在上一篇中我們說了使用Excel時五個癢而不疼的問題戒劫，現(xiàn)在接著說余下的五個問題半夷。
六、數(shù)據(jù)區(qū)域中存在空行迅细、空列巫橄、空單元格。之前我們講過茵典，數(shù)據(jù)要保證連續(xù)與完整湘换，否則會影響數(shù)據(jù)分析。Excel是依據(jù)行和列的連續(xù)位置來判斷數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性统阿，當數(shù)據(jù)被空行彩倚、空列、空單元格分開后扶平，Excel會認為它們之間沒有任何關(guān)系帆离。如果單元格本來就沒有數(shù)據(jù)，為了保證數(shù)據(jù)的連續(xù)性與完整性结澄，沒有數(shù)據(jù)也要填上內(nèi)容哥谷。如果單元格的屬性為數(shù)值，則填上“0”麻献；如果單元格的屬性為文本呼巷，則填上相應(yīng)的文本數(shù)據(jù)，如“缺省”等赎瑰。
七王悍、將同屬性的數(shù)據(jù)分列記錄。我們應(yīng)該都見過下面這種表格餐曼，也可能動手做過這種表格压储。
這種表格不利于Excel做數(shù)據(jù)分析鲜漩，甚至無法使用某些分析功能。正確的做法是將“已付”集惋、“未付”歸為一列孕似，因為它們屬于同屬性不同情況。
同屬性的數(shù)據(jù)占行不占列刮刑，目的在于便于使用篩選與數(shù)據(jù)透視表喉祭。同屬性的數(shù)據(jù)占據(jù)一列，這樣才能在數(shù)據(jù)透視表中將同屬性的數(shù)據(jù)作為列字段雷绢，便于統(tǒng)計同一類屬性數(shù)據(jù)中有幾種不同情況泛烙。
八、一個單元格記錄了多個屬性翘紊。Excel是數(shù)據(jù)處理工具蔽氨，不是文字處理工具，一個單元格內(nèi)只能記錄一個屬性帆疟。因此短語和句子在Excel中是禁止使用的鹉究，我們可以把短語、句子按不同屬性分列記錄踪宠。如自赔，地址：XX省XX市XX縣XX鎮(zhèn)XX村，可以分成省柳琢、市绍妨、縣、鎮(zhèn)染厅、村痘绎。當然津函，如果Excel只是用來記錄文本內(nèi)容不作分析肖粮，也就另當別論了。那么像10箱尔苦、20斤涩馆、30本這類數(shù)量詞我們該如何記錄呢？我們記錄數(shù)值的目的在于計算允坚，在Excel中10+10=20魂那，10箱+10箱≠20箱。所以對于數(shù)量我們應(yīng)當分列記錄稠项，10涯雅、20、30是數(shù)展运，箱活逆、斤精刷、本是量。
九蔗候、數(shù)據(jù)格式不一致怒允。這個問題最常見的情況是，在對某列數(shù)字進行運算時出現(xiàn)錯誤锈遥，這是因為這列數(shù)字中存在文本型的數(shù)字纫事。在數(shù)據(jù)透視表中，統(tǒng)計結(jié)果應(yīng)該是求和所灸，最終卻顯示計數(shù)丽惶，也可能是某個單元格數(shù)據(jù)是文本的原因。
十庆寺、表格設(shè)計成二維表格蚊夫。所謂二維表格，也就是既有列標題又有行標題懦尝，看著一目了然知纷，其實不利于Excel做數(shù)據(jù)分析。將行標題放到列標題中成為一個數(shù)據(jù)屬性陵霉，將二維表格改為一維表格（只有列標題沒有行標題）琅轧，一行記錄一條完整的信息。我們可以看看我們的話費清單樣式或者銀行賬戶流水記錄踊挠，那就是標準的一維表格乍桂。
錯誤的表格各有各的原因，但是正確的表格卻只有一種效床。那就是一維型表格睹酌，并且數(shù)據(jù)格式規(guī)范、屬性完整剩檀、描述簡潔憋沿、數(shù)據(jù)區(qū)域連貫沒有空白、沒有合并單元格沪猴。只有當我們錄入的數(shù)據(jù)符合Excel的規(guī)則時辐啄，Excel的那些功能才能幫助我們。
