不知道你有沒看過贾费，在一期央視《對(duì)話》欄目中，主持人問嘉賓當(dāng)時(shí)的諾基亞首席執(zhí)行官（CEO）奧利拉：成為CEO最重要的能力是什么檐盟？奧利拉干脆地回答：“溝通和管理人的能力褂萧。”時(shí)隔一周葵萎，《對(duì)話》又邀請(qǐng)到愛立信CEO柯德川导犹，向其提出了同樣問題，柯德川的回答與奧利拉驚人地一致：溝通陌宿。于是锡足，主持人不禁笑問，他是否與奧利拉串通好了作答壳坪。
可見溝通很重要舶得。
溝通不僅是靠口頭表達(dá)，很多時(shí)候我們都在用文本傳遞信息爽蝴。天野暢子說“商務(wù)文本本身就是演講”沐批，解說自己的方案、簽約付款等等也需要文本作為依據(jù)蝎亚。如果不懂溝通的藝術(shù)會(huì)是怎樣的九孩？試想，你以郵件形式發(fā)了一份產(chǎn)品介紹給合作公司发框。結(jié)果躺彬，對(duì)方看不懂又發(fā)過來疑問，你又得回復(fù)。甚至還來來回回幾次郵件宪拥，如此花費(fèi)時(shí)間和功夫仿野，可能還影響了合作。對(duì)方說不定早看明白了另一家的郵件她君，更愿意選擇他家的產(chǎn)品脚作。天野暢子認(rèn)為這是大多數(shù)人的通病，會(huì)寫但寫出來不一定被認(rèn)可缔刹。
《書面溝通的藝術(shù)》就能教會(huì)你如何打造成功的商務(wù)文本球涛。作者天野暢子（Amano Nobuko），日本資深企劃咨詢師校镐，ePresen公司負(fù)責(zé)人亿扁。她在媒體行業(yè)有著30年的“表達(dá)”工作經(jīng)驗(yàn)，擅長(zhǎng)寫作企劃案灭翔、標(biāo)書魏烫、新聞稿辣苏，經(jīng)掣蜗洌“不說一句話”就獲得成功。同時(shí)稀蟋，天野暢子也作為決策者接觸過大量各種商用文本煌张，因此具有全方位的決策者角度。
縱觀全書退客，其實(shí)快速制作一份能獲得認(rèn)可的商務(wù)文本很容易骏融，始終站在決策者角度去思考問題，用5個(gè)要素分6個(gè)步驟就可以了萌狂。
01
始終站在決策者角度去思考
縱觀全書档玻，天野暢子的核心理念應(yīng)該是始終站在決策者的立場(chǎng)考慮問題。
“商務(wù)文本里強(qiáng)調(diào)對(duì)方的收益了沒茫藏？”“商務(wù)文本中的信息量在對(duì)方可接受的范圍內(nèi)嗎”“為了方便對(duì)方閱讀误趴，你留了足夠的空白沒？”“你的商務(wù)文本中有沒有不禮貌务傲、給對(duì)方添麻煩的部分凉当？”等等。從這些目錄中的副標(biāo)題就可以看出來售葡，制作文本的時(shí)候看杭，我們應(yīng)始終從對(duì)方的角度出發(fā)。
這其實(shí)是一種產(chǎn)品思維挟伙。
同樣地楼雹，做產(chǎn)品首先設(shè)身處地去想象用戶場(chǎng)景，有什么人在什么情況下用，用什么功能贮缅，解決什么問題瓜贾。盡可能把能想到的場(chǎng)景都想出來試一遍。然后要了解你的用戶携悯，是什么人群祭芦，有什么需求，什么特點(diǎn)憔鬼。再者龟劲，了解同類型的產(chǎn)品，分析它們有什么優(yōu)缺點(diǎn)轴或，自己要和它們?nèi)绾胃?jìng)爭(zhēng)昌跌。最后，將產(chǎn)品體驗(yàn)幾遍照雁，再優(yōu)化產(chǎn)品方案蚕愤。
天野暢子推出的“被采納的商務(wù)文本”正是符合用戶需求的產(chǎn)品，這樣你就能很好地理解天野暢子為什么“必須先確認(rèn)商務(wù)文本的閱讀者和使用這份商務(wù)文本的情景饺蚊，再開始制作商務(wù)文本”“調(diào)查決策者”“沒有獲益感就無法做出決定”“根據(jù)場(chǎng)合選擇商務(wù)文本的形式”這些技巧萍诱。
02
決定商務(wù)文本能否獲得認(rèn)可有5個(gè)要素
無論哪種形式的文本，要想吸引對(duì)方污呼，都應(yīng)思考對(duì)方想法的同時(shí)裕坊，也一并思考這5要素：
Goal（目標(biāo)）
Hospitality（考慮周全）
Originality（個(gè)性）
Usability（實(shí)用）
Simple（簡(jiǎn)易）
“目標(biāo)”，就是思考以什么為目標(biāo)來制作當(dāng)前的文本燕酷。其中又分最終目標(biāo)和本次目標(biāo)籍凝。這跟很多分步走戰(zhàn)略的思想是一樣的。比如我們想要舉行一場(chǎng)盛大的同學(xué)聚會(huì)苗缩，這是最終目標(biāo)饵蒂，可以分幾步走：目標(biāo)1，確定聚會(huì)的時(shí)間和地點(diǎn)酱讶；目標(biāo)2退盯，擬定聚會(huì)活動(dòng)流程及相關(guān)負(fù)責(zé)人員；目標(biāo)3浴麻，購(gòu)置相關(guān)活動(dòng)物品得问；目標(biāo)4，定下菜品及現(xiàn)場(chǎng)布置软免。
“考慮周全”宫纬，多為對(duì)方考慮才能獲得對(duì)方的好感。其實(shí)也就是站在對(duì)方角度去思考膏萧，可以把自己想象成對(duì)方漓骚，從頭到尾演示一遍接收這份文本的過程蝌衔，看看哪里還不夠到位。
“個(gè)性”蝌蹂，即彰顯獨(dú)特性噩斟。好比蘋果的設(shè)計(jì)具有極高的辨識(shí)度，從手機(jī)孤个、平板剃允、電腦這些產(chǎn)品，直至店面設(shè)計(jì)都具有一致的極簡(jiǎn)風(fēng)格齐鲤，我們還沒看到蘋果的LOGO都能一下反應(yīng)出來那是蘋果家的斥废。而在商務(wù)文本中，格式给郊、文字樣式及大小牡肉、版面等等也會(huì)顯現(xiàn)出不同人的不同特性，如果能做出有自己個(gè)性的文本淆九，提高自己文本的認(rèn)知度统锤，會(huì)令決策者對(duì)此有一定好感。
“實(shí)用”炭庙，就是要方便使用饲窿。整體上不能太繁瑣復(fù)雜，否則對(duì)方會(huì)看得一頭霧水甚至不想看下去煤搜，這也是不夠?qū)嵱妹饴獭６诩?xì)節(jié)上面，要注意例如排版布局是否合適擦盾，甚至考慮給對(duì)方展示文本時(shí)，可能對(duì)方電腦打不開或者亂碼淌哟，就要注意文本的保存形式迹卢，天野暢子建議最好選擇PDF格式。
“簡(jiǎn)易”徒仓，要讓對(duì)方不需看文本中的解釋說明都能直接做出判斷腐碱。那么標(biāo)題很重要，要讓對(duì)方只看標(biāo)題就知道內(nèi)容掉弛。同時(shí)內(nèi)容最好分3個(gè)症见，這樣對(duì)方更容易記住。
03
按照6個(gè)步驟快速制作成功的商務(wù)文本
天野暢子研究出來殃饿，無論制作什么類型的商務(wù)文本谋作，都要遵循這6個(gè)步驟：
決定格式→決定結(jié)構(gòu)→寫文章→直觀→編輯→檢查
首先用“6W2H”來搜集信息，缺一不可乎芳。天野暢子舉例要召開公司會(huì)議的時(shí)候可以這樣列個(gè)表：
What遵蚜，做什么：營(yíng)業(yè)部每月例會(huì)帖池。
Who，是誰做的：總公司營(yíng)業(yè)部 山中昌弘
When吭净，到什么時(shí)候：5月23日（周五）上午10點(diǎn)~下午3點(diǎn)
Where睡汹，在哪：總公司7層B會(huì)議室
Why，為什么：下半年度的銷售預(yù)測(cè)
Whom寂殉，給誰：各分公司的營(yíng)業(yè)部長(zhǎng)
How囚巴，如何：全部支店 自北向南進(jìn)行發(fā)表
How much，多少錢：出差費(fèi)用由總公司承擔(dān)
要根據(jù)場(chǎng)合友扰，選擇合適的商務(wù)文本形式文兢，例如需要現(xiàn)場(chǎng)展示還是需要同時(shí)現(xiàn)場(chǎng)給對(duì)方閱讀，還是只需給對(duì)方查看焕檬，在制作之前就要先弄清楚姆坚。而在這一步也要去了解是什么人會(huì)閱讀文本并做出決策，要有針對(duì)性实愚，并擬定最終目標(biāo)和步驟目標(biāo)兼呵。這其實(shí)就是一種全局思維。若是方向都沒弄清楚腊敲，就一股腦地往前沖击喂，這過程無論多努力都是徒勞的。
第二步相當(dāng)于擬定框架碰辅。天野暢子建議用超市宣傳單法整理信息懂昂，就是說要將內(nèi)容分類，列成目錄没宾，并在文本中顯現(xiàn)讓讀者清晰指導(dǎo)凌彬。同時(shí)，天野暢子指出循衰，傳達(dá)給對(duì)方的信息不能太多铲敛，想要對(duì)方記住內(nèi)容，最有效的方法是把信息濃縮成3條会钝，也就是說內(nèi)容最好分為3部分去闡述伐蒋。想想也是有道理，我們大多也只記住前三位迁酸，如冠亞季軍先鱼、金銀銅牌。
另外奸鬓，還應(yīng)確定好加入的信息焙畔、紙張大小及版面，以及分配好素材到每一頁全蝶。這樣的全局思維方法能很好把握內(nèi)容闹蒜，具體落實(shí)到細(xì)節(jié)時(shí)寺枉，不至于脫離原始目標(biāo)。比如绷落，你想寫個(gè)8000字論文的衙耕，才寫了個(gè)2000字就寫不下去虑稼，后面擠牙膏似地硬湊字?jǐn)?shù)，這肯定沒有效果；領(lǐng)導(dǎo)要求文案要簡(jiǎn)潔明了喧半，一頁紙完成表達(dá)箕速，你不知不覺洋洋灑灑弄出幾千字成了一沓文件零截，雖是煞費(fèi)苦心锭汛，但完全達(dá)不到要求。
第三步真正開始寫文章管呵，就要時(shí)刻注意表達(dá)要明確梳毙、快速、簡(jiǎn)潔捐下、醒目账锹。具體地說，就是開門見山坷襟，開頭就是重點(diǎn)或者總結(jié)成一行概要奸柬。而題目是關(guān)鍵，一行標(biāo)題就應(yīng)概括全文大意婴程，讓人一目明了廓奕，天野暢子建議加入利益和數(shù)字。標(biāo)題要限制在13個(gè)字左右档叔，如在幻燈片內(nèi)應(yīng)在16個(gè)字以內(nèi)桌粉。天野暢子說，這是根據(jù)多年研究的蹲蒲，16個(gè)字能讓人在2到3秒內(nèi)理解其大意番甩，比如網(wǎng)絡(luò)上的“雅虎！新聞届搁！”中，標(biāo)題字?jǐn)?shù)大多是13個(gè)字窍育。而對(duì)于正文內(nèi)容卡睦，跟剛剛擬定框架一樣的道理，要分條列舉漱抓，并在行首標(biāo)上記號(hào)表锻。
第四、第五步乞娄，可以整合為版面的處理瞬逊∠云纾“直觀”指的是除了文字以外的表達(dá)，還應(yīng)適當(dāng)?shù)丶尤雸D片或者表格确镊。而“編輯”則考慮顏色士骤、字體樣式及大小、頁眉頁腳的設(shè)置蕾域。最后一步就是查缺補(bǔ)漏拷肌。
其實(shí)，《書面溝通的藝術(shù)》本身就是應(yīng)用了以上的方法旨巷。讀者在前言就能獲取全書的核心內(nèi)容巨缘。目錄可以看出，全書是以這六步來劃分的章節(jié)采呐，每一章的標(biāo)題在11個(gè)字以內(nèi)若锁，每篇文章的標(biāo)題是粗體，上方帶有不加粗字體的小標(biāo)題斧吐，這樣讀者能快速獲取全書內(nèi)容概要又固。正文里面，需要讀者注意的句子加粗字體并填充顏色会通。在每一篇文章結(jié)尾還特別標(biāo)注兩項(xiàng)全文重點(diǎn)口予。全文顏色上，只用了黑色涕侈、灰色和藍(lán)色3種顏色沪停。頁眉特別顯現(xiàn)了天野暢子的用心（見下圖），在文章標(biāo)題的上方設(shè)置5要素一行裳涛，下方則設(shè)置“6W2H”一行木张，文章里面用到5要素及“6W2H”的具體哪項(xiàng)，哪項(xiàng)就用藍(lán)色突顯端三，其余項(xiàng)用灰色淺顯舷礼。這有助于讀者更好地理解5要素及“6W2H”是怎樣的。另外郊闯，考慮到使讀者對(duì)書中方法的能易于應(yīng)用妻献，每篇文章都附有一頁圖片演示。
這充分體現(xiàn)了天野暢子始終站在我們讀者角度去構(gòu)思团赁，徹底運(yùn)用了5要素——為了讀者掌握制作成功的商務(wù)文本能力的“目標(biāo)”育拨，“考慮”讀者讀起來“簡(jiǎn)易”明了、快速掌握欢摄，非嘲旧ィ“實(shí)用”，有別于其他工具書的版面“個(gè)性”怀挠。真正要掌握如此強(qiáng)大的書面溝通藝術(shù)析蝴，你需要對(duì)照書中正文分6步開始嘗試制作文本了害捕。
如果我們?cè)趯W(xué)生時(shí)代就讀到這本書，學(xué)會(huì)有效的文本寫作技巧闷畸，那么課題匯報(bào)尝盼、社團(tuán)活動(dòng)宣傳、畢業(yè)論文也就不費(fèi)功夫了腾啥。至于往后的投遞簡(jiǎn)歷到工作匯報(bào)等等任務(wù)也會(huì)多么得心應(yīng)手东涡。不過即使是個(gè)職場(chǎng)老油條了才學(xué)這些也為時(shí)不晚！多掌握一點(diǎn)技能總不會(huì)吃虧的倘待。
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