5.知識(shí)管理

知識(shí)管理其實(shí)是一個(gè)文科生寫作過程中最頭疼的事灶芝。與大部分我知道的理科生不同合蔽，文科生在寫作過程中所要使用的知識(shí)是多種多樣的且難以分類的板乙，而理科生的知識(shí)則可以很好的進(jìn)行分類漩勤。拿我日常的工作說笙以，中央發(fā)的重要文件講話要不要收集起來淌实？部門的各種文件要不要收集起來？今天在網(wǎng)站上看到的一篇消息可能沒準(zhǔn)哪天就要用上猖腕，更要收集起來了拆祈。你說中央經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議的公報(bào)是算“中央文件”類呢，還是算“經(jīng)濟(jì)動(dòng)態(tài)”類倘感？或許兩者又都要算放坏。

一個(gè)簡(jiǎn)單但無效率的知識(shí)管理辦法是“記住”。沒錯(cuò)老玛，就是對(duì)自己瀏覽過的東西在腦子里留下一個(gè)大概的印象淤年，等需要時(shí)通過搜索引擎再進(jìn)行搜索。這種方法的好處也不是沒有蜡豹，模糊管理嘛麸粮，隨用隨找。如果自己的搜索技術(shù)比較過硬的話效率也不會(huì)太低余素。

但多數(shù)情況下豹休，文科生遇到的問題是“想不起來合適的關(guān)鍵字是什么”。比如前陣子要引用《華嚴(yán)經(jīng)》里的一句話：“如入火聚桨吊，得清涼門”威根。但我只記住了前半句有個(gè)“火”字，后半句倒是記住了“清涼門”三個(gè)字视乐。上網(wǎng)搜索“清涼門”洛搀，得出一大堆不相干的東西。

其實(shí)佑淀，使用網(wǎng)絡(luò)搜索不是不好留美，但網(wǎng)絡(luò)搜索的范圍或者說是樣本太大，一旦你的記憶出現(xiàn)一丁點(diǎn)問題就會(huì)大幅度降低知識(shí)檢索的效率。經(jīng)過幾次吃癟谎砾，我覺得還是要主要使用筆記軟件對(duì)知識(shí)進(jìn)行管理逢倍。

筆記軟件不算新興事務(wù)，微軟早在office 2003里就加入了OneNote 景图。但那時(shí)候较雕，更多的人還是通過比較原始的辦法對(duì)知識(shí)進(jìn)行管理。等到滿足個(gè)人的知識(shí)管理需求變得急迫的時(shí)候挚币，印象筆記等軟件已經(jīng)充斥網(wǎng)絡(luò)了亮蒋。

在這里簡(jiǎn)單比較一下個(gè)人進(jìn)行知識(shí)管理的兩款軟件，OneNote 和印象筆記妆毕。OneNote 的好處有幾點(diǎn)：一慎玖、和其他office 套件緊密結(jié)合，比如你可以把OneNote 的一條記錄直接作為Outlook 的任務(wù)笛粘；二趁怔、功能強(qiáng)大，特別是當(dāng)你的筆記文件多達(dá)數(shù)G 的時(shí)候闰蛔，OneNote 的處理效率還是不錯(cuò)的痕钢，如果你有智能筆或者Surface ，那么OneNote 的字跡識(shí)別功能能秒殺很多筆記軟件序六；三任连、和真實(shí)紙質(zhì)筆記本的結(jié)構(gòu)非常類似，筆記本例诀、頁等概念幾乎是很直觀地體現(xiàn)在OneNote 當(dāng)中随抠。但缺點(diǎn)也算比較明顯。首先就是采集不變繁涂。復(fù)制粘貼和鍵入是采集信息進(jìn)入OneNote 的主要渠道拱她，你雖然可以在IE 里使用郵件將頁面加入OneNote ，但國(guó)內(nèi)多數(shù)的網(wǎng)站頁面都附帶有大量的無關(guān)信息扔罪，比如廣告等等秉沼，導(dǎo)致采集來的頁面文件大小偏大、信息雜亂矿酵，導(dǎo)致同步緩慢唬复、 查詢不便。其次是OneNote 的筆記本是同步到SkyDrive 的全肮，而SkyDrive 的服務(wù)器在美國(guó)敞咧，同步速度可想而知。另外辜腺，OneNote 有個(gè)功能上的問題休建，就是無法加入“標(biāo)簽”這個(gè)概念乍恐，筆記本的組織結(jié)構(gòu)還是樹形的。

印象筆記是最近比較火的一款軟件测砂。好處不少：一是支持標(biāo)簽茵烈；二是在國(guó)內(nèi)假設(shè)服務(wù)器后同步速度快；三是可以從網(wǎng)頁邑彪、微博瞧毙、微信、郵件等多個(gè)渠道采集信息寄症，特別是它在Chrome 和Firefox 瀏覽器上還推出了悅讀插件，能夠?qū)⒕W(wǎng)頁中諸如廣告等無關(guān)信息過濾后導(dǎo)入筆記矩动。但也有一些缺點(diǎn)：一有巧、標(biāo)簽式管理在某些情況下是混沌的，不如樹形管理那么結(jié)構(gòu)清晰悲没；二篮迎、筆記本文件過大時(shí)容易崩潰；三示姿、企業(yè)版收費(fèi)相對(duì)較高甜橱，60元/人/月。但總體而言栈戳，如果在采集知識(shí)時(shí)能夠自律岂傲，印象筆記還是能滿足很多人需要的。

上面所謂自律子檀，說的是在采集過程中镊掖，及時(shí)加上準(zhǔn)確的標(biāo)簽，比如注冊(cè)會(huì)計(jì)師和CPA二選一褂痰，而不是一會(huì)兒加一個(gè)注冊(cè)會(huì)計(jì)師亩进，一會(huì)兒加一個(gè)CPA，給自己帶來麻煩缩歪。自律的原則同樣適應(yīng)于使用OneNote 時(shí)归薛。在采集過程完成后，抽出一些時(shí)間對(duì)采集來的知識(shí)進(jìn)行定期的整理是必須的匪蝙。

我在使用上述兩個(gè)軟件時(shí)主籍，是按照其特點(diǎn)進(jìn)行分工的。凡是可以樹形管理的知識(shí)如政策法規(guī)骗污、項(xiàng)目資料崇猫，使用OneNote 進(jìn)行管理；而從其他渠道比如互聯(lián)網(wǎng)采集來的動(dòng)態(tài)信息需忿、雜七雜八的知識(shí)诅炉，加上標(biāo)簽后用印象筆記蜡歹。必要時(shí)，發(fā)揮印象筆記的采集功能涕烧，采集知識(shí)后再?gòu)?fù)制粘貼到OneNote 里月而。

如果知識(shí)管理涉及協(xié)同辦公，那么企業(yè)版印象筆記還算是比較好的選擇议纯。不過如前文所述父款，價(jià)格略微昂貴，60元/人/月的價(jià)格就不如買一年的office 365再通過SkyDrive 進(jìn)行共享了瞻凤。

當(dāng)然憨攒，知識(shí)還可能包括很多單獨(dú)的文件，這就是文獻(xiàn)管理的概念了阀参。有錢的當(dāng)然會(huì)選擇Endnote 肝集，開源的軟件有Zotero 可供選擇。實(shí)在覺得這兩個(gè)軟件麻煩蛛壳，知網(wǎng)也有自己的軟件可以進(jìn)行文獻(xiàn)管理杏瞻。不過我覺得作為個(gè)人用戶而言，良好的文件管理習(xí)慣可能更是一種省錢省事的辦法衙荐。這一點(diǎn)放在后面詳說捞挥。

6.云儲(chǔ)存

云儲(chǔ)存的好處是將你的文件放在云端，實(shí)現(xiàn)異地辦公和協(xié)同辦公的需要忧吟。使用云儲(chǔ)存砌函，就可以拋開U盤這一中國(guó)人的第五大發(fā)明了。我常用的云儲(chǔ)存軟件是金山快盤和SkyDrive 瀑罗，分別對(duì)應(yīng)WPS 和MS office 胸嘴。但快盤用的更多，只是因?yàn)樗?wù)器在國(guó)內(nèi)斩祭。其他云儲(chǔ)存產(chǎn)品如華為Dbank 劣像、百度云、新浪微盤不是不好摧玫，而是它們對(duì)應(yīng)的場(chǎng)景不同耳奕。比如你要在微博上分享文件，肯定還是新浪微盤更適合一些诬像。但要是辦公屋群，還是快盤和SkyDrive 吧。

7.發(fā)布

發(fā)布的概念有兩種：對(duì)內(nèi)和對(duì)外坏挠。對(duì)內(nèi)發(fā)布是指你將你寫好的東西分享或者遞交給組織內(nèi)某人芍躏，而對(duì)外發(fā)布則是發(fā)布到公眾場(chǎng)合上。對(duì)內(nèi)發(fā)布相對(duì)簡(jiǎn)單降狠，因?yàn)橛薪M織內(nèi)部的約束在对竣，或者是OA 系統(tǒng)庇楞，或者是共享磁盤。對(duì)外發(fā)布我則是選擇支持Markdown 語法的簡(jiǎn)書否纬。

8.文件和桌面管理

文件管理是很多人頭疼的事吕晌，桌面管理也是如此。我不止見過一個(gè)人（包括我的領(lǐng)導(dǎo)）临燃，計(jì)算機(jī)桌面上都擺放滿了各種圖標(biāo)和文件睛驳。

我認(rèn)為做好文件管理的第一步就是將所有文件都從桌面移開，按照樹形結(jié)構(gòu)放在文件夾里膜廊。如果我需要經(jīng)常打開一個(gè)文件怎么辦乏沸？不要將它復(fù)制到桌面上，選擇使用“建立桌面快捷方式”的方式將它的快捷方式弄到桌面上就可以了爪瓜，不常用時(shí)就刪掉屎蜓。此外，按照一定適合你的規(guī)則為每個(gè)文件起好名字也是很重要的钥勋，一是方便你瀏覽時(shí)就能知道它的主要內(nèi)容，二是我們可以使用一個(gè)名為**Everything **的軟件對(duì)文件進(jìn)行快速檢索辆苔。Everything 是一個(gè)檢索文件的軟件算灸，特點(diǎn)只有一個(gè)：快。速度遠(yuǎn)超過系統(tǒng)自帶的搜索驻啤。但缺點(diǎn)是只能檢索文件名菲驴，而完全忽略文件當(dāng)中的內(nèi)容。但只要我們堅(jiān)持自律原則將文件名命名好骑冗，這就不是問題了赊瞬。

桌面管理也是如此，本著奧卡姆剃刀法則贼涩，只要是不常用的軟件巧涧，都不要讓它的快捷方式出現(xiàn)在桌面上。MAC 的Spotlight 功能能很好的幫助你找到要打開的程序遥倦；Windows 雖然差一些谤绳，但Windows 8的搜索是有這樣的功能的，沒有安裝Windows 8的話袒哥，我們還可以使用Everything 呢缩筛。

本文到此，算是告一段落了堡称。歡迎大家給我分享你的寫作環(huán)境瞎抛。對(duì)于一些軟件的使用，可能我還會(huì)詳細(xì)地再寫一寫却紧。