本文作者是Ultraman颊乘，他目前正在讀清華大學(xué)的研究生寸宏。本篇文章中，他分享了自己使用OmniFocus所經(jīng)歷的坑土砂。? ——李長(zhǎng)太
我大約是在2017年的4月份開(kāi)始使用OmniFocus這個(gè)號(hào)稱最強(qiáng)的時(shí)間管理軟件州既，在剛開(kāi)始入門(mén)的階段沒(méi)少犯過(guò)一些相當(dāng)嚴(yán)重的錯(cuò)誤。這些錯(cuò)誤往往還都不是操作方面的錯(cuò)誤萝映，能看說(shuō)明書(shū)就可以解決的那種吴叶；而是使用的思路和邏輯有問(wèn)題，導(dǎo)致這個(gè)軟件只發(fā)揮出百分之五的功效序臂，甚至還給自己帶來(lái)了不少困擾蚌卤。以下我將會(huì)介紹我自己曾經(jīng)遇到過(guò)的錯(cuò)誤，并且給出針對(duì)性的解決方法。
1.項(xiàng)目分類錯(cuò)誤
我最初使用GTD軟件的思路很簡(jiǎn)單逊彭，就是把自己每天要做的咸灿、每周要做的、每年要做的事情都設(shè)置一個(gè)提醒诫龙。于是我的項(xiàng)目分類也變成了類似下面這樣：
每日計(jì)劃：比如刷牙洗臉每周計(jì)劃：比如洗衣服每年計(jì)劃：比如準(zhǔn)備考研乍看上去這樣的分類非常完美析显，按照時(shí)間跨度這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，可以把不同類型的任務(wù)區(qū)分開(kāi)來(lái)签赃。但是過(guò)了一個(gè)月左右谷异，下面的任務(wù)讓我糾結(jié)半天也不知道到底應(yīng)該放到哪個(gè)分類里面：準(zhǔn)備考研是跨度半年的事情，那么在10月底考研報(bào)名該放到哪里锦聊？為了準(zhǔn)備考研歹嘹，我需要頭一周內(nèi)購(gòu)買足夠的復(fù)習(xí)資料，這個(gè)算是每周計(jì)劃還是每年計(jì)劃孔庭？我計(jì)劃每天做一套數(shù)學(xué)題尺上，這個(gè)算是每日計(jì)劃還是年度計(jì)劃？這個(gè)時(shí)候我意識(shí)到自己的分類出現(xiàn)了大問(wèn)題圆到，諸如上面的任務(wù)無(wú)法用年月日這樣簡(jiǎn)單粗暴的方式分類怎抛，因?yàn)槿吮旧韺?duì)時(shí)間這種抽象概念沒(méi)法理解清楚。這可怎么辦呢芽淡？我的解決方法是按照自己關(guān)注范圍來(lái)分類马绝。比如說(shuō)準(zhǔn)備考研的時(shí)候，我主要關(guān)注3個(gè)方面挣菲，也就是學(xué)習(xí)富稻、生活和娛樂(lè)，那么就建立這3個(gè)文件夾白胀。學(xué)習(xí)里面可以再按照自己的關(guān)注范圍繼續(xù)分類椭赋，比如分成考研數(shù)學(xué)、政治或杠、英語(yǔ)哪怔、專業(yè)課一共4個(gè)項(xiàng)目。這樣就實(shí)現(xiàn)了“相互重復(fù)向抢，沒(méi)有遺漏”的分類標(biāo)準(zhǔn)认境，因?yàn)閿?shù)學(xué)和英語(yǔ)是肯定不會(huì)重復(fù)的！
有人會(huì)問(wèn)：那么“考研報(bào)名”這樣的事件到底應(yīng)該放到哪個(gè)項(xiàng)目里面呢笋额？答案很簡(jiǎn)單，把這些不好確定的事情統(tǒng)一放到一個(gè)名字叫“考研雜事”的項(xiàng)目里面篷扩，這樣就可以不用糾結(jié)于這個(gè)問(wèn)題了兄猩。
2.沒(méi)有及時(shí)清空收件箱的習(xí)慣
在剛?cè)腴T(mén)的階段，很多人都會(huì)覺(jué)得每天都清空收件箱是不是有些煩了？而且有很多事情確實(shí)不知道到底該放到哪一個(gè)項(xiàng)目最合適枢冤。尤其是一些“今天晚上洗衣服”之類的雜七雜八的事情鸠姨，大多數(shù)人第一眼都不知道應(yīng)該怎么分類，索性就不分類算了淹真，繼續(xù)留在自己的收件箱里讶迁。結(jié)果呢？長(zhǎng)此以往自己的收件箱就被各種各樣的雜事擠滿了核蘸，就像很多人的桌面那樣巍糯，堆滿了雜七雜八的文件，導(dǎo)致自己辦公的時(shí)候難以找到自己需要的東西客扎。文件的積壓還會(huì)導(dǎo)致自己越來(lái)越不想去整理祟峦，直到亂得不能再亂的時(shí)候才去大掃除，又費(fèi)力氣又費(fèi)神徙鱼。怎么辦呢宅楞？我的方法是在自己的每個(gè)文件夾底下都建立一個(gè)“雜事”項(xiàng)目，比如說(shuō)學(xué)習(xí)-雜事袱吆，生活-雜事厌衙，娛樂(lè)-雜事等等，用來(lái)表示區(qū)分绞绒。比如說(shuō)之前提到的“今天晚上洗衣服”這樣的事情婶希，就放到生活-雜事里面。聽(tīng)上去非常簡(jiǎn)單处铛，簡(jiǎn)單到自己都覺(jué)得沒(méi)必要了饲趋，不是嗎？事實(shí)上撤蟆，這些“雜事”項(xiàng)目還真的就如同辦公室垃圾桶一樣奕塑，是必不可少的標(biāo)配！大家在收拾文件的時(shí)候家肯，總是對(duì)放到垃圾桶里的文件感到輕松龄砰，因?yàn)檫@代表以后自己用不著管它們了。即使它們非常凌亂讨衣，也就讓它們?cè)诶斑@個(gè)有限空間里凌亂好了换棚。我們把瑣事丟到“雜事”里面，就如同把各種零散文件丟到垃圾桶里反镇。只不過(guò)固蚤，app里面的待辦事項(xiàng)是不會(huì)丟失的，如同放到電腦回收站里面的數(shù)據(jù)歹茶，只要想找回還是找得回來(lái)的夕玩。要是雜事里面堆滿了太多亂七八糟的事情怎么辦你弦？直接用app自帶的搜索功能就可以了。如果一件事情真的那么重要燎孟，我相信大家一定還是會(huì)記得關(guān)鍵詞的禽作。
3.推遲還是截止？
由于中文版翻譯的不好揩页，新手在遇到“推遲日期”這個(gè)選項(xiàng)的時(shí)候總覺(jué)得有些摸不著頭腦——是不是這件事情本來(lái)應(yīng)該在今天下班之前完成旷偿，我沒(méi)能完成所以就要推遲？
實(shí)際上爆侣，這個(gè)推遲是相對(duì)于當(dāng)下的推遲萍程，意思就是如果這件事情我此時(shí)此刻沒(méi)時(shí)間去做，那么就推遲到其他什么時(shí)候去完成累提。被推遲的事件在到時(shí)間之前是被隱藏起來(lái)的尘喝，省得一直出現(xiàn)在我們視線里面引起我們焦慮。那么什么時(shí)候應(yīng)該用推遲斋陪，什么時(shí)候應(yīng)該用截止呢朽褪？如果這件事情是外部強(qiáng)制的，比如說(shuō)在考研報(bào)名截止之前進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)報(bào)名无虚，那么就需要使用截止缔赠；如果是自己給自己一個(gè)承諾，比如說(shuō)在考研開(kāi)考之前做完某某練習(xí)冊(cè)（沒(méi)做完也不會(huì)從根本上影響考試）友题，那么建議用推遲嗤堰。由于設(shè)置了截止日期的事件，我們是可以通過(guò)預(yù)測(cè)視圖直接看到的度宦，因此截止日期必須謹(jǐn)慎使用踢匣，每天最好不要超過(guò)3件；如果超過(guò)了這個(gè)數(shù)字戈抄，先想一想哪些事情是那種僅僅是自己給自己立的ddl离唬，這種事情盡量轉(zhuǎn)換成推遲+旗標(biāo)。實(shí)踐證明划鸽，一般還在校園里的學(xué)生输莺，一周也就最多3個(gè)ddl；上班族一般一周也就10個(gè)左右裸诽。
經(jīng)過(guò)上面的篩選嫂用，一旦一個(gè)事項(xiàng)被設(shè)置了截止日期，那就是我們優(yōu)先集中火力搞定的對(duì)象了丈冬。想一想如果自己忙著復(fù)習(xí)考研嘱函，卻在開(kāi)考前兩天發(fā)現(xiàn)自己忘記了報(bào)名沒(méi)有準(zhǔn)考證，就只能怪自己沒(méi)有分清輕重緩急了埂蕊。
4.總結(jié)
總之往弓，由于每個(gè)人的使用習(xí)慣不同橄浓，每個(gè)人也會(huì)踩到各種稀奇古怪的坑。這個(gè)時(shí)候如果無(wú)法從現(xiàn)有的說(shuō)明書(shū)或者網(wǎng)課找到答案的話亮航，就不妨去“在行”約一次相關(guān)的行家吧！
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