今天是GTD工作法的第一個主題《開始GTD前的準備工作》
昨天我在文章的后半部分簡單列了一些GTD的基本流程。
其中第一步勉耀，也就是今天的主題指煎，里面提到了一些劃分日常事務(wù)的維度。
- 在
時間上將不同的事務(wù)分為今日便斥、明日至壤、未來日程等不同時間段。- 在
空間上按照具體情景去劃分枢纠，包括公司像街、家里、外出等等晋渺，以及你需要和某個人溝通的多件事情镰绎，也可以給這個人單獨建立一個情景。- 最后按
項目的劃分些举，就是把你手上需要完成一整個方案計劃的項目跟狱，每個都設(shè)置獨立清單。
不過我們今天不再重復(fù)上一篇的那些結(jié)構(gòu)户魏。
我嘗試把自己清空驶臊，好像從來沒有使用過這套系統(tǒng)挪挤，從一個全新的角度去寫。
今天的主題是：開始這套GTD管理系統(tǒng)之前的準備关翎。
我打算從心理準備扛门、時間準備、空間準備和工具準備這四方面為你提供一些建議纵寝。
（1）開始前的一些心理準備
在開始前论寨，你可能會猶豫是否要花心思去搭建一套這樣的系統(tǒng)。
因為它看起來就像一個龐大又臃腫的機器爽茴，需要把你的觸角伸到足夠細碎的地方才能夠著葬凳，才能管理好這么事無巨細的一套系統(tǒng)。
其實不然室奏，這套東西并不是一個全新的事物火焰，而是我們每天都在重復(fù)經(jīng)歷的事情。
只是這套系統(tǒng)可以幫你把這些事情梳理的更有成效而已胧沫。
相信我昌简，在我的引導(dǎo)下，你接受這套系統(tǒng)就像在重新審視自己的生活绒怨。
這個過程中不會有壓力纯赎，不會有拖延，你只會愛上它南蹂，因為它能幫你解決很多問題犬金，還能讓你更自信。
說到這里碎紊，我想送你一句話佑附，它實實在在的影響了我。
通過行動讓自己感覺良好仗考，比通過讓自己感覺良好，來實現(xiàn)更好的行動要容易的多词爬。
對于多數(shù)習慣拖延的人來說秃嗜，所有的準備無非是為了一個完美的結(jié)果。
但過度完美主義往往陷入一個怪圈顿膨，它可能會讓你喪失行動力锅锨。
完美主義帶來的一般是拖延，結(jié)果是經(jīng)常以“不去做”來逃避可能會出現(xiàn)的不完美恋沃。
所以必搞，這句話時刻牢記：完成比完美更重要。
為什么上面我會說你會愛上這個管理過程呢囊咏？
不知道你有沒有在任何電影里看到過一些所謂的女強人恕洲，或者高管總裁之類的人塔橡，他們的行事風格是什么樣的？
比如說我比較喜歡的金領(lǐng)專業(yè)戶“王耀慶”大哥經(jīng)常扮演的角色霜第。
他們的風格有一個共同點葛家，就是在任何時候都會清楚的知道這個時間點需要做什么。哎呀泌类，我實在對王耀慶看手表的動作太熟悉了癞谒。
另一種反面情況，比如笨笨的你刃榨，經(jīng)常鎖上門發(fā)現(xiàn)忘帶鑰匙了弹砚；上了樓發(fā)現(xiàn)快遞沒取枢希；昨天要帶到公司的東西又忘在床頭了桌吃。
這些問題為什么有的人不會碰到呢？比如上面說的這些人晴玖。
他們也會碰到读存，只是他們更懂得通過自己的個人事務(wù)管理系統(tǒng)，"有條理"的管理自己的事情呕屎。
高效让簿、創(chuàng)新、富有成效的思維和行動的訣竅秀睛，就是在正確的時間關(guān)注正確的事情尔当。
這里所謂的“有條理”，不是說講話邏輯蹂安，而是你身邊所有事務(wù)是否在符合你意識的框架里運轉(zhuǎn)椭迎。
比如說你覺得文件就應(yīng)該放在文件夾里，當它凌亂的散落在桌子上的時候田盈，就不算有條理了畜号。
也就是說到每個人的“條理”是不一樣的，當你覺得墻角的一堆書應(yīng)該出現(xiàn)在書架上的時候允瞧，事情對別人來說也許有不同條理简软。
“那些可能是暫時沒用的書，剛好可以堆在角落述暂，所以對他來說是有條理的”痹升。
所以，這個“有條理”就是你思維里的個人事務(wù)管理系統(tǒng)畦韭。
這周我既可以幫你建立一些這樣的“條理”疼蛾，也會幫你借助外部工具更好的打造這套系統(tǒng)。
最終的目的是讓你在合適的時間關(guān)注合適的事情艺配，并且能輕松掌控這套系統(tǒng)中的信息隨時為你所用察郁。
（2）預(yù)留一個時間正式開始這件事
我建議你花一整天的時間來開始這件事情衍慎，這個起步的時間對你開始這套系統(tǒng)的管理至關(guān)重要。
在目標明確的時候绳锅，不要害怕跨一大步西饵，你跨越峽谷的時候不能謹小慎微疏旨，直接跳過去纸淮。
首先汪疮，你需要花半天的時間去清空你的大腦吱殉，把所有懸而未決的余境、需要去做的燎竖、需要記錄的事情通通記錄下來灶壶。
在這個過程里陕靠，你需要準備一下自己的工作空間和各種其他空間喳坠，以及需要借助的外部工具鞠评。
對于你的工作效率和精神健康來說，專門騰出一天來啟動這項管理計劃壕鹉，會讓其價值翻倍剃幌。
需要一整天的時間來開始這個事情并不是說這個事情是多么神圣不可侵犯的。
而是這個過程里需要耗費大量腦力來收集晾浴、思考负乡、決定很多沒有完成的事情。
尤其是當這些事情長期以來都是“懸而未決”或者“陷入困境”的狀態(tài)的時候脊凰。
任何中斷都會讓這個過程在后續(xù)重新啟動的時候徒增很多過渡時間抖棘。
所以整塊時間集中處理這些所有事務(wù)是最符合效率原則的方式。
（3）準備獨立的辦公區(qū)
你必須有一個專屬于你的工作區(qū)狸涌，即使你在公司辦公切省，家里也應(yīng)該有一個獨立的辦公區(qū)。
合理的安排自己的工作區(qū)帕胆，可以減少自己開始一個工作時的抵觸情緒朝捆，甚至會吸引你在這個地方馬上開始工作。
舉個例子懒豹，我自己平時會經(jīng)常不想帶電腦去公司右蹦，所以我在公司和家里各裝了一個臺式電腦。筆記本就只用作外出的時候使用歼捐，所有文件在多臺設(shè)備之間是同步的。這讓我可以隨時進入工作狀態(tài)晨汹，真的減負了很多豹储，這點我感受很明顯。
平時我自己寫東西比較多淘这，很喜歡機械鍵盤剥扣，在之前沒有在家里配機械鍵盤的時候巩剖，在家里寫東西總覺得心里有障礙。后來裝了一個機械鍵盤钠怯，軸心不同佳魔，手感不一樣，還是不行晦炊，換了鍵盤才能正常寫東西鞠鲜。包括那個筆記本，我不怎么用的原因也是因為鍵盤鍵程太短断国，打字不舒服贤姆。
所以如果你想專注工作，不受這些東西影響稳衬，就給自己一個單獨的霞捡、個人定制化的工作空間。
這個空間就是你的一個控制中心薄疚，除了電腦以外碧信，紙筆、文件盒街夭、或者打印機等等砰碴，凡是你覺得工作起來更舒服的一切配備。
因為我自己經(jīng)常會在家里辦公莱坎，所以我基本保持了家里和公司的辦公空間有著相同的管理系統(tǒng)衣式，跨空間工作沒有任何障礙。
同時我也在一些朋友家里發(fā)現(xiàn)檐什，很多人其實沒有這個意識碴卧，他們甚至在家里沒有辦公的地方。
并不是沒有空間乃正，而是沒有想過設(shè)計這個辦公空間住册，只是在沙發(fā)上、床上瓮具，偶爾做一些簡單的工作荧飞。
這個時候如果你想晚上寫一篇文章，那難度其實還真的挺大的名党√纠“究竟在沙發(fā)上寫呢，還是在床上寫呢传睹？” 我能感覺到這種難度耳幢。
最后，不要和其他人共享這個空間，包括家人睛藻，每個人有一個自己獨立的空間也很重要启上，這樣可以減輕很多沒必要的人際壓力。
（4）準備你的工具
最后看一下我們需要準備的外部工具店印，借助這些工具冈在，可以讓我們的管理系統(tǒng)真正開始幫助我們更好的工作。
這里面需要一個相關(guān)事務(wù)的清單管理按摘，以及一個資料庫包券，用來管理大量參考資料和需要再次查閱的內(nèi)容。
a.先說這個管理相關(guān)事項的清單
傳統(tǒng)的GTD流程因為還沒有現(xiàn)代這么多管理軟件院峡，以及這么高度信息化的事務(wù)兴使，所以會需要你準備各種“籃子”“文件盒”“日程表”等等這些實物管理工具。
而我們這個時代照激，這類東西只需要一個基于GTD理念設(shè)計的軟件即可搞定一切发魄。
我這幾年在用的是"doit"這個軟件，市場上也有很多其他的俩垃，比如奇妙清單励幼、嘀嗒清單等等。
iPhone的用戶可以使用手機自帶的【提醒事項】【日歷】【備忘錄】這幾個組合口柳，也可以實現(xiàn)這套流程苹粟。其他手機應(yīng)該也有相關(guān)應(yīng)用，大同小異跃闹。
準備這個工具的目的在于：
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有一個可以收集一切的"收集箱"嵌削。這個最重要，任何浮現(xiàn)在你腦子里的東西都要第一時間扔進收集箱望艺，不要讓這些零碎的念頭打擾你當下的工作苛秕。 -
幫你區(qū)分不同時態(tài)的事項。比如今日待辦找默、明日待辦艇劫、下一步行動、日程安排等等惩激。 -
讓你有N個隨時可以調(diào)取的"主題清單"店煞。比如幫你區(qū)分不同項目的事項，讓你可以隨時調(diào)取一個項目相關(guān)的所有事項风钻，情景也是同樣道理顷蟀。 -
可以在你指定的時間通過有效的提醒方式提醒你。比如說我使用doit系統(tǒng)骡技，但是一些短期的事項都是使用siri來安排到手機提醒事項或者日歷里衩椒，在指定的時間會通過手表彈出提醒，到達率100%。
記住毛萌，在選擇工具的時候，不要沉迷于嘗試各種不同的軟件喝滞，沒有最好阁将，基本的功能這些軟件都有，選一個有緣的即可右遭。
不然得花幾周來測試各種軟件做盅，這是嘗試GTD的大多數(shù)人都踩過的坑。
b.建立一個資料庫
我們在處理收集箱內(nèi)的一些零碎想法的時候窘哈，經(jīng)常會有很多需要定期回顧和查閱的參考資料需要整理吹榴。
這個時候需要借助一個文檔管理系統(tǒng)，在以前可能是本地的文件夾」鐾瘢現(xiàn)在都要上云端图筹，多終端的使用這些信息，比如電腦上存儲让腹，手機上查看远剩。
可以借助一些比如【印象筆記】【有道云筆記】等等筆記類的軟件。這類軟件的特色是可以保存和在線編輯一些常用文稿骇窍，比如PDF文件瓜晤、Excel文件、word文件等等腹纳。
這里我使用的是"幕布文檔"痢掠，只支持結(jié)構(gòu)化的文本和圖片，但這就夠了嘲恍。對于這些資料足画，我需要的是全文檢索，隨時調(diào)用相關(guān)的資料蛔钙。
其他那些文件我是用云盤來存儲锌云，可能Windows下好用的云盤也只有百度網(wǎng)盤了，它有個百度云同步盤吁脱，但現(xiàn)在已經(jīng)不更新了桑涎。
我用的是iCloud，因為我的電腦和手機都是蘋果設(shè)備兼贡，比較方便攻冷，而且確實好用。
前些年使用iCloud因為是國外存儲遍希，網(wǎng)絡(luò)受限等曼，比較慢。這兩年政策原因吧，國人的數(shù)據(jù)不能放在國外之類的禁谦，也可能確實因為用戶反饋了一些問題胁黑。所以iCloud中國運營商由國內(nèi)的“云上貴州”負責維護，這個公司可能和阿里云有關(guān)系州泊，總之技術(shù)過硬丧蘸，現(xiàn)在的iCloud超級好用。
iCloud在手機上一樣好用遥皂，比如說我會經(jīng)常在手機iCloud云盤里看之前保存的視頻力喷。我的電腦除了云盤，最常用的文稿和桌面都是通過iCloud同步的演训。在電腦上隨時生成的文件弟孟，手機上一樣可以處理，而且根本不用手動去操作样悟，非常方便拂募。
最后，這些工具需要慢慢去習慣乌奇，然后刻意的去精進没讲，加深理解。
因為沒有什么比你喜歡使用自己的工具更能讓你提升效率了礁苗。
明天開始講這個流程的第一步“收集階段”當中的一些思維爬凑，我們明天見。
