業(yè)務(wù)員小A碰上了一件倒霉事片吊。他把一疊經(jīng)理已經(jīng)批準(zhǔn)的報(bào)銷(xiāo)單寄給公司總部的財(cái)務(wù)昙衅，不料快遞寄丟了，里面各種發(fā)票加起來(lái)數(shù)萬(wàn)元定鸟，而快遞公司只賠20元運(yùn)費(fèi)而涉。情急之下，小A向財(cái)務(wù)求助联予，得知只要拿到部門(mén)總監(jiān)同意用白條報(bào)銷(xiāo)的書(shū)面批復(fù)就可以申請(qǐng)這筆費(fèi)用了啼县。于是，他給部門(mén)總監(jiān)寫(xiě)了一封郵件申請(qǐng)審批沸久，還抄送給部門(mén)經(jīng)理季眷。沒(méi)想到郵件發(fā)出之后，小A不但沒(méi)拿到批復(fù)卷胯，還被經(jīng)理批了一頓子刮。自問(wèn)在郵件中把申請(qǐng)?jiān)蚝褪虑榻?jīng)過(guò)寫(xiě)得一清二楚的小A，搞不懂領(lǐng)導(dǎo)為啥對(duì)他的郵件不滿(mǎn)意窑睁！
無(wú)獨(dú)有偶挺峡，有家服務(wù)型企業(yè)的老板老A也碰到了煩心事，他在和一家大公司談生意担钮，與其洽談的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)老A的服務(wù)方案很滿(mǎn)意橱赠，讓他與公司的采購(gòu)經(jīng)理談合同。老A根據(jù)行業(yè)的規(guī)操作方式和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)寫(xiě)成合同交給采購(gòu)經(jīng)理箫津，但采購(gòu)經(jīng)理對(duì)這份合同提出諸多疑問(wèn)狭姨，總是說(shuō)老A寫(xiě)得不夠清楚。同樣的事情老A經(jīng)歷過(guò)好幾次苏遥，每次與大公司采購(gòu)談合同都被弄得身心俱疲饼拍。他就是搞不明白，和那些不差錢(qián)的大公司談合同為啥這么累田炭！
上面的兩個(gè)例子事由不同师抄，場(chǎng)景不同，但性質(zhì)是一樣的诫肠。小A和老A司澎，前者寫(xiě)的是報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)，后者寫(xiě)的是合作申請(qǐng)栋豫，兩種文書(shū)的目的都是為了說(shuō)服他人接受申請(qǐng)者的請(qǐng)求或者方案挤安。因此，它們的性質(zhì)都屬于”說(shuō)服性文書(shū)“（Persuasive Document）丧鸯。下面蛤铜，我們來(lái)看看怎樣寫(xiě)，才能成功地說(shuō)服他人。
寫(xiě)說(shuō)服性文書(shū)時(shí)围肥，很多人有一種急于求成的心態(tài)剿干，腦子里老想著這兩件事：
一，我寫(xiě)這份東西的目的
二穆刻，我希望閱讀者看完之后馬上同意
這種思維模式就是以主觀愿望為出發(fā)點(diǎn)置尔，關(guān)心的是”我“想達(dá)到什么目的，”我“希望對(duì)方如何配合氢伟，卻忽略了對(duì)方的需求和關(guān)注點(diǎn)榜轿。然后，準(zhǔn)確地把握著后者朵锣，才是成功說(shuō)服對(duì)方的關(guān)鍵谬盐。
我們分別拿小A和老A的例子分析一下。
小A的郵件中把報(bào)銷(xiāo)單何時(shí)得到部門(mén)經(jīng)理審批诚些，如何在郵寄時(shí)丟失飞傀，公司財(cái)務(wù)授意如何補(bǔ)救，如何重新申請(qǐng)報(bào)銷(xiāo)等過(guò)程描述得很詳細(xì)诬烹，還把報(bào)銷(xiāo)單砸烦、經(jīng)理的電子審批記錄，以及快遞底單等各種掃描件附在郵件上椅您⊥饧剑看起來(lái)，是不是材料準(zhǔn)備得相當(dāng)充分了掀泳？不過(guò)，
要命的是他忽略了兩個(gè)重要的細(xì)節(jié)：
一西轩，部門(mén)總監(jiān)是個(gè)什么樣的人员舵？
二，部門(mén)總監(jiān)怎樣審批這封郵件藕畔？
先看看第一個(gè)問(wèn)題马僻。這個(gè)部門(mén)總監(jiān)是新上任的，一個(gè)美籍華人注服，中文能說(shuō)能聽(tīng)不能讀韭邓。小A的郵件是用中文寫(xiě)的，她是看不懂的溶弟。
有人會(huì)問(wèn)：要是小A把郵件翻譯成英文女淑，不就搞定了么？答案是：NO
小A在郵件正文啰嗦了一通無(wú)關(guān)重要的細(xì)節(jié)辜御，卻把最重要的內(nèi)容忽略了鸭你。他沒(méi)把需要審批的費(fèi)用明細(xì)列示在郵件正文中，只在郵件末尾寫(xiě)了一句”審批內(nèi)容請(qǐng)看附件“之類(lèi)的話(huà)。這么一來(lái)袱巨，總監(jiān)批復(fù)郵件時(shí)阁谆，從郵件的正文看不到審批的內(nèi)容，無(wú)異于在一張白紙上寫(xiě)”同意報(bào)銷(xiāo)“四個(gè)字愉老，領(lǐng)導(dǎo)那會(huì)這么傻呢场绿？
也就是說(shuō)，小A忽略了第二個(gè)問(wèn)題“部門(mén)總監(jiān)怎樣審批這封郵件嫉入？”裳凸。他寫(xiě)這封郵件時(shí)，應(yīng)該區(qū)分各種信息的重要性劝贸，不要一股腦兒地把它們往郵件里放姨谷。應(yīng)該想想怎樣書(shū)寫(xiě)，才便于部門(mén)總監(jiān)審批映九。
老A的事例中也存在著同樣的不足之處梦湘。他起草合同時(shí)，根據(jù)行業(yè)常規(guī)列出服務(wù)內(nèi)容和收費(fèi)方式件甥，這些東西對(duì)于熟悉業(yè)務(wù)流程了解實(shí)際運(yùn)作的甲方負(fù)責(zé)人來(lái)說(shuō)是一看就能明白的捌议。為什么到了采購(gòu)經(jīng)理那兒，卻磕磕絆絆呢引有？老A也是忽略了這兩個(gè)要點(diǎn)：
一瓣颅、采購(gòu)經(jīng)理是個(gè)什么樣的人？
二譬正、采購(gòu)經(jīng)理怎樣履行他的職責(zé)宫补？
首先，大多數(shù)采購(gòu)經(jīng)理不像部門(mén)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人那么了解行業(yè)慣例和實(shí)際操作曾我。也就是說(shuō)粉怕，甲方的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人是個(gè)“內(nèi)行”，甲方的采購(gòu)經(jīng)理卻是個(gè)“外行”抒巢，老A的合同應(yīng)該讓“內(nèi)行”和“外行”都能看明白贫贝。
其次，采購(gòu)經(jīng)理的職責(zé)是價(jià)格談判和合同審核蛉谜。他需要對(duì)合同條款稚晚，尤其是價(jià)格的構(gòu)成作細(xì)致深入的分析比對(duì)。因此型诚，他需要一份特別清晰全面的價(jià)格明細(xì)（cost breakdown）和規(guī)格說(shuō)明材料（specification）客燕。有了這些信息，他才能更好地完成自己的本職工作俺驶。
不了解采購(gòu)經(jīng)理的角色定位和職責(zé)范圍的乙方幸逆，往往糾結(jié)于甲方業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人看著沒(méi)問(wèn)題的合同棍辕，采購(gòu)經(jīng)理卻問(wèn)這問(wèn)那，誤認(rèn)為他在存心刁難或者恣意壓價(jià)还绘。因此而造成談判磕磕絆絆楚昭，價(jià)格一降再降，甚至合同簽不成的例子是不鮮見(jiàn)的拍顷。
總的來(lái)說(shuō)抚太，寫(xiě)說(shuō)服性文書(shū)時(shí)，我們需要弄清這兩個(gè)關(guān)鍵因素——
一昔案、文書(shū)審批者的身份特點(diǎn)尿贫；
二、文書(shū)審批者的工作職責(zé)踏揣；
站在審批人的角度檢視文書(shū)的完整性庆亡、有效性和可行性，在文書(shū)的結(jié)構(gòu)處理和內(nèi)容設(shè)計(jì)上多照顧對(duì)方的需求和關(guān)注點(diǎn)捞稿，才能成功地說(shuō)服對(duì)方接受你的請(qǐng)求或者批準(zhǔn)你的申請(qǐng)又谋。
