大師兄的信息化項(xiàng)目管理學(xué)習(xí)筆記（五十七）：項(xiàng)目采購管理（二）
大師兄的信息化項(xiàng)目管理學(xué)習(xí)筆記（五十九）：項(xiàng)目采購管理（四）

三瓮孙、實(shí)施采購

1. 關(guān)于實(shí)施采購

• 實(shí)施采購是獲取賣方應(yīng)答唐断、選擇賣方并授予合同的過程。
• 主要作用是選定合格賣方并簽署關(guān)于貨物或服務(wù)交付的法律協(xié)議杭抠。本過程的最后成果是簽訂的協(xié)議脸甘，包括正式合同。
• 本過程應(yīng)根據(jù)需要在整個(gè)項(xiàng)目期間定期開展偏灿。
• 實(shí)施采購過程中丹诀，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)將會收到投標(biāo)書或建議書，并按照事先擬定的選擇標(biāo)準(zhǔn)，選擇一個(gè)或多個(gè)有資格履行工作且可接受的賣方铆遭。

2. ITTO

3. 輸入

3.1 項(xiàng)目管理計(jì)劃

• 范圍管理計(jì)劃：描述如何管理總體工作范圍硝桩，包括由賣方負(fù)責(zé)的工作范文。
• 需求管理計(jì)劃：描述將如何分析枚荣、記錄和管理需求碗脊。它可能還包括賣方將如何管理按協(xié)議規(guī)定應(yīng)該實(shí)現(xiàn)的需求。
• 溝通管理計(jì)劃：描述買房和賣方之間如何開展溝通橄妆。
• 風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃：描述如何安排和實(shí)施項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)衙伶。
• 采購管理計(jì)劃：包含在實(shí)施采購過程中應(yīng)該開展的活動(dòng)。
• 配置管理計(jì)劃：定義了哪些是配置項(xiàng)害碾，哪些配置項(xiàng)需要正式變更控制痕支，以及針對這些配置項(xiàng)的變更控制過程。它包括賣方開展配置管理的形式和過程蛮原，以便與買方采取的方法保持一致。
• 成本基準(zhǔn)：包括用于開展采購的預(yù)算另绩，用于管理采購過程的成本儒陨，以及用于管理賣方的成本。

3.2 項(xiàng)目文件

• 經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)登記冊：在項(xiàng)目早期獲取的與實(shí)施采購有關(guān)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)笋籽，可用于項(xiàng)目后期階段蹦漠，以提高本過程的效率。
• 項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃：確定項(xiàng)目活動(dòng)的開始和結(jié)束日期车海，包括采購活動(dòng)笛园。它還會規(guī)定承包商最終的交付日期。
• 需求文件：

• 賣方需要滿足的技術(shù)要求侍芝。
• 具有合同和法律意義的需求研铆，如健康、安全州叠、安保棵红、績效、環(huán)境咧栗、保險(xiǎn)逆甜、知識產(chǎn)權(quán)、同等就業(yè)機(jī)會致板、執(zhí)照交煞、許可證，以及其他非技術(shù)要求斟或。

• 風(fēng)險(xiǎn)登記冊：取決于賣方的組織素征、合同的持續(xù)時(shí)間、外部環(huán)境、項(xiàng)目交付方法稚茅、所選合同類型纸淮，以及最終商定的價(jià)格，任何被選中的賣方都會帶來特殊的風(fēng)險(xiǎn)亚享。
• 相關(guān)方登記冊：包含已識別相關(guān)方有關(guān)的所有詳細(xì)信息咽块。

3.3 采購文件

• 采購文檔適用于達(dá)成法律協(xié)議的各種書面文件，其中可能包括當(dāng)前項(xiàng)目啟動(dòng)之前的較舊文件欺税。
• 采購文檔可包括：

• 招標(biāo)文件：包括發(fā)給賣方的信息邀請書侈沪、建議邀請書、報(bào)價(jià)邀請書晚凿，或其他文件亭罪，以便賣方編制應(yīng)答文件。
• 采購工作說明書(SOW)：向賣方清晰地說明目標(biāo)歼秽、需求及成果应役，以便賣方據(jù)此做出量化應(yīng)答。
• 獨(dú)立成本估算：可由內(nèi)部或外部人員編制燥筷，用于評價(jià)投標(biāo)人提交的建議書的合理性箩祥。
• 供方選擇標(biāo)準(zhǔn)：描述如何評估投標(biāo)人的建議書，包括評估標(biāo)準(zhǔn)和權(quán)重肆氓。為了減輕風(fēng)險(xiǎn)袍祖，買方可能決定于多個(gè)賣方簽署協(xié)議，以便在單個(gè)賣方出問題并影響整體項(xiàng)目時(shí)谢揪，降低由此導(dǎo)致的損失蕉陋。

3.4 賣方建議書

• 賣方為響應(yīng)采購文件而編制的建議書，其中包含的基本信息將被評估團(tuán)隊(duì)用于選定一個(gè)或多個(gè)投標(biāo)人（賣方）拨扶。
• 如果賣方將提交價(jià)格建議書凳鬓，最好要求他們將價(jià)格建議書于技術(shù)建議書分開。
• 評估團(tuán)隊(duì)會根據(jù)供方選擇標(biāo)準(zhǔn)審查每一份建議書患民，然后選出最能滿足采購組織需求的賣方村视。

3.5 事業(yè)環(huán)境因素

• 關(guān)于采購的當(dāng)?shù)胤珊头ㄒ?guī)
• 確保主要采購設(shè)計(jì)當(dāng)?shù)刭u方的當(dāng)?shù)胤珊头ㄒ?guī)
• 制約采購過程的外部經(jīng)濟(jì)環(huán)境
• 市場條件
• 以往與賣方合作的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，包括正反兩方面
• 之前使用的協(xié)議
• 合同管理系統(tǒng)

3.6 組織過程資產(chǎn)

• 預(yù)審合格的優(yōu)先賣方清單
• 會影響賣方選擇的組織政策
• 組織中關(guān)于協(xié)議起草及簽訂的具體模版或指南
• 關(guān)于付款申請和支付過程的財(cái)務(wù)政策和程序

4. 工具與技術(shù)

4.1 專家判斷

• 建議書評估
• 技術(shù)或相關(guān)主題事宜
• 相關(guān)的職能領(lǐng)域酒奶，如財(cái)務(wù)蚁孔、工程、設(shè)計(jì)惋嚎、開發(fā)杠氢、供應(yīng)鏈管理等
• 行業(yè)監(jiān)管環(huán)境
• 法律法規(guī)和合規(guī)性要求
• 談判

4.2 廣告

• 廣告就是產(chǎn)品、服務(wù)或成果與用于或潛在用戶進(jìn)行的溝通另伍。
• 在大眾出版物（如指定的報(bào)紙）或?qū)ｉT行業(yè)出版物上刊登廣告鼻百，往往可以擴(kuò)充現(xiàn)有的潛在賣方名單绞旅。
• 大多數(shù)政府機(jī)構(gòu)都要求公開發(fā)布采購廣告，或在網(wǎng)上公布擬簽署的政府合同的信息温艇。

4.3 投標(biāo)人會議

• 投標(biāo)人會議是在賣方提交建議書之前因悲，在買方和潛在賣方之間召開的會議。
• 目的是確保所有潛在投標(biāo)人對采購要求都有清楚且一致的理解勺爱，并確保沒有任何投標(biāo)人會得到特別有待晃琳。
• 投標(biāo)人會議必須保證公正，買方必須盡力確保每個(gè)潛在賣方都能聽到任何其他賣方所提出的問題琐鲁，以及買方所做出的每個(gè)回到卫旱。
• 要把對問題的回答，以修正案的形式納入采購文件中围段。

4.4 數(shù)據(jù)分析

• 建議書評估：對建議書進(jìn)行評估顾翼，確定它們是否對包含在招標(biāo)文件包中的招標(biāo)文件、采購工作說明書奈泪、供方選擇標(biāo)準(zhǔn)和其他文件适贸，都做出完整且充分的響應(yīng)。
• 篩選系統(tǒng)：為一項(xiàng)或多項(xiàng)評估標(biāo)準(zhǔn)建立最低的績效要求涝桅，可以直接排除一部分供應(yīng)商拜姿。比如，篩選條件可以規(guī)定外包方必須有10人以上認(rèn)證的項(xiàng)目經(jīng)理苹支。
• 加權(quán)系統(tǒng)：對應(yīng)性數(shù)據(jù)加以量化分析并排序的方法，以減少個(gè)人偏見對賣方選擇影響误阻。比如：賦予價(jià)格40%的權(quán)重债蜜，技術(shù)能力40%的權(quán)重，售后服務(wù)20%的權(quán)重究反。
• 一般進(jìn)行初選時(shí)使用篩選系統(tǒng)寻定，決策時(shí)使用加權(quán)系統(tǒng)，也可聯(lián)合使用精耐。

4.5 人際關(guān)系與團(tuán)隊(duì)技能

• 談判是為達(dá)成協(xié)議而進(jìn)行的討論狼速。
• 采購談判是指在合同簽署之前，對合同的結(jié)構(gòu)卦停、各方的權(quán)利和義務(wù)向胡，以及其他條款加以澄清，以便雙方達(dá)成共識惊完。
• 結(jié)束標(biāo)志：簽署買房和賣方均可執(zhí)行的合同文件或其他正式協(xié)議僵芹。
• 注意事項(xiàng)：最終的文件措辭應(yīng)該反映雙方達(dá)成的全部一致意見。
• 談判應(yīng)有采購團(tuán)隊(duì)中擁有合同簽署職權(quán)的成員主導(dǎo)小槐。
• 項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的其他成員可以參加談判并提供必要的協(xié)助拇派。

5. 輸出

5.1 選定的賣方

• 選定的賣方是在建議書評估或投標(biāo)評估中被判斷為最優(yōu)競爭力的投標(biāo)人。
• 對于較復(fù)雜、高價(jià)值和高風(fēng)險(xiǎn)的采購件豌，在授予合同前疮方，要把選定的賣方報(bào)給組織高級管理人員審批。

5.2 變更請求

• 通過實(shí)施整體變更控制過程，來審查和處理對項(xiàng)目管理計(jì)劃及其子計(jì)劃和其他組件的變更請求。

5.3 協(xié)議

• 合同是雙方都有約束力的協(xié)議笛粘，它強(qiáng)制賣方提供規(guī)定的產(chǎn)品土全、服務(wù)或成果，強(qiáng)制買方向賣方支付相應(yīng)的報(bào)酬历筝。
• 合同建立了受法律保護(hù)的買賣雙方的關(guān)系。
• 可包括：

• 采購工作說明書或主要的可交付成果。
• 進(jìn)度計(jì)劃石挂、里程碑，或進(jìn)度計(jì)劃中規(guī)定的日期险污。
• 績效報(bào)告
• 定價(jià)和支付條款
• 檢查痹愚、質(zhì)量和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)
• 擔(dān)保和后續(xù)產(chǎn)品支持
• 激勵(lì)和懲罰
• 保險(xiǎn)和履約保函
• 下屬分包商審批
• 一般條款和條件
• 變更請求處理
• 終止條款和替代爭議解決方法

5.4 項(xiàng)目管理計(jì)劃更新

• 需求管理計(jì)劃：項(xiàng)目需求可能因賣方的要求而變更。
• 質(zhì)量管理計(jì)劃：賣方可能提出備選質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或備選解決方案蛔糯，從而影響質(zhì)量管理計(jì)劃中規(guī)定的質(zhì)量管理方法拯腮。
• 溝通管理計(jì)劃：在選定賣方后，需要更新溝通管理計(jì)劃蚁飒，記錄賣方的溝通需求和方法动壤。
• 風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃：每個(gè)協(xié)議和賣方竇輝帶來獨(dú)特的風(fēng)險(xiǎn)，從而需要更新風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃淮逻。具體的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)該記錄到風(fēng)險(xiǎn)登記冊中琼懊。
• 采購管理計(jì)劃：可能需要基于合同談判和簽署的結(jié)果，而更新采購管理計(jì)劃爬早。
• 范圍基準(zhǔn)：在執(zhí)行采購活動(dòng)時(shí)哼丈，需明確考慮范圍基準(zhǔn)中的項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)和可交付成果。本過程可能導(dǎo)致對任何一個(gè)或全部可交付成果的變更筛严。
• 進(jìn)度基準(zhǔn)：如果賣方交付成果方面的變更影響了項(xiàng)目的整體進(jìn)度績效醉旦，則可能需要更新并審批基準(zhǔn)進(jìn)度計(jì)劃，以反映當(dāng)前的期望桨啃。
• 成本基準(zhǔn)：在項(xiàng)目交付期間车胡，承包商的材料價(jià)格和人力價(jià)格可能隨外部經(jīng)濟(jì)環(huán)境而頻繁變動(dòng)。這種變動(dòng)需要反映到成本基準(zhǔn)中照瘾。

5.5 項(xiàng)目文件更新

• 經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)登記冊：更新經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)登記冊吨拍，記錄在實(shí)施采購期間所需到的挑戰(zhàn)、本科采取的規(guī)避方法网杆，以及有效的方法羹饰。
• 需求文件：

• 賣方需要滿足的技術(shù)要求
• 具有合同和法律意義的需求伊滋，如健康、安全队秩、安保笑旺、績效、環(huán)境馍资、保險(xiǎn)筒主、知識產(chǎn)權(quán)、同等就業(yè)機(jī)會鸟蟹、執(zhí)照乌妙、許可證，以及其他非技術(shù)要求建钥。

• 需求跟蹤矩陣：隨著將賣方納入項(xiàng)目計(jì)劃藤韵，可能需要根據(jù)特定賣方的能力，變更需求登記冊及跟蹤矩陣熊经。
• 資源日歷：可能需要根據(jù)賣方的可用性更新與進(jìn)度計(jì)劃有關(guān)的資源日歷泽艘。
• 風(fēng)險(xiǎn)登記冊：取決于賣方的組織、合同的持續(xù)時(shí)間镐依、外部環(huán)境匹涮、項(xiàng)目交付方法、所選合同類型槐壳，以及最終商定的價(jià)格然低，每個(gè)被選中的賣方都會帶來特殊的風(fēng)險(xiǎn)。在合同簽署過程中务唐，應(yīng)該對風(fēng)險(xiǎn)登記冊進(jìn)行變更雳攘，以反映每個(gè)賣方帶來的具體風(fēng)險(xiǎn)。
• 相關(guān)方登記冊：此文件包含與已識別相關(guān)方有關(guān)的所有詳細(xì)信息绍哎。與具體賣方簽訂協(xié)議后来农，需要更新相關(guān)方登記冊鞋真。

5.6 組織過程資產(chǎn)更新

• 潛在和預(yù)審合格的賣方清單崇堰。
• 與賣方合作的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，包括正反兩方面涩咖。