如何統(tǒng)籌規(guī)劃幾件事——有策略的多事務(wù)并行的方法

很多人都對(duì)多事務(wù)并行非常感興趣背犯,也就是想要同時(shí)干幾件事情,每件事情都干好盅抚,一舉成為行業(yè)小能手漠魏,讓人羨慕嫉妒恨。

為啥人們會(huì)對(duì)同時(shí)干幾件事情感興趣呢妄均?

因?yàn)橥瑫r(shí)干幾件事情柱锹,會(huì)讓人看起來(lái)有很多事情做,也會(huì)讓人看起來(lái)很有能力丰包、很有效率奕纫,且不管最后事情做成與否,都會(huì)讓人感覺(jué)到自己忙忙碌碌的很有充實(shí)感和成就感烫沙。

為啥人們會(huì)喜歡忙呢匹层?

因?yàn)槿祟?lèi)大腦的機(jī)制,以及社會(huì)的機(jī)制锌蓄,決定了我們?nèi)思词关S衣足食啥都不用做也可以很好的情況下升筏,也不能閑待著,會(huì)讓人無(wú)聊到發(fā)瘋的瘸爽。這也是為啥在人類(lèi)的領(lǐng)域內(nèi)您访,「留白」其實(shí)是一種很強(qiáng)大的技能。例如在與人溝通時(shí)剪决,適當(dāng)?shù)某聊橥簦軒Ыo人很強(qiáng)大的壓力。

對(duì)多數(shù)人而言柑潦,討厭「空白」時(shí)間的存在享言,討厭「閑著」被人說(shuō)無(wú)所事事,寧肯找點(diǎn)什么事情讓自己忙碌起來(lái)渗鬼,哪怕這件事情對(duì)自己而言也沒(méi)有什么意義览露,也算挺「無(wú)聊」的。

在我們正統(tǒng)的社會(huì)觀念里譬胎,當(dāng)你處于某種核心的地位差牛,或者你有很強(qiáng)大的能力時(shí)命锄,才會(huì)有很多事情找到你這,才讓你非常的忙碌偏化。這話(huà)反過(guò)來(lái)說(shuō)脐恩,如果你是在同時(shí)做很多事情,看起來(lái)非常繁忙的話(huà)侦讨,意味著你可能很重要被盈,你可能很有能力。這種被人「看起來(lái)」很重要搭伤、很有能力的感覺(jué)只怎,會(huì)讓你覺(jué)得很爽、很有成就感怜俐,因而不管你是否忙或者不忙身堡,你都要讓自己看起來(lái)忙碌起來(lái)。

當(dāng)然拍鲤,也有很多人因?yàn)樗鶑氖碌男袠I(yè)贴谎,因?yàn)樗龅氖虑榈脑颉鋵?shí),也是因?yàn)樗幍奈恢谩_實(shí)很忙季稳,一時(shí)間內(nèi)有很多事情要做擅这,想要能夠在短時(shí)間內(nèi)快速的搞定這許多事情,多任務(wù)并行就是順理成章的選擇景鼠。

當(dāng)然仲翎,也有些人是因?yàn)橐粫r(shí)間確實(shí)有很多的事情要做,想要找到能夠快速完成這許多事情的方法铛漓,多任務(wù)并行看起來(lái)就是順理成章的選擇溯香。

不管你是真的很忙、有很多事情要做浓恶,還是想看起來(lái)很重要而要同時(shí)做很多事情玫坛,我們都可以嘗試找一些方法,讓自己做到多任務(wù)并行的狀態(tài)包晰。

那么湿镀,究竟該怎么做到多任務(wù)并行呢?

我們最直接伐憾、最常用的一種方式是利用等待時(shí)間勉痴。在一件事情的等待時(shí)間里,去做其他的事情塞耕。

比如一些事情蚀腿,做到一定程度之后,需要其他人的配合扫外,要等待其他人做出的成果之后莉钙,才可以繼續(xù)推進(jìn)。在這等待期間筛谚,就可以安排其他的事情來(lái)做磁玉。

還有一些事情,做到一定程度之后驾讲,本身就需要做一些醞釀蚊伞,要發(fā)酵一段時(shí)間。同樣吮铭,這個(gè)醞釀時(shí)間就可以拿來(lái)做其他的事情时迫。

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的早期,網(wǎng)絡(luò)帶寬都很小谓晌。這時(shí)候上網(wǎng)掠拳,打開(kāi)一個(gè)網(wǎng)頁(yè)都可能需要十幾秒、幾十秒甚至更長(zhǎng)的時(shí)間纸肉。

一個(gè)合理的查看網(wǎng)頁(yè)的方式是溺欧,看到一個(gè)不錯(cuò)的鏈接,在新窗口打開(kāi)柏肪,然后就不管了姐刁;接著繼續(xù)在當(dāng)前頁(yè)面瀏覽,再看到不錯(cuò)的鏈接烦味,再打開(kāi)聂使。等一段時(shí)間后,所有頁(yè)面都打開(kāi)了谬俄,就可以一個(gè)一個(gè)的瀏覽了岩遗。

如果打開(kāi)一個(gè)鏈接,自己呆呆的盯著空白頁(yè)面凤瘦,慢慢地等著一直到頁(yè)面出現(xiàn)宿礁,這種做法,著實(shí)有些傻蔬芥。

在有些情形下梆靖,等待時(shí)間是被動(dòng)出現(xiàn)的,事先很難預(yù)計(jì)到笔诵。在這樣隨機(jī)出現(xiàn)的等待時(shí)間里返吻,安排做其他的事情,最好要事先準(zhǔn)備好乎婿,做一些短小的任務(wù)测僵,這樣可以在被動(dòng)等待的時(shí)間里能完成這個(gè)任務(wù)。關(guān)于這類(lèi)等待時(shí)間的利用,可以參考我關(guān)于「碎片時(shí)間」利用的回答捍靠。

而在很多情景下沐旨,等待時(shí)間是可以預(yù)計(jì)出來(lái)的。此時(shí)榨婆,就要從整體上考慮幾件事情中可能出現(xiàn)的等待時(shí)間磁携,做統(tǒng)籌調(diào)度,安排在各個(gè)預(yù)計(jì)可能出現(xiàn)的等待實(shí)際里做合適的事情良风。

在對(duì)預(yù)期并行的任務(wù)做統(tǒng)籌考慮時(shí)谊迄,一種比較好的做法是盡可能的把每件事情都切分成足夠小且相互獨(dú)立的子任務(wù),比如三五分鐘的子任務(wù)烟央。那么统诺,在任何一件事情出現(xiàn)等待時(shí)間時(shí),都可以穿插做其他事情的任務(wù)疑俭。這種做法粮呢,其實(shí)是把一個(gè)完整的任務(wù),切分成碎片任務(wù)怠硼,利用碎片等待時(shí)間處理碎片任務(wù)鬼贱,也是「碎片時(shí)間」利用的核心方法的體現(xiàn)。

從理論上來(lái)說(shuō)香璃,無(wú)論哪種多任務(wù)并行这难,其效率也是浪費(fèi)的,因?yàn)橹灰嵌嗳蝿?wù)并行葡秒,就需要做任務(wù)的切換姻乓。任務(wù)切換時(shí),都會(huì)涉及到重新進(jìn)入任務(wù)眯牧、熟悉任務(wù)之前狀態(tài)的過(guò)程蹋岩。而這個(gè)過(guò)程在一次性的把一件事情做完的過(guò)程中,是基本不存在的学少,而在多任務(wù)并行切換時(shí)剪个,是重復(fù)性的動(dòng)作,是帶來(lái)時(shí)間的浪費(fèi)的版确。

當(dāng)然扣囊,一件事情中間等待醞釀的時(shí)間很長(zhǎng),如果只是空等绒疗,更是浪費(fèi)時(shí)間侵歇,自然不如做一些其他的事情更好一些。

如果從人體機(jī)能角度來(lái)說(shuō)吓蘑,最好的一種多任務(wù)并行的方式是惕虑,把兩種「不同類(lèi)型」的任務(wù)放在一塊并行處理。

怎樣的任務(wù)算是「不同類(lèi)型」的呢?比如一種是需要思考的溃蔫,一種是不需要思考的健提;或者兩種都不需要思考,自然反射的事情酒唉,放在一起也可以矩桂。不過(guò)沸移,兩類(lèi)都需要思考的事情痪伦,是很難放在一塊并行來(lái)做的。

所謂「不同類(lèi)型」的事務(wù)的劃分雹锣,主要是跟大腦和人體機(jī)能運(yùn)作的方式有關(guān)网沾。

腦科學(xué)的研究表明,人的大腦分為三種類(lèi)型的腦:

一種類(lèi)型的腦是直覺(jué)腦蕊爵,掌管類(lèi)似于動(dòng)物一樣天生就有的直覺(jué)反射辉哥。直覺(jué)腦的好處是可以多線(xiàn)程,并且反應(yīng)速度很快攒射。這種腦是幾乎不需要思考醋旦,依靠直覺(jué)做出反應(yīng)。

比如看到老虎会放,我們轉(zhuǎn)身就跑饲齐,這是先天的直覺(jué)條件反射,不需要思考咧最。又比如開(kāi)車(chē),在經(jīng)過(guò)學(xué)習(xí)訓(xùn)練后,我們就能夠手腳同時(shí)做很復(fù)雜的操作灌具,來(lái)掌控車(chē)輛豁生,這是通過(guò)后天訓(xùn)練的直覺(jué)反射,也幾乎不需要思考捣鲸。

另一種類(lèi)型的腦是理性腦瑟匆,掌管著人類(lèi)的理性、邏輯思考栽惶。如果說(shuō)直覺(jué)腦是人類(lèi)作為生物愁溜,在千百萬(wàn)年的進(jìn)化中,自然選擇出來(lái)的話(huà)媒役,那么理性腦是人類(lèi)在構(gòu)建人類(lèi)社會(huì)的過(guò)程中祝谚,人為選擇并新發(fā)展出來(lái)的大腦。

據(jù)科學(xué)研究酣衷,理性腦基本位于人們的大腦皮層的交惯,能夠讓人們思考的深入、有條理、有邏輯席爽。但是意荤,理性腦是單線(xiàn)程的,運(yùn)行速度相對(duì)比較慢只锻,而且非常耗能量玖像。我們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中做很多事情,都是依靠著這個(gè)理性腦齐饮,比如我們傳統(tǒng)意義上的工作捐寥、學(xué)習(xí)、社交等祖驱。

還有一種類(lèi)型的腦握恳,叫做存儲(chǔ)腦。存儲(chǔ)腦是運(yùn)行在后臺(tái)的捺僻,俗稱(chēng)為潛意識(shí)乡洼。這種潛意識(shí)的大腦,跟理性腦雖然沒(méi)有直接沖突匕坯,但在運(yùn)行時(shí)相互之間會(huì)搶占資源束昵。

了解了三種大腦的基本特點(diǎn)和運(yùn)行方式,我們就可以考慮怎么去更好的做多任務(wù)并行了葛峻。

首先锹雏,通過(guò)直覺(jué)腦做的事情,原則上是可以任意多任務(wù)并行的泞歉,只要多個(gè)任務(wù)之間所使用的肢體或器官——也就是輸出工具——是沒(méi)有沖突的逼侦。比如上面提到,我們?cè)趯W(xué)會(huì)開(kāi)車(chē)之后腰耙,可以手腳并用的開(kāi)車(chē)榛丢,而且不用思考、配合默契挺庞。

我們可以把一些要經(jīng)常做的事情晰赞,通過(guò)學(xué)習(xí)和訓(xùn)練,養(yǎng)成一些習(xí)慣选侨,類(lèi)似開(kāi)車(chē)一樣掖鱼,成為一種后天培養(yǎng)的直覺(jué)反射。我們可以很容易的用直覺(jué)反射的方式援制,去做那些成為了習(xí)慣反射的事務(wù)戏挡,而多個(gè)習(xí)慣是可以在一定限制下,多任務(wù)并行的晨仑。

其次褐墅,理性腦的單線(xiàn)程以及高耗能的特性拆檬,決定了理性腦在做事時(shí),無(wú)法多事務(wù)并行妥凳。如果要多任務(wù)并行竟贯,也是前文描述的那種見(jiàn)縫插針式的利用等待時(shí)間,去處理其他的事務(wù)逝钥。

但是屑那,我們看到,理性腦和直覺(jué)腦是類(lèi)型完全不同的兩種腦艘款,它們兩者在運(yùn)行時(shí)持际,是不會(huì)產(chǎn)生沖突的,因而是可以并行的磷箕。

因此选酗,我們可以考慮阵难,把理性腦擅長(zhǎng)的事務(wù)和直覺(jué)腦擅長(zhǎng)的事務(wù)岳枷,放在一起多任務(wù)并行處理。在理性腦處理理性的事務(wù)時(shí)呜叫,可以安排一些直覺(jué)腦做的直覺(jué)事務(wù)空繁。例如我們完全可以在跑步的時(shí)候,去思考一些很重要的朱庆、理性的盛泡、邏輯嚴(yán)密的商務(wù)問(wèn)題。思考問(wèn)題的過(guò)程娱颊,并不會(huì)影響我們的直覺(jué)腦所掌控的跑步傲诵,甚至躲避迎面而來(lái)的人等。這兩件事情箱硕,放在一塊并行處理拴竹,是高效且安全的。

還有一種多任務(wù)并行的處理方法剧罩,就是利用存儲(chǔ)腦栓拜,也就是利用潛意識(shí)。問(wèn)題是惠昔,該怎么做到呢幕与?

我們可以把一些事情,放到存儲(chǔ)腦的潛意識(shí)當(dāng)中镇防,然后就不去管它了啦鸣。在正常時(shí)間里,我們可以做一些習(xí)慣性的事情来氧,也可以做一些需要理性思考的事情诫给,隨便做什么饼齿。潛意識(shí)把我們放進(jìn)去的事情不停的打磨、醞釀蝙搔,到一定時(shí)候缕溉,就會(huì)以靈感或者頓悟的方式,給我們一些答案吃型。

這種多任務(wù)并行的方式证鸥,看起來(lái)不像是多任務(wù)并行,但實(shí)際上也是一種非常好且高效的多任務(wù)并行的方式勤晚,而且會(huì)非常的有創(chuàng)造力枉层。

以上所述的多任務(wù)并行的方式,主要是針對(duì)個(gè)人的時(shí)間和任務(wù)管理赐写。如果你在一個(gè)組織里鸟蜡,或者你有外部力量可以借用,我們完全可以用「外腦」的方式挺邀,來(lái)實(shí)現(xiàn)更加高效的多任務(wù)并行揉忘。這種多任務(wù)并行的境界就更高一層了。

若我們有一定的能力端铛、有一定的權(quán)力或者有一定的影響力泣矛,我們還可以把事情委派給其他人去做,而我們自己則專(zhuān)注于做最體現(xiàn)自己價(jià)值的事情禾蚕。我們委派任務(wù)的「其他人」您朽,成為了我們的「外腦」或手足。我們則是核心的大腦换淆,是統(tǒng)籌調(diào)度者哗总,跟進(jìn)委派給別人的事務(wù),監(jiān)控為派給別人的任務(wù)倍试。這樣讯屈,可以非常好的實(shí)現(xiàn)多任務(wù)并行。

不過(guò)易猫,這種多任務(wù)并行耻煤,不再是我們個(gè)人的事情了,也不是僅僅使用我們個(gè)人的力量准颓,而是使用一個(gè)工作體系的力量哈蝇。我們看,無(wú)論大到人類(lèi)社會(huì)整體攘已,小到一個(gè)商業(yè)團(tuán)隊(duì)炮赦,都是這種分工合作的多任務(wù)并行的工作體系。

話(huà)又說(shuō)回來(lái)样勃,雖然不同類(lèi)型的大腦吠勘,負(fù)責(zé)不同類(lèi)型的事務(wù)性芬,但是在我們社會(huì)生活中,我們用到最主要的大腦還是我們的理性腦剧防。

理性腦的單線(xiàn)程植锉、低運(yùn)算速度以及高耗能的特點(diǎn),決定了它在運(yùn)行時(shí)峭拘,會(huì)耗費(fèi)大量的能量和資源俊庇,其中很重要的一種資源就是注意力。

多任務(wù)并行的話(huà)鸡挠,會(huì)讓理性腦超負(fù)荷運(yùn)行辉饱,進(jìn)而效率低下。因而拣展,如果在以理性腦為主的事務(wù)中彭沼,盡可能的不要多任務(wù)并行;若能夠單線(xiàn)程备埃、一次性的把一件事情做完姓惑,那就盡量專(zhuān)注的、一次性的把這件事情做完瓜喇;這件事情做完之后挺益,再考慮做其他的事情。

再進(jìn)一步乘寒,不管是單線(xiàn)程,還是多任務(wù)并行匪补,實(shí)際上在做一件事情的那一瞬間伞辛,我們始終都是單線(xiàn)程的,并不能像計(jì)算機(jī)一樣是多進(jìn)程的夯缺。在這一瞬間蚤氏,我們必然需要放下所有其他的事情,只專(zhuān)注于當(dāng)前這一件事情上踊兜,做事才能高效竿滨,也才能提升我們做事情的產(chǎn)能。

所以捏境,雖然上文提了很多多任務(wù)并行的原理和方法于游,但是我們的結(jié)論卻是:能不多任務(wù)并行,就盡量不要多任務(wù)并行垫言。

為什么要做時(shí)間管理或事務(wù)管理贰剥?是為了讓我們?cè)谧鍪聲r(shí),不會(huì)分心筷频,而更加專(zhuān)注蚌成,進(jìn)而更加高效前痘。一次只做一件事情,做這件事情時(shí)担忧,專(zhuān)注于這件事情上芹缔,這才是時(shí)間管理最本質(zhì)的一點(diǎn)。

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