我們一定有過(guò)這樣的經(jīng)歷昆庇，某個(gè)時(shí)刻需要某份文件時(shí)榄棵，卻死活找不到。有人可能會(huì)說(shuō)筐钟，可以用搜索神器Everything（Win）/Spotlight(Mac)進(jìn)行全局搜索揩瞪。那如果連文件名中所含關(guān)鍵詞也記不清了呢？
因此盗棵，建立一個(gè)有序的文件管理體系是非常有必要的
如果你只有個(gè)位數(shù)的文件壮韭，那桌面就是一個(gè)很好的存放地點(diǎn)；
如果你有兩位數(shù)的文件纹因，建立單層級(jí)的文件夾就是不錯(cuò)的選擇喷屋；
如果你有大量項(xiàng)目文件需要管理，那你就需要規(guī)劃一個(gè)清晰的文件管理結(jié)構(gòu)瞭恰。
文件命名歸檔
文件命名基本作用在于辨識(shí)屯曹、區(qū)分、管理惊畏、定位：
辨識(shí)：通過(guò)文件名稱可知文件的基本信息
區(qū)分：區(qū)分此件與彼件
管理：保證文件項(xiàng)目分類固定恶耽，易統(tǒng)計(jì)、無(wú)遺漏
定位：可輕易定位到文件保存的位置
如何科學(xué)的命名文件颜启？
常用的文件命名方法為：
文件夾名= 序列編號(hào)-文件夾名
如：01-常用軟件偷俭、02-系統(tǒng)軟件
文件名=序列編號(hào)-文件名
如：01-演講比賽、02-培訓(xùn)課件
但如律師缰盏、文案工作者等日常生活中會(huì)接觸到大量文檔的人群來(lái)說(shuō)涌萤，單層級(jí)的文件命名已不適用。
多層級(jí)的文件命名方法為：
時(shí)間-所屬項(xiàng)目名稱-文件名稱關(guān)鍵詞-相關(guān)人員
如：201604-民事裁定書(shū)-XX地產(chǎn)股權(quán)轉(zhuǎn)讓侵權(quán)糾紛-張三李四
完成文件命名后口猜，根據(jù)自己的分類習(xí)慣歸檔進(jìn)相應(yīng)文件夾：
文件夾的查找
通過(guò)文件夾進(jìn)行管理時(shí)负溪，文件都根據(jù)文件夾的結(jié)構(gòu)與層級(jí)進(jìn)行分類管理。這樣做的優(yōu)點(diǎn)在于結(jié)構(gòu)清晰济炎、數(shù)量合適川抡、易于查找。
如何歸類文件夾须尚，更便于日常查找呢崖堤？
Mac電腦
用Finder中自帶的標(biāo)簽顏色來(lái)區(qū)分文件夾，例如：紅色（工作文件）恨闪、綠色（私人文件夾）
Windows電腦
按照C:D:E:F四個(gè)盤(pán)符標(biāo)準(zhǔn)規(guī)劃不同的文件存儲(chǔ)路徑：
重要的本地文件夾可以通過(guò)使用云盤(pán)同步到云端（本文以堅(jiān)果云為例）倘感，方便在所有移動(dòng)設(shè)備上全文搜索、編輯咙咽、共享：
桌面文件整頓
大部分人收到文件后的第一習(xí)慣是保存到桌面老玛，為了快速找到有價(jià)值的文件，桌面文件需要定期清理：
有用文件：進(jìn)行整頓
無(wú)用文件：立即刪除
如何整理個(gè)人電腦桌面钧敞，讓文件更有序蜡豹？
Mac電腦
如果你需要一款工具能幫助你根據(jù)文件的類型、添加的時(shí)間來(lái)進(jìn)行一些自動(dòng)化的操作溉苛。 推薦使用Hazel來(lái)完成镜廉。Hazel 依附在 OS X 的系統(tǒng)設(shè)置面板中，所有規(guī)則的建立都需要在這里完成愚战。
如果大家嘗試在郵箱中設(shè)置收件規(guī)則娇唯，那么你對(duì) Hazel 的操作很快就能上手齐遵。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是 Hazel 監(jiān)控整個(gè) Mac 硬盤(pán)，根據(jù)不同的規(guī)則匹配來(lái)自動(dòng)化完成操作「If xxx then yyy」塔插。
Hazel 在規(guī)則設(shè)置上非常強(qiáng)大的梗摇，你完全可以按照自己的需求進(jìn)行定制。在配置好相應(yīng)的規(guī)則后系統(tǒng)能自動(dòng)將桌面上的文件管理得緊緊有條想许，我們只需要定期對(duì)文件夾里文檔做整理就行了：
Windows電腦
1.清理桌面快捷方式
常用的應(yīng)用可以固定到任務(wù)欄后刪除桌面快捷方式伶授，節(jié)省桌面空間：
2.固定下載文件位置
1）下載軟件
軟件下載位置固定，卸載軟件后要到軟件安裝的地方將目錄徹底刪除流纹。
2）下載資料
下載的各種資料存放在臨時(shí)文件夾糜烹，下載后及時(shí)查閱，有用的資料歸檔到相應(yīng)文件夾漱凝，沒(méi)用的果斷刪除疮蹦。
郵件附件整理
大多數(shù)人的工作離不開(kāi)郵件，郵件賬戶中夾雜著各類附件文檔碉哑，需要對(duì)其進(jìn)行有效性判斷后整理歸檔：
但通過(guò)郵件附件的方式傳輸文件有以下缺點(diǎn)：
1）受限于上傳下載速度挚币；
2）受限于附件大小扣典；
3）多次來(lái)回傳輸造成版本不統(tǒng)一
如何解決郵件附件整理困難的問(wèn)題妆毕？
推薦使用云盤(pán)堅(jiān)果云，將文件以鏈接or郵件的形式直接分享贮尖，一個(gè)文件所有版本對(duì)應(yīng)一個(gè)鏈接笛粘，杜絕了文件的版本錯(cuò)亂：
科學(xué)的文件夾結(jié)構(gòu)設(shè)置和好的電腦文件管理習(xí)慣將幫助我們節(jié)省大量“找東西”的時(shí)間，讓工作更輕松和高效湿硝，歡迎留言分享你的文件管理法薪前。
本文部分內(nèi)容已獲授權(quán)整理自：《淺談我的個(gè)人管理-線上整理篇》
