前幾年我接到一個工作事項，是一個同事準備要被借調(diào)到別的地方逐哈，所以我和他被告知要交接工作芬迄。
于是那個同事開始跟我交接，然后就交接完了——“交接”給我的昂秃，就是一張有點皺巴的A4紙禀梳，上面煞有其事地稀稀拉拉列了一些物品和和資料名稱，里面的東西有的塞在某個地方肠骆，有的還在某些人那里算途。至于說具體的工作簡單說了幾句，然后就這樣了蚀腿。
我后來發(fā)現(xiàn)嘴瓤，他移交的那部分工作雖然表面上好像有他說的那么輕松，然而里面實質(zhì)卻有許多的節(jié)點唯咬，數(shù)據(jù)纱注，歷史遺留問題，以及一些不便道明的工作中的一些協(xié)調(diào)事項胆胰。此外狞贱，涉及到的許多資料，物品蜀涨，相關(guān)人員瞎嬉，以及手續(xù)等事項也紛繁復雜——我后面還不得不花了相當一段專門的時間和精力來處理這些問題——換句話說，這個工作背后的內(nèi)容厚柳，可遠遠不止那張“移交”的破紙上面列的那么一點氧枣。
當我后來進一步詢問那個同事時，我發(fā)現(xiàn)别垮，他基本上都是用腦子在記的便监，這么多的事情，在他那里是否真正記的住烧董？他的回答是“反正忘了就去翻一翻”毁靶，至于說“去哪里翻”，從他“移交”的那張破紙來看逊移，我反正是不知道预吆。事實上，后來我所需要的很多資料和物品胳泉，以及需要找的渠道和關(guān)系拐叉，基本上都是我自己去別處調(diào)查、收集和整理的扇商。
凤瘦。。钳吟。廷粒。。红且。
實質(zhì)上像這樣的“工作風格”的人坝茎，我至今都一直見到，許多人仿佛真有一個好腦子暇番，能把所有工作中的事項嗤放、資料、人員壁酬、渠道等等都記得住次酌，然后開展工作時隨時可以調(diào)用。這些人也往往遇到問題時不知道去哪“翻”了一“翻”舆乔，后面問題反正馬馬虎虎地算是解決了（或者說到底是否解決了也說不清楚）岳服。但是當你去問他們工作的詳細，比方說流程希俩，思路吊宋，框架，哪怕是一個整體的大致的概念颜武，他們經(jīng)常都說不出個所以然來璃搜。
我這么說也許有些苛刻，但是從一個公司內(nèi)部工作管理和銜接的角度來說鳞上，這種工作風格（姑且稱之為“風格”）不僅讓每一個具體的崗位工作都變得“虛浮”这吻，而且往往會因為人員變動而出現(xiàn)很大的銜接成本，因為基本沒有什么具體可參考的資料篙议、流程唾糯、規(guī)則等等，每一個新來這個崗位的人都不得不去重復摸索、試錯移怯、甚至重新制定規(guī)則拒名。
當然，這有時不僅和員工有關(guān)芋酌，和一個公司內(nèi)部的管理也有關(guān)系。即使是對于“創(chuàng)造”類型的工作像廣告雁佳、設(shè)計等等脐帝，許多知名的比方說“早晨”設(shè)計公司都有一套管理規(guī)則，雖然創(chuàng)意可自行琢磨發(fā)揮糖权，但是早晨公司甚至連公司員工辦公電腦里資料的存放方式堵腹、位置，都有一套規(guī)定星澳。還有像房地產(chǎn)業(yè)中的萬科疚顷，他們的公司制度中對工作流程的詳細和規(guī)范化程度也是出了名的，這種規(guī)范化的管理也許也是萬科在王石時代獲得那樣的成就的一個內(nèi)部原因禁偎。
這樣的規(guī)范化的管理腿堤，即使換了一個人來接管這個位置，原先的資料和工作流程之類都能方便獲取如暖，開展工作時笆檀，也有據(jù)可循，有規(guī)則可依盒至。
需要發(fā)揮創(chuàng)意的工作尚且需要規(guī)則酗洒，更不用說是行政之類的通常更講究規(guī)則和細節(jié)的工作，假若管理上不夠細化枷遂，具體化樱衷，再加上這類工作通常都有的繁雜和瑣碎，不用日積月累酒唉，所積累的資料等東西很快就會變得混亂不堪矩桂。所以在工作中形成一套具體可參照的東西，不僅有利于公司組織內(nèi)部整體工作的銜接和規(guī)范黔州，也有利于個人工作的井然有序和有據(jù)可依耍鬓。
此外，一個人即使記憶力很好流妻，在日積月累的工作中牲蜀，所需要記憶的東西也會對大腦造成負擔，這就像一個儲存柜绅这，當你的大腦中塞滿了各種工作中的細節(jié)涣达、資料、聯(lián)絡人電話等等“雜物”時，你還能留多少空間給“創(chuàng)意”和“思考”呢度苔？
要知道匆篓，有許多工作，不是你越勤奮做的就越好寇窑，許多工作往往要找到那個“關(guān)鍵點”鸦概，問題才能由此一步步解決。我曾經(jīng)在我公眾號里一篇文章《在混亂的辦公室甩骏，你必須要有隨時沉靜下來的能力》里提出過窗市，要分清“深工作”和“淺工作”，進而盡可能清理和擺脫掉“淺工作”饮笛，集中精力于更重要的“深工作”咨察。許多對瑣碎事務的處理，往往都是“淺工作”的范疇福青，假若你還要把這些瑣碎事務的相關(guān)記憶一股腦全塞腦子里面摄狱，你的大腦容量還能支撐多久？你還有多少容量余額留給那些更重要的无午，需要深度思考和分析的事情媒役？要理解“深工作”和“淺工作”的區(qū)別，并進一步理解“深工作”的價值宪迟，大家可以去看我公眾號那篇《在混亂的辦公室刊愚，你必須要有隨時沉靜下來的能力》。
通過把許多具體的資料踩验、流程鸥诽、關(guān)鍵細節(jié)等通過具體的文檔等形式記錄下來，可以在相當程度上釋放你的大腦空間箕憾，并有助于形成一種“系統(tǒng)框架”的意識牡借。當我們處理數(shù)量較少，問題簡單的事務時袭异，我們的大腦尚可處理少量的工作記憶钠龙，進而可通過“直覺”隨時調(diào)用。但是一旦工作量和復雜度達到一定程度御铃，我們的大腦就會出現(xiàn)“認知超載”碴里，會出現(xiàn)一些癥狀比方說你記不住細節(jié)，想不起進度上真，覺得頭腦里一團亂麻咬腋，不知道從哪里開始等。這時候你的“直覺”往往也是不靠譜的睡互，因為你這時思路往往是混亂的根竿，還時不時夾雜一些情緒陵像，這時候一味依賴“直覺”也是在增加犯錯的“風險”，繼續(xù)這樣下去后面的“爛攤子”會多到你越來越難以收拾寇壳。所以醒颖，把你工作相關(guān)的東西具體化和系統(tǒng)化，建立一個“數(shù)據(jù)庫”就很重要了壳炎。
1泞歉，你可以把你工作中所需要的資料、信息匿辩、通訊錄疏日、流程、關(guān)鍵細節(jié)等東西撒汉，盡量寫出來或收集過來，工作需要的物品也要清理搜羅一下涕滋，信息類的以電子或紙質(zhì)文檔的形式先保存起來睬辐，物品則要妥善保管在某個地方。
2宾肺，你可以再列一個清單溯饵，就像一本書的目錄那樣，把這些工作材料（這里把信息和物品統(tǒng)稱為“材料”）分門別類锨用，整理和歸納丰刊，做一個初步的羅列。這時增拥，你的“材料”就像排好的隊伍一樣啄巧，等著你去檢閱。
3掌栅，你可以進一步分析這些材料之間的相關(guān)聯(lián)系秩仆，比方說某些聯(lián)絡人名單和某個項目之間的關(guān)系，針對某項工作需要的資料猾封、流程澄耍、手續(xù)等等，某個辦公用品的用途及其保管方式等晌缘，找出它們的關(guān)系齐莲，并做到心中有數(shù)。
4磷箕，在理清你的工作材料間的邏輯關(guān)系后选酗，一些日常通用的，像總通訊錄岳枷、行政或項目檔案星掰、公司制度多望、崗位流程，以及常用的表格氢烘、模板怀偷、素材等等，你可以把它們依舊分門別類打包成一個個文件夾播玖。而針對某些專項工作椎工，關(guān)鍵事務，專門項目的資料蜀踏，可以專門建立一個個單獨的文件包维蒙。你最好多瀏覽審視一下這個“數(shù)據(jù)庫”，對它們的排列果覆、邏輯颅痊、用途等，盡量加深印象局待。
5斑响，之后隨著工作的開展，你可以不斷修改钳榨、增加或刪減舰罚，重新排列或拆分，總之就是不斷更新和改進這個“數(shù)據(jù)庫”薛耻。但這個過程一定要堅持营罢，直到你養(yǎng)成下意識的習慣。
這樣估計過了一段時間饼齿，你的工作漸漸就會變得具體化：有許多可見的饲漾，清楚界定的，包括量化的東西缕溉，可供你去查詢和參考能颁；通過把許多瑣碎的物品和信息妥善保存，你在相當程度上釋放了你的大腦容量倒淫，有助于你頭腦清晰地工作伙菊；通過寫下你對一些問題的處理思路，有助于你找到更好的解決方案敌土，或者幫助你看清問題的關(guān)鍵镜硕。總之，你會發(fā)現(xiàn)你的工作不是“浮在空中”返干，“飄來飄去”的了兴枯，而是一些具體的，清晰的矩欠，可分析财剖、可改進的“東西”悠夯。你會對你所做的工作更加心中有數(shù)，需要資料時也能到你的“數(shù)據(jù)庫”中去調(diào)用躺坟，當上司要你寫總結(jié)沦补，或者提供工作成果報告之類的時候，你的“數(shù)據(jù)庫”也能給你提供支持咪橙。這時夕膀，當你回顧自己還沒建立起這套“工作系統(tǒng)”的時候，你也許會感覺那時你的工作“神馬都是浮云”美侦。
另外产舞，實質(zhì)上，我們不是藐視“直覺”菠剩，否定“直覺”的作用易猫，但是，“直覺”的背后具壮，也許就是你的經(jīng)歷准颓，你的知識，你的性格嘴办，你的觀念等等各種積累和醞釀，在某個時點的迸發(fā)买鸽，這個現(xiàn)象有許多研究和相關(guān)著作做過論述（別問我是哪些書涧郊，我讀過太多書，不記得這一兩本了）眼五。那么妆艘，系統(tǒng)化的工作，就是在整理你“直覺”后面的那些東西看幼，也許批旺，也可以讓你的“直覺”更靠譜，你不妨試一試诵姜？
希望這篇文章對你有用汽煮。
。棚唆。境析。疟羹。。。
對了疾捍，說起文章開頭那個故事：
后來，那個同事過了幾個月后盐股，再次返回了原崗位。于是译株，我再次把那一塊工作移交給了他
——當時他把那塊工作“移交”給我時，就是一張A4紙挺益；當我再次移交給他時歉糜，是一整套的電子文件包和編排好目錄的紙質(zhì)文件盒，以及打包好的相關(guān)物品
——我當時覺得他撿了便宜矩肩，他當初移交給別人的就是一張破紙现恼，可他回收的時候，那張破紙變成了“一棟大樓”
——可他好像有點不適應黍檩。那之后好些天叉袍，他看著那堆資料，一臉懵逼刽酱。
創(chuàng)意潛藏在秩序中
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