時間管理|時間管理100講87-89講-三個辦公技能提升工作效率

掃描全能王

1.對紙質(zhì)的文件趁啸、文檔電子化-掃描全能王(全平臺、過程性軟件)督惰。

把紙質(zhì)文件的拍照不傅,經(jīng)過簡要的處理,存在印象筆記當(dāng)中赏胚,建立我們的資料系統(tǒng)访娶。

基本功能:

有拍照生成的功能和導(dǎo)入圖片生成的功能。界面下方的正中間有個拍照的按鈕觉阅,右下方還有一個圖片的按鈕崖疤,分別是拍照和圖片導(dǎo)入的功能。

特殊功能:

a.標(biāo)簽分類功能:

建立標(biāo)簽典勇,其實就是分類的功能劫哼。我們有大量的文件,如果你不進(jìn)行分類割笙,不便于尋找权烧。所以分類和標(biāo)題非常重要!怎么分類咳蔚?

我有很多證件豪嚎,把它們電子化以后,建立“證件”這個分類谈火。

讀書,書不需要整本的拍照舌涨,所以糯耍,拍關(guān)鍵的頁面,然后建立“書籍”這個分類囊嘉。

健康的記錄温技,比如體檢報告等等,我會把它分類一個叫“健康”的分類扭粱。

我們的合同舵鳞、說明書、保修卡......都是需要有一些記錄的琢蛤,建立“說明書”分類蜓堕。

工作當(dāng)中的會議紀(jì)要抛虏、重要文檔,學(xué)習(xí)筆記等等都需要有記錄和分類套才。

b.共享功能:

掃描全能王有一個云空間迂猴,也就是說軟件本身就提供了在多個設(shè)備之間存儲以及同步的功能,你注冊一個賬號就可以使用谁尸。但是最好還是整理后全部存在印象筆記中肯夏。

它的導(dǎo)出也很方便谨朝,而且我們可以把它導(dǎo)出成PDF。PDF的好處是文檔比較小息尺,但它也有壞處,就是不易更改疾掰。

所以掃描全能王的底稿也要保存好搂誉。比如說當(dāng)我們的證件更換了的時候,“全家的證件”這個文檔个绍,就需要更改了勒葱。要用掃描全能王再拍一遍,然后再把原來的刪除掉巴柿,重新生成一個PDF的文檔凛虽,放在印象筆記當(dāng)中。

印象筆記的缺陷是目前沒有生成PDF的功能广恢,只能拍一張張的圖片進(jìn)去凯旋。占用內(nèi)存比較大;要分享給別人很不方便钉迷,而PDF的分享是很方便的至非。

c.在拍照和導(dǎo)入圖片的時候,可以對每一張圖片自動裁邊糠聪。

你拍的圖片可能歪歪扭扭荒椭,有點像梯形,但是舰蟆,它可以給你裁成方方正正的長方形趣惠,這樣真的是很妙!

你通過拍照身害、導(dǎo)入圖片味悄,然后把它編輯好導(dǎo)入到印象筆記當(dāng)中存儲,但是一定記住要保留原稿在掃描全能王中塌鸯。

最后需要特別強調(diào)的是:一定要建立好標(biāo)題&標(biāo)簽侍瑟!

2.如何實現(xiàn)無線打印-三個工具建立無線打印系統(tǒng)

一款軟件和兩款硬件實現(xiàn)無線打印。

軟件:Printer Pro丙猬。它能夠讓我們很方便地管理打印內(nèi)容涨颜。

iPad和iPhone上费韭,很多軟件都有一個發(fā)送鍵,點開它咐低,往往就會有打印的功能揽思。但是如果你沒有無線打印系統(tǒng),就不能打印见擦。

硬件1:Airport(無線路由器)钉汗。那無線打印系統(tǒng)哪里有呢?蘋果的硬件:Airport(無線路由器)可以支持無線打印鲤屡,可以通過USB接口連接一款支持無線打印的無線打印機上面就OK了损痰。它能提供無線上網(wǎng)的功能;也能提供無線播放音樂的功能酒来,當(dāng)然是需要連接音箱的卢未。

硬件2:蘋果無線打印機。有些什么型號呢堰汉?可以上蘋果的官方網(wǎng)站去看一看辽社,它推薦了有哪些是支持的。

透過蘋果系統(tǒng)翘鸭,通過一個軟件Printer Pro滴铅,通過硬件無線路由器Airport,通過硬件無線打印機來實現(xiàn)無線打印就乓。

這個系統(tǒng)汉匙,你把無線打印機連接到無線路由器上,只要你的手機和它在同一個WiFi當(dāng)中生蚁,你一點打印噩翠,它就能自動地激活無線打印機,既省電又方便邦投。而且我特別建議你伤锚,一定要在家里買一個這樣的打印機。這樣你家的小孩和其他人要打印東西就不需要跑到辦公室或外面的復(fù)印店了志衣,這樣就會非常非常方便见芹。

3.無線打印的運用

如果你結(jié)合我們之前講的一些內(nèi)容,比如說你在印象筆記當(dāng)中放了非常多關(guān)于你個人的資料蠢涝,通過上一講我們所說的“掃描全能王”,把你的資料都轉(zhuǎn)化為電子版阅懦,打印就非常方便了和二。

我來講一個我經(jīng)常運用的場景:比如說我們經(jīng)常要復(fù)印證件,如果我們要出去復(fù)印或是帶到辦公室去打印耳胎,就很浪費時間惯吕。這時我們應(yīng)該怎么做呢惕它?

a.把所有的證件在外面或在辦公室復(fù)印好,通過掃描全能王拍照废登,生成PDF淹魄,存在印象筆記當(dāng)中。然后再在有需要的時候堡距,把它打開甲锡,輕輕一點,即刻打印羽戒。

b.如果你沒有安裝我給你推薦的Printer Pro缤沦,你打開一個PDF,要打印的話易稠,它會把整個PDF文檔缸废,無論有多少頁,全部打印出來驶社∑罅浚可是有時候我們并不需要全部打印,我們只需要PDF文檔當(dāng)中的某一頁亡电。如果你在電腦上操作是很方便的届巩,因為有很多的軟件可以選擇。但是如果要在iPad或iPhone上操作逊抡,你就需要安裝這款軟件姆泻,這樣你才能做到選擇其中的某幾頁單獨打印,這就非常方便了冒嫡。

4.番茄鐘組合與倒計時工具

每天使用番茄鐘

a.倒計時軟件1:Timers

它是一個組合性的軟件拇勃。就是一個倒計時接著另一個倒計時。

舉個例子孝凌,有一種鍛煉叫7分鐘鍛煉(可以用倒計時軟件2:Seven)方咆,它是由12個動作加上動作之間的休息組成的。

它有深蹲跳蟀架、靠墻坐瓣赂、俯臥撐、仰臥起坐片拍、踏上椅子煌集、蹲起、三頭體捌省,平板支撐苫纤、原地高抬腿、弓箭步、俯臥撐旋轉(zhuǎn)卷拘、側(cè)撐體12個動作喊废,每個動作完成后都需要休息。

我們就可以打開軟件栗弟,新建一個組合:深蹲跳30妙污筷,休息10秒;靠墻做30秒乍赫,休息10秒瓣蛀;俯臥撐30妙,休息10秒……每一個動作都做30秒耿焊,休息10秒揪惦。

具體每個動作怎么訓(xùn)練呢?你可以找到專業(yè)介紹的文章罗侯,去熟悉器腋,然后設(shè)置和訓(xùn)練。

b.Timer+可以用在其他的方面钩杰,比如說番茄鐘的組合纫塌!

番茄鐘的使用組合你可以嘗試設(shè)置4個番茄鐘,前三組都是專注工作25分鐘讲弄,5分鐘休息措左,最后一組是工作25分鐘,休息30分鐘避除。這就是番茄鐘的理念怎披。

番茄鐘和倒計時有什么區(qū)別呢?番茄鐘的使用專指腦力勞動瓶摆,我們需要專注才行凉逛。比如說在25分鐘倒計時中,我們用腦就要遵守“一次只做一件事”理念原則群井,這時候25分鐘的倒計時就是番茄鐘状飞。

番茄鐘是指專注的精神,而不是時間上倒計時的概念书斜。這就是它們之間最大的區(qū)別诬辈。

看電視,我們不用番茄鐘的理念荐吉。倒計時25分鐘看電視焙糟,我們可以一邊嗑著瓜子一邊看電視,或是一邊拖地板一邊看電視样屠。但是做作業(yè)酬荞,或者是寫報告等搓劫,我們就要用番茄鐘的理念,一次只做一件事混巧。

Timer+可以設(shè)置一組番茄鐘。Timer+還有什么用途呢勤揩?

易效能線下課堂上我就會設(shè)置一組“倒計時組合”咧党,我把兩天的課程分解成4個半天,在每個半天陨亡,我設(shè)置一個組合傍衡,從開場,到課程導(dǎo)入负蠕,到討論蛙埂,到講解某幾個章節(jié),最后復(fù)習(xí)遮糖,整個就是一個組合绣的。

這樣我啟動Timer+,它就會倒計時欲账,到哪個結(jié)點就會提醒我結(jié)束某個環(huán)節(jié)屡江,進(jìn)入下一個環(huán)節(jié)。

這個軟件非常方便赛不,孩子做作業(yè)的時候可以用惩嘉,有語文、數(shù)學(xué)踢故、英語3個作業(yè)文黎,就可以設(shè)置語文25分鐘,休息5分鐘殿较,數(shù)學(xué)25分鐘耸峭,休息10分鐘,用架子鼓來代替斜脂,然后英語25分鐘抓艳,整個組合就結(jié)束了。

你用起來也會很簡單帚戳。比如說在跑步結(jié)束之后的拉伸玷或,是有幾組動作,拉伸完有一個休息片任,就可以用這款軟件來設(shè)置偏友。你把軟件下載下來,點擊軟件界面底部的加號对供,就可以增加一個組合位他,增加一個組合的時候氛濒,還可以設(shè)置顏色。

設(shè)置交替進(jìn)行的倒計時鹅髓,可以設(shè)置讓它朗讀或不朗讀舞竿,是否自動前進(jìn)等等。你可以左翻右翻窿冯,切換組合骗奖。點擊右下角筆的圖標(biāo)就可以進(jìn)去編輯了。

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