概述
????????辦公軟件的使用能力幾乎在所有招聘崗位要求中作為一個(gè)不值得再提起的一項(xiàng)技能竹祷，但并不是所有人都能夠熟練掌握這種基本技能擅编，對(duì)于這種很容易上手的軟件通常都是不愿意花費(fèi)大量時(shí)間去重新系統(tǒng)性學(xué)習(xí)攀细。本文就以簡(jiǎn)短的文字配圖按照功能以一篇相對(duì)干凈舒適的文檔編寫流程出發(fā)來(lái)做一次總結(jié)，足以應(yīng)對(duì)日常工作的一般性文檔寫作工作了爱态，而且是真的可以提高一定程度的效率谭贪。
????????一份文檔的制作流程：
? ? ? ? 一般情況下文檔需要至少包含有以下幾個(gè)基本要素：封面（標(biāo)題、撰稿人锦担、日期）俭识、文檔聲明頁(yè)（有編寫記錄、聲明洞渔、前言等）套媚、目錄頁(yè)缚态、內(nèi)容頁(yè)（標(biāo)題、正文堤瘤、圖片玫芦、表格、頁(yè)眉頁(yè)腳）本辐∏欧總結(jié)了幾個(gè)常見(jiàn)的問(wèn)題如下：
1. 目錄完全靠手工一條條打上去，不僅效率低而且不能做到及時(shí)更新慎皱；
2. 頁(yè)碼調(diào)整不合理老虫，對(duì)于不該出現(xiàn)頁(yè)碼的封面有了頁(yè)碼，內(nèi)容頁(yè)從第二頁(yè)開(kāi)始宝冕；
3. 標(biāo)題要么沒(méi)編號(hào)张遭，要么編號(hào)靠手敲（很常見(jiàn)）；
4. 正文格式不統(tǒng)一地梨，時(shí)常遇見(jiàn)字體菊卷、大小、顏色不一致情況宝剖；
5. 圖片洁闰、表格不帶標(biāo)題，或者標(biāo)題沒(méi)有對(duì)應(yīng)編號(hào)万细；
6. 雙面打印時(shí)目錄打印到偶數(shù)頁(yè)上扑眉。
一份相對(duì)規(guī)范的文檔生成過(guò)程
本文將以 Microsoft Office Word 軟件來(lái)對(duì)我們編寫電子文檔過(guò)程中的一些方法和功能進(jìn)行介紹：
系統(tǒng)版本：Mac OS High Sierra 10.13.4
Word版本：Microsoft Word For Mac 16.13.1（180523）——版本較新，其實(shí)Office 2016版基本相同
第一步：首先定義自己的Word樣式
????????樣式可以理解為是一種針對(duì)文檔內(nèi)容的模板赖钞，目的是為了使我們編寫文檔時(shí)可以快速讓內(nèi)容格式保持一致性腰素。在Word中對(duì)文本樣式的修改可以從樣式欄中點(diǎn)擊樣式進(jìn)行修改，也可以使用格式刷工具進(jìn)行樣式的變更雪营。
????????Word默認(rèn)會(huì)自帶一部分樣式弓千，一般情況下我們用到的基本只有正文和標(biāo)題，可以看到默認(rèn)有“標(biāo)題1”献起、“標(biāo)題2”和“標(biāo)題”洋访、“副標(biāo)題”，在2016版本中如果文檔已經(jīng)有了包含“標(biāo)題2”的內(nèi)容時(shí)會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)“標(biāo)題3”并且會(huì)依次自動(dòng)展開(kāi)“標(biāo)題4”谴餐、“標(biāo)題5”姻政，所以，不用考慮默認(rèn)只有兩級(jí)標(biāo)題不夠用的情況岂嗓。
接下來(lái)將通過(guò)修改系統(tǒng)內(nèi)置樣式的方式創(chuàng)建一套屬于自己的樣式集汁展，完成后的樣式集主要是不同級(jí)別的標(biāo)題和正文，在所有的標(biāo)題樣式中將會(huì)增加分級(jí)編號(hào)，這樣我們?cè)诤竺嫖臋n寫作過(guò)程中直接套用標(biāo)題樣式就可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)編號(hào)從而達(dá)到標(biāo)題的規(guī)范性善镰。正文樣式可以根據(jù)實(shí)際情況修改即可妹萨。
首先，讓標(biāo)題能夠自動(dòng)編號(hào)炫欺；在“標(biāo)題1”（或者標(biāo)題2、3熏兄、4等）上右鍵選擇“修改（M）”
????????彈出的頁(yè)面左下角選擇編號(hào)
????????選擇“多級(jí)編號(hào)”品洛，并點(diǎn)擊選中第三項(xiàng)（選其他項(xiàng)也可以，個(gè)人習(xí)慣選第三項(xiàng)）
????????點(diǎn)擊右下角的自定義按鈕摩桶，彈出“自定義多級(jí)符號(hào)列表“頁(yè)桥状，點(diǎn)開(kāi)后點(diǎn)擊左下角的展開(kāi)箭頭“??”
????????選中級(jí)別為1，并選擇“將級(jí)別鏈接到樣式”設(shè)置為“標(biāo)題1”硝清；再選擇級(jí)別2辅斟，設(shè)置“將級(jí)別鏈接到樣式”設(shè)置為“標(biāo)題2”，依次選擇并設(shè)置其他級(jí)別芦拿，根據(jù)需要設(shè)置幾個(gè)滿足需要的標(biāo)題即可士飒，一般設(shè)置到5級(jí)標(biāo)題就夠用，不嫌麻煩的可以繼續(xù)設(shè)置到9蔗崎。
????????設(shè)置完編號(hào)基本就可以使用樣式快速設(shè)置各級(jí)標(biāo)題且自動(dòng)生成編號(hào)酵幕。我個(gè)人比較習(xí)慣于給每級(jí)標(biāo)題設(shè)置快捷鍵（用Ctrl + 數(shù)字 對(duì)應(yīng)每級(jí)標(biāo)題）以快速在文檔中修改標(biāo)題。同時(shí)缓苛，還會(huì)選中添加到模板和自動(dòng)更新選項(xiàng)芳撒，這樣后續(xù)創(chuàng)建的Word則自動(dòng)應(yīng)用已經(jīng)建好的樣式，不需要重復(fù)操作未桥。（如果發(fā)現(xiàn)下次創(chuàng)建新的文檔時(shí)所有之前的配置被清除了或者需要恢復(fù)到Word最初的樣式配置可以去百度找一下介紹如何修改Word默認(rèn)模板的文章笔刹，一般是替換Normal.dot文件。）完成以上動(dòng)作就能看到內(nèi)置樣式變成下圖所示的樣子：
????????對(duì)于正文的樣式可以看情況配置冬耿，具體操作也就可以根據(jù)情況來(lái)自行設(shè)定了舌菜，例如基于現(xiàn)有正文創(chuàng)建一個(gè)自帶縮進(jìn)的段落樣式。
第二步：插入自動(dòng)引用的目錄
????????任何一本書或者內(nèi)容超過(guò)一定頁(yè)數(shù)的文檔都應(yīng)該要有目錄淆党，以便讀者能夠了解文檔的整體大綱酷师。目錄是與標(biāo)題進(jìn)行對(duì)應(yīng)的，正常的文檔編寫時(shí)不可能都是一蹴而就染乌，都會(huì)經(jīng)過(guò)不斷的修訂從而達(dá)到最終的交稿狀態(tài)山孔。在編輯文檔的過(guò)程中任何一次對(duì)標(biāo)題對(duì)變更和頁(yè)面數(shù)量的增加都可能需要對(duì)目錄進(jìn)行再次的更新，如果手動(dòng)敲出來(lái)的目錄這么來(lái)回改會(huì)使人崩潰荷憋。接下來(lái)的內(nèi)容是幫助實(shí)現(xiàn)文檔目錄一鍵更新的目標(biāo)台颠。
????????在插入目錄之前，需要在封面頁(yè)面后面增加一個(gè)空白頁(yè)面（這樣做會(huì)對(duì)頁(yè)面進(jìn)行分節(jié)），不建議手動(dòng)回車敲出空白頁(yè)串前，采用插入空白頁(yè)的方式可以保證目錄永遠(yuǎn)在一個(gè)新頁(yè)面的最頂端（后面提到的一級(jí)目錄也可以如此）瘫里。
? ? ? ? 將光標(biāo)移動(dòng)到空白頁(yè)的最上方，在Word 菜單欄“引用”菜單下選擇“目錄”荡碾，選擇一個(gè)喜歡的目錄即可谨读。
????????設(shè)置完目錄頁(yè)之后，建議在目錄最后插入一個(gè)新的空白頁(yè)用于編寫正文內(nèi)容坛吁。
第三步：為圖片和表格配置題注
????????在正文編寫過(guò)程中劳殖，時(shí)常避免不了插入圖片和表格，為了規(guī)范起見(jiàn)拨脉，分別對(duì)圖片和表格配置帶自動(dòng)編號(hào)的標(biāo)題哆姻，一般圖片標(biāo)題在圖片下方設(shè)置居中，表格標(biāo)題在表格上方靠左玫膀。例如矛缨，給當(dāng)前三級(jí)標(biāo)題下的圖片增加題注，在圖片中右鍵選擇“插入題注”選項(xiàng)帖旨。
系統(tǒng)默認(rèn)的題注標(biāo)簽有“Equation”箕昭、“Figure”、“Table”碉就，可以新建“圖”盟广、“表”兩個(gè)中文標(biāo)簽。選擇“格式”后在彈出的題注編號(hào)窗口中勾選“包含章節(jié)號(hào)”瓮钥，并將“章節(jié)起始樣式”設(shè)置為“標(biāo)題3”后在題注中輸入圖片對(duì)應(yīng)題注文本確認(rèn)后即可完成設(shè)置筋量。
最終將題注和圖片設(shè)置為居中對(duì)齊即可。
當(dāng)目錄編號(hào)發(fā)生變化時(shí)碉熄，需要執(zhí)行“更新域”操作桨武。如果整篇文檔結(jié)構(gòu)都發(fā)生變化，可以先全選整篇文檔锈津，在任意圖片編號(hào)上右鍵“更新域”即可完成整篇文檔圖片編號(hào)更新呀酸。
表格的題注插入方式同圖片相同，此處不做贅述琼梆。
注意：在給圖片和表格插入編號(hào)時(shí)性誉，注意所選的標(biāo)題級(jí)別是離當(dāng)前圖片/表格最近的級(jí)別，否則編號(hào)可能會(huì)自動(dòng)匹配前面的標(biāo)題號(hào)茎杂，如果在圖片/表格最近的標(biāo)題中增加或減少了一級(jí)標(biāo)題错览，一定要對(duì)應(yīng)修改每個(gè)圖片/表格對(duì)應(yīng)的題注級(jí)別后全選文檔執(zhí)行“更新域”操作。
通過(guò)以上三個(gè)部分的功能說(shuō)明已經(jīng)基本能夠應(yīng)對(duì)大部分場(chǎng)景下的應(yīng)用煌往，可以再增加頁(yè)碼（注意勾選首頁(yè)不同倾哺，如果有分節(jié)的化要保證每個(gè)分節(jié)的編碼統(tǒng)一使用一套，頁(yè)碼起始數(shù)字如果不對(duì)的化可以修改起始值）。
第四步：打印裝訂
打印裝訂不是所有文檔有這個(gè)需求羞海，打印時(shí)一般需要注意以下幾項(xiàng)：
1. 封面進(jìn)行單獨(dú)打印成封皮忌愚；
2. 雙面打印時(shí)，目錄却邓、扉頁(yè)硕糊、內(nèi)容部分這些建議分開(kāi)打印，因?yàn)橛行r(shí)候可能會(huì)把目錄開(kāi)始頁(yè)打印到了背面申尤；
3. 如果不需要打印店幫忙調(diào)整格式癌幕，建議先自行打印為PDF格式再送打印店，如果文檔有一定的涉密性可以先使用 Acrobat 軟件加密后再送打印店昧穿。
