上一期，我們講了PPT界面和基本操作待侵，5分鐘快速入門PPT胶滋，熟悉界面與基本操作。今天我們來講講PPT20個高效技法和一些常識皆的。
《Windows上有哪些讓你效率倍增的軟件和小技巧 系列》往期查看：
幾個Windows實用小技巧稚疹、優(yōu)雅舒適的 Markdown 寫作工具
在這個講究速度的時代柳沙，快就意味著你比別人更高效。到底PPT還有哪些不為人知的PPT常識和高效技法呢拌倍？
1?快捷啟動PPT
如何在需要打開PPT的時候赂鲤，1秒啟動PPT呢？除了常用的設(shè)置PowerPoint軟件快捷方式到桌面柱恤，還有更快的兩種方法数初。
▍第一種方法，就是把PowerPoint軟件固定到任務(wù)欄梗顺。
即使關(guān)閉了PowerPoint軟件泡孩，還會繼續(xù)保留在任務(wù)欄。這樣就可以點擊一下任務(wù)欄里的圖標(biāo)就可以快速啟動了哦寺谤。
▍第二種方法仑鸥，是設(shè)置PowerPoint軟件啟動快捷鍵。
點擊桌面上PowerPoint軟件的快捷方式变屁，右鍵查看屬性眼俊，會發(fā)現(xiàn)默認(rèn)快捷鍵為無，你可以自己設(shè)置為“Ctrl+Alt+P”粟关。
上面這兩種超簡單的方法疮胖，你也可以同樣用在Word、Excel和其他軟件上哦。
2?PPT快捷鍵
PPT中快捷鍵非常多澎灸，相信大家最熟悉的就是Ctrl+A全選院塞、Ctrl+C/Ctrl+V復(fù)制粘貼、Ctrl+X剪切這幾個击孩。
其實還有升級版的復(fù)制粘貼Ctrl + Shift + C（復(fù)制格式） /?Ctrl + Shift + V（粘貼格式）迫悠。按住Shift鍵插入形狀，可以畫正圓巩梢、正方形创泄、正三角形和直線等。
其他還有組合Ctrl +G括蝠，對應(yīng)的取消組合是Ctrl + Shift + G鞠抑，F(xiàn)2重命名、F4重復(fù)上一步操作忌警、播放一鍵黑屏B鍵搁拙、播放一鍵白屏W鍵，縮小文字Ctrl+[法绵、放大文字Ctrl+]箕速、粗體Ctrl+B、斜體Ctrl+I朋譬、下劃線Ctrl+U盐茎，等等。
3?快速訪問工具欄
把常用的菜單功能放在快速訪問工具欄中徙赢，這樣用的時候就不用多幾次鼠標(biāo)點擊字柠。? ? ??
在PowerPoint選項中即可添加設(shè)置快速訪問工具欄中，一般最常使用的就是對齊對象狡赐、旋轉(zhuǎn)對象窑业、合并形狀和層次調(diào)整。
4?PPT母版
所謂母版枕屉，其實就是PPT所有頁面版式和樣式的基礎(chǔ)常柄。母版幻燈片控制整個演示文稿的外觀，包括顏色搀庶、字體拐纱、背景、效果和其他所有內(nèi)容哥倔。設(shè)置好母版，可以讓你制作PPT更高效揍庄。?
設(shè)置好之后咆蒿，可以在PPT編輯頁面，點擊左側(cè)的預(yù)覽頁，鼠標(biāo)右鍵點擊沃测，從版式里選擇之前設(shè)置好的版式缭黔。? ? ??
如果你發(fā)現(xiàn)你的PPT上面有l(wèi)ogo怎么也刪不掉，不用多想七有八九是被放在母版里了蒂破，進(jìn)入母版就可以刪除了哦馏谨。
除非自己特意設(shè)置了母版，一般我做PPT都是使用的默認(rèn)的母版中的那一頁空白版式附迷。因為PPT默認(rèn)的版式太差了惧互，常常要在編輯頁面刪除又丑又占地方的占位符，當(dāng)然如果能充分設(shè)置好占位符也會特別好用喇伯。
在這里要特別說明的是占位符（母版里自帶的虛線框喊儡，可以放文本和圖片來固定格式和位置）和文本框（PPT編輯頁面菜單插入，只能放文本）是兩碼事哦稻据！
至于插入頁碼最省事的辦法就是插入頁腳中的編號艾猜，具體格式和位置你可以在母版中調(diào)整。? ? ? ?
5?默認(rèn)樣式設(shè)置
很早之前的PPT軟件默認(rèn)的字體是宋體捻悯，后來大概是從office2013開始PPT默認(rèn)的字體是等線字體匆赃。但很多PPTer依然不太喜歡等線字體，同時也因為字體風(fēng)格偏好和字體版權(quán)原因今缚，可以直接設(shè)置文字的默認(rèn)格式算柳，比如為免費(fèi)可商用的字體思源系列字體。下次再使用就是你設(shè)置過的格式荚斯，就會很方便埠居。
? ? ? ?同樣，我們也可以用相同的方法事期，對形狀和圖片對象設(shè)置默認(rèn)的格式滥壕。
6?主題格式設(shè)置
主題樣式設(shè)置，我一般是在做模板或者給公司做PPT的時候兽泣，為了統(tǒng)一整個PPT的風(fēng)格绎橘，尤其是主題色和字體，我會在正式做PPT前設(shè)置好PPT主題格式并進(jìn)行命名唠倦。? ?
這樣做的好處就是當(dāng)老板讓你PPT整個顏色和字體不太滿意時称鳞，讓你換其他配色樣式給他挑選，你可以一秒通過切換主題進(jìn)行大換臉稠鼻，省時省心冈止。
7?一鍵替換文本和字體
另外PPT還自帶了一鍵替換字體的工具，就在菜單欄最右側(cè)的“查找”下面的“替換”候齿。點擊替換“”可以實現(xiàn)替換文本內(nèi)容和文字字體熙暴。
8??兩把格式刷
PPT里特別好用的兩把刷子闺属，一個格式刷，另一個動畫刷周霉。同樣的使用技巧掂器，刷子單擊應(yīng)用只能一次，雙擊后可以連續(xù)刷多次俱箱。? ? ?
9??吸色器
很多時候国瓮，我們看到一些配色特別好的廣告平面設(shè)計作品，但苦于不知道一些顏色的色值狞谱。除了使用QQ截圖軟件查看色值外乃摹，還可以直接把圖片截圖放在PPT里，用自帶的吸色器直接吸取顏色使用芋簿，很方便峡懈。? ? ??
10??對齊參考線
如果想把PPT的排版更整齊、布局更合理与斤，尤其是一頁P(yáng)PT堆積了很多元素時肪康，強(qiáng)烈建議開啟標(biāo)尺、網(wǎng)格和參考線撩穿。除了直接在菜單的視圖里開啟外磷支，還可以用快捷鍵：Alt+F9顯示（再按一次隱藏）參考線、Shift+F9顯示（再按一次隱藏）網(wǎng)格線食寡。? ? ??
還有就是不要忘了在開啟參考線時雾狈，不要忘了勾選智能參考線哦（方便對齊時自動對齊提示）。
對齊工具除了參考線就是對齊按鈕了抵皱，建議大家在設(shè)置快速訪問工具欄時直接設(shè)置好善榛。? ? ? ?
11?圖層與選擇窗格
和PS一樣，在PPT里也有圖層呻畸。如果你對圖層沒有概念移盆，你可以想象幾片玻璃上下疊加在一塊的情形。
如果你的PPT頁面里上下堆疊的元素圖層較少伤为，就可以直接調(diào)整上下順序咒循。但如果較多圖層時，就沒辦法很精準(zhǔn)便捷的調(diào)整绞愚，這個時候選擇窗格就顯得特別好用叙甸。? ? ? ?
使用選擇窗格可以快速找到當(dāng)前頁面某個你想找到的元素，也可以點擊眼睛圖標(biāo)臨時隱藏?zé)o需修改的元素避免元素過多對操作的干擾位衩。
12?PPT自帶的截圖裆蒸、錄音、錄屏
很多時候糖驴，我們截圖用的都是QQ和微信光戈，但是如果我們不登錄這兩個軟件就沒法截圖了哪痰。這個時候遂赠，PPT自帶的截圖功能可以幫到你久妆。PPT自帶的截圖功能比較隱蔽，就在菜單欄“插入”中的“屏幕截圖”跷睦，自帶了兩個全屏的窗口快捷截圖筷弦，點一下就瞬間粘貼到了PPT里。
不過我不推薦使用這個全屏截圖抑诸，因為我們很多時候截圖只是需要截屏幕的一部分而不是全屏烂琴。那我們該怎么辦呢，再點擊“屏幕剪輯”就好了蜕乡，可以自由選擇截圖區(qū)域位置奸绷，然后秒粘貼到PPT里。
另外還在菜單欄“插入”里帶有錄制音頻和屏幕錄制功能层玲。??
13?翻譯工具與簡繁體轉(zhuǎn)換
14?幻燈片分節(jié)管理
如果我們做的PPT頁數(shù)比較多号醉，可以進(jìn)行章節(jié)劃分進(jìn)行區(qū)分和定位，即分節(jié)管理辛块。選中你要增加節(jié)的幻燈片畔派，點擊菜單欄“節(jié)”，在彈出的菜單中選擇“新增節(jié)”即可润绵。
設(shè)置新增節(jié)后线椰，還可以對設(shè)節(jié)的幻燈片進(jìn)行重命名、刪除節(jié)尘盼、刪除所有節(jié)憨愉、全部折疊、全部展開操作卿捎。進(jìn)行節(jié)管理后的效果：? ? ? ??
15?幻燈片比較合并
如果你先后做了兩個版本的PPT配紫，想找出兩個PPT修改的不同地方，或者想將兩個不同的PPT合并在一起娇澎，該怎么辦呢笨蚁？當(dāng)然是有辦法的，那就是用審閱—比較—選擇合并文件的功能趟庄。? ?
不但能將兩個PPT合并在一起括细，還可以在右側(cè)邊欄里看到修改的信息。? ? ? ?
16?別弄混了PPT組合功能
關(guān)于組合功能戚啥，在前面的PPT快捷鍵里有講到奋单，組合Ctrl +G，對應(yīng)的取消組合是Ctrl + Shift + G猫十。組合的作览濒。用在于把多個元素變成一個捆綁體（還可以解綁）以便對這些元素整體進(jìn)行移動操作呆盖。
如果你不能理解，你可以想象你買了一箱方便面贷笛，里面有二十多袋应又，每個袋子里面有面餅和調(diào)料。組合就相當(dāng)于把面餅和調(diào)料包裹起來的方便面包裝袋乏苦。要知道包裝的作用不只是在外面印刷廣告信息株扛，本質(zhì)上是為了承載分割獨立的產(chǎn)品和整體打包運(yùn)輸。??
另外PPT里還有一個“組合”汇荐，但是這個“組合”是合并形狀（又稱布爾運(yùn)算）中的功能之一洞就，就是把同時選中的兩個形狀合成一個形狀，但是兩個形狀重疊的部分被去掉了掀淘，而且這個操作不可逆旬蟋，組合后的形狀無法再拆分成獨立的原樣（除非撤銷上一步操作）。? ? ??
17?放映時不播放動畫
如果你在PPT里設(shè)置了很多炫酷的動畫革娄，恰好趕上放映PPT時間很緊倾贰，根本來不及展示，這個時候稠腊，你可以在播放時選擇“放映時不加動畫”躁染，這樣整個PPT就是靜態(tài)的了。
在這里再重復(fù)一下投影播放PPT的一些快捷鍵架忌，Alt+F5使用演講者視圖吞彤，F(xiàn)5從頭播放、Shift+F5播放當(dāng)前頁叹放，播放一鍵黑屏B鍵饰恕、白屏W鍵。
Win+P用來投影擴(kuò)展屏幕：
18?PPT保存于恢復(fù)管理
之前已經(jīng)講過PPT自帶導(dǎo)出PDF井仰、視頻功能埋嵌，以及“PPT后悔藥”：設(shè)置PPT選項中的“高級”—可撤銷次數(shù)為150）、選項中的“保存”—保存自動恢復(fù)信息時間間隔為1分鐘俱恶。
如果正在做PPT出現(xiàn)了電腦突然死機(jī)或重啟雹嗦，最近修改的PPT文件該怎么恢復(fù)呢？重新打開PPT軟件合是，點擊“文件”出現(xiàn)側(cè)邊欄“信息”了罪，就可以看到“管理演示文稿”中最近自動恢復(fù)的幾個不同版本，最大程度上挽救你的工作成果聪全。? ? ?
另外點擊“保護(hù)演示文稿”還可以設(shè)置PPT打開密碼泊藕，保護(hù)你的文件隱私不被泄露。
當(dāng)然难礼，即使可以這樣找回恢復(fù)娃圆，但還是建議大家多用“Ctrl+S”及時保存玫锋，注意檢查演示文稿的兼容性哦，勾選保存預(yù)覽圖片讼呢。? ? ? ?
此外還可以嵌入特殊字體撩鹿，以便在其他沒有安裝這些特殊字體的電腦上正常放映你的PPT（特別說明：部分字體有版權(quán)限制可能會無法嵌入）。? ? ? ?
19?PPT壓縮
如果你設(shè)計的PPT文件過大吝岭，就需要對PPT進(jìn)行壓縮三痰。
▍壓縮圖片：
一般在一個PPT中占用質(zhì)量較多的可能是圖片質(zhì)量過大，可以直接對圖片進(jìn)行壓縮窜管。勾選去掉“僅用于此圖片”，同時選擇150ppi分辨率即可稚机。
▍壓縮多媒體：
除了壓縮圖片幕帆，還可以壓縮嵌入的多媒體文件，比如音頻和視頻等赖条。? ? ? ?
▍整體壓縮：
在PPT的選項中“高級”進(jìn)行圖像大小和質(zhì)量的設(shè)置失乾，比如取消勾選“不壓縮文件中的圖像”和調(diào)低默認(rèn)分辨率（150ppi已經(jīng)足夠了）。另外還可以通過刪減母版多余版式來減少文件質(zhì)量纬乍。? ? ??
▍軟件壓縮：
另外就是使用PPT壓縮軟件進(jìn)行PPT壓縮碱茁，比如PPTminimizer。下圖為試用的英文版仿贬，大家可以自行在網(wǎng)上下載中文簡體版的纽竣。? ? ? ?
20?提取PPT中的素材
我們?nèi)绾翁崛∫环軵PT中的多媒體資源呢，比如圖片茧泪、音頻蜓氨、視頻？
▍解壓法
辦法有兩種队伟，第一種就是通過解壓的方式穴吹。
首先，改文件后綴名嗜侮。將原來的文件后綴（文件擴(kuò)展名）名pptx改成zip港令。這里要注意的是，需要在資源管理器里先打開“查看”中的勾選“文件擴(kuò)展名”后進(jìn)行修改才有效锈颗，不然只是單純的文件重命名是無用的顷霹，我們是修改擴(kuò)展名不是簡單的給文件改個名字。? ? ? ?
?改的過程中會提示宜猜，“如果改變文件擴(kuò)展名泼返，可能會導(dǎo)致文件不可用，確實要更改嗎姨拥？”點擊“是”绅喉。? ? ??
然后對剛剛的Zip文件用解壓軟件解壓渠鸽，即可在其中找到media文件夾，里面就是我們要提取的素材柴罐。? ? ? ?
這種操作方法是可逆的徽缚，提取完之后，把后綴重新改回“pptx”革屠，就恢復(fù)成原來的PPT了凿试。當(dāng)然你也可以直接對PPT建立副本，把副本修改文件擴(kuò)展名后綴進(jìn)行解壓提取似芝，這樣就不用再改回來了那婉。
不過總的說來，這種操作辦法還是比較繁瑣的党瓮，畢竟有另一種更高效的辦法详炬，這里就給大家介紹一下。
▍插件法
這就是是用插件口袋動畫PA寞奸，可以單獨選中一張PPT頁面進(jìn)行素材提取呛谜，也可以全部選中所有PPT頁面進(jìn)行全部提取。? ? ??
口袋動畫PA的具體功能枪萄，我們以后在PPT工具篇章具體再講隐岛，這里不多過多描述。有興趣的小伙伴們可以提前百度下載這個插件體驗瓷翻。
福利：
關(guān)注公眾號“徐少寒”聚凹，后臺回復(fù)“PPT高效設(shè)計”領(lǐng)取70頁P(yáng)PT教程。
