一歹嘹、遠(yuǎn)程溝通的三種常見方式
溝通是項(xiàng)目的重要組成部分，隨著互聯(lián)網(wǎng)及協(xié)同辦公軟件的興起亚皂，項(xiàng)目?jī)?nèi)部人員及業(yè)務(wù)可以遍布在五湖四海，提高項(xiàng)目的溝通效率陡厘，減少溝通產(chǎn)生的噪音，可以有效的降低項(xiàng)目成本特占。在項(xiàng)目規(guī)劃期間糙置，項(xiàng)目經(jīng)理除了要考慮人力、時(shí)間是目、物質(zhì)及風(fēng)險(xiǎn)外谤饭，還需要加強(qiáng)項(xiàng)目溝通，特別是遠(yuǎn)程溝通胖笛。
除了常規(guī)的視頻會(huì)議外网持，遠(yuǎn)程溝通主要有：
1宜岛、電話
2长踊、郵件
3、信息（短信及微信）
二萍倡、電話溝通
1身弊、應(yīng)用場(chǎng)景：相對(duì)于郵件、信息列敲，電話具有溝通口語(yǔ)化阱佛，直接，方便的特點(diǎn)戴而。電話溝通主要應(yīng)用于下列方面（包含但不限于）：
1）緊急但不重要事情凑术；
2） 邏輯清晰、步驟具象的事情所意；
3）雙方熟悉或者具辦的事情淮逊；
4）主題較少的事情（少于3個(gè)）催首。
2、注意事項(xiàng)：
1）電話溝通明確雙方身份后（加上職位）泄鹏，描述事情結(jié)構(gòu)清晰郎任，描述準(zhǔn)確；
2）非緊急情況下备籽，需要在電話溝通中做決策時(shí)舶治，提供可選的建議；
3）溝通的主題要多次重復(fù)车猬，確認(rèn)霉猛；
4）多個(gè)主題時(shí)，建議簡(jiǎn)單的事情在前珠闰，重要的事情在后韩脏。
舉例：項(xiàng)目經(jīng)理王雷和李利的電話
王雷：你好，我是海信公司北斗項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理王磊铸磅，請(qǐng)問是海奇公司GIS項(xiàng)目李利李經(jīng)理嗎赡矢？(有職務(wù)，有名字阅仔，如果比較熟悉可以省略掉公司名稱)
李利：你好吹散，王經(jīng)理，我是李利八酒。
王雷：李經(jīng)理空民，需要占用你幾分鐘時(shí)間，和你溝通兩件事情羞迷。
李利：好的界轩，請(qǐng)說。
王雷：第一件事是我和項(xiàng)目的張梅準(zhǔn)備2月25日下周二上午10點(diǎn)去海奇公司拜訪下您衔瓮，溝通下項(xiàng)目進(jìn)展情況浊猾，行嗎？（簡(jiǎn)單的事情先說）
李利：我看了下日程應(yīng)該可以热鞍，25日上午10點(diǎn)到我辦公室聊下項(xiàng)目進(jìn)展葫慎，后期有變動(dòng)我再和你聯(lián)系。（重復(fù)薇宠，減少噪音）
王雷：好的偷办，后期保持溝通。第二個(gè)事情是后天項(xiàng)目階段驗(yàn)收澄港，項(xiàng)目開始時(shí)間較晚椒涯，沒有實(shí)施到關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，對(duì)于后天驗(yàn)收回梧，我這里有兩個(gè)建議和你商量下：第一個(gè)建議是推遲一周驗(yàn)收废岂，項(xiàng)目在兩天內(nèi)滿足驗(yàn)收條件铡溪。第二，如果你這邊已經(jīng)通知監(jiān)理單位泪喊，我們配合驗(yàn)收已完成項(xiàng)目棕硫，在下一個(gè)節(jié)點(diǎn)我們一定按時(shí)完成項(xiàng)目目標(biāo)，李經(jīng)理袒啼，你看呢哈扮？
李利：我已經(jīng)下發(fā)通知監(jiān)理及公司小胡，這次下去主要先讓他們先去看下項(xiàng)目質(zhì)量蚓再，下個(gè)節(jié)點(diǎn)一定要按時(shí)完成滑肉，下周見面根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況我們?cè)倭摹?/p>
王雷：好的，感謝李經(jīng)理支持摘仅，見面聊靶庙。
李利：好的，再見娃属。
二六荒、郵件溝通
1、應(yīng)用場(chǎng)景：相對(duì)于電話矾端、微信溝通掏击，郵件溝通比較正式，可以面向多人告知事項(xiàng)秩铆。一個(gè)好的郵件要干凈簡(jiǎn)潔砚亭，結(jié)構(gòu)清晰。郵件主要應(yīng)用于下列方面（包含而不限于）：
1）會(huì)議通知殴玛，會(huì)議紀(jì)要捅膘；
2）項(xiàng)目規(guī)劃、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)等溝通事務(wù)滚粟；
2寻仗、注意事項(xiàng)：
1）總結(jié)性的標(biāo)題
標(biāo)題要簡(jiǎn)單扼要，總結(jié)郵件主題思想坦刀，不必過分突出細(xì)節(jié)愧沟。例如：請(qǐng)查收：關(guān)于2月10日召開項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)的通知。至于開會(huì)細(xì)節(jié)具體時(shí)間鲤遥、召開地點(diǎn)、參會(huì)人員可以在郵件正文中突出林艘。
2）簡(jiǎn)單的格式
郵件溝通由于比較正式盖奈，不要使用個(gè)性化的背景圖、五顏六色的顏色狐援，不同的字體钢坦。標(biāo)黑突出重點(diǎn)即可究孕。
3）邏輯清晰的結(jié)構(gòu)
項(xiàng)目正文開頭需要加上頭銜加上問候，例如：張總爹凹，你好厨诸！如果是多人，也可以直接籠統(tǒng)尊稱禾酱，例如：各位領(lǐng)導(dǎo)（同事）微酬，大家好！
郵件一定要分段颤陶，每段只寫一件事情颗管，建議使用短句，簡(jiǎn)單的詞語(yǔ)表述內(nèi)容滓走。結(jié)尾一定要強(qiáng)調(diào)對(duì)方需要跟進(jìn)垦江、配合的事情，再次感謝搅方。
4）使用標(biāo)準(zhǔn)化標(biāo)簽（建議）
可以使用標(biāo)簽突出公司名稱比吭、部門、姓名姨涡、聯(lián)系電話梗逮、聯(lián)系地址等信息,例如：
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安徽***********公司
項(xiàng)目管理部
張三
聯(lián)系電話：13255335655
通訊地址：合肥市蜀山區(qū)***路**號(hào)
郵箱：guo-cm@126.com
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5）良好的反饋習(xí)慣
郵件告知事項(xiàng)需要進(jìn)行反饋的，需要及時(shí)反饋绣溜，標(biāo)題可以使用默認(rèn)標(biāo)題慷彤。
三、信息溝通
1怖喻、應(yīng)用場(chǎng)景：項(xiàng)目中底哗，信息溝通主要為短信及微信溝通，信息溝通可以在特殊情況下完成信息的及時(shí)傳遞锚沸，比較方便快捷跋选，信息溝通主要應(yīng)用于（包含但不限于）：
1）特殊情況下的溝通（開會(huì)）
2）節(jié)日祝福問候；
3）事項(xiàng)提醒(項(xiàng)目進(jìn)度哗蜈、配合事項(xiàng)前标，見面時(shí)間提醒)
2、注意事項(xiàng)：
1）信息開場(chǎng)切記不要使用“在嗎距潘？”炼列，“有空嗎”，“忙嗎”開場(chǎng)音比，這種詢問當(dāng)前狀態(tài)而又不說明事情的發(fā)問方式容易給對(duì)方帶來(lái)恐慌感俭尖。
信息開場(chǎng)開門見山，直接告知對(duì)方需要溝通的事項(xiàng)，這樣可以讓對(duì)方舒服稽犁，有足夠的信息決定是否回復(fù)焰望，并且以何種形式回復(fù)。
2）信息溝通事情通過who do what by when構(gòu)建微信結(jié)構(gòu)已亥，介紹事情的時(shí)候復(fù)雜的邏輯簡(jiǎn)單說熊赖。
例如：王經(jīng)理，你好虑椎！項(xiàng)目部李二（who）今天下午3點(diǎn)（when）去貴公司項(xiàng)目管理部辦理資料提交手續(xù)（what）震鹉，如果方便請(qǐng)?zhí)峁┵F方的協(xié)調(diào)人及練習(xí)電話(配合事項(xiàng))，謝謝绣檬。
3）回復(fù)時(shí)用長(zhǎng)句足陨，表現(xiàn)修養(yǎng)。
回復(fù)一件事情時(shí)娇未，盡量使用長(zhǎng)語(yǔ)句墨缘，表達(dá)善意，給對(duì)方好感零抬。
李：******************镊讼，請(qǐng)知悉！
王：收到平夜。（顯得生硬蝶棋，沒語(yǔ)氣）
郭：收到了，謝謝：龆省（加了助詞玩裙，感謝的話）
四、總結(jié)
?電話是同步獨(dú)享溝通工具段直，雙方可以在一個(gè)完整的時(shí)間段內(nèi)進(jìn)行溝通吃溅，并通過“好的”，“沒問題”確認(rèn)接收到的信息鸯檬。郵件是異步溝通分享工具决侈，發(fā)件方只有通過反饋才能確定對(duì)方的想法，信息是兩者的補(bǔ)充喧务，通過結(jié)構(gòu)化的表達(dá)鎖住一段簡(jiǎn)短的溝通時(shí)間赖歌。相信通過三種方式的相互配合，一定可以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的有效溝通功茴，提供溝通效率庐冯。
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本文參考：劉潤(rùn)老師《 五分鐘商學(xué)院》， ?戴愫老師《有效提升與陌生人的社交能力》痊土，《溝通的魅力》
