第二部分 清空收件夾
為什么有的人被雜事打敗庶弃，總是抱怨時間不夠、事情太多尺碰，工作與人生都充滿壓力挣棕，事情卻一件也無法好好完成译隘？而有的人卻可以把雜事轉(zhuǎn)化成動力，他們看起來同樣忙碌洛心，但忙得開心固耘，忙得有目標，忙得有條理词身？差距就在于是否建立了時間管理系統(tǒng)厅目。
這就是我常說的“做事靠系統(tǒng)，不能靠感覺”法严。而后者“心靜如水”的境界也正是我們通過時間管理想要達到的损敷，要建立系統(tǒng)，提高境界深啤，從我們每天早晨最重要的清空收件夾開始拗馒。
第八章
清空收件夾：將雜事加工成行動
這個世界上的信息固然非常多，但終會被信息組成者宰制溯街，這些人能在對的時間點诱桂，歸納整合正確的信息，批判性地思考呈昔，明智地做出重要決定挥等。
—— 哈佛大學(xué)教授 愛德華·奧斯本·威爾森（Edward Osborne Wilson）
時間管理研習(xí)會的學(xué)員都玩過這樣一個游戲，我們把它叫作“僵尸游戲”韩肝。每位同學(xué)用一張便利貼寫下自己最習(xí)慣使用的時間管理工具名稱触菜，把它粘在額頭上，然后尋找和自己使用同樣工具的伙伴哀峻，組成使用同樣工具的小組涡相。
在大陸，人數(shù)最多的組是印象筆記剩蟀、為知筆記催蝗、有道云筆記，接下來是滴答清單育特、奇妙清單丙号、Omnifocus、紙質(zhì)手賬等缰冤。也有一小部分不確定自己使用何種工具的同學(xué)犬缨，自成一個小組。之所以做這個互動棉浸，是為了讓大家梳理自己在時間管理系統(tǒng)中是否使用了很多工具怀薛，其中最習(xí)慣使用的工具又是哪些。系統(tǒng)最理想的狀態(tài)是只有一個常用工具迷郑，最多也只有兩三個常用工具枝恋，因為如果再多了就等同于沒有创倔。
一個人可能擁有電子郵件、筆記焚碌、日程表畦攘、行動清單、任務(wù)清單十电、各類數(shù)據(jù)庫等時間管理工具知押，如圖左邊。但若無法構(gòu)成井然有序的系統(tǒng)鹃骂，就會使人覺得工作中充滿雜事朗徊，無法推進任務(wù)，所以需要學(xué)習(xí)“清空收件夾”偎漫。清空收件夾，就是通過將雜事加工成行動有缆，建立一個貫通收件夾和行動提示的系統(tǒng)象踊。
將雜事加工成行動，并且不斷調(diào)整到一條高速鐵路上棚壁，從雜亂的道路到最后用高鐵的速度直線飛奔杯矩，效率自然大增。而這條高速鐵路袖外，需要有一個強力的火車頭史隆，也就是圖右邊的劍。
接下來的練習(xí)曼验，我們會從雜事的收集泌射、三種收件夾、分批加工雜事成為行動鬓照、建立雜事加工成行動的系統(tǒng)熔酷、運轉(zhuǎn)雜事加工成行動的系統(tǒng)，一步步來探討與練習(xí)豺裆。
我希望各位讀者拒秘，練就清空收件夾的一流身手，若是以火車的速度來做比喻臭猜，沒辦法做好清空收件夾的人躺酒，是綠皮車的速度及服務(wù)等級，能做到清空收件夾的時間管理高手蔑歌，則是高鐵的速度及服務(wù)等級羹应。
原本我們的系統(tǒng)像前頁圖左方一樣分散，所以雜事永遠是雜事丐膝。但是經(jīng)由每天早晨清空收件夾的過程量愧，我們可以像前頁圖右方那樣钾菊，將之收納到一把寶劍上（我稱之為“捅人利器”），最后和第三個習(xí)慣構(gòu)成“STAR神盾系統(tǒng)”偎肃，組合成高效率的時間管理系統(tǒng)煞烫。
清空收件夾分三步：收集雜事、將雜事加工成行動累颂、貫通收件夾與行動提示系統(tǒng)滞详。
清空收件夾三步驟
第一步：收集雜事
面對日益增加的會議、電子郵件紊馏、會談筆記料饥、電子及紙本文件、電話會議朱监、各種想法等雜事岸啡，我們可以借助收集雜事的習(xí)慣讓自己的工作逐漸走上軌道。這就是第九章赫编，收集雜事的力量巡蘸。
要清空收件夾，首先要有好用的收件夾擂送，第十章我會針對目前讀者的具體需求悦荒，討論如何管理好即時通信工具、電子郵件及筆記本三種收件夾嘹吨，并進而建立好的收件夾系統(tǒng)搬味。
收集雜事這個流程，由收集雜事的習(xí)慣及建立收件夾系統(tǒng)兩個部分構(gòu)成蟀拷。練好這個流程的益處是碰纬，讓雜事進來的同時，立刻放到收件夾匹厘，繼續(xù)專心在眼前的事情上嘀趟，并且因為雜事放在頭腦以外的地方，也能夠降低心理上的壓力愈诚。
第二步：將雜事加工成行動
雜事還不是你的行動她按，在第一個習(xí)慣中，我們已經(jīng)提過要找出任務(wù)的下一步行動才是關(guān)鍵炕柔，否則任務(wù)永遠不會被執(zhí)行酌泰。
在第八章，我們會學(xué)習(xí)“將雜事加工成行動”的語法公式匕累，可以說是把雜事一件件加工成行動的技巧陵刹。再配合分批處理的方法，加快清空收件夾的速度欢嘿，打造一條由雜事收件夾進化到行動提示系統(tǒng)的“高速鐵路”衰琐。
練好這個流程的益處是用標準的流程來處理雜事到行動的轉(zhuǎn)變也糊，并且借由語法公式、建立系統(tǒng)羡宙、“捅人利器”等方法狸剃，持續(xù)打磨這把利器，處理起雜事就能快如閃電狗热。
第三步：貫通收件夾與行動提示系統(tǒng)
在第十二章中钞馁，我提供了時間管理帝王表，供你分析自己的現(xiàn)有系統(tǒng)匿刮，了解收件夾系統(tǒng)（Input僧凰，分實時訊息、電子郵件及筆記本三類）的各種工具熟丸，也思考行動提示系統(tǒng)（Output训措，分成S、T光羞、A隙弛、R四類）的各種工具。
然后我們就能選擇出可以貫通兩個系統(tǒng)的工具狞山，接著挑選出清空收件夾的路徑圖，最后用第十三章中“捅人利器”原則叉寂，分批處理雜事萍启、清空收件夾。
練好這個流程的益處是建立自己的系統(tǒng)后屏鳍，就可以持續(xù)學(xué)習(xí)勘纯，讓整個時間管理系統(tǒng)有效率，從每次的收集钓瞭、加工驳遵、組織不斷提升，事情不僅做得更好山涡，而且更快堤结。
學(xué)習(xí)好“清空收件夾”的三個流程，就是練習(xí)三個基本功：首先鸭丛，管理好雜事收件夾系統(tǒng)竞穷；其次，架構(gòu)好行動提示系統(tǒng)鳞溉；最后瘾带，清空收件夾，貫通從雜事到行動的高速鐵路熟菲。
讓雜事有明確可以放置的地方菜职，有明確的流程讓雜事變成行動铣揉，最后做事的速度與質(zhì)量因為有良好的行動提示系統(tǒng)而得到提升们陆，這就是清空收件夾的目的。
由本書手繪圖設(shè)計者David所創(chuàng)作的這幅圖于颖，展示了一個人如果擁有本書的三大習(xí)慣：吃掉青蛙、清空收件夾厉萝、有能力把輸入的雜事加工成輸出的行動恍飘，就會成為一個幸福、高效率的人谴垫。
時間管理的高手能運用合適的工具章母，架構(gòu)出清空收件夾的流程及工具系統(tǒng)，分批將雜事加工成行動翩剪，成為未來世界的“信息組成者”乳怎。各位“信息組成者”，加油前弯！
本章練習(xí)
1．思考本章所附圖的意義蚪缀。
2．檢查自己的房間和辦公桌是否被雜物填滿；思考自己的大腦是否被雜事填滿恕出。
3．放下固有的成見和擔(dān)憂询枚，只留下好奇心，準備一起進入打造時間管理高速鐵路的練習(xí)浙巫。
延伸閱讀
《搞定》（Getting Things Done）戴維·艾倫（David Allen）著
我2008年去美國向戴維·艾倫學(xué)習(xí)金蜀，后來這本書每年都要翻幾遍。書中扼要介紹了時間管理領(lǐng)域的經(jīng)典系統(tǒng)GTD以及實施的方法的畴。不過這本書有點兒厚渊抄，想要詳細了解GTD的可以仔細閱讀。
