實(shí)現(xiàn)【讓個人的知識有序的流動,為個人的發(fā)展創(chuàng)造價值】的目的议双。

在工作和生活中,不斷有各種各樣的信息輸入平痰,同時要求隨時做出各種各樣的輸出。信息經(jīng)過處理宗雇、整合和在實(shí)踐中不斷更新莹规,沉淀為知識逾礁。

知識的需求必定是和人類進(jìn)行認(rèn)識和改造世界的活動密切相關(guān)的访惜,因此以知識服務(wù)活動(或者活動產(chǎn)生知識)的特征來出發(fā)腻扇,建立以活動類型為綱的知識框架是合理且易于實(shí)施的债热。

一個人在社會中幼苛,必定要處理的三個關(guān)系就是

  • 人和職業(yè)的關(guān)系
  • 人和家庭的關(guān)系
  • 人和自己的關(guān)系

對應(yīng)的三類知識管理需求我把它們簡稱為:

  • 職業(yè)KM需求
  • 家庭KM需求
  • 個人提升KM需求

2.1 職業(yè)KM需求

職業(yè)KM需求在于如何利用PKMS提升個人的工作效能。個人的工作效能是在業(yè)務(wù)的開展中體現(xiàn)出來的,隨著社會分工的細(xì)致化配并,一個人在一個組織中扮演的是一個【專家】的角色,所謂專家溉旋,就是在宏觀業(yè)務(wù)流程的特定環(huán)節(jié)發(fā)揮特定作用的那個人嫉髓,特定業(yè)務(wù)的開展可以簡化為以下這個模型:

圖1 業(yè)務(wù)背景環(huán)境圖

根據(jù)上述模型,要提升業(yè)務(wù)的效能算行,可以從

  • 輸入接口
  • 輸出接口
  • 業(yè)務(wù)保障

三個方面下手,前兩個方面的內(nèi)容屬于個人信息管理(PIM)的范疇州邢,在本文中不進(jìn)行討論。

PKMS著重解決的應(yīng)該是第三個方面量淌,就是如何將工作中遇到的方法、工具和參考資料等知識

1 收集并總結(jié)積淀下來
2 形成易于檢索的形式
3 變成內(nèi)化的東西
4 分享
5 在工作實(shí)踐中不斷更新完善

保證在開展業(yè)務(wù)的時候类少,能夠很快的從PKMS中獲取所需的知識,從而提升業(yè)務(wù)實(shí)施的效率和質(zhì)量硫狞。

在開展新業(yè)務(wù)的時候,產(chǎn)生的新知識残吩,也應(yīng)該能夠通過PKMS保存下來。

2.2 家庭KM需求

家庭的最基本需求無非衣食住行泣侮,再形而上就是興趣愛好、娛樂活動和健康管理等隶校,再考慮到與家庭成員的關(guān)系,還應(yīng)有贍養(yǎng)長輩和教育后代深胳。

對于生活中的這些活動,并不像工作中的活動有著較為嚴(yán)格的要求和較為清晰的界限舞终。

但是在家庭活動中,存在一些重要的活動敛劝,如健康醫(yī)療、教育夸盟、買房和理財?shù)然顒樱@些事情是否能做好也同樣影響到家庭現(xiàn)有的生活質(zhì)量和未來的風(fēng)險满俗。而針對這些活動的知識管理也同樣是做出正確決策和實(shí)施的重要保障。

另一方面唆垃,如果想活的更加的“精致”,獲得更好的人生體驗(yàn)辕万,對興趣愛好等活動的知識進(jìn)行管理也很會很有助益。

家庭KM的主要需求在于收集和整理渐尿,對于一些重要的家庭活動,同樣需要進(jìn)行總結(jié)和脫水砖茸,形成決策的客觀依據(jù)。

2.3 個人提升KM需求

區(qū)別于職業(yè)KM和家庭KM這些具體活動的知識管理需求的特殊性凉夯,個人能力提升的需求具有更為通用性和普適性的特點(diǎn)。

個人能力的提升應(yīng)該關(guān)注于那些基礎(chǔ)性的能力劲够,如辯證思維能力、邏輯思考的能力征绎、溝通的能力、外語的能力柴墩、結(jié)構(gòu)化思維的能力、熟練使用IT工具的能力等等拐邪。

對于上述的這些知識,PKMS應(yīng)該能提供收集扎阶、整理婶芭、內(nèi)化东臀、應(yīng)用和分享的功能犀农。

需要注意的是惰赋,在個人提升這個大活動中呵哨,知識管理知識扮演了其中一部分的角色,整個活動的開展孟害,還需要結(jié)合個人時間管理,個人目標(biāo)管理和習(xí)慣養(yǎng)成等方法來實(shí)現(xiàn)挨务。

2.4 KM需求的整合

對于上述三大類的KM需求,不可能對應(yīng)的開發(fā)三套PKMS谎柄,因?yàn)闊o論是開發(fā)成本和學(xué)習(xí)使用成本都是個人無法承受的,太過復(fù)雜的系統(tǒng)可能本身運(yùn)行對個人時間和精力的消耗就超過了系統(tǒng)本身帶來的收益朝巫。因此KM的需求必須進(jìn)行整合,也就是合并同類項(xiàng)拙吉。

考慮到當(dāng)需求復(fù)雜后,系統(tǒng)架構(gòu)的復(fù)雜性可能成幾何倍數(shù)增長庐镐,因此在需求的整合中不能太過于“完美主義”,考慮能滿足絕大部分的主要需求就可以了必逆,極少部分不能滿足的揽乱,在使用的時候克服一下并不會有太大的問題名眉。

需求 說明 職業(yè) 家庭 個人發(fā)展
信息采集 從網(wǎng)頁凰棉、office文檔、多媒體文件撒犀、PDF等格式中采集信息
信息分類存儲 有文件樹結(jié)構(gòu)掏秩、關(guān)鍵字檢索、超鏈接
知識聚合分析 具備將多種信息聚合在一起進(jìn)行展示和分析
富文本編輯 富文本荆姆,包含格式化文字蒙幻、表格和圖片等
云同步 支持上傳內(nèi)容,多客戶端同步 ×
輸出發(fā)布 可輸出為通用格式胆筒,如html邮破,doc,pdf和圖片等 ×

3 PKMS的頂層框架

根據(jù)第二章中對需求的分析仆救,PKMS應(yīng)至少由以下三個子系統(tǒng)組成:

  • 信息采集系統(tǒng)
  • 信息存儲系統(tǒng)
  • 知識編輯系統(tǒng)
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