6误债、自定義函數(shù)

雖然Excel中已有大量的內(nèi)置函數(shù)浸船，但有時(shí)可能還會(huì)碰到一些計(jì)算無函數(shù)可用的情況。假如某公司采用一個(gè)特殊的數(shù)學(xué)公式計(jì)算產(chǎn)品購買者的折扣寝蹈，如果有一個(gè)函數(shù)來計(jì)算豈不更方便李命？下面就說一下如何創(chuàng)建這樣的自定義函數(shù)。

自定義函數(shù)躺盛，也叫用戶定義函數(shù)项戴，是Excel最富有創(chuàng)意和吸引力的功能之一，下面我們?cè)赩isual Basic模塊中創(chuàng)建一個(gè)函數(shù)槽惫。 在下面的例子中周叮，我們要給每個(gè)人的金額乘一個(gè)系數(shù)辩撑，如果是上班時(shí)的工作餐，就打六折仿耽；如果是加班時(shí)的工作餐合冀，就打五折；如果是休息日來就餐项贺，就打九折君躺。

首先打開“工具”菜單，單擊“宏”命令中的“Visual Basic編輯器”开缎，進(jìn)入Visual Basic編輯環(huán)境棕叫，在“工程－VBAobject”欄中的當(dāng)前表上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“插入”-“模塊”奕删，在右邊欄創(chuàng)建下面的函數(shù)rrr俺泣，代碼如下： Function rrr(tatol, rr) If rr = "上班" Then rrr = 0.6 * tatol ElseIf rr = "加班" Then rrr = 0.5 * tatol ElseIf rr = "休息日" Then rrr = 0.9 * tatol End If End Function （如圖9）。

這時(shí)關(guān)閉編輯器完残，只要我們?cè)谙鄳?yīng)的列中輸入rrr(F２伏钠，B２)，那么打完折后的金額就算出來了（如圖10）谨设。圖10

7熟掂、矩陣計(jì)算

Excel的強(qiáng)大計(jì)算功能，不但能夠進(jìn)行簡(jiǎn)單的四則運(yùn)算扎拣，也可以進(jìn)行數(shù)組赴肚、矩陣的計(jì)算。

（1）數(shù)組和矩陣的定義

矩陣不是一個(gè)數(shù)鹏秋，而是一個(gè)數(shù)組尊蚁。在Excel里亡笑，數(shù)組占用一片單元域侣夷，單元域用大括號(hào)表示，例如{A1：C3}仑乌，以便和普通單元域A1：C3相區(qū)別百拓。設(shè)置時(shí)先選定單元域，同時(shí)按Shift＋Ctrl＋Enter鍵晰甚，大括弧即自動(dòng)產(chǎn)生衙传，數(shù)組域得以確認(rèn)。

一個(gè)單元格就是一個(gè)變量厕九，一片單元域也可以視為一組變量蓖捶。為了計(jì)算上的方便，一組變量最好給一個(gè)數(shù)組名扁远。例如A={A1：C3}俊鱼、B={E1:G3}等刻像。數(shù)組名的設(shè)置步驟是：選定數(shù)組域，單擊“插入”菜單并闲，選擇“名稱”項(xiàng)中的“定義”命令细睡，輸入數(shù)組名，單擊“確定”按鈕即可帝火。更簡(jiǎn)單的命名辦法為：選擇數(shù)組域溜徙，單擊名稱框，直接輸入名稱就行了犀填。

矩陣函數(shù)是Excel進(jìn)行矩陣計(jì)算的專用模塊蠢壹。用“插入”－“函數(shù)”命令打開“粘貼函數(shù)”對(duì)話框（如圖11），選中函數(shù)分類欄中的“數(shù)學(xué)與三角函數(shù)”九巡，在右邊欄常用的矩陣函數(shù)有： MDETERM——計(jì)算一個(gè)矩陣的行列式知残； MINVERSE——計(jì)算一個(gè)矩陣的逆矩陣； MMULT——計(jì)算兩個(gè)矩陣的乘積比庄； SUMPRODUCT——計(jì)算所有矩陣對(duì)應(yīng)元素乘積之和求妹。圖11

（2）矩陣的基本計(jì)算

數(shù)組計(jì)算和矩陣計(jì)算有很大的區(qū)別，比如下面這個(gè)例子中佳窑，A和B都是定義好的數(shù)組制恍，因?yàn)檫@兩個(gè)數(shù)組都是3×3的，輸出結(jié)果也是3×3個(gè)單元格神凑。計(jì)算時(shí)先選定矩陣計(jì)算結(jié)果的輸出域净神，為3×3的單元格區(qū)域，然后輸入公式溉委。如果輸入“=A＋B”或“=A-B”鹃唯，計(jì)算結(jié)果是數(shù)組對(duì)應(yīng)項(xiàng)相加或相減，輸入“=A*B”表示數(shù)組A和B相乘瓣喊，輸入“=A/B”表示數(shù)組A除數(shù)組B坡慌。如果要進(jìn)行矩陣計(jì)算，就要用到相應(yīng)的矩陣函數(shù)藻三。矩陣相加洪橘、相減與數(shù)組的加減表達(dá)形式是一樣的，也是“=A＋B”和“=A-B”棵帽，表示矩陣相乘可以輸入“=MMULT(A熄求，B)”，而矩陣相除是矩陣A乘B的逆矩陣逗概，所以計(jì)算公式是“=MMULT(A弟晚，MINVERSE（B）)”。公式輸入后，同時(shí)按Shift＋Ctrl＋Enter鍵得到計(jì)算結(jié)果卿城。 對(duì)于更復(fù)雜的矩陣計(jì)算淑履，可以采用分步計(jì)算。

8藻雪、自動(dòng)切換輸入法

在一張工作表中秘噪，往往是既有數(shù)據(jù)，又有文字勉耀，這樣在輸入時(shí)就需要來回在中英文之間反復(fù)切換輸入法指煎，非常麻煩。 如果你要輸入的東西很有規(guī)律性便斥，比如這一列全是單詞至壤，下一列全是漢語解釋，你可以用以下方法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)切換枢纠。方法是：

（1）選中要輸入英文的列像街，單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“有效性...”命令晋渺，在彈出的“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中镰绎，選中“輸入法模式”選項(xiàng)卡，在“模式”框中選擇“關(guān)閉（英文模式）”命令木西，單擊“確定”按鈕（如圖12）畴栖。

（2）選中要輸入漢字的列，在“有效數(shù)據(jù)”對(duì)話框中八千，單擊“IME模式”選項(xiàng)卡吗讶，在“模式”框中選擇“打開”命令，單擊“確定”按鈕恋捆。這樣照皆，當(dāng)光標(biāo)在前一列時(shí)，可以輸入英文沸停，在下一列時(shí)膜毁，直接可以輸入中文，從而實(shí)現(xiàn)了中英文輸入方式之間的自動(dòng)切換星立。

9爽茴、批量刪除空行

有時(shí)我們需要?jiǎng)h除Excel工作薄中的空行葬凳，一般做法是將空行一一找出绰垂，然后刪除。如果工作表的行數(shù)很多火焰，這樣做就非常不方便劲装。我們可以利用“自動(dòng)篩選”功能，把空行全部找到，然后一次性刪除占业。 做法：先在表中插入新的一個(gè)空行绒怨，然后按下Ctrl+A鍵，選擇整個(gè)工作表谦疾，用鼠標(biāo)單擊“數(shù)據(jù)”菜單南蹂，選擇“篩選”項(xiàng)中的“自動(dòng)篩選”命令。這時(shí)在每一列的頂部念恍，都出現(xiàn)一個(gè)下拉列表框六剥，在典型列的下拉列表框中選擇“空白”，直到頁面內(nèi)已看不到數(shù)據(jù)為止（如圖13）峰伙。

在所有數(shù)據(jù)都被選中的情況下疗疟，單擊“編輯”菜單，選擇“刪除行”命令瞳氓，然后按“確定”按鈕策彤。這時(shí)所有的空行都已被刪去，再單擊“數(shù)據(jù)”菜單匣摘，選取“篩選”項(xiàng)中的“自動(dòng)篩選”命令店诗，工作表中的數(shù)據(jù)就全恢復(fù)了。插入一個(gè)空行是為了避免刪除第一行數(shù)據(jù)音榜。如果想只刪除某一列中的空白單元格必搞，而其它列的數(shù)據(jù)和空白單元格都不受影響，可以先復(fù)制 此列囊咏，把它粘貼到空白工作表上恕洲，按上面的方法將空行全部刪掉，然后再將此列復(fù)制梅割，粘貼到原工作表的相應(yīng)位置上霜第。

10、如何避免錯(cuò)誤信息

在Excel中輸入公式后户辞，有時(shí)不能正確地計(jì)算出結(jié)果泌类，并在單元格內(nèi)顯示一個(gè)錯(cuò)誤信息，這些錯(cuò)誤的產(chǎn)生底燎，有的是因公式本身產(chǎn)生的刃榨，有的不是。下面就介紹一下幾種常見的錯(cuò)誤信息双仍，并提出避免出錯(cuò)的辦法枢希。

１）錯(cuò)誤值：＃＃＃＃

含義：輸入到單元格中的數(shù)據(jù)太長(zhǎng)或單元格公式所產(chǎn)生的結(jié)果太大，使結(jié)果在單元格中顯示不下朱沃“危或是日期和時(shí)間格式的單元格做減法茅诱，出現(xiàn)了負(fù)值。

解決辦法：增加列的寬度搬卒，使結(jié)果能夠完全顯示瑟俭。如果是由日期或時(shí)間相減產(chǎn)生了負(fù)值引起的，可以改變單元格的格式契邀，比如改為文本格式摆寄，結(jié)果為負(fù)的時(shí)間量。

２）錯(cuò)誤值：＃DIV/0!

含義：試圖除以0坯门。這個(gè)錯(cuò)誤的產(chǎn)生通常有下面幾種情況：除數(shù)為0椭迎、在公式中除數(shù)使用了空單元格或是包含零值單元格的單元格引用。

解決辦法：修改單元格引用田盈，或者在用作除數(shù)的單元格中輸入不為零的值畜号。

３）錯(cuò)誤值：＃VALUE!

含義：輸入引用文本項(xiàng)的數(shù)學(xué)公式。如果使用了不正確的參數(shù)或運(yùn)算符允瞧，或者當(dāng)執(zhí)行自動(dòng)更正公式功能時(shí)不能更正公式简软，都將產(chǎn)生錯(cuò)誤信息＃VALUE!。

解決辦法：這時(shí)應(yīng)確認(rèn)公式或函數(shù)所需的運(yùn)算符或參數(shù)正確述暂，并且公式引用的單元格中包含有效的數(shù)值痹升。

例如，單元格C4中有一個(gè)數(shù)字或邏輯值畦韭，而單元格D4包含文本疼蛾，則在計(jì)算公式=C4＋D4時(shí)，系統(tǒng)不能將文本轉(zhuǎn)換為正確的數(shù)據(jù)類型艺配，因而返回錯(cuò)誤值＃VALUE!察郁。

４）錯(cuò)誤值：＃REF!

含義：刪除了被公式引用的單元格范圍。

解決辦法：恢復(fù)被引用的單元格范圍转唉，或是重新設(shè)定引用范圍皮钠。

５）錯(cuò)誤值：＃N/A

含義：無信息可用于所要執(zhí)行的計(jì)算。在建立模型時(shí)赠法，用戶可以在單元格中輸入#N/A麦轰，以表明正在等待數(shù)據(jù)。任何引用含有#N/A值的單元格都將返回#N/A砖织。

解決辦法：在等待數(shù)據(jù)的單元格內(nèi)填充上數(shù)據(jù)款侵。

６）錯(cuò)誤值：＃NAME?

含義：在公式中使用了Excel所不能識(shí)別的文本，比如可能是輸錯(cuò)了名稱侧纯，或是輸入了一個(gè)已刪除的名稱新锈，如果沒有將文字串括在雙引號(hào)中，也會(huì)產(chǎn)生此錯(cuò)誤值解決辦法：如果是使用了不存在的名稱而產(chǎn)生這類錯(cuò)誤茂蚓，應(yīng)確認(rèn)使用的名稱確實(shí)存在壕鹉；如果是名稱剃幌，函數(shù)名拼寫錯(cuò)誤應(yīng)就改正過來聋涨；將文字串括在雙引號(hào)中晾浴；確認(rèn)公式中使用的所有區(qū)域引用都使用了冒號(hào)（：）。例如：SUM（C1：C10）牍白。

注意將公式中的文本括在雙引號(hào)中脊凰。

７）錯(cuò)誤值：＃NUM!

含義：提供了無效的參數(shù)給工作表函數(shù)，或是公式的結(jié)果太大或太小而無法在工作表中表示茂腥。

解決辦法：確認(rèn)函數(shù)中使用的參數(shù)類型正確狸涌。如果是公式結(jié)果太大或太小，就要修改公式最岗，使其結(jié)果在-1×10307和1×10307之間帕胆。

８）錯(cuò)誤值：＃NULL！

含義：在公式中的兩個(gè)范圍之間插入一個(gè)空格以表示交叉點(diǎn)般渡，但這兩個(gè)范圍沒有公共單元格懒豹。比如輸入：“=SUM(A1:A10 C1:C10)”，就會(huì)產(chǎn)生這種情況驯用。

解決辦法： 取消兩個(gè)范圍之間的空格脸秽。上式可改為“=SUM(A1:A10 ,C1:C10)”

11、宏的應(yīng)用

宏是一個(gè)指令集蝴乔，用來告訴EXCEL來完成用戶指定的動(dòng)作记餐。宏類似于計(jì)算機(jī)程序，但是它是完全運(yùn)行于EXCEL之中的薇正，我們可以使用宏來完成枯燥的片酝、頻繁的重復(fù)性工作。 宏完成動(dòng)作的速度比用戶自己做要快得多挖腰。

例如钠怯，我們可以創(chuàng)建一個(gè)宏，用來在工作表的每一行上輸入一組日期曙聂，并在每一單元格內(nèi)居中對(duì)齊日期晦炊，然后對(duì)此行應(yīng)用邊框格式。我們還可以創(chuàng)建一個(gè)宏宁脊，在“頁面設(shè)置”對(duì)話框中指定打印設(shè)置并打印文檔断国。由于宏病毒的影響和對(duì)編程的畏懼心理，使很多人不敢用“宏”榆苞，或是不知道什么時(shí)候可以找宏來幫忙稳衬。其實(shí)你盡管放心大膽地去用，如果只是用“錄制宏”的方法坐漏，根本就沒有什么難的薄疚，只是把一些操作象用錄音機(jī)一樣錄下來碧信，到用的時(shí)候，只要執(zhí)行這個(gè)宏街夭，系統(tǒng)就會(huì)把那操作再執(zhí)行一遍砰碴。

下面給出了宏的應(yīng)用場(chǎng)合靠欢，只要用“錄制宏”就可以幫你完成任務(wù)犬绒，而不需要編程。如果想對(duì)所錄制的宏再進(jìn)行編輯堪侯，就要有一定的VBA知識(shí)了埃碱。* 設(shè)定一個(gè)每個(gè)工作表中都需要的固定形式的表頭猖辫；* 將單元格設(shè)置成一種有自己風(fēng)格的形式；* 每次打印都固定的頁面設(shè)置砚殿；* 頻繁地或是重復(fù)地輸入某些固定的內(nèi)容啃憎，比如排好格式的公司地址、人員名單等似炎；* 創(chuàng)建格式化表格辛萍；* 插入工作表或工作薄等。需要指出的是名党，EXCEL中的宏與WORD中的宏有些不同之處叹阔，對(duì)于錄制的操作，它會(huì)記住單元格的坐標(biāo)（即所有的引用都是絕對(duì)的）传睹，所以在涉及到與位置有關(guān)的操作時(shí)耳幢，要格外注意。如果相用相對(duì)引用欧啤，可以借助于Offset方法睛藻，比如下面的語句： ActiveCell.Offset(1,0). range("A1").select 宏的應(yīng)用是很廣的，上面提到的只是一點(diǎn)點(diǎn)邢隧，如果真的用起來店印，你會(huì)發(fā)現(xiàn)它有更豐富的內(nèi)容和更靈活的應(yīng)用方法。

12倒慧、圖表的應(yīng)用技巧

Excel提供了14種標(biāo)準(zhǔn)的圖表類型按摘，每一種都具有多種組合和變換。在眾多的圖表類型中纫谅，選用那一種圖表更好呢炫贤？ 根據(jù)數(shù)據(jù)的不同和使用要求的不同，可以選擇不同類型的圖表付秕。圖表的選擇主要同數(shù)據(jù)的形式有關(guān)兰珍，其次才考慮感覺效果和美觀性。 下面給出了一些常見的規(guī)則询吴。

面積圖：顯示一段時(shí)間內(nèi)變動(dòng)的幅值掠河。當(dāng)有幾個(gè)部分正在變動(dòng)亮元，而你對(duì)那些部分總和感興趣時(shí)，他們特別有用唠摹。面積圖使你看見單獨(dú)各部分的變動(dòng)爆捞，同時(shí)也看到總體的變化。

條形圖：由一系列水平條組成跃闹。使得對(duì)于時(shí)間軸上的某一點(diǎn)嵌削，兩個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目的相對(duì)尺寸具有可比性毛好。比如：它可以比較每個(gè)季度望艺、三種產(chǎn)品中任意一種的銷售數(shù)量。條形圖中的每一條在工作表上是一個(gè)單獨(dú)的數(shù)據(jù)點(diǎn)或數(shù)肌访。因?yàn)樗c柱形圖的行和列剛好是調(diào)過來了找默，所以有時(shí)可以互換使用。

柱形圖：由一系列垂直條組成吼驶，通常用來比較一段時(shí)間中兩個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目的相對(duì)尺寸惩激。例如：不同產(chǎn)品季度或年銷售量對(duì)比、在幾個(gè)項(xiàng)目中不同部門的經(jīng)費(fèi)分配情況蟹演、每年各類資料的數(shù)目等风钻。條形圖是應(yīng)用較廣的圖表類型，很多人用圖表都是從它開始的酒请。

折線圖：被用來顯示一段時(shí)間內(nèi)的趨勢(shì)骡技。比如：數(shù)據(jù)在一段時(shí)間內(nèi)是呈增長(zhǎng)趨勢(shì)的，另一段時(shí)間內(nèi)處于下降趨勢(shì)羞反，我們可以通過折線圖布朦，對(duì)將來作出預(yù)測(cè)。例如：速度-時(shí)間曲線昼窗、推力-耗油量曲線是趴、升力系數(shù)-馬赫數(shù)曲線、 壓力-溫度曲線澄惊、疲勞強(qiáng)度-轉(zhuǎn)數(shù)曲線唆途、轉(zhuǎn)輸功率代價(jià)-傳輸距離曲線等，都可以利用折線圖來表示掸驱，一般在工程上應(yīng)用較多肛搬，若是其中一個(gè)數(shù)據(jù)有幾種情況，折線圖里就有幾條不同的線亭敢，比如五名運(yùn)動(dòng)員在萬米過程中的速度變化滚婉，就有五條折線，可以互相對(duì)比帅刀，也可以對(duì)添加趨勢(shì)線對(duì)速度進(jìn)行預(yù)測(cè)让腹。

股價(jià)圖：是具有三個(gè)數(shù)據(jù)序列的折線圖远剩，被用來顯示一段給定時(shí)間內(nèi)一種股標(biāo)的最高價(jià)、最低價(jià)和收盤價(jià)骇窍。通過在最高瓜晤、最低數(shù)據(jù)點(diǎn)之間畫線形成垂直線條，而軸上的小刻度代表收盤價(jià)腹纳。股價(jià)圖多用于金融痢掠、商貿(mào)等行業(yè)，用來描述商品價(jià)格嘲恍、貨幣兌換率和溫度足画、壓力測(cè)量等，當(dāng)然對(duì)股價(jià)進(jìn)行描述是最拿手的了佃牛。

餅形圖：在用于對(duì)比幾個(gè)數(shù)據(jù)在其形成的總和中所占百分比值時(shí)最有用淹辞。整個(gè)餅代表總和，每一個(gè)數(shù)用一個(gè)楔形或薄片代表俘侠。比如：表示不同產(chǎn)品的銷售量占總銷售量的百分比象缀，各單位的經(jīng)費(fèi)占總經(jīng)費(fèi)的比例、收集的藏書中每一類占多少等爷速。餅形圖雖然只能表達(dá)一個(gè)數(shù)據(jù)列的情況央星，但因?yàn)楸磉_(dá)得清楚明了，又易學(xué)好用惫东，所以在實(shí)際工作中用得比較多莉给。如果想多個(gè)系列的數(shù)據(jù)時(shí)，可以用環(huán)形圖凿蒜。

雷達(dá)圖：顯示數(shù)據(jù)如何按中心點(diǎn)或其他數(shù)據(jù)變動(dòng)禁谦。每個(gè)類別的坐標(biāo)值從中心點(diǎn)輻射。來源于同一序列的數(shù)據(jù)同線條相連废封。你可以采用雷達(dá)圖來繪制幾個(gè)內(nèi)部關(guān)聯(lián)的序列州泊，很容易地做出可視的對(duì)比。比如：你有三臺(tái)具有五個(gè)相同部件的機(jī)器漂洋，在雷達(dá)圖上就可以繪制出每一臺(tái)機(jī)器上每一部件的磨損量遥皂。

XY散點(diǎn)圖：展示成對(duì)的數(shù)和它們所代表的趨勢(shì)之間的關(guān)系。對(duì)于每一數(shù)對(duì)刽漂，一個(gè)數(shù)被繪制在X軸上演训，而另一個(gè)被繪制在Y軸上。過兩點(diǎn)作軸垂線贝咙，相交處在圖表上有一個(gè)標(biāo)記样悟。當(dāng)大量的這種數(shù)對(duì)被繪制后，出現(xiàn)一個(gè)圖形。散點(diǎn)圖的重要作用是可以用來繪制函數(shù)曲線窟她，從簡(jiǎn)單的三角函數(shù)陈症、指數(shù)函數(shù)、對(duì)數(shù)函數(shù)到更復(fù)雜的混合型函數(shù)震糖，都可以利用它快速準(zhǔn)確地繪制出曲線录肯，所以在教學(xué)、科學(xué)計(jì)算中會(huì)經(jīng)常用到吊说。

還有其他一些類型的圖表论咏，比如圓柱圖、圓錐圖颁井、棱錐圖厅贪，只是條形圖和柱形圖變化而來的，沒有突出的特點(diǎn)蚤蔓，而且用得相對(duì)較少卦溢，這里就不一一贅述糊余。

這里要說明的是：以上只是圖表的一般應(yīng)用情況秀又，有時(shí)一組數(shù)據(jù)，可以用多種圖表來表現(xiàn)贬芥，那時(shí)就要根據(jù)具體情況加以選擇吐辙。 對(duì)有些圖表，如果一個(gè)數(shù)據(jù)序列繪制成柱形蘸劈，而另一個(gè)則繪制成折線圖或面積圖昏苏，則該圖表看上去會(huì)更好些。?在EXCE中L允許這創(chuàng)建這樣的組合圖表威沫，但如果想創(chuàng)建一種EXCEL不允許的組合圖表類型贤惯，比如不可能將一個(gè)二維圖同一個(gè)三維圖表混在一起，這種組合是不可能的棒掠，系統(tǒng)就會(huì)顯示錯(cuò)誤信息孵构。怎么建立混合圖表呢？單擊“圖表向?qū)А卑粹o烟很，選擇“自定義類型”選項(xiàng)卡颈墅，這里還躲著二十種圖表類型（如圖14），也有各種組合形式雾袱。如果你對(duì)這些內(nèi)部定義的形式還不滿意恤筛，就單擊“自定義”選項(xiàng)鈕，按照向?qū)ё约憾x全新的圖表類型芹橡。