相信各位讀者在工作的時候都會感覺時間不夠用,進(jìn)而產(chǎn)生了各種小情緒.今天我們就來說一種時間管理方法.
說道時間管理,第一個進(jìn)入我們腦海的就是<番茄工作法>一書中寫到的那個方法,把自己遇到的事情按照重要程度與緊急程度分為四個象限,優(yōu)先解決重要緊急的事情,然后提前醞釀,提前解決重要不緊急的事情···木蹬。在實(shí)際操作中履恩，我們經(jīng)常遇到的一問題是我們無法決定事情的重要與否灿渴，也無法按照我們的意愿把不重要的事情放棄不做。所以今天我們再介紹另一個方法较店，希望對大家有所幫助释树。
美國的教授寫過一本書杂穷，叫做《getting things done》滓鸠，專門講述如何無壓力的完成工作。書中他認(rèn)為吐葱，我們認(rèn)為時間不夠的原因在于過量的信息以及隨時產(chǎn)生的變化讓我們感到焦慮街望，進(jìn)而認(rèn)為時間不夠”。在這種觀點(diǎn)下弟跑，他深入的提出了如何處理此類壓力的方法灾前，進(jìn)而從容的完成相關(guān)各種事情。
1.事情并沒有那么多
我們每天會遇到大量的信息孟辑，但并不是每一個信息都是讓我們做某一件事情的指令哎甲，所以可以將這些信息進(jìn)行分為：任務(wù)、資料饲嗽、垃圾三類炭玫。然后將每天接受到的信息，裝入對應(yīng)的類別中貌虾。比如你們老板說“研究研究XXX的報告吞加，看看有什么機(jī)會”那這就歸納到“任務(wù)”這個類型中。再比如辦公室新來的大學(xué)生給你講了一個笑話尽狠，那么這就可以歸納到垃圾這個類型衔憨；公司文秘公布了一個新文件，那就歸納到資料一類晚唇。
確定了這三大類型之后，拿出一個整塊的時間盗似，比如兩三個小時哩陕，把當(dāng)時腦子里能夠想到的任何一個可以歸納到“任務(wù)”模塊的事情列到一張表格中。這時候要盡可能的把所有的任務(wù)都羅列上，不要因?yàn)槟硞€事情實(shí)在是不重要就棄之不管悍及。因?yàn)槲覀冋f過闽瓢，時間不夠來源于焦慮，如果不把那件小事列在任務(wù)清單上心赶，未來的某一天他就會重新蹦入你的腦海扣讼，給你帶來焦慮。
確定這些事情的最晚解決時間缨叫。注意椭符，這里并不是確定他的計劃解決時間，而是最終解決時間耻姥。比如：你家的款到到下周三就要到期了销钝，那么交寬帶費(fèi)的最晚解決時間是下周二下班前，而不是你本打算的“本周六下午”琐簇。因?yàn)槲覀兯幍沫h(huán)境經(jīng)常受到別人的干擾蒸健，計劃沒有變化快，只確定最晚解決時間婉商，有利于我們避免計劃遭到破壞所帶來的干擾似忧。
2.確定下一步干什么
當(dāng)我們確定了需要干的事情了之后，要把這些任務(wù)進(jìn)行分類丈秩，從而確定下一步需要干什么盯捌。這些任務(wù)可以分為兩類：一步解決的事情，比如XX表格發(fā)送給XX同事癣籽，從XX同事那里回收XX材料挽唉；需要多步解決的事情，比如按公司要求完成XX事項(xiàng)筷狼，開展XX項(xiàng)目瓶籽。對于第二種任務(wù)來講，確定下一步需要干什么是非常重要的埂材，因?yàn)橛袝r候我們的焦慮來源于一個多步驟的計劃塑顺，當(dāng)我們把這個多步驟的計劃拆解到每一個步驟，只聚焦于下一步需要干什么時俏险，我們心中的焦慮也就會隨之減少严拒。當(dāng)我們確定下一步需要干什么的之后，我們要對這些事情按照如下三個方法再進(jìn)行分類：自己在兩分鐘內(nèi)就能干完的事情：發(fā)送這個月的銷量報表竖独；交代給別人去干的事情：讓小李把這個月的銷量結(jié)構(gòu)統(tǒng)計出來裤唠；需要自己大量思考的事情：確定項(xiàng)目的總體目標(biāo)。然后莹痢，我們還要對這三類事情確定一個最晚完成節(jié)點(diǎn)：對于交代別人干的事情种蘸，立刻去通知墓赴；然后，馬上將自己兩分鐘之內(nèi)能夠完成的事情做完航瞭。需要自己思考的事情按照項(xiàng)目規(guī)劃確定最晚完成時間诫硕。為什么是這個順序：因?yàn)槲覀兊慕箲]來源于未完成的工作，我們將工作指派給別人刊侯，相當(dāng)于是把壓力傳遞給了別人章办；我們立刻完成兩分鐘之內(nèi)能夠完成的事情，相當(dāng)于用最小的成本滨彻，又減少了我們的部分焦慮藕届。最終，我們只需要把工作聚焦到需要思考的事情上面去疮绷，只焦慮這最后的一些問題翰舌。所以我們的壓力也就能夠更小，也更能夠有一個清晰的頭腦來完成我們需要完成的工作冬骚。
3.資源打包形成計劃
當(dāng)我們把需要別人干椅贱，以及只需自己兩分鐘就完成的事情做完后，就需要把剩下的一些事情做一個計劃只冻，但是這個計劃并不是我們通常說的“上午10:00-11:00做什么”這樣的時間計劃庇麦，而是一個對所需要素進(jìn)行安排的計劃。這個所需資源喜德，比如說是“開車出行”“某個同事”“電話”山橄。比如：接下來任務(wù)中有出門去公安局送材料，到營業(yè)廳辦理寬帶舍悯。那么這兩個事情都有“”開車出行“資源航棱，那么久進(jìn)行打包，一并辦理萌衬。再比如說“向領(lǐng)導(dǎo)征求XX項(xiàng)目目的的輸入”“領(lǐng)導(dǎo)就XX文件簽字”這里面又涉及到領(lǐng)導(dǎo)饮醇，那么說這兩個工作也可以進(jìn)行打包，一并辦理秕豫。按資源進(jìn)行匯總了之后朴艰，需要確定資源供給時間，從而確定了這件事情可以開展的時間段混移。比如“公務(wù)車在11:00-12:00祠墅；13:00-16:00可用”“領(lǐng)導(dǎo)一上午都有空”。這樣一來就能夠更加有效率的完成自己的事項(xiàng)歌径。
4.學(xué)會說不
經(jīng)常各位讀者毁嗦，尤其是剛上班的讀者會發(fā)現(xiàn)，有時候事情多并不來源于我們自己的業(yè)務(wù)回铛，而是有一些存在分工模糊的業(yè)務(wù)狗准，不知為什么就到了你頭上芯急，或者是一些小活兒雜活兒老員工交給了你。對待這種問題驶俊，應(yīng)該適當(dāng)?shù)木芙^，才能夠保證自己進(jìn)行有效的時間管理免姿。一般來講饼酿，推活兒只能就工作說工作，不能有“憑啥你不干要我干”的話語說出來胚膊。就工作來講故俐，有兩種方法推活兒：第一，通過第三部形成的計劃紊婉，進(jìn)行推脫药版。比如“前輩，您看喻犁，我的某個事情必須XXX簽字槽片，并且XXX只有在這個時間段有空，真是對不住啦”肢础；或者是從別人交代的事情的要素入手進(jìn)行推脫还栓。通常來講，不好意思推脫的事情更多是一些看似很簡單的小事兒传轰。這是首就要從這個小事兒的一些支撐要素進(jìn)行推脫剩盒。比如讓你幫老同事組織一個簡單的會議，就可以從會議所需的資源進(jìn)行明晰：比如慨蛙，會議室訂好了嘛辽聊，所需物料有哪些，會議議題及相關(guān)材料在哪里期贫，與會者邀約了嘛·····跟匆。如果交代你這件事情的人沒有做好這些準(zhǔn)備，那么你就可以讓他先幫你把這些事情準(zhǔn)備好唯灵，你再參與贾铝。畢竟他不愿意做這個會議，主要也就是覺得這些事情比較繁瑣埠帕。
