現(xiàn)在大多數(shù)人的工作幾乎都要與人協(xié)作雨膨，工作任務(wù)繁重幾乎成了每個(gè)人的痛感。自己現(xiàn)在任務(wù)比以前多了很多读串，但自從有意識(shí)學(xué)習(xí)和應(yīng)用GTD理念以來聊记，工作效率得到了提升，不過肯定還有不少提升空間恢暖，有待改進(jìn)排监。這里總結(jié)下自己小心得。
　　時(shí)間管理的核心目標(biāo)是如何快速杰捂、高效地處理任務(wù)舆床，因此對(duì)任務(wù)流程進(jìn)行了細(xì)分，一般包括：收集嫁佳、處理（組織+行動(dòng)）挨队、回溯（改進(jìn)）三個(gè)部分。最開始自己落實(shí)最好的是收集蒿往，但后續(xù)流程處理不當(dāng)盛垦，導(dǎo)致inbox里面往往會(huì)有幾十項(xiàng)任務(wù)，從而會(huì)有極強(qiáng)的挫敗感∠ㄅǎ現(xiàn)在這個(gè)門檻已經(jīng)越過情臭，能夠較好的進(jìn)行組織。
　　GTD理念形成后赌蔑，前期大部分都用紙和筆落實(shí)俯在，現(xiàn)在市場(chǎng)已經(jīng)有了相對(duì)成熟的軟件，尤其是手機(jī)端app娃惯，使得應(yīng)用更加方便跷乐，在日常工作中用應(yīng)用app能滿足大部分GTD需求。在這些app中趾浅，Doit.im是個(gè)人覺得最好用的時(shí)間管理軟件愕提，正因?yàn)槿绱耍囉煤罅⒓促徺I了pro版皿哨。對(duì)照GTD理念浅侨，個(gè)人認(rèn)為Doit.im無疑是時(shí)間和行動(dòng)管理的利器。

1 证膨、任務(wù)收集

工作上遇到的任務(wù)通常是領(lǐng)導(dǎo)交代的如输，同事請(qǐng)求協(xié)助的、工作過程中思想的靈感、各種電話等不见。當(dāng)新收到一個(gè)“任務(wù)”時(shí)應(yīng)該能第一時(shí)間判斷出是否需要記錄到“收集箱”澳化，以便能夠快速切換回剛才正在專注的任務(wù)中。判斷的標(biāo)準(zhǔn)就是2-3分鐘是否能快速解決稳吮，如果能則立即解決缎谷，如果不能直接塞進(jìn)收集箱。Doit.im添加收集特別方便灶似，從手機(jī)屏幕快速劃出后可直接輸入任務(wù)列林，添加“日程”、“情景”喻奥、“項(xiàng)目”席纽、“優(yōu)先級(jí)”和“標(biāo)簽”，這是在順便完成組織的功能撞蚕。如果收集時(shí)如果能確定這些組織選項(xiàng)就添加上润梯，如果不能寧可不設(shè)定，也不要費(fèi)力想該如何組織甥厦。核心的目的只有一個(gè)快速收集以便快速返回上一個(gè)任務(wù)中斷現(xiàn)場(chǎng)纺铭。這個(gè)階段最重要的是別漏事，能快速辦就辦刀疙，辦不了先記下來舶赔。
　　需要注意的是接到一個(gè)任務(wù)時(shí)最好有個(gè)“預(yù)處理”，尤其是對(duì)于明顯不能隨手完成的任務(wù)谦秧，預(yù)處理后明確了才放收集箱竟纳。這樣的預(yù)處理通常包括兩步：
　　一是確定任務(wù)優(yōu)先級(jí)：緊急重要、不緊急但重要疚鲤、緊急不重要和不緊急不重要锥累，前三項(xiàng)可分別對(duì)應(yīng)Doit.im中的高、中集歇、低三個(gè)優(yōu)先級(jí)（軟件中不能定制優(yōu)先級(jí)名字）桶略。緊急重要的二話不說趕緊搞定；不緊急但重要的事情時(shí)刻保持關(guān)注诲宇，避免淪為“緊急重要”际歼；緊急不重要的少少益善盡量避免，能甩給別人不要留給自己姑蓝；不緊急不重要的事情靠自律鹅心，如果確實(shí)自己得完成，保持適當(dāng)關(guān)注纺荧，避免成為緊急事件巴帮。
　　二是考慮SMART 5條是否具備溯泣，即：任務(wù)是否是specific的，不明確的任務(wù)肯定會(huì)出現(xiàn)過程反復(fù)榕茧，費(fèi)力不討好；任務(wù)是否是measurable的客给，不可度量無法評(píng)判的體現(xiàn)不了個(gè)人價(jià)值用押； 任務(wù)是否Attainable，實(shí)現(xiàn)不了搞不定的任務(wù)就不該干靶剑，接了任務(wù)得有魄力去干蜻拨；任務(wù)是否Relevant，任務(wù)是否和自己的目標(biāo)定位有相關(guān)性桩引，相關(guān)性越高越能體現(xiàn)價(jià)值缎讼；Timeline，必須明確任務(wù)什么時(shí)間完成哪些里程碑節(jié)點(diǎn)事項(xiàng)坑匠。

2血崭、任務(wù)組織和處理

往往需要專門的時(shí)刻對(duì)收集箱里的任務(wù)進(jìn)行組織分類，這樣的時(shí)刻可能是倒水厘灼、工間操甚至上廁所的間隙夹纫，可以是空閑下來的專門時(shí)間。在Doit.im中设凹，收集箱里有明確節(jié)點(diǎn)計(jì)劃的事項(xiàng)設(shè)定時(shí)間后它就挪到了“日程”里面舰讹，同時(shí)記得設(shè)置提前提醒。事項(xiàng)比較復(fù)雜的闪朱，比如完成xx匯報(bào)月匣，完成這個(gè)任務(wù)需要對(duì)任務(wù)細(xì)化，包括查資料奋姿，找別人請(qǐng)教锄开、做ppt，準(zhǔn)備匯報(bào)場(chǎng)地胀蛮、約人等院刁。“完成xx匯報(bào)”就不宜放到todolist中粪狼，而應(yīng)該挪到“項(xiàng)目”中退腥，記住“項(xiàng)目”是需要規(guī)劃、細(xì)化的事項(xiàng)集合再榄。在todolist里面的都是明確的以動(dòng)詞開頭目標(biāo)明確的事項(xiàng)狡刘，比如去理發(fā)，去還信用卡等困鸥。如果細(xì)分todolist的話嗅蔬，可以分為“今日待辦”剑按、“明日待辦”、“將來也許”澜术，“等待”艺蝴。在這個(gè)階段，目的就是把“收集箱”清空鸟废，把原來收集箱里的事情放到合適的地方去猜敢，給他們明確時(shí)間，確定優(yōu)先級(jí)和項(xiàng)目盒延。
　　處理每個(gè)任務(wù)時(shí)盡量保持單線程缩擂，每次頭腦中只考慮當(dāng)下正在處理的事情，不要處理A惦念著B添寺。處理完一個(gè)任務(wù)后及時(shí)給自己一個(gè)肯定和獎(jiǎng)賞的信號(hào)胯盯，比如打個(gè)響指，感慨一下自己真棒等心理暗示计露，愉快地在Doit中對(duì)應(yīng)事項(xiàng)上打個(gè)勾博脑。
　　如果“今日待辦”事情處理完了還有時(shí)間，則可以繼續(xù)處理事情或者組織事情薄坏，比如：從“下一步行動(dòng)”或者“明日待辦”中選擇一條開展工作趋厉，尤其可重點(diǎn)處理那些不緊急但重要的事項(xiàng)；或者胶坠，對(duì)“項(xiàng)目”進(jìn)行梳理君账，細(xì)化成“下一步行動(dòng)”、“日程”等沈善。

3乡数、任務(wù)回溯

對(duì)完成的任務(wù)進(jìn)行回溯就是總結(jié)任務(wù)完成情況，這是很容易忽視的一步闻牡。完成任務(wù)的方法有很多種净赴，聰明人走最短路徑花最短時(shí)間完成。如果不是天資聰穎罩润，一回生二回熟總是可以做到的玖翅，第二回有多熟直接取決于是不是經(jīng)常回溯任務(wù)割以。Doit.im中打開“已完成”金度，可以按項(xiàng)目、按時(shí)間等查看严沥，或者進(jìn)行標(biāo)簽過濾查看猜极。

4、一些自己使用tips：

1 每日固定事項(xiàng)

• 早上翻看下Doit.im中的“今日代辦”消玄，找出優(yōu)先級(jí)高的確保當(dāng)日必須完成跟伏，優(yōu)先級(jí)一般的盡量完成丢胚，確定優(yōu)先級(jí)可參看20/80原則，20硬骨頭那份必須主動(dòng)去做不能逃避受扳；
• 晚上回顧當(dāng)天的事項(xiàng)：（1）查看“已完成”携龟、“今日”完成的，重在看哪項(xiàng)沒做好辞色，走彎路骨宠、做了無用功；（2）查看“明日待辦”相满，做到大致心里有數(shù)；（3）整理“下一步行動(dòng)”桦卒，細(xì)化其中的項(xiàng)目立美、把項(xiàng)目中事項(xiàng)提出來放到“日程”、“明日待辦”等方灾〗ㄌ悖回顧工作頂多用15分鐘即可完成，快的話可以不到5分鐘裕偿。

2 接活與派活

在一個(gè)團(tuán)隊(duì)中工作洞慎，工作必然會(huì)不斷接活或派活晒哄。接到一個(gè)活兒時(shí)脯燃，需要考慮SMART是否具備，如果顯然是無法推脫掉的必須自己干的仇轻，則在最短時(shí)間內(nèi)梳理SMART五條是否具備（Revelant可忽略了鸟妙，此時(shí)已經(jīng)沒有了選擇的權(quán)利）焦人，如果不具備的則及時(shí)向派活的人反應(yīng)問題，比如任務(wù)太籠統(tǒng)（外部約束不明重父、開展步驟不明等）花椭、完成標(biāo)準(zhǔn)不明（需求方不能隨心所欲需書面明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）、實(shí)現(xiàn)難度大（需配足相關(guān)人力房午、外部資源等）矿辽、具體時(shí)間要求是什么（對(duì)于客戶/需求方的慣用提前量要充分考慮）等。

3突發(fā)事件處理

突發(fā)事件包括：（1）外部任務(wù)：電話任務(wù)郭厌、領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交代任務(wù)袋倔、同事委托任務(wù)等；（2）工作過程中點(diǎn)子沪曙、想法等奕污；

• 判斷突發(fā)事件工作量緊急程度
  如果很緊急，比如單位領(lǐng)導(dǎo)打電話讓去匯報(bào)工作液走、外面通知臨時(shí)檢查等碳默，立即中斷當(dāng)前事情著手做新任務(wù)贾陷；
• 如果不緊急，則評(píng)估工作量大小嘱根，能否在2-3分鐘完成
  如果能完成髓废，則立即處理，如簽字该抒、回答同事問題等慌洪；
• 如果不能完成，則直接記錄到“收集箱”凑保。

4 unbroken time

早上8點(diǎn)到9點(diǎn)冈爹，外協(xié)單位還沒上班，事情一般相對(duì)較少欧引，這段時(shí)間開展難度大的频伤、需要安靜思考專注的工作，如寫程序芝此、寫方案等憋肖；類似時(shí)間還包括中午13:30到2:30，晚上加班時(shí)間等婚苹。這些時(shí)間最適合搞定20/80法則中的20事項(xiàng)岸更。

5 每月展望與回顧

每月月初都應(yīng)該確定一些目標(biāo)，哪個(gè)項(xiàng)目/長(zhǎng)期任務(wù)進(jìn)展到哪一步應(yīng)該有個(gè)預(yù)期膊升，不能只顧低頭拉車不抬頭看路怎炊，從而迷失方向，無法形成大局觀用僧〗嵴停回顧有助于修正目標(biāo)，確定是否在實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的軌道上责循，及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏離與無用功糟港，從而不影響最后的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

6 活用標(biāo)簽

Doit.im中的標(biāo)簽有很多妙用院仿，用好了有助于開展任務(wù)梳理組織和回溯總結(jié)秸抚。比如某個(gè)項(xiàng)目多件事需要委托員工A來開展，則組織這些事情時(shí)打個(gè)標(biāo)簽“A”歹垫，當(dāng)致電A或者當(dāng)面A安排工作時(shí)立即搜索標(biāo)簽“A”看到系統(tǒng)搜索的結(jié)果剥汤。自己每天電話超過50個(gè)，顯然集中打電話能節(jié)省時(shí)間排惨，如果能用標(biāo)簽“call”表明電話任務(wù)吭敢，在call time開始前搜索“call”標(biāo)簽即可顯示出電話清單了。只要用心想暮芭，標(biāo)簽?zāi)馨l(fā)揮大作用鹿驼。

**應(yīng)該認(rèn)識(shí)到欲低，Doit.im只是一個(gè)時(shí)間管理的工具，熟練使用并且堅(jiān)持使用它只是邁出了行動(dòng)管理畜晰、目標(biāo)管理的第一步砾莱，不要因?yàn)橛辛说谝徊骄驼凑醋韵玻匾氖峭ㄟ^這個(gè)“器”領(lǐng)悟和掌握行動(dòng)管理的思想和方法凄鼻，即所謂的“術(shù)”腊瑟，再往后還有人生管理的“道”，加油吧块蚌，自己闰非！ **