文 | 琳琳七
我的一個(gè)英文老師說，微信就是反映一個(gè)人精泥兰，神弄屡，氣最直接的窗口，所以在發(fā)文之前最好三思而后行鞋诗。
其實(shí)對(duì)于郵件也是這樣膀捷。
在我們工作往來之中，經(jīng)常用郵件和同事削彬，上司和客戶溝通解決問題全庸。如果在跨國(guó)公司秀仲，有些同事，你們彼此還從未謀面壶笼。這時(shí)神僵，郵件就是你的“形象代言人”。有些寫得好的郵件拌消，你會(huì)覺得如沐春風(fēng)挑豌；有些寫得很粗魯?shù)泥]件，你會(huì)覺得碰得一臉灰墩崩。就好像那些經(jīng)常在微信上罵家婆氓英，罵老公或是爆發(fā)負(fù)面情緒的微信那樣，一副怒氣沖天的罵街形象躍然紙上鹦筹。
那么怎樣才算一封好郵件呢铝阐？
The first，who you write to need to be indicated very clearly.
這封郵件你是寫給誰的要在主體清楚列出來铐拐。不要一句Dear或Dear all就算完事徘键。不要看這個(gè)很簡(jiǎn)單，其實(shí)很多人都做不到遍蟋。很多時(shí)候吹害，為了貪圖方便，我們就直接reply to all,然后dear all就當(dāng)這封郵件寫完了虚青。經(jīng)常會(huì)看到這樣的郵件：to給很多人它呀，然后寫dear all,巴拉巴拉……最后就渺無音訊了。
所以最好的做法應(yīng)該是：你這封郵件是寫給誰的棒厘，就to誰纵穿，然后其它相關(guān)人士就放在cc。如果這封郵件是寫給兩個(gè)人以上的奢人，你還可以給名字加亮或是加粗谓媒，讓收件人知道這件事他或她是owner。
The second, why you write this mail?
為什么你要寫這封郵件何乎。當(dāng)你寫的時(shí)候可以站在對(duì)方的角度或是更大的立場(chǎng)（公司的利益）去闡明句惯。最近公司發(fā)生了一件事是這樣的。德國(guó)的客戶有一個(gè)很急的訂單要急著出貨宪赶，可是生產(chǎn)過程中宗弯，發(fā)現(xiàn)有一根線有質(zhì)量問題，不能繼續(xù)生產(chǎn)搂妻。工程部的同事提議可以換另一個(gè)線蒙保，但是這個(gè)必須得到德國(guó)研發(fā)部的同意。工程部就把這個(gè)來龍去脈在郵件里說明了一通欲主，希望得到同意和回復(fù)邓厕∈藕浚可是郵件飛來飛去，始終沒有消息详恼。我們客戶服務(wù)的同事就比較有技巧补君，她也沒有說“盡快回復(fù)之類的話”，而是從公司的角度去闡明會(huì)發(fā)生的后果昧互，并要求今天之內(nèi)給予答復(fù)挽铁。這件事情得以順利解決。
The third, when you need a feedback.
不要說“盡快回復(fù)之類的話”敞掘，最好說幾月幾號(hào)之內(nèi)給予回復(fù)叽掘。
The fourth,Be precise.
言簡(jiǎn)意賅。
對(duì)于要闡述的問題玖雁，用言簡(jiǎn)意賅的語言列出來更扁。在浩如煙海的郵件中，每個(gè)人停留在一封郵件上的時(shí)間不會(huì)太多赫冬。
The fifth, check the grammars, typo and attachment.
郵件寫好了浓镜，發(fā)送之前，記得檢查一下語法劲厌，時(shí)態(tài)膛薛，還有是否有拼寫錯(cuò)誤。最后還要看看是否附上了你要附上的附件补鼻。
總結(jié)：
1.寫給誰就TO誰相叁，責(zé)任明確；
2.這封郵件要解決什么問題辽幌；
3.具體的回復(fù)時(shí)間；
4.言簡(jiǎn)意賅椿访；
5.檢查是否有語法乌企，拼寫錯(cuò)誤，是否附上了附件成玫。
END.
