圖/《番茄工作法圖解》
文/野瑪Yema
本文為《番茄工作法圖解》讀書筆記脱盲。
弗朗西斯科·西里洛在1992年創(chuàng)立了番茄工作法，但若從頭說起日缨，則要追溯到20世紀(jì)80年代末钱反，他大學(xué)生活的頭幾年。
西里洛一度苦于效率低下匣距，作業(yè)做不出來面哥，學(xué)習(xí)學(xué)不進(jìn)去。
“我能學(xué)習(xí)一會(huì)兒嗎毅待？真正學(xué)上10分鐘尚卫？”
“我得找個(gè)計(jì)時(shí)教練，但誰來替我掐表呢尸红？”
后來他找到了吱涉，是一枚廚房定時(shí)器，形狀好像番茄（即意大利語的Pomodoro外里，番茄工作法the Pomodoro Technique）怎爵。就這樣，西里洛邂逅了他的番茄鐘级乐。
Q.由番茄鐘引申的工作法疙咸，是怎么執(zhí)行的？
簡單說风科，就是列出你當(dāng)天要做的事撒轮，設(shè)置25分鐘鬧鐘，然后從第一件事開始贼穆。第一個(gè)番茄鐘結(jié)束题山，休息5分鐘，繼續(xù)第二個(gè)番茄鐘故痊，以此反復(fù)顶瞳。
第一件事提前完成或番茄鐘用盡，開始第二件事愕秫。
此外還要有每日回顧慨菱、每日承諾、控制中斷戴甩、預(yù)估要花的工夫等符喝。
Q.為何番茄工作法令人耳目一新？
因?yàn)樗蚱屏宋覀児逃械臅r(shí)間-工作觀念甜孤。
工作中我們常常默認(rèn)時(shí)間是持續(xù)的协饲，比如“我得在10分鐘內(nèi)趕上公車”“deadline是這周三”等畏腕，這里的時(shí)間表示兩點(diǎn)的距離——起點(diǎn)到終點(diǎn)。 我們明確了兩個(gè)點(diǎn)茉稠，而對(duì)中間會(huì)發(fā)生一無所知描馅。
從時(shí)間持續(xù)的角度來看，對(duì)未來進(jìn)行思考而线、計(jì)算和劃分铭污，無異于盲人摸象一般，至少在以全新的方法面對(duì)全新的任務(wù)時(shí)吞获，會(huì)是如此况凉。
對(duì)于大多數(shù)人來說，正是這種不可預(yù)測性引發(fā)了焦慮各拷。而焦慮無疑會(huì)導(dǎo)致生產(chǎn)力下降，甚至可能把事情搞砸闷营。
而番茄工作法提倡交替的時(shí)間觀念烤黍，比如雞1生蛋 2、蛋 2生雞 3傻盟、雞 3生蛋 4速蕊，依次類推。這些事件互不重疊娘赴，我們可能不知道具體時(shí)間點(diǎn)规哲，但我們知道其發(fā)生順序。
如果我們能從時(shí)間交替的角度思考诽表，將工作視為一連串的事件各個(gè)擊破唉锌，工作效率將得以提高。這就是番茄工作法的基本原理竿奏。
Q.番茄工作法需要什么工具袄简？
番茄工作法只需要一支筆、一枚定時(shí)器和三張紙泛啸。
三張紙的用途如下：
1） “活動(dòng)清單”表格：列出最近要進(jìn)行的活動(dòng)绿语，隨想隨填，言簡意賅候址，不用排序吕粹。
一種好方法是，第一個(gè)詞代表活動(dòng)的主題類型（事情雖多岗仑，總能歸類到幾種主題）匹耕，后面第二個(gè)詞則明確表達(dá)想要實(shí)現(xiàn)什么。
同一張“活動(dòng)清單”表格可以用很多天赔蒲，增加新的活動(dòng)泌神，劃掉已完成的良漱。
2）“今日待辦”表格：填寫今天日期、你的名字欢际，給自己一個(gè)儀式感母市，從“活動(dòng)清單”中挑出打算在今天進(jìn)行的活動(dòng)。
我在心目中將“必須得做完”換成“從哪里開始”损趋，將“這個(gè)項(xiàng)目很大很重要”換成“我可以走出一小步”患久。
在當(dāng)下此刻，我決定進(jìn)行一項(xiàng)活動(dòng)浑槽，等于隱含著決定不去做我積壓清單里其他幾百項(xiàng)活動(dòng)蒋失。在一小段時(shí)間內(nèi)與這項(xiàng)任務(wù)共舞，之后再重新評(píng)估它是否仍然是最重要的桐玻。
每天早上這張表要換新的篙挽。
要區(qū)別“活動(dòng)清單”（傳統(tǒng)工作清單）和“今日待辦”（所提取的承諾）表格。
3） “記錄”表格：記錄所采樣的流程指標(biāo)镊靴，以便對(duì)流程進(jìn)行改進(jìn)铣卡。同一張“記錄”表格可以用很多天，以便比較每天的跟蹤記錄偏竟。
Q.番茄工作法具體怎么執(zhí)行煮落？
番茄工作者的一天具有以下5個(gè)階段：
1）計(jì)劃：在一天的開始，從積壓的工作（稱為“活動(dòng)清單”）中提取最重要的活動(dòng)踊谋，填寫到“今日待辦”表格中蝉仇。這就是你當(dāng)天的自我承諾。
2）跟蹤：確定當(dāng)天活動(dòng)后殖蚕，扭啟25分鐘的番茄鐘轿衔，從當(dāng)天活動(dòng)的第一項(xiàng)開始進(jìn)行。在每個(gè)番茄鐘內(nèi)嫌褪，你要收集一些過程指標(biāo)呀枢，比如計(jì)算遇到的中斷次數(shù)。
3）記錄：在一天結(jié)束時(shí)笼痛，將當(dāng)天收集的數(shù)據(jù)歸檔裙秋，寫入“記錄”表格。如果你跟蹤了中斷次數(shù)缨伊，就把中斷次數(shù)寫下來摘刑。
4）處理：從所記錄的原始數(shù)據(jù)中提取有用信息。
例如刻坊，你可以計(jì)算平均每項(xiàng)活動(dòng)花費(fèi)的番茄鐘數(shù)枷恕。如果數(shù)字很大，你就要試著拆分活動(dòng)谭胚，使之成為更小徐块、更易于管理的部分未玻。
或者你可以計(jì)算一項(xiàng)活動(dòng)在“活動(dòng)清單”表格停留的平均時(shí)間，即從記下該活動(dòng)到它得到處理的時(shí)間胡控。
5）可視化：最終你要將信息以某種方式組織起來扳剿，從中找出改進(jìn)流程的思路。
為了避免第二天犯同樣的錯(cuò)誤昼激，番茄工作法在一天結(jié)束前要做三件事：記錄庇绽、處理和可視化，這些每日回顧工作橙困，是改進(jìn)個(gè)人流程的關(guān)鍵瞧掺。
這樣還有一個(gè)好處是，一開始你是照著書本應(yīng)用番茄工作法凡傅，等到認(rèn)清自身工作習(xí)慣后辟狈，就可以進(jìn)行調(diào)整，比如說一個(gè)工作時(shí)段30min或45min夏跷，得以形成自己專屬的一套方法上陕。
Q.執(zhí)行番茄工作法有什么規(guī)則？
有兩條規(guī)則：
1）一旦番茄鐘啟動(dòng)就必須走到響鈴拓春。
這是因?yàn)榉宴娋哂性有浴豢煞指睢?/p>
番茄鐘是這套流程方法中最小的貨幣單位，使用小數(shù)是不允許的亚隅，如1/2或2.2個(gè)番茄鐘是不行的硼莽。如果任務(wù)被放下了，比如著急去洗手間或臨時(shí)開會(huì)煮纵，無論是暫時(shí)的還是長期的懂鸵，當(dāng)前番茄鐘都必須作廢。它就不能算數(shù)了行疏，也不應(yīng)該畫X匆光。你得扭啟一個(gè)新的25分鐘番茄鐘代替它。
2）確保你一直在做最重要的事酿联，而不是別的事情终息。
開工前，我要先扭啟番茄鐘贞让，稍后番茄鐘會(huì)響鈴周崭，提醒我停下來，重新考慮剛才所專注的活動(dòng)喳张，是否仍然是重中之重续镇？確保你一直在做最重要的事，而不是別的事情销部。
Q.為什么番茄工作法強(qiáng)調(diào)一次只做一件事摸航？
行為心理學(xué)家羅伊·鮑邁斯特在他的經(jīng)典著作《意志力》一書中制跟，用大量實(shí)驗(yàn)案例論證了設(shè)定目標(biāo)過多時(shí)，人的決策力和意志力會(huì)被大量消耗酱虎，結(jié)果往往變得遙不可及雨膨。
當(dāng)研究者讓人們列出自己的目標(biāo)時(shí)，百分之90%的人會(huì)輕松列出6個(gè)目標(biāo)逢净。
而持續(xù)監(jiān)測這些同時(shí)執(zhí)行6個(gè)目標(biāo)的實(shí)驗(yàn)對(duì)象時(shí)發(fā)現(xiàn)：
1.他們持續(xù)地陷入煩躁和焦慮中哥放，痛苦指數(shù)升高；
2.同時(shí)爹土，他們做得更少甥雕，思慮的時(shí)間占據(jù)了行動(dòng)的時(shí)間，忙著發(fā)愁胀茵，反而止步不前社露；
3.另外，這些人身體健康狀況明顯變差琼娘，各種負(fù)面的應(yīng)激反應(yīng)峭弟，一個(gè)接一個(gè)冒了出來。
你看脱拼，我們的心理機(jī)制決定了專注做一件事更有效瞒瘸。multi-tasks需要訓(xùn)練，只有少部分才智與意志力超強(qiáng)者熄浓，才能勝任非人的任務(wù)設(shè)計(jì)情臭。
Q.我也想好好工作上半小時(shí)40分鐘，但總是被打擾被中斷了赌蔑，怎么辦俯在？
中斷分為內(nèi)部中斷和外部中斷。
內(nèi)部中斷娃惯，潛意識(shí)是打算拖延跷乐。拖延就跟去了醫(yī)院不掛號(hào)一樣，浪費(fèi)時(shí)間趾浅，等著情況惡化愕提！
現(xiàn)在我們看一下出現(xiàn)內(nèi)部中斷時(shí)要采取的策略：
1）首先接受它，
2）然后記錄它（“今日待辦”表格的下半部分已經(jīng)分出來潮孽，在計(jì)劃內(nèi)的承諾活動(dòng)下方揪荣，有個(gè)標(biāo)題叫做“計(jì)劃外緊急”），
3）然后立即繼續(xù)你手頭的工作往史，避免真的被打斷仗颈。
對(duì)內(nèi)部中斷睜一眼閉一眼，想著對(duì)自己作弊，是于事無補(bǔ)的挨决。記錄跟蹤數(shù)據(jù)请祖，就是為了進(jìn)行自我改進(jìn)和流程改進(jìn)。
外部中斷具有互動(dòng)性脖祈。電子郵件軟件叮咚作響肆捕，總是提醒你有新郵件，有人正在等你答復(fù)盖高。
每遇到一次外部中斷慎陵，就在“今日待辦”表格添上中斷所要求活動(dòng)的標(biāo)題。寫下來喻奥，不讓它占腦子席纽，而且確保你會(huì)在未來的計(jì)劃中把它考慮進(jìn)去。
處理外部中斷的策略撞蚕，由以下四步組成：
1）告知：“我手頭有事润梯，正忙∩茫”
2）協(xié)商：“周五再幫你做纺铭，行嗎？”
3）計(jì)劃：寫下活動(dòng)名稱刀疙，稍后為它計(jì)劃未來的番茄鐘舶赔。
4）答復(fù)：按照承諾回電或答復(fù)，不然的話谦秧，下次別人就沒法信任你了顿痪。
Q.如何使用不同的符號(hào)來標(biāo)記工作中斷？
假設(shè)我今天早晨選擇了三項(xiàng)活動(dòng)：“準(zhǔn)備發(fā)票”“領(lǐng)獎(jiǎng)品”和“填納稅表”油够。
做為老牌兒的良民，我肯定優(yōu)先處理納稅表格征懈。一個(gè)番茄鐘后石咬，我畫了一個(gè)X；兩個(gè)番茄鐘后卖哎，我完成了報(bào)稅表格鬼悠，接下來該準(zhǔn)備發(fā)票了。
我在第二個(gè)方框中畫了個(gè)X亏娜，因?yàn)橛滞瓿闪艘粋€(gè)番茄鐘焕窝，而且在“今日待辦”表格中劃掉了“填納稅表”活動(dòng)，因?yàn)樗呀?jīng)完成了维贺。
那圖片中的①它掂、②、③又是什么呢？
①在準(zhǔn)備發(fā)票時(shí)虐秋，有一次內(nèi)部中斷榕茧。我莫名其妙地想起要給小明打個(gè)電話。我在“活動(dòng)清單”表格記下這事客给，打算改天做用押。然后，我在“準(zhǔn)備發(fā)票”標(biāo)題右邊標(biāo)一個(gè)撇號(hào)靶剑。在一天結(jié)束時(shí)要匯總這些跟蹤數(shù)據(jù)蜻拨。
②在填納稅表的時(shí)候，小紅打電話給我桩引。我告訴她我正在忙缎讼，問能不能稍后給她回電話。這是一次外部中斷阐污，所以我在“填納稅表”右邊畫了一個(gè)減號(hào)休涤。同樣地，這一跟蹤數(shù)據(jù)要留到今天結(jié)束時(shí)匯總笛辟。
③畫減號(hào)后功氨，我也在“計(jì)劃外緊急”區(qū)寫了“電話小紅”。
Q.番茄鐘用完了手幢，工作還沒完成怎么辦捷凄？
如果活動(dòng)完成之前，小方格都填滿了围来，即本來預(yù)估這項(xiàng)活動(dòng)需要若干個(gè)番茄鐘跺涤，但這些番茄鐘用完了，活動(dòng)還沒完成监透。接下來怎么辦桶错？
這時(shí)要做二次預(yù)估。
猜測要完成這項(xiàng)活動(dòng)還需要多少個(gè)番茄鐘胀蛮。然后院刁，在之前的小方框旁邊，按照二次預(yù)估的數(shù)目畫上相應(yīng)個(gè)數(shù)的圓圈粪狼。現(xiàn)在退腥，每個(gè)番茄鐘結(jié)束響鈴時(shí)，你可以繼續(xù)在圓圈里畫X再榄。
如果事前預(yù)估需要的番茄鐘數(shù)與實(shí)際所花的之間經(jīng)常不一致狡刘，有以下兩種可能的原因：
1）做預(yù)估的方法或能力有待改進(jìn)；
2）工作開始后困鸥，又出現(xiàn)新情況嗅蔬、新問題，使得環(huán)境發(fā)生改變。
Q.執(zhí)行番茄工作法的過程中有哪些認(rèn)識(shí)购城？
認(rèn)識(shí)一：“沒想到一件事要做這么久”。經(jīng)過預(yù)估瘪板，如果某項(xiàng)活動(dòng)需要7個(gè)以上的番茄鐘吴趴，就應(yīng)當(dāng)拆分它。
認(rèn)識(shí)二： “沒想到一件事越做越復(fù)雜”侮攀。在活動(dòng)進(jìn)行過程中锣枝，突然冒出的次要任務(wù)可以將其填入“計(jì)劃外緊急”一欄，然后再接再厲兰英，完成主要活動(dòng)撇叁。
認(rèn)識(shí)三：“頭腦被各種想法占據(jù)”。額外的想法一方面要控制住畦贸，不干擾主要任務(wù)陨闹，另一方面要及時(shí)提煉，這些都是工作創(chuàng)新的源泉薄坏。
認(rèn)識(shí)四：“把預(yù)估當(dāng)作承諾”趋厉。一項(xiàng)探索活動(dòng)或開發(fā)活動(dòng)要花的時(shí)間，沒法提前預(yù)知胶坠，只能估計(jì)得盡量接近君账。總是把估計(jì)值當(dāng)作承諾沈善，無論是對(duì)自己或?qū)ν孪缡紩?huì)造成不必要的焦慮。
為避免此類困境闻牡，番茄工作法只計(jì)算番茄鐘净赴。就算最后期限迫在眉睫，你也能花25分鐘專注于該做的事罩润。
然而也應(yīng)該做到隨時(shí)溝通劫侧，讓相關(guān)人員看到事情進(jìn)展。
認(rèn)識(shí)五：“流程管理哨啃，只是說說”。跟蹤階段就是在收集全天工作流程的真實(shí)數(shù)據(jù)写妥，這些數(shù)據(jù)可用于每日回顧拳球，以改進(jìn)第二天的流程。
要跟蹤哪些數(shù)據(jù)由自己決定珍特，根據(jù)具體的工作狀態(tài)而有所不同祝峻，但可以先從計(jì)算“中斷數(shù)”和“完成番茄數(shù)”開始。
認(rèn)識(shí)六：“完美主義，礙手礙腳”莱找。“等一等酬姆，還有更完美的方案”其實(shí)是另一種形式的拖延。
番茄工作法沒有給“拖延”任何的機(jī)會(huì)奥溺。你只能前進(jìn)辞色，開始一個(gè)番茄鐘，不必惦記怎樣才能做到“非常完美”浮定。要記住相满，完成比完美更重要。
認(rèn)識(shí)七：“在早晨選擇一些活動(dòng)桦卒，傍晚時(shí)卻發(fā)現(xiàn)立美，今天所完成的活動(dòng)大部分都不是早晨選的”。經(jīng)常這樣方灾，計(jì)劃階段就不會(huì)有做出承諾的使命感建蹄。如果沒有承諾感，那么在做當(dāng)天總結(jié)時(shí)裕偿，會(huì)覺得只有苦勞洞慎，沒有功勞。
更重要的是击费，這樣在“活動(dòng)清單”和“今日待辦”表格之間就沒有區(qū)別拢蛋。承諾是番茄工作法的核心∧韫“今日待辦”表格就是每天的承諾谆棱！所選出的活動(dòng)應(yīng)當(dāng)具有可行性。
Tips.游戲一般地確定“今日待辦”
如果不能確定哪些活動(dòng)應(yīng)當(dāng)填入“今日待辦”表格圆仔，不妨舉行一場“優(yōu)先級(jí)淘汰賽”垃瞧？
首先寫下參賽選手名單——即所有活動(dòng)的標(biāo)題坪郭，每項(xiàng)活動(dòng)一張小紙條个从。
然后不區(qū)分重要程度，把所有紙條排成一列歪沃。將第一項(xiàng)和第二項(xiàng)進(jìn)行比較嗦锐。如果今天只能做一件事，我應(yīng)該做哪件呢沪曙？決定之后奕污，輸?shù)囊环椒诺阶筮叄A的一方拿在手液走。
接下來碳默，從原始列中取出下一張紙條贾陷，與剛才比賽的贏家繼續(xù)比較。如此類推嘱根，一場一場比下去髓废。
贏家一直在手里，輸?shù)姆诺阶筮吀檬恪５鹊皆剂星蹇栈藕椋陀辛苏麄€(gè)賽季的贏家。最優(yōu)先的活動(dòng)是手中的那個(gè)柔逼。
然而一天可以做的活動(dòng)何止一項(xiàng)蒋譬？于是從左邊的輸家列中啟動(dòng)一個(gè)新的賽季。將選出的幾名獲勝者愉适，填入今日待辦表格犯助，作為切合實(shí)際的承諾。
Tips.番茄秘籍之進(jìn)度表格
如果同一項(xiàng)活動(dòng)總是出現(xiàn)在“今日待辦”表格中维咸，卻得不到完成剂买，那么就需要另一種形式的“活動(dòng)清單”表格——“進(jìn)度表格”。
舉個(gè)栗子瞬哼，作者拿一張A4紙，上面有5X5毫米的格子租副，左上角有月份和名字坐慰。然后沿著紙的短邊，從右到左寫下這個(gè)月的日期用僧，31结胀，30，29责循，……一直到1糟港，每格寫一個(gè)數(shù)字。
這樣在左邊就有大約5厘米的空白院仿。在這里寫上所有已知的活動(dòng)秸抚，每個(gè)活動(dòng)占一行。然后用這張“進(jìn)度表格”替換掉“活動(dòng)清單”歹垫。
“進(jìn)度表格”仍然是“活動(dòng)清單”的思路剥汤，只是實(shí)現(xiàn)方式不同。
那“記錄”表格呢排惨？“記錄”表格是任意記錄作者要跟蹤的數(shù)據(jù)的吭敢，比如打了幾次電話。
每天早上若贮，當(dāng)作者選擇某項(xiàng)活動(dòng)并把它填入“今日待辦”表格時(shí)省有，也會(huì)在“進(jìn)度表格”相應(yīng)方格中畫一個(gè)圈，位置在當(dāng)天日期那一列谴麦，所選擇的活動(dòng)那一行蠢沿。
當(dāng)天工作結(jié)束做每日回顧時(shí)，如果某項(xiàng)活動(dòng)完成了匾效，就在它的圓圈里畫一個(gè)星星舷蟀。
一段時(shí)間后，如果看到很多空圈面哼，表示總是高估自己所能兌現(xiàn)的承諾野宜。如果某個(gè)活動(dòng)有許多空圈，則可能需要分解它魔策。
Tips.番茄鐘設(shè)置的0&7技巧
假如一項(xiàng)活動(dòng)預(yù)估超過7個(gè)番茄鐘匈子，說明它太復(fù)雜了，需要拆分這項(xiàng)活動(dòng)闯袒。拆開的每項(xiàng)小活動(dòng)在“活動(dòng)清單”表格中單獨(dú)占一行虎敦，各自有預(yù)估值≌遥活動(dòng)越大其徙，預(yù)估越不準(zhǔn)。
如果一項(xiàng)活動(dòng)預(yù)估不夠1個(gè)番茄鐘喷户，則可以在它旁邊標(biāo)個(gè)0唾那。并不是說它要花0個(gè)番茄鐘來完成，只是表示時(shí)間花費(fèi)小于1個(gè)番茄鐘褪尝。這樣的活動(dòng)在“活動(dòng)清單”表格中仍然各自占一行闹获。
稍后在選擇活動(dòng)填入“今日待辦”表格時(shí)，可以將幾項(xiàng)這樣小于1個(gè)番茄鐘的活動(dòng)合并到一起恼五，將它們寫在同一行昌罩，當(dāng)作一個(gè)活動(dòng)來對(duì)待。
寫在后面
《番茄工作法圖解》屬于實(shí)用類型書籍灾馒，閱讀時(shí)間10天茎用，整本書讀下來還是很有收獲的，方法簡單易行睬罗，很適合辦公一族轨功。
以下是文中一些摘錄，與大家分享?
* 一雙腳不能同時(shí)跳兩場舞容达。換句話說古涧，一次只做一件事。
* 各種懶惰是枝葉花盐，各種拖延是枝干羡滑，焦慮是主干菇爪，而各種原因是樹根。懶惰之樹有多高大柒昏，取決于樹根的多少凳宙，樹根越多就越復(fù)雜，懶惰之樹就越難砍职祷。
* 正確的決策是意識(shí)和直覺之間的平衡氏涩。為了做出正確決定，你需要簡化問題有梆，使其只包含重要事實(shí)和你有足夠能力進(jìn)行分析的領(lǐng)域是尖。
* 變化是商務(wù)世界永恒的主題，不想手忙腳亂泥耀，就要對(duì)手頭工作頻繁地提供反饋和接收反饋饺汹。
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