我們每個人都參加過大大小小的會議，會議是管理溝通的重要方式萧豆，會議是群體或組織中相互交流意見的一種形式奸披，也是工作中最常見的一種溝通方式。會議有著發(fā)布信息涮雷、解決問題源内、做出決策、分配任務等作用份殿。
管理學家彼得·德魯克說：“我們之所以開會，是因為要想完成某一項具體工作嗽交，單憑一個人的知識和經驗不夠卿嘲，需要結合幾個人的學識和經驗》虮冢”在信息急劇膨脹拾枣、競爭愈加激烈的商業(yè)社會，企業(yè)尤其需要通過會議互相合作盒让、分享信息梅肤。在很多企業(yè)，會議往往決定了是否做某項工作以及何時做邑茄，換句話說姨蝴，會議控制了工作流程。開會提供各方溝通的機會肺缕，但溝通本身并不是開會的目的左医，會議的目的是通過溝通達成共識。成功的會議有幾個特征：會議時間恰如其分同木，與會各方達成共識浮梢，會議結果具體有效，會議決定得到落實彤路。
會議是我們日常工作非常重要的一個環(huán)節(jié)秕硝，占用了我們的很多時間和精力。然而會議溝通卻常常無法發(fā)揮它應有的作用洲尊、達到它的原先的目的远豺。
美國兩家著名的管理顧問機構的“白領回憶狀況”表明奈偏，近八成的職場人士認為自己參加的會議有三分之二是在浪費時間，超過5成職場人在開會時沒有集中注意力憋飞、6成人對主題不感興趣而不發(fā)言霎苗、6成人沒有為會議做任何準備。
將大家對會議的抱怨進行總結榛做，我們會發(fā)現很多會議存在以下四點不良的現象：
[if !supportLists](一)[endif]會議前沒有明確的討論主題和重點唁盏，當有臨時的一些想法產生時，自然大大延長了會議時間检眯。
[if !supportLists](二)[endif]沒有強制的會議時間厘擂，雖然在開會前，大都會預估一個會議時間锰瘸，但在會議過程中刽严，大多數人不會太在意時間。
[if !supportLists](三)[endif]參加會議的人員沒有提前做準備避凝，導致會議上不能提出有見解的想法舞萄，因此很難得到有效的會議結論。
[if !supportLists](四)[endif]會后沒有追蹤管削，很多會上形成的決議和計劃倒脓，大家并沒有按此執(zhí)行，導致反復開會和溝通含思，工作無法正常推進崎弃。
這樣的會議狀況，讓很多人一提起會議含潘，都或多或少有厭煩的情緒饲做。與會人員在一個缺乏架構、無法溝通遏弱、冗長的會議中盆均，不僅對所達成的決議漠不關心和抱怨，甚至對組織也會產生某種不認同的心態(tài)漱逸。甚至有人為此總結出了七不開會議：
[if !supportLists](一)[endif]不開無目的缀踪、無意義或議題不明確的“糊涂會”；
[if !supportLists](二)[endif]不開傳聲筒式的虹脯，不聯系實際驴娃，不解決問題的“空談會”；
[if !supportLists](三)[endif]不開沒有權衡輕重緩急循集，沒有抓住重點的“扯皮會”唇敞；
[if !supportLists](四)[endif]不開沒有發(fā)揮民主，沒有集思廣益，家長式的“包辦會”疆柔；
[if !supportLists](五)[endif]不開一“報告”咒精、二“補充”、三“強調”旷档、四“表態(tài)”模叙、五“總結”式的“八股會”；
[if !supportLists](六)[endif]不開“七點開會鞋屈、八點到范咨、九點領導做報告”的“遲到會”
[if !supportLists](七)[endif]不開與議題無關人員的“陪坐會”。
經常參加上述類型的會議厂庇，會讓我們的很多時間處于低效無意義的狀態(tài)渠啊，為了避免出現上述情況，減少會議時間权旷，提升會議效率替蛉。我們需要掌握一些正確的會議操作流程和管理方法，從此讓每個人不再是“會長”拄氯，不再將青春都浪費在冗長無效的會議中躲查。
在管理學家彼得·德魯克《有效的管理者》一書說道，有效的管理者译柏，在會議開始時镣煮，總要說明會議的特定目的和要取得的貢獻。他會盡力確保會議照此目的進行艇纺。他決不允許把會議開成“自由討論會”，讓大家在那里高談闊論邮弹。他召開會議黔衡，是為了激發(fā)大家思考和設想，不會只由一個人發(fā)表高見腌乡，而是向與會的所有人挑戰(zhàn)盟劫，使他們讀成為會議的積極參加者。在會議結束時与纽，他總是追溯會議的開場白侣签，并把會議的結果與初衷聯系起來。
我們如何才能像有效的管理者那樣管理會議急迂，提升會議效率呢影所？我們可以將會議管理分為會前、會中僚碎、會后三種方法猴娩。這里跟大家分享一些會議管理的建議，希望能有幫助。
會前：
凡事預則立不預則廢卷中，事先有詳細的規(guī)劃矛双，是高效會議的基礎。不打無準備之帳蟆豫，才可以在打仗時高效的取得勝利议忽。所以會議的發(fā)起者和組織者，一定要非常重視會前的準備工作十减，甚至不惜花很長的時間進行籌劃栈幸。會前周密的準備，才不至于讓眾多的參會者參加一次低效的嫉称，浪費時間和生命的侦镇，無聊且沒有意義的會議。
會前三思：
[if !supportLists]1织阅、 [endif]會議目的：為什么要開會壳繁，開會想取得怎么樣的結果？
[if !supportLists]2荔棉、 [endif]會議的必要性：想要取得這樣的結果闹炉，不開會可以取得同樣的效果嗎？如果有更高效的途徑润樱，那就不要開會渣触。
[if !supportLists]3、 [endif]會議的組織：什么時候開壹若？需要多長時間嗅钻？必須出席的人是哪些？
當你思考這三類問題有了滿意的答案后店展，在舉行會議养篓，就可以有效的提升會議效率，為你自己赂蕴，也會每一位參會者節(jié)省時間柳弄，并提升大家的參會感受。
會前七步：
1概说、明確會議目的：經過會前三思碧注，我們已對會議的目的有了明確的認識。但會議目的越具體糖赔、越明確萍丐，溝通效率越高。很多會議之所以會開很長時間放典，且沒有達成任何結果碉纺，是因為缺乏明確的會議目的船万。會議發(fā)起者對會議目的的表達非常模糊，例如“解決上個月市場活動出現的所有問題”骨田。所有問題是哪些問題耿导，我們是否已經清晰的界定了，是否需要在會議上界定這些問題态贤？解決這些問題的目的是什么舱呻，達成這樣的目的有更好的方法嗎？會議達成怎樣的結果就可以判斷為已經“解決了上個月市場活動出現的所有問題”悠汽。如果會議準備者對會議目的思考深度不夠箱吕，描述和表達不夠清晰準確，一定會導致會議是低效且無意義的柿冲。
2茬高、確定會議的形式和流程：基于會議的目的，選取最適合的方式假抄。如果是激勵會怎栽，就需要使用和營造能讓大家舒適且放松的會議環(huán)境；如果是群策群力的溝通討論會宿饱，就需要有適合激發(fā)大家想法熏瞄，便于大家相互交流的會議流程。會議的形式和流程谬以，是服務于會議目的的强饮，幫助我們更好的達成想要的結果。
3为黎、安排會議的議程：一定要在議事日程上注明討論每項議題的時間限制邮丰。為保證會議議程不被淪為擺設，發(fā)揮其應有作用铭乾。在會議進行時剪廉，可以使用計時器等工具強制執(zhí)行，計時器可以在項目討論時間即將結束時發(fā)出信號片橡。如果有項目明顯需要花費更多時間妈经，最好為其另外安排會議時間淮野，而不是讓這個項目擾亂其他項目的進程捧书。當所有人都明白會議時間將會被強制執(zhí)行，那么每個人都會集中注意力骤星，在更短的時間里說出需要說的話经瓷。
4、確定會議的主持人：好的主持人可以有效控制會議進程洞难，保證大家的積極性和參與度舆吮。最重要的是，主持人一定要明確會議的目的，所有的會議過程的主持和引導色冀，都要圍繞會議目的進行潭袱。
5、確定出席人員：會議上哪些人必須要參加锋恬，不參加的話可以嗎屯换？盡量減少會議的參會者，只讓那些必要的并且可在會議上做出決策的人參加与学。
6彤悔、發(fā)送會議通知：將會議的目的和議程發(fā)送給出席人員。明確告知每一位參加者需要做的準備工作索守，并且再發(fā)送通知后追蹤確認晕窑，所有人都已經按照要求做好了準備，這樣就不會有人在會議進行過程中被要求提供事實和數據時表示驚訝了卵佛。
7杨赤、會場布置、會議相關資料和物品準備：不同的會議目的和形式级遭，會場的布置應做相應調整望拖，一般工作會議，可以考慮布置鮮花挫鸽、播放音樂说敏、購買咖啡茶點等，給參會者營造更好的感受丢郊。會議相關資料和物品盔沫，一定要準備的齊全得當，不要因為缺少某一樣物品導致會議過程中出現小小的挫折枫匾。
會中：
1架诞、在會議進行時所有討論都要緊緊圍繞議題展開，當參會人員偏離議題時干茉，會議主持人有權及時打斷谴忧，避免浪費大家不必要的時間，而得不到想要的結論角虫。
2沾谓、在會議進行過程中，要找專人做好完整的會議記錄戳鹅。
3均驶、會議結束前，一定要得出會議討論的結果枫虏，這也是舉辦會議的最終目的妇穴。沒有結果的會議最終只能是浪費彼此的寶貴時間爬虱。
4、如何排除會議干擾
竊竊私語的人：用銳利的目光提示腾它；請他談談看法跑筝；言語暗示；動作提示瞒滴；會議間隙溝通提示继蜡；會上直接提醒。
詞不達意或經常跑題的人：總結歸納并確認其觀點逛腿，如“再說一下你的觀點稀并？”“你說的意思是……”“”我們特別想聽你關于……方面的看法““了解你的意思，你的重點是……”等等单默。
高談闊論的人：事先一定要限定發(fā)言時間碘举，并嚴格執(zhí)行，對發(fā)言經常超時搁廓、高談闊論引颈、講起來沒玩的人一定不要留情面。會議過程中可使用以下話術進行引導“你說的非常好境蜕，也讓我們現在聽聽XX的見解”“你的經驗非常多蝙场，要不會后你整理下……”“你說的非常好，這次時間有限粱年，以后我們專題交流”
會后：
1售滤、在會議結束后，將會議記錄及最終討論結果編輯成郵件發(fā)送給參會人員台诗。
2完箩、會議發(fā)起人要做好會后的追蹤工作，確保會議的討論結果應用到了工作實踐中拉队，否則也將達不到會議舉辦的效果弊知。
開好一個會議，既需要會議發(fā)起者和主持人的努力粱快，也需要每一位參會者的努力秩彤。因此，參會者在會前事哭、會中漫雷、會后也應做好相關事宜。
開會前：基于自己的觀點慷蠕，研究問題珊拼，做好思想準備食呻；依據會議發(fā)起人提供的資料流炕，準備自己的參考材料澎现；記下開會的日期、時間每辟、地點剑辫；做好在會議中盡量表達的心理準備。
開會中：傾聽他人的一件渠欺，不打斷妹蔽、不判斷、聽完整挠将，在回應胳岂；積極發(fā)表自己的見解；關注正在討論的事項舔稀，不要開小會乳丰；與主持人密切配合已達到會議目的；
開會后内贮；要清楚了解會議達成了什么結果产园；必須要了解還有哪些事情還未完成；分配給自己的任務如何完成夜郁。
此外什燕，還有一些減少會議次數和時間的建議給到大家。
如果會議是由他人組織召開竞端，考慮一下這場會議是否真的和你相關变骡。如果不相關、或者不那么相關产弹、不要參加量窘。如果你需要向上級領導就此事進行解釋，簡明扼要的強調如果你將這段時間用來做最重要的事情赵颅，這將帶來更大的價值虽另。如果實在非得要參加那些與我無關，非常無聊的會議饺谬，可以帶上電腦在會上做一些相對更有價值的事情捂刺。
如果你只需要參與會議議題中的一項，看看是否可以把這一項目提前募寨，這樣一旦事情處理完族展，你就可以提前離開。如果不行拔鹰，而會議的時間會很久仪缸，可以讓他人在你需要參與的事項即將被討論時提前給你打電話，你再馬上過去開會列肢。
提高會議溝通效率是一個復雜的工作恰画，需要會議發(fā)起者宾茂、主持人和每一位參會者的共同努力。只有對會前拴还、會中跨晴、會后各個環(huán)節(jié)通盤考量，各個細節(jié)加以關注片林，才能在最大程度上減少和避免組會議管理過程中出現的瑕疵端盆，對實現高效會議提供有利環(huán)境。真正讓“會而不議（單向信息傳輸）费封、議而不決（討論沒有結果）焕妙、決而不行（決策了也無法落實執(zhí)行）、行而不果（執(zhí)行了也不會有結果）”等諸多問題不再出現弓摘。
