晚上要出國(guó)旅行一周了号胚，今天早上要把所有的工作流程再核對(duì)清楚女器，方便backup的同事在下午“實(shí)戰(zhàn)”酸役，我在一旁確認(rèn)交接效果。
上周開(kāi)始陸續(xù)整理自己的工作流程發(fā)給同事驾胆，幾經(jīng)修改涣澡，實(shí)實(shí)在在感受到一句話的真諦：自認(rèn)為熟悉的事，不是所有的人都能與他人說(shuō)明白的丧诺。
別人不是你入桂，你自認(rèn)為簡(jiǎn)單容易的，可能對(duì)他人而言是不簡(jiǎn)單的驳阎，何況不在同一起跑線抗愁，你很熟悉，他人卻很陌生搞隐。你不能只顧著講驹愚，重點(diǎn)是別人能聽(tīng)得懂你說(shuō)的，能理解到劣纲，并做出正確的結(jié)果逢捺。
作為本部門(mén)最多次backup同事的員工，滿(mǎn)滿(mǎn)的經(jīng)驗(yàn)與你分享一下癞季，重點(diǎn)就三個(gè)劫瞳。
首先倘潜，給出最大的確認(rèn)范圍
啥意思？人家要在做好本職工作的情況下志于，還要兼職完成你的工作內(nèi)容涮因，沒(méi)有最大限度地確認(rèn)好所有能確認(rèn)的backup工作內(nèi)容，你回來(lái)上班時(shí)會(huì)面對(duì)身心疲憊的同事的抱怨伺绽。
記錄下每天的常規(guī)工作內(nèi)容养泡，基本是重復(fù)做的具體事項(xiàng)。盡可能細(xì)致奈应，可能周一做的常規(guī)內(nèi)容和周二的不一樣澜掩，按類(lèi)別整理出，說(shuō)清它背后的邏輯——為何做這項(xiàng)工作內(nèi)容杖挣。
記錄下工作可能遇到的突發(fā)情況肩榕，一項(xiàng)工作會(huì)有對(duì)應(yīng)的分工合作部門(mén)，難免在某一個(gè)流程上會(huì)出現(xiàn)人工或系統(tǒng)的錯(cuò)誤惩妇，整理出詳細(xì)的issue事例和解決方案≈旰海現(xiàn)有issue list外的特案，請(qǐng)給出求助方案歌殃。
接著乔妈，做好最細(xì)致的提前備份
建議用微軟的OneNote做工作流程。頁(yè)面可以無(wú)限延伸挺份，無(wú)格式框架褒翰，隨意調(diào)整，自動(dòng)保存每一次編輯（不怕突然當(dāng)機(jī)而保存失斣炔础）优训。豎式Page的設(shè)置，方便查看各聘，每個(gè)Page可設(shè)置子頁(yè)來(lái)分類(lèi)整理內(nèi)容揣非，脈絡(luò)清晰，查看快速躲因。
工作流程要合理分化為具體步驟早敬，自己要先操作一遍，分步截圖大脉，詳細(xì)表達(dá)操作邏輯搞监，用不同的顏色來(lái)強(qiáng)調(diào)。完成后镰矿，先給同事講解一遍琐驴，看什么有何歧義，修改到根據(jù)圖示可正確backup工作。
留好備份绝淡，后續(xù)不斷更新宙刘，下次交接更快速。也讓自己不時(shí)地過(guò)一遍工作流程牢酵，來(lái)優(yōu)化流程悬包，提升工作效能。
日常工作交流的格式用語(yǔ)馍乙、做完常規(guī)具體事項(xiàng)的告知信布近、每日交給老板的報(bào)告郵件等都提前寫(xiě)好保存，發(fā)給同事潘拨，待backup時(shí)可直接打開(kāi)copy吊输。
最后饶号，確認(rèn)雙方交接清楚
最煩聽(tīng)到：我下午休假铁追，有事你幫我backup下。大哥茫船，有多少事琅束？你手頭的工作完成了多少？后續(xù)有什么需要跟進(jìn)的事算谈，誰(shuí)會(huì)來(lái)聯(lián)系涩禀？
即便休假半天，需要交接的事情也很多然眼。確認(rèn)好backup的同事是否無(wú)會(huì)議或外出艾船，否則事來(lái)了，找不到人高每？確認(rèn)好是否清楚多少工作要幫忙完成屿岂，整理好，后續(xù)你能快速接收鲸匿。確認(rèn)好有突發(fā)事件爷怀，用何種方式聯(lián)系你來(lái)處理。確認(rèn)好老板知曉你們完成靠譜的交接带欢，最好留郵件附上交接細(xì)節(jié)运授。
誰(shuí)都不是心甘情愿地做兩個(gè)人的事，交接清楚乔煞，明示每個(gè)人的責(zé)任吁朦，有助于工作的無(wú)斷流連接，減少彼此的負(fù)擔(dān)渡贾，避免同事間“我以為你都知道”的誤會(huì)逗宜。
以上希望對(duì)你有所幫助，倘若你也剛好需要休假。
好了锦溪，旅行歸來(lái)不脯，應(yīng)該能看到同事的笑臉，我們的交接很清楚詳細(xì)哦刻诊。有任何不足防楷，我會(huì)改進(jìn)，這樣才有下一次愉快休假的機(jī)會(huì)则涯。
