廣為人知的Dropbox在線存儲服務手销，一直是我學習、工作的得力助手图张。除了作為云存儲所必備的多平臺同步外锋拖，它的選擇性同步、高安全性祸轮、版本控制兽埃、文件分享、支持第三方應用等功能或特點适袜，促成了我的「以Dropbox為核心的文檔管理系統(tǒng)」讲仰。下面我將分享我使用Dropbox的工作流，并介紹一些文檔管理方法痪蝇。
我的Dropbox工作流
首先鄙陡，Inbox是必須要有的。作為一個臨時的收集箱躏啰，Inbox廣泛出現(xiàn)在各種資料或任務管理系統(tǒng)之中趁矾。這樣一個臨時的空間能夠使得工作更加高效，因為短時間內(nèi)對一些內(nèi)容的連續(xù)訪問要求我們能夠快速定位它們给僵，而且我們也不希望自己時時刻刻在做著整理毫捣，那可是很費時的。一開始我在Dropbox中應用這一概念時帝际，還有模有樣地新建了一個名為「Inbox」的文件夾蔓同，然而實踐證明這并不是最高效的，更好的辦法是直接把Dropbox的根目錄作為Inbox蹲诀，根目錄還是那個根目錄斑粱，我只是在心中給它貼上了「Inbox」這樣一個標簽。這樣做的好處不少脯爪，一方面可以直接拖動Inbox中的文件到各文件夾歸檔则北，另一方面，雜七雜八的根目錄也不斷提醒著自己要盡快清空這個Inbox痕慢。
使用電腦時尚揣，我會不斷在Dropbox中添加文檔，這些文檔有的是接收到的郵件附件掖举，有的是從網(wǎng)絡下載的資料快骗，也有自己創(chuàng)建的論文、報告等文檔。它們被不假思索地直接添加到Dropbox的根目錄方篮，也就是我的文檔管理系統(tǒng)的Inbox思灌，此時Dropbox會立即對這些文件進行同步上傳。
此時我會把Inbox當成我的臨時工作臺恭取，一段時間內(nèi)（通常數(shù)分鐘到數(shù)小時不等）所有的文檔都在這里進行編寫與修改泰偿。Dropbox的同步是每時每刻都在進行的，只要稍有改動蜈垮，最新的版本就會被同步到云端耗跛，由于云存儲都是使用的增量更新技術，每次僅改動的部分被上傳攒发，所以基本能做到實時完成同步调塌。我甚至可以完全忘記Dropbox的存在從而專注于工作，因為我無需擔心系統(tǒng)崩潰惠猿、電腦進水羔砾、地震火災等不可抗力導致文檔的永久丟失。只有當我想反悔對某文檔的改動時偶妖，我才需要想到使用Dropbox的歷史版本功能——對于免費用戶姜凄，Dropbox的云端會保留30天內(nèi)所有文件的所有版本，我只需在該文件上右擊趾访，并點擊「查看早期版本」态秧，就能找回之前的版本，屢試不爽扼鞋。
大多數(shù)情況下申鱼，修改之后的文檔是用來被分享的——發(fā)送給他人、發(fā)布于網(wǎng)絡云头、上傳或打印成Hard Copy以交作業(yè)等捐友。分享之后往往會有來自他人的反饋，根據(jù)這些反饋溃槐，我會再次對文檔進行修改并重新發(fā)布（若有可能）匣砖。在這里我要特別提一下Dropbox所提供的文件分享功能。在文件上右擊并點擊「復制Dropbox鏈接」竿痰，這個文件就被瞬間公開脆粥，一個鏈接會被復制到剪貼板砌溺，供分享給他人訪問影涉。當然，雖然鏈接是公開的规伐，但很復雜蟹倾，不知道鏈接的人一般依舊是無法訪問的，這就像Google相冊的相冊分享一樣，還是很安全的鲜棠。打開鏈接的人肌厨，能直接在分享頁預覽大多數(shù)的文件——Dropbox不僅僅支持常見的文檔格式，還支持大多數(shù)的多媒體文件豁陆。有時候我需要發(fā)送一些視頻DEMO給別人柑爸，我便直接用Dropbox分享，人家只需在網(wǎng)頁上觀看盒音，方便快捷表鳍。
分享過后的文檔，以及還有一些不必分享的文檔祥诽，會被我在清空Inbox時歸檔譬圣。根據(jù)內(nèi)容不同，我會考慮將這些文檔或是留在Dropbox雄坪，或是轉移到Evernote等其它的知識管理厘熟、文件管理平臺。這是因人而異的维哈，就我個人而言绳姨，因為我把Dropbox作為我的文檔管理系統(tǒng)的核心，我會將學習與工作上的資料存放于此阔挠，Google Drive作為輔助就缆，存放一些網(wǎng)絡上尋得的PDF書籍等資料，另外Evernote作為我的「第二大腦」谒亦，主要存放「發(fā)展級」的內(nèi)容竭宰，以及一些私人筆記（這里面水很深，以后有空會專門介紹我是如何使用Evernote的）份招。
對于留在Dropbox的文檔切揭，在對他們進行歸檔時，有一個文檔管理的問題——如何高效的管理以便再利用锁摔。下面簡單介紹一些我的文檔管理方法廓旬。
我的文檔管理方法
1. 合理分類
把不同內(nèi)容放入不同的文件夾進行分類，應該是每個人都會有意識去做的事情谐腰。我會把私人文件孕豹、學習相關的文件、工作相關的文件分別放入根目錄三個不同的文件夾十气，這是一個大分類励背。大分類下可以有小分類，但層數(shù)不可太多砸西，分類不可太細致叶眉，不然沒有意義卻浪費時間址儒。一般在大分類下就是按照項目或者時間（學期、年度）命名的文件夾了衅疙。這么做只是為了簡潔美觀有條理莲趣，而為了能更快找到需要的文檔，規(guī)范命名和使用標記才是更重要的饱溢。
2. 規(guī)范命名
文件的規(guī)范命名喧伞，一方面可以讓人一目了然，另一方面方便查找或者搜索绩郎。下面是我的兩個命名規(guī)則絮识。
- 文件名要有意義，但不可過長嗽上。太長的文件名完全失去了它作為文件名的意義次舌。比如我寫了篇論文題為「WHAT ARE THE SOURCES OF PERSONAL ETHICS AND ETHICAL BEHAVIORS? 」，這么長的標題甚至已經(jīng)超過了系統(tǒng)允許的長度兽愤，而且我以后看到它也不能第一時間反應出來這是個什么東西彼念，別人看到更不知道了。由于這是我倫理哲學課的期中論文浅萧，我就把文件名改成了「Ethics Essay_Midterm.docx」逐沙，簡潔明了。
- 如有必要洼畅，在文件名中補充說明吩案。我喜歡用下劃線對文件進行進一步說明以示區(qū)分，在以上的例子里帝簇，下劃線前告訴我這個東西「是什么」徘郭，下劃線后是補充說明，以防再次出現(xiàn)類似的文件引起混淆丧肴。有時候我會需要使用更多的下劃線残揉，更進一步的作補充說明。比如我的論文拿了B+芋浮，老師說我有機會修改后再交一次以提升等第抱环，那我修改后的文件名就會是「Ethics Essay_Midterm_Revised.docx」。涉及多次修改的纸巷，我可能會附上日期甚至時刻镇草，并將最終定稿修改為以Final結尾，同時于同目錄生成一份PDF文件以便快速查閱瘤旨。
3. 使用標記
對于使用OS X系統(tǒng)的用戶梯啤，F(xiàn)inder自帶的文件標記功能一定要好好利用。標記（標簽）系統(tǒng)是一項偉大的發(fā)明裆站，在Evernote中也是很重要的管理工具条辟，它突破了樹狀的文件夾結構黔夭，檢索起來更加高效宏胯。它的使用方法類似于剛才提到的使用下劃線進行補充說明羽嫡，但也可以使用不同的顏色標記來區(qū)分重要程度以及不同類型的文檔，以便快速篩查肩袍。
分享一些干貨
沒有什么是完美的杭棵，在使用Dropbox的過程中，我遇到了一些問題氛赐，好在大多問題都最終解決魂爪，總結一些干貨分享給大家。
1. 同步指定文件夾
Mac版的Dropbox只能同步Dropbox文件夾下的內(nèi)容艰管，但有時候可能需要同步某個不能移動位置的文件夾滓侍，比如某些應用的資料庫。這個時候牲芋，我們可以通過制作替身的方法進行同步撩笆。具體方法如下：
打開終端輸入ln -s 想要同步文件夾路徑 同步盤的路徑
這時會得到一個原文件夾的替身，它和原文件夾中的內(nèi)容是完全同步的缸浦，只需將它放入Dropbox文件夾下就能同步原來的文件夾了夕冲。需要注意的是，不能直接通過右擊菜單來制作替身裂逐，這樣做出的替身類似于Windows中的「快捷方式」歹鱼，只是一個指向源文件夾的地址，于事無補卜高。
2. 獲取更多的免費容量
免費用戶默認只有2GB的存儲空間弥姻，但是付費版本容量又太多了有點浪費。大家可以通過邀請他人注冊掺涛，可以獲得每次500MB的容量蚁阳，最多能獲得16G。邀請的方法那么多鸽照，大家動動腦筋就能很快18G了螺捐。
3. 使帳號更加安全
上官網(wǎng)開啟二次驗證后，在未授權設備上登錄帳號都會要求通過手機驗證碼驗證矮燎，這樣即使密碼被盜依然能保障資料安全定血。大家務必開啟此項功能，尤其適合經(jīng)常需要在公用電腦上登錄帳戶的人诞外。
以上便是我使用Dropbox作為在線存儲與文檔管理工具的一些經(jīng)驗分享澜沟，以后會再介紹我使用Google家族產(chǎn)品和Evernote等優(yōu)秀工具的心得，敬請期待峡谊。
