由于外企的分支機構(gòu)通常分布在世界各地厚骗、甚至不同的時區(qū)，因此碴巾，郵件是最主要的日常交流工具溯捆。我在日企就職期間，即使身處同一間辦公室的同事厦瓢，也主要使用郵件進行工作交流提揍。
郵件交流，是一種非實時的信息傳遞方式煮仇，對方在回復(fù)郵件之前可以有充分的思考時間劳跃；并且郵件內(nèi)容可保存、可追溯浙垫，這是面對面的口頭交流或電話交流所不具備的特點刨仑，因此郵件交流在外企是比較盛行的溝通方式。
但是夹姥，郵件交流完全使用文字呈現(xiàn)觀點杉武，不容易表達語氣、表情辙售，這是其不足之處轻抱。因此，如何使用郵件有效地交流旦部，對職場人來說也是一個很重要的技能祈搜。
如果寫郵件時能做到以下幾點，那么這樣的郵件應(yīng)該是受歡迎的郵件士八，至少不是令人討厭的郵件容燕。
● 讓對方能夠快速看到你所傳遞的信息；
● 讓對方看到你所做的工作努力（過程）婚度；
● 給出你的提案以及提案的理由蘸秘，讓對方做選擇題，節(jié)約對方時間；
我們有一個業(yè)務(wù)叫做 “郵件支持"秘血，支持日本的本土客戶味抖。在回答日本客戶的技術(shù)問題時，如果遇到本部門無法確定準確答案的情況灰粮，則需要和設(shè)計部門通過郵件聯(lián)系仔涩、協(xié)同確定回答方案。郵件聯(lián)系的基本流程粘舟，如下圖所示熔脂。
以一個工作實踐中的具體實例，來說明以上幾點的重要性柑肴。以下是我們團隊同事寫給設(shè)計部門聯(lián)系窗口人的一個郵件霞揉，其中的日文是來自日本客戶的問題原稿，各位看官可以無視晰骑，僅看上面和設(shè)計部門的中文郵件內(nèi)容适秩。
改善后的郵件，和最初的郵件有什么不同呢抚官？
首先扬跋，把用戶所提問題/所需確認的內(nèi)容，做了簡單的陳述（紅字所示：IO端子上可以連接的最大電容）凌节，方便對方（設(shè)計部門）快速了解問題钦听。
其次，說明了我們針對用戶提問所做的工作（查閱了技術(shù)手冊倍奢，找到了相關(guān)的信息）朴上。
最后，給出了我們的回答方案卒煞，請對方確認。試想跷坝，對方接收郵件后，會有什么反應(yīng)呢碉碉？
對方能夠很容易看到用戶的問題（即使不看用戶的日文郵件）柴钻；也清楚我們已經(jīng)做了必要的工作（查閱手冊）贴届，而不是直接把問題甩給他們占键；并且我們已經(jīng)給出了回答方案畔乙，對方直接做YES/NO的確認即可。如果我們的回答方案不足翩概，則會進一步補充回答方案的內(nèi)容牲距。
這樣修改后的郵件，是不是能夠更快得到對方的反饋钥庇、效果更好呢牍鞠？答案是肯定的。
感想：
無論是郵件交流评姨，還是其他方式的交流难述，如果我們能站在對方的角度考慮，使用對方容易理解的表達方式吐句，例如 “文字+必要的插圖”胁后，那么交流能更容易取得共識，也不會造成理解的偏差甚至歧義蕴侧。對于交流雙方都使用英文择同、但雙方的母語都不是英語的交流場合，很容易產(chǎn)生歧義净宵。也就是寫發(fā)郵件的一方以為寫的很清楚了敲才，收郵件的一方也表示完全理解了，但是最后發(fā)現(xiàn)二者的理解卻是不一致的择葡。我在工作中和日本人的交流就出現(xiàn)過這種情況紧武，以至于后來在工作實踐中和日本人寫郵件時，盡可能寫日文郵件敏储，即使寫的日文郵件有語法方面的瑕疵阻星，日本人也能準確地理解我要表達的意思，因為他的母語是日語已添。
