開會舔哪，對于職場上的你我他再也熟悉不過欢顷，作為在職場摸爬滾打多年的老鳥，總會看到和聽到職場新人捉蚤，甚至是職場打拼多年的人都抱怨公司從早到晚各種開會抬驴，效率低、浪費時間缆巧，關(guān)鍵是解決不了任何問題布持。我想說“也許是吧”，但我更想說“你真的會開會嗎陕悬？”
近來题暖，正帶領(lǐng)團隊為某客戶提供咨詢服務，前段時間正準備進行階段匯報捉超，我提前安排團隊成員張三準備會議相關(guān)材料胧卤，并組織該會議。按說是一個再普通不過會議安排拼岳，而且張三也是在職場工作三年的人枝誊，但從我和他的交流過程中發(fā)現(xiàn)，完全不是我預期的效果惜纸。所以叶撒，我覺得有必要為職場新人，甚至“老人”總結(jié)一下：職場中耐版，你真的會開會嗎祠够？
敘述的邏輯按照時間順序，即開會前粪牲，開會中古瓤，開會后掘剪。另外補充一點“一般人不告訴你的開會潛規(guī)則”哲思。
一赫冬、開會前你需要做什么準備：
0西轩、判斷會議性質(zhì)
這是寫了1、2类腮、3后突然想起來的，完善一下。為什么要提出來痛侍，因為鄙人也開過諸如“務虛會”、“茶話會”等會議，可能下面的方法就酌情處理了主届，下面的方法主要是針對工作類會議赵哲。
1、明確主題和議題君丁、控制流程
作為會議組織方的你枫夺，你需要明確本次開會的主題是什么，也就是說整個會議都是圍繞主題進行的绘闷，會議上任何延伸和跑題你都應該及時制止橡庞，并說明理由，以確保在有限的時間解決特定的問題印蔗，只有你心中時刻明確會議主題才能做到控場扒最，不然會議很可能成了老太太的裹腳布---又臭又長。
那什么是主題华嘹，如何確定主題吧趣？這還不夠明顯嗎，作為組織者耙厚，你所關(guān)心的問題强挫，你需要本次會議上讓大家知道的或者幫你解決的問題就是會議主題。你都是主辦方了薛躬，你還不把主動權(quán)抓緊俯渤？
那流程又是什么？流程就是幫助你解決主題的步驟泛豪。
下面給出我開會前一般準備的會議流程參考格式：
1> 主題介紹稠诲，分析現(xiàn)狀（由我向與會者介紹本次會議主題相關(guān)的基本情況。目的是與會者都明白為什么開這個會诡曙，接下來需要討論什么臀叙，和他們什么關(guān)系，因為無法保證與會者在會前都會做精心準備价卤。內(nèi)容一般包括：會議背景劝萤、現(xiàn)狀分析、遇到難題慎璧、需解決問題床嫌、需領(lǐng)導關(guān)注和支持。如果本次會議由很多議題胸私，也需要在這個環(huán)節(jié)拋出來）厌处；
2> 其他相關(guān)領(lǐng)域介紹或補充（這點是否設(shè)置根據(jù)實際情況，一般涉及面較廣的會需要很多領(lǐng)域準備相關(guān)材料并一一做介紹的岁疼，作為組織者你是需要安排好發(fā)言順序和發(fā)言時間的阔涉，1和2根據(jù)實際情況，可能會細化流程占很多時間，也可能很快）瑰排；
3> 與會代表依次發(fā)言（好的企業(yè)開會贯要，這個環(huán)節(jié)是要與會的每個人都發(fā)言，即使沒意見椭住，也要示意崇渗。目的有兩個：一是既然來開會就都是利益相關(guān)者，必須給每個人發(fā)言的權(quán)利京郑，無論職位高低宅广；二是要與會者要對會議結(jié)果負責，不說話不代表你和結(jié)果無關(guān)傻挂，所以有話一定要說乘碑，也是個表現(xiàn)自己機會。有理有據(jù)金拒，邏輯清晰的發(fā)言會讓leader眼前一亮的<笑臉>）
4> 討論環(huán)節(jié)（有時也稱“扯皮”環(huán)節(jié)兽肤，有時可能與3合并）
5> 領(lǐng)導總結(jié)發(fā)言（這里可不是所謂的“同志們辛苦了，同志們繼續(xù)努力”之類的绪抛，會議有沒有效果就看這個環(huán)節(jié)了资铡，領(lǐng)導要對3和4拍板，“老李拉車老王磨磨”幢码，這里是要定任務笤休、定責任、安排會議行動的症副。簡單說就是扯皮到此為止店雅，各位請回去整吧。）
主題和流程定了贞铣，會議基本上可控了闹啦。
2、準備會議材料并提前通知
預通知：一般涉及較廣的會議需要提前一周（提前太多也不好辕坝，變數(shù)太多）發(fā)預通知的窍奋，讓與會各方提前安排日程，尤其是有高級別領(lǐng)導（不是因為他級別高奉承酱畅，是因為他會多琳袄，你得提前問人家“約嗎？”）參加的會纺酸，需要郵件抄送其秘書安排日常表窖逗。如果參會人員不達標，你改時間大家也都會接受餐蔬。預通知只需說明會議主題和大致情況即可滑负。
正式通知：在預通知理想的情況下在张，正式通知最好在會前2-3天發(fā)出，抄送必要的秘書矮慕。正式通知需要將會議主題、議程啄骇、地點痴鳄、具體時間等詳細情況全部說明清楚，并附上會議材料附件供與會者提前參閱（看不看是他的事缸夹，附不附是你的事痪寻，別和我說“他們都不看”）
會議材料：如果會議材料僅由你一人負責完成，相對比較可控虽惭，如果涉及多方準備材料橡类，一定要在最晚正式通知發(fā)送前匯總到你這里，否則會議開起來就霧里看花了芽唇，必要時請準備紙質(zhì)打印材料顾画。另外記得準備會議簽到表，正式會議開始前要求與會者簽到匆笤。
彩排：會議開始前研侣，作為組織方的你應該確保會議資源可用，比如：投影可用炮捧，電腦可用庶诡，PPT能打開（兼容性），各種奇怪格式的文件能打開咆课，麥克可用末誓，視頻可連接、錄音筆等书蚪，千萬別等與會者坐滿后開始調(diào)試設(shè)備喇澡；
二、開會中你需要做什么：
1善炫、發(fā)言
如果有撩幽，請做到有理有據(jù)、邏輯清晰箩艺、重點突出窜醉。
2、記錄
會議記錄是很有學問的一門課艺谆，這里不展開榨惰。記錄人可以是你，也可以安排其他人静汤，根據(jù)實際情況琅催。
3居凶、控場
對于規(guī)模不大的會議，一般組織者就是主持人藤抡，也具備控場的權(quán)利侠碧，對于插科打諢、跑題扯皮缠黍、嚴重超時等一概提醒并制止弄兜。對于大型會議組織者可能只是組織者了，控場你就不用擔心了瓷式，領(lǐng)導比你又經(jīng)驗替饿。
4、傾聽
傾聽要看道行深淺贸典，你要逐步學會判斷與會者真實的立場视卢，而不是浮于表面，尤其是在甲乙方或者商務談判的會議廊驼，說出來的不一定是真的据过，你要分析癥結(jié)究竟在什么地方。
三蔬充、會后還有什么工作需要做
1蝶俱、會議記錄或會議紀要
記錄和紀要是有區(qū)別的，記錄力求完整再現(xiàn)會議場景饥漫，老張老王老李說了什么盡可能原版還原榨呆，不添加任何個人感情色彩（這時一般需要錄音筆在場），一般只存檔不公開庸队。紀要是撿重要的記积蜻，對于口語話的語言可以做一定的書面改動（前提是不改變原意），并且要求后續(xù)貫徹執(zhí)行彻消。
無論是記錄還是紀要竿拆，重點都是在“會后行動安排”、“責任分工”宾尚、“最終決策”丙笋、“達成一致條款”等會議結(jié)論，是約束相關(guān)利益相關(guān)方的文件煌贴，避免以后再就該問題踢皮球御板；
2、存檔
記錄和紀要如各方均無疑問牛郑，均需要由與會者簽字并存檔怠肋，包括會議相關(guān)的各項材料均須存檔。
3淹朋、會議行動跟蹤
當然笙各，這里的會議行動不一定由你來跟蹤钉答，但是確保再下次開會時能夠匯報本次會議行動的進展。
4杈抢、總結(jié)
會議是否達到之初你理想的期望数尿，原因和改進方法等。
四惶楼、一般人不告訴你的開會潛規(guī)則
1砌创、開會的原因
1>下面搞不定了，需要領(lǐng)導來拍板決定或者是借機向領(lǐng)導要資源鲫懒；
2>有時候開會是為了表表功勞；
3>風險不能一個人擔刽辙，得讓大家都知道某事的進展窥岩；
4>收集點子，頭腦風暴宰缤；
2颂翼、重大或敏感話題提前商量
你可能也聽說過，開會就是走個過場慨灭，其實上會前該定的都定了朦乏。不錯，對于某些話題是存在這種現(xiàn)象的氧骤，尤其是重大決策或敏感涉密話題呻疹，如果遇到這種情況，記得一定先和你的leader商量筹陵，必要時提前知會相關(guān)與會者刽锤，避免踩雷。
3朦佩、就事論事并思，千萬別人生攻擊
別上來就臉紅脖子粗，大家都是為了工作语稠，也許有點私心宋彼，但都不至于人生攻擊，所以就事論事非常重要仙畦。
4输涕、你們可能就沒聊到點子上，請換位思考
為什么對方就如此堅持议泵，試著站在對方的立場思考一下問題占贫，說不定你們各自堅持的本質(zhì)上并不矛盾。
5先口、開會不是一定要出結(jié)論的型奥，領(lǐng)導不拍板肯定是有原因的
不要想著開會能解決一切瞳收，領(lǐng)導不說話，肯定想到了你沒想到的厢汹，別逼他螟深，他會讓你更難過。
6烫葬、不是每個人都懂你在說什么
這一點尤其發(fā)生在技術(shù)人員身上界弧，上來一大堆技術(shù)名詞，看似專業(yè)無比搭综，但是你考慮過其他人感受嗎垢箕？臣妾聽不懂啊，本來你是叫大家一起來解決問題的兑巾，結(jié)果我壓根連什么問題都不知道怎么解決条获，請把你的技術(shù)語言翻譯成通俗易懂的普通話。
7蒋歌、你需要引導式開會
作為組織者帅掘，你擁有主場權(quán)利，你從會議準備上就可以開始引導會議進程和結(jié)果堂油，時刻記著你組織開會的目的修档，你需要達到的效果，你需要同事和領(lǐng)導給予的支持府框。整個過程你都應該是背后的操縱者吱窝，這樣開會才有效果，有效率寓免，最起碼解決了你的問題。會議紀要也出自你手袜香，那是不是可以引導式下結(jié)論（前提是不改變原意），話術(shù)話語是不是可以由你來控制蜈首，當然，這是必須的欢策。
8吆寨、不是每個人都會開會
恰好你看了這篇文章，恭喜你已經(jīng)明白開會也有這么多學問踩寇。大膽去引導他們吧啄清，包括你的領(lǐng)導俺孙，不是每個人都像你這么明白開會的學問辣卒。
如果大家覺得還有幫助，下次繼續(xù)來一篇“與會者角度該如何參會”荣茫。
