本篇文章是關(guān)于郵件的（如何發(fā)郵件伶贰，如何回復(fù)郵件）。
最近公司又有新同事入職罐栈，入職第一件事情就是告訴他們?nèi)绾螌戉]件黍衙。最近2個(gè)月電腦持續(xù)的藍(lán)屏，幾乎2天藍(lán)屏一次荠诬，丟了很多數(shù)據(jù)琅翻。
之前準(zhǔn)備的很多ppt都找不到了位仁，包括培訓(xùn)郵件的。沒辦法我又重新的梳理了一下方椎，重新寫一個(gè)關(guān)于郵件相關(guān)的培訓(xùn)聂抢。
可能有人會(huì)想，寫郵件誰不會(huì)棠众，是的琳疏，郵件都會(huì)寫。但是把郵件寫的好很難闸拿，讓別人看舒服更難空盼。
大多數(shù)人發(fā)不好郵件，也包括工作了很多年的人胸墙。
收發(fā)郵件在工作中是經(jīng)常性的我注，每個(gè)人每天都要發(fā)很多封郵件，因此更要注意迟隅。
當(dāng)我們打開郵箱客戶端（以forxmail為例）但骨，能看到一封郵件主要包括6個(gè)要素：發(fā)件人，抄送人智袭，密送奔缠，主題，正文吼野，簽名和附件校哎。
如果想發(fā)好一封郵件需要注意下面8個(gè)方面的細(xì)節(jié)：
**01:注意寫郵件的順序 **
寫郵件的恰當(dāng)?shù)捻樞驊?yīng)該是自下而上的。
順序應(yīng)該是：附件-->正文-->主題-->收件人瞳步。
打開寫郵件界面闷哆，首先要考慮的是我的這封郵件有沒有附件，如果有優(yōu)先上傳单起，避免點(diǎn)擊發(fā)送按鈕后忘記上傳附件抱怔。
傳完附件在寫郵件正文，正文寫完寫主題嘀倒，主題寫完寫收件人屈留。寫收件人之前還要再確認(rèn)一下之前是否存在問題。
收件人是必填項(xiàng)测蘑，其它的可以不寫灌危，所以在沒有寫收件人之前不會(huì)出現(xiàn)誤操作而點(diǎn)了發(fā)送按鈕的情況。
如果有附件碳胳，你忘了帶勇蝙，也許你認(rèn)為你只是疏忽，但是在收件人眼里看來就是細(xì)節(jié)把握的不好挨约，無它浅蚪。
如果應(yīng)該有的附件沒有掛藕帜，郵件肯定還要重新發(fā)。丟失工作效率的同時(shí)還浪費(fèi)雙方的時(shí)間惜傲。
我們?cè)趧e人眼里的好印象積累需要一點(diǎn)一點(diǎn)的洽故，但是可能一個(gè)小疏忽或者一個(gè)小錯(cuò)誤就把把以前積累的好印象清零。
在我不同的工作經(jīng)歷中盗誊，經(jīng)常能聽到同事們驚呼时甚，“靠，忘帶附件了”哈踱，“哎我去荒适，剛才把附件忘了”，所以一定要避免出現(xiàn)這樣的問題开镣。
現(xiàn)在很多郵箱客戶端已經(jīng)有智能提示了刀诬，如果你在正文中提到附件相關(guān)關(guān)鍵字，在你點(diǎn)發(fā)送時(shí)會(huì)提示邪财。不管有沒有提示陕壹，一定要思考。
**02 附件怎么掛合適树埠？ **
我們?cè)诎l(fā)郵件時(shí)經(jīng)常要帶附件糠馆，如何帶附件體現(xiàn)了我們是否用心。
先說幾個(gè)發(fā)生在我身邊的案例：
A:之前有一個(gè)同事怎憋，我讓他找10張圖片又碌，圖片很快找到了，給我發(fā)了郵件绊袋，把10張圖片做為10個(gè)附件直接把郵件扔給我毕匀。我接到圖片需要從郵件上一個(gè)一個(gè)下載，需要下載10次癌别。
B:有一個(gè)產(chǎn)品文檔（文檔名稱：X項(xiàng)目需求.doc）皂岔，需要多人合作完成。最后匯總給我的時(shí)候规个，都是一個(gè)名稱，我接完收要一個(gè)一個(gè)改名字姓建，否則要會(huì)沖突诞仓。
如何破？
針對(duì)A：可以把10張圖片放在一個(gè)件夾里速兔，打一個(gè)壓縮包墅拭，把這個(gè)壓縮包做為附件一起發(fā)郵件。這樣接收的郵件只需要下載下來解壓即可以查看全部涣狗。
針對(duì)B：把文檔名稱改一下谍婉，如果有兩個(gè)人寫則這樣命名舒憾。“X項(xiàng)目需求_20171220尹云飛.doc”穗熬，“X項(xiàng)目需求_20171220劉大大.doc”镀迂，這樣極大的方便了別人。
如果我們寫的一個(gè)方案僅是給別人看的或者確認(rèn)的唤蔗，我們最好把word轉(zhuǎn)成pdf格式探遵。這是因?yàn)閜df版式要比word清晰一些，同時(shí)文件會(huì)小一些妓柜，下載起來會(huì)快很多箱季，可以直接在移動(dòng)端查看。
關(guān)于壓縮包注意要在什么時(shí)候壓縮文件做為附件棍掐，如果只有三個(gè)以內(nèi)的文件藏雏，而且文件都不是很大，我們就不要壓成包∽骰停現(xiàn)在移動(dòng)時(shí)代很多都在手機(jī)上看郵件掘殴，如果你壓成zip反而會(huì)不方便別人在手機(jī)上查看。
另外如果附件超過10M以上最疆，我們最好不要放在附件里面杯巨，在郵件里上傳和下載特別的慢，我們可以多利用一下百度云盤努酸。上段時(shí)間我給客戶寫了一個(gè)文檔服爷，文檔500多頁(yè)，快有70多M了获诈，如果這么大的文檔還放在了附件里仍源，不僅發(fā)郵件會(huì)慢而且別人收郵件也慢√蛳眩考慮了這一點(diǎn)笼踩，我把文檔上傳到百度云盤上，做了一個(gè)私密碼共享亡嫌，有一個(gè)連接和提取碼嚎于。把這個(gè)發(fā)給對(duì)方，他很容易的下載到挟冠，這樣雙方都方便于购。
**03 如何寫正文？ **
我一直認(rèn)為寫郵件跟寫信是一樣的知染，必須要有稱呼肋僧、有問候、有正文和結(jié)束語，這樣才算一個(gè)完整的郵件正文嫌吠。
那如何稱呼呢止潘？
如果是發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)的，可以直接稱呼領(lǐng)導(dǎo)職位辫诅。例如：張總 或者稱呼“領(lǐng)導(dǎo)”都可以凭戴。
如果是發(fā)給同事的，可以直呼其名泥栖，如果是三個(gè)字的簇宽，把姓去掉，如果是兩個(gè)字的吧享，可以直接稱呼魏割。例如：“李曉強(qiáng)”，可以新切一點(diǎn)稱呼為“曉強(qiáng)”钢颂。如果是兩字的姓名"張遼"钞它，那我們直接稱呼“張遼”，如果兩個(gè)字的再把姓省掉就顯得不太合適 “遼”殊鞭，過于親昵不得體遭垛。
如果是客戶，則可以稱呼“張經(jīng)理”操灿，不管是不是經(jīng)理锯仪，這樣稱呼總規(guī)沒有錯(cuò)。
如果是多個(gè)收件人趾盐，可以稱呼“各位同事”或“各位同仁”等庶喜。
那如何問候呢？
問候相對(duì)簡(jiǎn)單救鲤，“你好”“您好”久窟。具體什么時(shí)候用“你”，什么時(shí)候用“您”自己去體會(huì)不解釋本缠。
那正文如何寫呢斥扛？
寫正文的原則就是：
有主有次，條理清晰丹锹；
簡(jiǎn)潔明了說清楚內(nèi)容驹马；
內(nèi)容拆分且叁，不要弄一鉈文字张漂；
如果內(nèi)容過多采用三段式（總分總）茴迁；
注意書寫錯(cuò)誤缎患，錯(cuò)字以及別字葬馋；
重要內(nèi)容用不同的顏色字體標(biāo)注或者加粗杉女，但不要超過三種以上顏色壹哺。
那如何結(jié)尾呢垢啼？
郵件正文要有結(jié)束語窜锯，任何都是要有開始和結(jié)束张肾。
例如：
以上，請(qǐng)知曉锚扎！
以上吞瞪，順祝商祺！
以上驾孔，祝工作順利芍秆！
等等
**04 如何寫主題呢？ **
主題要簡(jiǎn)潔翠勉，看見主題就能知道郵件正文內(nèi)容妖啥，也就是說主題是郵件內(nèi)容的高度概括。
把必要的信息放在主題上对碌，讓人一看就知道是怎么回事荆虱。
即使收件人沒有點(diǎn)擊到正文里面，看到主題也了解了郵件的信息朽们，提高雙方面的效率怀读。
在公司內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)級(jí)別越高收到的郵件就會(huì)越多，每天面對(duì)幾十封或者上百封郵件骑脱，會(huì)對(duì)人產(chǎn)生信息負(fù)載菜枷。
寫郵件最好就是對(duì)方即使不打開正文，只看到主題就能了解郵件內(nèi)容叁丧。
例如：
上圖中兩封郵件都都是一件事啤誊，但第一個(gè)要比第二好。
第二個(gè)郵件"工作匯報(bào)"歹袁，讓人不知所云坷衍。
上圖中同樣，第一個(gè)郵件主題要好于第二個(gè)条舔。第二個(gè)郵件主題“關(guān)于項(xiàng)目測(cè)試反饋”會(huì)讓人想：這是什么項(xiàng)目枫耳，反饋結(jié)果是什么，相反第一就一目了然孟抗。
關(guān)于匯報(bào)的迁杨，要在主題中寫上匯報(bào)結(jié)果的結(jié)果。關(guān)于咨詢的凄硼，要在主題中體現(xiàn)咨詢字體铅协。等等。
**05 如何寫收件人呢摊沉？ **
收件人(to)：是郵件接收的第一人狐史，相關(guān)性最強(qiáng)。收件人要對(duì)郵件內(nèi)容進(jìn)行回復(fù)。
抄送(cc)：抄送也是一種告之骏全，告訴相關(guān)人事情的相關(guān)進(jìn)展苍柏，抄送人不一定要回復(fù)，收件人能看到抄送給誰了姜贡。
密送(bcc)：收件人看不到试吁，等發(fā)件人發(fā)完郵件也看不到。此情況比較特殊楼咳，假設(shè)你不想讓收件人看到還想抄送給其它人熄捍，可以選擇這種方式。
以上都可以寫多個(gè)郵箱地址母怜，但是寫的時(shí)候最好要注意順序余耽，如果收件人中有多個(gè)其中有領(lǐng)導(dǎo)則要把領(lǐng)導(dǎo)放在第一位置。
收件人盡量不要寫多個(gè)苹熏，除非必要宾添。如果一件事情多個(gè)收件人，變會(huì)變得沒有主次柜裸。有一種等待觀望心里缕陕，我不回復(fù)了，反正又不是我一個(gè)人疙挺。
強(qiáng)調(diào)扛邑，收件能寫一個(gè)就寫一個(gè)，有重點(diǎn)铐然。
07
及時(shí)回復(fù)郵件是一種好習(xí)慣
如果我們收到別人的郵件蔬崩，需要一些時(shí)間處理，那我們立馬回復(fù)一下郵件告之發(fā)件人搀暑。
例如
“郵件已收到沥阳，我現(xiàn)在就去處理，處理完給您反饋自点！”再或者“郵件我收到桐罕，我會(huì)盡快回復(fù)！”
如果我們能立馬告之對(duì)方桂敛，那面就應(yīng)該第一時(shí)間回復(fù)功炮。回復(fù)郵件跟發(fā)一個(gè)郵件基本是一樣的术唬，因此都按照上面提到的方法處理即可薪伏。
另外一定要回復(fù)的高效，如果對(duì)方問了3個(gè)問題粗仓，你只回復(fù)了1個(gè)問題嫁怀，這樣還要來來回回的溝通多次设捐。避免這樣，爭(zhēng)取一次郵件搞定所有事情塘淑。
**08 其它 **
我的習(xí)慣是從下往上寫挡育，寫完主題時(shí)先不寫接收人。此時(shí)做一下檢查朴爬，主要是拼寫錯(cuò)誤，經(jīng)過多次確認(rèn)沒有問題寫上收件人點(diǎn)擊“發(fā)送”按鈕橡淆。
如果把收件人也寫上召噩，在檢查容易出現(xiàn)誤操作而點(diǎn)了“發(fā)送”。不寫收件人是無法點(diǎn)擊“發(fā)送”的逸爵，這是一種保險(xiǎn)做法具滴。
一定要設(shè)置郵件簽名，把自己的電話等聯(lián)系信息都放上去师倔，方便別人聯(lián)系构韵。
寫郵件跟做其它事情道理是一樣的，我們要站在別人的角度去思考趋艘，怎么能讓別人最大的方便疲恢。
認(rèn)真做每一件事情，即使像發(fā)郵件這樣的小事瓷胧。爭(zhēng)取每個(gè)郵件都能做到高效显拳，清晰，準(zhǔn)確搓萧。
細(xì)節(jié)決定成敗杂数，細(xì)節(jié)往往是從小事中體現(xiàn)出來的。
**08 案例 **
第一例子：這是入職新同事第一次發(fā)的郵件瘸洛，此封郵件無頭無尾揍移，完全不符合要求！
經(jīng)過指導(dǎo)后發(fā)的第二次郵件反肋，第二封郵件要比第一次的好那伐，但是主次不突出，無量化結(jié)果石蔗。
最終發(fā)出去的郵件效果（下圖）：
第二個(gè)例子：
昨天一個(gè)客戶上來就給我扔了一個(gè)接近3G的郵件喧锦，接到這個(gè)郵件第一感覺點(diǎn)暈菜。有圖有真相抓督。
暈菜的原因：
正文雖然寫了燃少，但跟沒有寫是一樣的。
不知道附件是什么铃在，讓人恐懼阵具。
附件太大碍遍，不方便下載。
事前沒有溝通阳液，很突兀怕敬。
以上是我總結(jié)的與郵件相關(guān)的技巧。
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