看板簡(jiǎn)介

看板已經(jīng)成為當(dāng)下應(yīng)用于項(xiàng)目管理與溝通的最常用的方式之一，并且現(xiàn)在越來(lái)越多的人也開(kāi)始使用它來(lái)管理自己的工作和生活。有些人在用 Trello 這樣的免費(fèi)云服務(wù)來(lái)跟蹤他們的項(xiàng)目薄翅，例如哪些事務(wù)正在處理，哪些事務(wù)已經(jīng)完成谒出，并進(jìn)行項(xiàng)目信息的溝通宦搬；也有人用它來(lái)進(jìn)行個(gè)人工作計(jì)劃的制訂；也有人用它來(lái)安排旅游行程毡代；甚至有人用它來(lái)分類保存食譜阅羹！

看板是一種基于“精益”思想的管理方法，精益指的是以最小資源投入創(chuàng)造更大價(jià)值教寂∧笥悖看板的初始目的在于可視化工作，讓每個(gè)人看到所有工作項(xiàng)的進(jìn)展和相應(yīng)的優(yōu)先級(jí)酪耕，進(jìn)一步提高工作透明度导梆，并且在面臨新工作時(shí)幫助排定優(yōu)先級(jí)。

看板的起源

看板這個(gè)概念雖然現(xiàn)在在科技企業(yè)中方興未艾，但實(shí)際上是起源于傳統(tǒng)的制造行業(yè)看尼。所謂看板管理递鹉，常作“Kanban管理”（來(lái)自日語(yǔ)“看板”，カンバン藏斩，日語(yǔ)羅馬拼寫(xiě)：Kanban）躏结，是豐田生產(chǎn)模式中的重要概念，豐田汽車公司在20世紀(jì)50年代從超級(jí)市場(chǎng)的運(yùn)行機(jī)制中得到啟示狰域，于是Kanban作為一種生產(chǎn)媳拴，運(yùn)送指令的傳遞工具而被創(chuàng)造出來(lái)，指為了達(dá)到及時(shí)生產(chǎn)（JIT）方式控制現(xiàn)場(chǎng)生產(chǎn)流程的工具北专。經(jīng)過(guò)近50年的發(fā)展和完善禀挫，目前已經(jīng)在很多方面都發(fā)揮著重要的機(jī)能。

而起源于軟件開(kāi)發(fā)行業(yè)的“敏捷”管理模式在近些年也正在逐漸被借鑒到各個(gè)行業(yè)拓颓，更先進(jìn)的看板工具也應(yīng)運(yùn)而生语婴。

看板在現(xiàn)代項(xiàng)目管理、信息溝通和計(jì)劃任務(wù)控制中都能夠發(fā)揮很大的作用驶睦。

看板的分類

我們現(xiàn)在常說(shuō)的Kanban有兩種含義：

一種是物理看板砰左，物理看板一般運(yùn)用在生產(chǎn)企業(yè)，主要功能是：設(shè)定目標(biāo)场航，讓員工了解自己的任務(wù)缠导；控制生產(chǎn)進(jìn)度；控制生產(chǎn)數(shù)量溉痢。它的既視感是這樣的：

這種看板雖然在我們現(xiàn)在看來(lái)也許很簡(jiǎn)陋僻造，但在實(shí)際工作中簡(jiǎn)便易行，尤其對(duì)于小團(tuán)隊(duì)的管理也是非常有效的孩饼。這種類型的看板也有稍微漂亮一點(diǎn)的髓削，像下面的圖中所示：

或者更優(yōu)雅一些的：

或者更多地展示綜合性一些信息的看板：

但總的來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)看板主要存在兩個(gè)問(wèn)題：一是修改起來(lái)不是很方便镀娶；二是在人員不在一個(gè)物理場(chǎng)所立膛，并且在現(xiàn)在廣泛使用電腦和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行辦公的情況下無(wú)法實(shí)現(xiàn)在線溝通和協(xié)同工作。

另外一種看板則是指看板軟件梯码、看板應(yīng)用或看板的云服務(wù)宝泵，這是將傳統(tǒng)的看板運(yùn)用現(xiàn)代的信息化、在線化的技術(shù)改進(jìn)之后產(chǎn)生的新型看板轩娶。這種看板看起來(lái)類似下圖所示：

新型看板最主要的特點(diǎn)包括：

高度可視化儿奶，比傳統(tǒng)看板具有更豐富的展現(xiàn)能力（例如支持圖片、視頻鳄抒、音頻和其他附件）廓握；也比傳統(tǒng)看板能夠容納更多的信息搅窿；

支持在線協(xié)同工作，特別適合項(xiàng)目人員不在同一地點(diǎn)辦公的情況隙券；

支持更加靈活的內(nèi)容修改、任務(wù)狀態(tài)更新闹司、流程定制等功能娱仔；

可以支持自動(dòng)化的規(guī)則，例如“進(jìn)行中”的任務(wù)列表中某項(xiàng)任務(wù)達(dá)到一定條件就自動(dòng)轉(zhuǎn)移到“已完成”狀態(tài)的列表中游桩。

總的來(lái)說(shuō)牲迫，看板作為項(xiàng)目任務(wù)管理工具，是組織項(xiàng)目借卧、分享信息盹憎、展開(kāi)協(xié)作的地方。通過(guò)看板铐刘，所有與項(xiàng)目有關(guān)的人對(duì)正在處理和仍待完成的工作能夠統(tǒng)一看法陪每。 一般來(lái)說(shuō)看板由看板本身、列表和卡片三個(gè)主要概念組成镰吵￠莺蹋看板本身可以理解成項(xiàng)目，列表則通常代表工作流或流程疤祭，而卡片則通常代表任務(wù)盼产，并且任務(wù)會(huì)在這些列表之間移動(dòng)直至任務(wù)完成∩坠荩看板軟件一般還支持日程管理和計(jì)劃任務(wù)安排戏售，使得它不僅具有信息分享功能，還可以提供真正意義上的項(xiàng)目進(jìn)度管控的能力草穆。

另外灌灾，雖然目前大多數(shù)看板系統(tǒng)中都是依循了“看板——列表——卡片”三個(gè)主要元素的體系，但也并非就到卡片而止续挟，而是可以在卡片上關(guān)聯(lián)各種信息紧卒、多媒體、附件诗祸，或者還可以進(jìn)行劃分子任務(wù)跑芳、設(shè)定日程等關(guān)聯(lián)操作。這也大大拓展了看板系統(tǒng)能夠承載的功能直颅。另外博个，看板往往還支持日歷視圖，可以滿足接近傳統(tǒng)項(xiàng)目管理思路的視角功偿。

新型看板的示例

下面給出一些具體例子盆佣，可以讓大家有一個(gè)直觀的印象往堡，能夠用看板系統(tǒng)來(lái)做什么，但實(shí)際上共耍，我們完全可以把它當(dāng)做一個(gè)分類整理思路和分享信息的工具虑灰，自行創(chuàng)造發(fā)揮。

例如痹兜，下圖是Trello系統(tǒng)中最常見(jiàn)的看板之一：

其中穆咐，將一個(gè)項(xiàng)目中的任務(wù)劃分成為了“待辦”、“正在辦理”字旭、“完成”三類对湃，也可以看做每個(gè)任務(wù)具有三個(gè)狀態(tài)，在達(dá)到一定條件時(shí)遗淳，任務(wù)的狀態(tài)會(huì)發(fā)生改變拍柒，此時(shí)該任務(wù)也應(yīng)被手動(dòng)或自動(dòng)地轉(zhuǎn)移到下一類任務(wù)中。

下面的簡(jiǎn)單項(xiàng)目管理例子中則將“進(jìn)行中”（IN PROGRESS）階段又劃分成為了正在辦理（WORKING）和等待中（WAITING）這兩個(gè)子階段屈暗。

下圖則是以時(shí)間為軸的一個(gè)多個(gè)看板混合的情況拆讯，用于生產(chǎn)型企業(yè)多部門(mén)協(xié)同工作：

下圖是一個(gè)IT實(shí)施項(xiàng)目的項(xiàng)目管理看板：

下圖是一個(gè)包含了團(tuán)隊(duì)溝通要素在內(nèi)的軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的看板：

下圖是一個(gè)內(nèi)容運(yùn)營(yíng)與推廣團(tuán)隊(duì)的看板：

下面則是一個(gè)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部進(jìn)行溝通來(lái)活躍工作氣氛的看板：

下面則是有人將自己的食譜分類整理用看板管理并分享出來(lái)，這也說(shuō)明了看板中的不僅可以按流程步驟來(lái)組織恐锦，也可以按任意的分類來(lái)組織往果，實(shí)際上就是一種分類的方式。

還有下面的市場(chǎng)部門(mén)看板則是一種混合的看板一铅，集成了很多要素陕贮。

目前，已經(jīng)有很多看板軟件潘飘、系統(tǒng)肮之、App和在線網(wǎng)站，其中不乏優(yōu)秀的卜录。使用比較廣泛的有Trello等戈擒，而Wekan則是一個(gè)開(kāi)源的、免費(fèi)的艰毒、可以自行本地化部署的在線看板系統(tǒng)筐高，功能不如Trello等大型網(wǎng)站強(qiáng)大，但也足夠一般企業(yè)和個(gè)人使用丑瞧。下面我們將簡(jiǎn)單介紹Wekan系統(tǒng)的使用方法柑土。

Wekan看板系統(tǒng)簡(jiǎn)介

Wekan是一個(gè)完全開(kāi)源和免費(fèi)的協(xié)作看板應(yīng)用程序，具有MIT許可證绊汹，意味著可以免費(fèi)使用和分發(fā)稽屏；

無(wú)論維護(hù)個(gè)人待辦事項(xiàng)清單，與朋友一起計(jì)劃假期西乖，還是在團(tuán)隊(duì)中為下一個(gè)革命性想法工作狐榔，看板都是一個(gè)無(wú)與倫比的工具坛增，可以讓事情井然有序；

它們可以讓您直觀地了解項(xiàng)目的當(dāng)前狀態(tài)薄腻，并通過(guò)讓您專注于最重要的幾個(gè)項(xiàng)目來(lái)提高您的工作效率

Wekan可以在自有服務(wù)器上安裝收捣，即本地化部署，支持許多操作系統(tǒng)平臺(tái)庵楷；

Wekan在世界上被很多國(guó)家的很多用戶所使用坏晦，據(jù)說(shuō)有13000多企業(yè)在使用Wekan；Wekan已被翻譯成約50種語(yǔ)言嫁乘，在影響力很大的技術(shù)網(wǎng)站Github上獲得了上萬(wàn)個(gè)好評(píng)，可以說(shuō)是非常流行的球碉。

注冊(cè)與登錄

初次使用Wekan之前蜓斧，需要注冊(cè)一個(gè)賬戶。首先使用一個(gè)較新的瀏覽器（推薦歐朋睁冬、火狐挎春、360、Chrome等瀏覽器）訪問(wèn) Wekan系統(tǒng)的網(wǎng)址豆拨，可以看到下面的界面直奋。

如果沒(méi)有已有賬戶，點(diǎn)擊對(duì)話框下方的“注冊(cè)”鏈接即可進(jìn)行注冊(cè)施禾，如下圖所示脚线。

一般建議使用真實(shí)郵箱進(jìn)行注冊(cè)，并使用真實(shí)姓名作為用戶名以便以后與項(xiàng)目組成員及其他同事溝通時(shí)方便易認(rèn)弥搞。

初次注冊(cè)邮绿，服務(wù)器有可能顯示“內(nèi)部服務(wù)器錯(cuò)誤”，此時(shí)不用擔(dān)心攀例，實(shí)際上已經(jīng)注冊(cè)成功船逮，點(diǎn)擊下方的“登錄”鏈接進(jìn)入登錄界面輸入用戶名和密碼即可登錄。

使用郵箱也可以登錄粤铭，首次登錄后頁(yè)面如下圖所示挖胃。

修改個(gè)人資料

登錄成功后，點(diǎn)擊頁(yè)面右上方的用戶名稱即可修改個(gè)人資料梆惯、更改設(shè)置酱鸭、上傳個(gè)人頭像或者修改密碼，如下圖所示加袋。

創(chuàng)建一個(gè)看板

點(diǎn)擊“添加看板”即可開(kāi)始建立自己的第一個(gè)看板凛辣。如同介紹中所說(shuō)，看板系統(tǒng)主要有三級(jí)體系职烧，即“看板——列表——卡片”扁誓，每一級(jí)其實(shí)都可以看做是一種分類防泵，利用這三級(jí)體系，我們可以靈活地把事務(wù)分類組織起來(lái)蝗敢，可以用來(lái)管理項(xiàng)目捷泞，也可以用來(lái)梳理自己的計(jì)劃、保存自己的文檔等寿谴。

我們首先來(lái)嘗試建立自己的一個(gè)文檔分類存儲(chǔ)的看板锁右。點(diǎn)擊“添加看板”，并起一個(gè)適當(dāng)?shù)拿Q讶泰。

因?yàn)閮H準(zhǔn)備自己使用咏瑟，因此將看板設(shè)為“私有”即可，其中內(nèi)容將只有自己能夠看到痪署。然后點(diǎn)擊“創(chuàng)建”按鈕來(lái)創(chuàng)建這個(gè)看板码泞。

此時(shí)，會(huì)被馬上要求創(chuàng)建一個(gè)列表狼犯，因?yàn)橐粋€(gè)看板至少應(yīng)當(dāng)有一個(gè)列表余寥，我們起一個(gè)合適的名字即可，如果一時(shí)想不到悯森，直接起一個(gè)常用的“備注”或“其他”之類的也可以宋舷。

添加一個(gè)列表后還可以繼續(xù)在右側(cè)添加其他的，然后如果對(duì)順序不滿意瓢姻，還可以直接用鼠標(biāo)拖拽某個(gè)列表到合適的位置自行排序祝蝠。

然后就可以點(diǎn)擊每個(gè)列表下的“添加卡片”按鈕來(lái)添加自己所需要的東西了。

給每個(gè)卡片輸入一個(gè)簡(jiǎn)要的說(shuō)明汹来。

然后點(diǎn)擊該卡片续膳，可以看到給這個(gè)卡片可以添加很多內(nèi)容，我們暫時(shí)只添加一個(gè)圖片附件作為這個(gè)列表的抬頭收班。

點(diǎn)擊“添加附件”按鈕坟岔，然后選擇本機(jī)上傳一張圖片即可，然后該圖片會(huì)自動(dòng)在卡片中顯示出來(lái)摔桦。我們就把這張卡片作為這個(gè)列表的抬頭吧社付。

我們還可以點(diǎn)擊列表右上角的幾條橫線的列表小圖標(biāo)按鈕來(lái)進(jìn)行顏色設(shè)置，這樣會(huì)在列表名稱下方顯示一條顏色條橫杠邻耕，以便心理上區(qū)分不同的列表鸥咖。另外，每張卡片也是可以設(shè)置顏色的兄世，我們不妨把抬頭卡片的顏色改為與列表色相同啼辣。

之后，我們可以在添加一些其他卡片御滩，上傳其他附件鸥拧，例如word或ppt文檔等党远。

可以注意到在卡片詳細(xì)信息下方，還會(huì)有給這張卡片添加附件的記錄富弦，實(shí)際上除了添加附件的記錄但狭，還可以看到其他的各種操作記錄翩剪，這樣能夠起到追蹤箭窜、提醒和讓他人了解（當(dāng)看板是公開(kāi)的時(shí)候）的作用猖凛。

另外，也可以對(duì)卡片進(jìn)行評(píng)論盏缤，當(dāng)然砰蠢，一般這也是看板公開(kāi)后其他人進(jìn)行的操作。

下面是一個(gè)完整的文檔看板的示例唉铜。

可以看出娩脾，很容易根據(jù)自己的需要定制符合自己使用習(xí)慣的文檔看板。使用文檔看板的好處打毛，不僅在于有了一個(gè)集中存儲(chǔ)文檔的地方，還特別有助于理清思路俩功。

在看板中搜索

在文檔多了之后幻枉，經(jīng)常需要進(jìn)行搜索，Wekan也提供了方便的搜索功能诡蜓。在工具條右上角就可以找到搜索按鈕熬甫，然后可以選擇按標(biāo)題和描述中的文字進(jìn)行搜索，或者按標(biāo)簽（在卡片中可以設(shè)置的顏色標(biāo)簽）搜索蔓罚。

搜索后就可以看到相關(guān)的文檔椿肩，如下圖所示。

流程管理型的看板

剛才介紹的文檔看板實(shí)際上可以看成是一個(gè)分類的工具豺谈，除了用于文檔分類保存郑象，還可以用于個(gè)人記事、企業(yè)的產(chǎn)品管理茬末、產(chǎn)品目錄厂榛，也可以用于通知公告板、交流園地等丽惭。

在實(shí)際應(yīng)用中击奶，看板系統(tǒng)其實(shí)還更多地被應(yīng)用于各種流程性事務(wù)的管理，例如各種項(xiàng)目管理责掏、辦公流程管理等等柜砾。因?yàn)榭梢詫⒖窗蹇醋鲆粋€(gè)項(xiàng)目或流程，將一個(gè)個(gè)順序排列的列表看做項(xiàng)目中的一個(gè)個(gè)階段或者流程中的一個(gè)個(gè)環(huán)節(jié)（或者甬道）换衬，而將卡片看做每個(gè)具體的細(xì)項(xiàng)任務(wù)痰驱。結(jié)合看板系統(tǒng)提供的日歷視圖证芭、人員管理和協(xié)同辦公與信息共享與溝通能力，完全可以滿足大多數(shù)項(xiàng)目管理與流程管理的需要萄唇，并且比傳統(tǒng)項(xiàng)目與流程管理工具更加簡(jiǎn)潔明了檩帐，更加高效。

下面就給出一個(gè)典型的研發(fā)項(xiàng)目管理的看板示例：

例子中的“物流跟蹤系統(tǒng)研發(fā)項(xiàng)目”是一個(gè)研發(fā)項(xiàng)目另萤。

其中湃密，用到了“泳道”（也稱甬道）概念，泳道可以將看板中的列表按照另一種交錯(cuò)分類的方式展示四敞，增加泳道可以在右上角的工具欄中選擇視圖為“泳道圖”后即可添加泛源，調(diào)整泳道順序的話直接按住泳道標(biāo)題拖拽即可。

本例中忿危，將研發(fā)項(xiàng)目中涉及的各個(gè)團(tuán)隊(duì)作為一個(gè)個(gè)的泳道达箍。然后按標(biāo)準(zhǔn)的研發(fā)項(xiàng)目階段劃分了數(shù)個(gè)項(xiàng)目階段，再用卡片作為其中的各項(xiàng)任務(wù)铺厨，并指定了各個(gè)項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人缎玫、起止時(shí)間、任務(wù)標(biāo)簽（卡片上面的帶顏色的標(biāo)記）等解滓。

這些都是在任務(wù)的詳細(xì)信息中進(jìn)行的赃磨。并且，在任務(wù)（即卡片）詳細(xì)信息中洼裤，還可以進(jìn)行待辦事件清單的設(shè)定邻辉，或者制訂一個(gè)子任務(wù)。制訂了待辦事件后腮鞍，將出現(xiàn)數(shù)字表示的待辦項(xiàng)并可勾選值骇。制訂子任務(wù)則會(huì)自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)子看板，在其中可以和父級(jí)任務(wù)一樣設(shè)定列表與卡片移国。

如果選擇日歷視圖吱瘩，則可以和一般項(xiàng)目管理中的日歷視圖類似，列出指定了開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間的任務(wù)項(xiàng)迹缀。

另外搅裙，可以看出本項(xiàng)目被設(shè)定成了“公開(kāi)”看板，因此所有本系統(tǒng)中的用戶都可以看到該看板中的內(nèi)容裹芝，但只有項(xiàng)目參與者才可以修改其中的內(nèi)容部逮。

一般來(lái)說(shuō)，創(chuàng)建看板的用戶自動(dòng)成為該看板的管理者嫂易，看板管理者可以邀請(qǐng)系統(tǒng)內(nèi)的其他成員成為該項(xiàng)目的參與者兄朋，也可以指定其他參與者成為該項(xiàng)目的管理者。項(xiàng)目管理者可以修改項(xiàng)目的一些屬性信息，指定該項(xiàng)目的一些規(guī)則等颅和。

任務(wù)型的看板

另一種任務(wù)型的看板也可以用于項(xiàng)目和流程管理傅事，與前面介紹的例子不同的是，這種看板更聚焦于任務(wù)的各種狀態(tài)的流動(dòng)峡扩。例如蹭越，

這也是看板系統(tǒng)最常用的方式之一，不同階段的任務(wù)可以自動(dòng)或手動(dòng)拖拽在代表不同狀態(tài)的列表中移動(dòng)教届，表示某項(xiàng)任務(wù)的狀態(tài)變化响鹃。例如這個(gè)項(xiàng)目中，“二審”任務(wù)是正在處理的任務(wù)案训，如果完成了买置，可以手動(dòng)將其拖拽至“已完成”列表中，再將“二審作者反饋”任務(wù)項(xiàng)移動(dòng)至“正在辦理”列表中强霎。

一些高級(jí)操作

Wekan中忿项，在編寫(xiě)卡片標(biāo)題、描述等信息時(shí)城舞，可以使用Markdown語(yǔ)法來(lái)寫(xiě)出混合樣式的文字和段落轩触，參看下面的示例。

任務(wù)型看板的示例中家夺，也展示了使用Markdown語(yǔ)法編寫(xiě)的一個(gè)表格怕膛。

另外，Wekan系統(tǒng)的特色之一是可以自行定制一些自動(dòng)規(guī)則秦踪，只有項(xiàng)目管理員可以制定或者修改規(guī)則。在項(xiàng)目設(shè)置菜單中選擇“規(guī)則”菜單項(xiàng)來(lái)啟動(dòng)規(guī)則設(shè)置掸茅。

然后我們選擇左側(cè)第二欄之后右側(cè)列表中“當(dāng)標(biāo)簽是……是添加到一個(gè)卡片”椅邓，點(diǎn)擊右邊的加號(hào)按鈕來(lái)制定符合該規(guī)則時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行的動(dòng)作。

我們選擇“移動(dòng)卡片到當(dāng)前看板的已完成列表的尾部”昧狮，具體的語(yǔ)序可能會(huì)和人的思維不太一樣景馁，需要一定的理解。然后點(diǎn)擊右側(cè)的加號(hào)按鈕就可以添加規(guī)則了逗鸣。

最后是規(guī)則的列表頁(yè)面合住，可以看到所有已定義的規(guī)則，并可以查看修改或者刪除撒璧。

這樣透葛，當(dāng)我們給這個(gè)項(xiàng)目中的任意一個(gè)任務(wù)加上綠色的“通過(guò)”標(biāo)簽后，該任務(wù)就會(huì)被自動(dòng)移動(dòng)到“已完成”列表中卿樱，并排在最后一個(gè)僚害。

總結(jié)

總的來(lái)說(shuō)，Wekan系統(tǒng)由于免費(fèi)開(kāi)源繁调，并且可以本地化部署萨蚕，非常適合小型企業(yè)或個(gè)人使用靶草。當(dāng)然，它的功能肯定不如商用的系統(tǒng)那么強(qiáng)大岳遥，系統(tǒng)也不一定足夠穩(wěn)定奕翔，需要自行維護(hù)，如果有這些更高的要求浩蓉，建議使用Trello這一類已經(jīng)過(guò)大用戶量考驗(yàn)的系統(tǒng)派继。