《番茄工作法圖解》| 用最簡單的工具和方法來提高工作效率

本書介紹了最近非常流行的時間管理方法——番茄工作法。它可以教我們?nèi)绾胃咝У貙W⒐ぷ骷跏茫撾x拖延癥蔽豺。這也是我一直在使用的方法,真的很有用拧粪,推薦哦修陡。下面我就提取核心部分的內(nèi)容,介紹一下該方法可霎。先看思維導圖厘灼。


《番茄工作法》思維導圖


一座掘、背景

1. 什么是番茄工作法?

一句話描述:列出每天工作任務,并分解成為一個個25分鐘的任務修档,然后逐個執(zhí)行完成感猛。

2. 目標

用最簡單的工具和方法來提高工作效率玉吁。

好處:減少被打斷的次數(shù)劳坑,集中注意力;提高工期預測能力或者估測能力荣暮,保質(zhì)保量庭惜;加快學習和工作進度。

3. 三個基本原則

對時間的看法不停留在生成性階段穗酥,轉(zhuǎn)化為時間的具體連續(xù)性护赊;

在學習或工作時惠遏,是大腦清醒,思路清晰骏啰,注意力集中节吮;

堅持采用簡單易用原則,和不引人注目的工具判耕,這樣就可以把時間花在工作上了透绩;


二、使用到的工具(三張表格見文末)

1. 一個番茄計時器

2. 一張【今天完成計劃表】

小標題:包含時間壁熄、地點帚豪、人物。

清單:帶有先后順序

表格中留一部分給“計劃外的緊急事情”:不可預期但又必須處理

3.一張【待完成活動清單】

l標題:人物草丧、事件

l想到要做的事就記錄狸臣,完成的就劃去

4.一張【記錄表】

l用于記錄原始數(shù)據(jù)

l可根據(jù)需要記錄的內(nèi)容分為不同的結(jié)構(gòu)

l每天更新一次,通常是在一天的結(jié)束


三昌执、五個階段(五個方面)

第一階段:番茄鐘的使用規(guī)則

1. 一個番茄鐘30分鐘烛亦,包括25分鐘的工作時間和5分鐘的休息時間。

2. 每四個番茄鐘后懂拾,停止工作此洲,進行一次較長時間的休息,大約15到30分鐘委粉。

3. 一個番茄鐘是不可分割的,不存在半個或者一刻鐘的番茄鐘娶桦。

4. 一旦開啟計時器贾节,就必須堅持到底。如果被打斷衷畦,參考第三階段栗涂。

5. 如果番茄鐘沒結(jié)束就完成了工作,就去復習或者檢查祈争、記錄斤程,如果實在沒有必要了,那么這個番茄鐘就作廢了菩混。

6. 每個番茄鐘最初3~5分鐘忿墅,瀏覽任務或者回顧上一個任務,有個初步印象沮峡;最后幾分鐘回顧做過的事情疚脐。

另外每輪的第一個番茄鐘用來回顧之前的工作;最后一個番茄鐘用來總結(jié)和回顧這一輪的任務邢疙。

第二階段:工作的基本流程

1. 每天開始棍弄,從【待完成】活動清單中選出今天需要完成任務望薄,記錄在【今天完成】計劃表中,并預估任務需要的番茄時間,怎么評估參考第四階段呼畸。

2. 接著開啟第一個番茄鐘痕支,按照規(guī)則開始工作。

3. 任務完成蛮原,就從【今天完成】計劃表中劃去卧须。

4. 每天結(jié)束的時候,把完成的任務記錄在檔案中瞬痘。記錄好了就從【待完成】活動清單中劃去這條任務故慈。有助于自我審查和評估,以便改進框全。

第三階段:減少被打斷的次數(shù)

內(nèi)部因素:注意力不集中察绷,精神渙散。

外部因素:被他人打斷津辩,需要與他人溝通拆撼。


“保護你的番茄”:用告知、協(xié)商喘沿、計劃闸度、答復四個步驟去解決。另外蚜印,

1. 讓打斷變得明顯莺禁,記錄在【今天完成計劃表】中的“計劃外的緊急事情”,并估算好所需的番茄數(shù)窄赋。

如果沒那么緊急的在工作結(jié)束后處理或者抽出時間集中處理哟冬;

如果真的非常緊急的事,可以讓打斷變成任務:在下一個番茄鐘處理忆绰,推遲原本的任務浩峡。

2. 總結(jié)經(jīng)驗,做計劃時错敢,可以抽出一個或者更多的番茄鐘專用處理打斷翰灾,也可以讓打斷變成第二天的任務。

第四階段:評測某項任務所需要的時間(番茄數(shù))

1. 先決定你的可用番茄數(shù)稚茅,也就是今天所能使用時間的極限纸淮。

2. 復雜事情簡單化:

如果一項任務的估測值大于5~7個番茄數(shù),那么打散它峰锁。

當估值小于一個番茄時間時萎馅,就把幾個小任務組合成一個大任務。

3. 任務進行可能會發(fā)生:

如果在估算時間內(nèi)完成任務虹蒋,那么從任務表中劃去任務糜芳;

如果不能在估算時間內(nèi)完成任務飒货,那么可以兩個選擇:

一是,增加番茄鐘峭竣,繼續(xù)紅做塘辅,

二是,進行二次評估皆撩,重新安排扣墩,標出是二次或者三次評估。

思考:為什么會這么復雜扛吞,問題在哪里呻惕?然后改進。

第五階段:制作一份作息時間表

1. 安排作息的關(guān)鍵是:要清楚知道自己滥比,怎么的安排對自己是最有效的亚脆。

2. 一輪番茄鐘個數(shù)不是固定不變的,會因諸多因素改變盲泛。一般來說濒持,一輪設(shè)定為四個番茄鐘是最有效的,也可以縮短或者延長時間寺滚,三個或者五個一輪都是可以的柑营。

3. 記得每輪過后都要休息15到30分鐘,確保自己有足夠的精力村视。休息的時候盡量不要動用腦力思考官套,可選擇冥想、睡覺蚁孔,或者喝杯咖啡等


四虏杰、延伸一下

從學習視角看,番茄工作法的原理來自于戴明環(huán)理論勒虾。

PDCA循環(huán)又叫質(zhì)量環(huán),是管理學中的一個通用模型瘸彤,最早由休哈特于1930年構(gòu)想修然,后來被美國質(zhì)量管理專家戴明博士在1950年再度挖掘出來,并加以廣泛宣傳和運用于持續(xù)改善產(chǎn)品質(zhì)量的過程质况。

PDCA愕宋,P是plan,制定計劃结榄,D是do中贝,實施行動,C 是check臼朗,檢查成果邻寿,A是Adjust蝎土,調(diào)整改進。也就是不斷制定計劃绣否,實施計劃誊涯,反饋檢查,改進完善蒜撮,再制定改進后的新計劃暴构,這是一個不斷完善和自我進化的過程。


表格一【待完成活動清單】


表格二【今天完成計劃表】


表格三【記錄表】
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