如何采取有效的紀律處分

課程目的

完成本課程后，你就學(xué)會

■掌握機會，善用所學(xué)的技巧甫何，采取有效的紀律處分唁影。

■按照“重要步驟”及“基本原則”策劃及主持討論耕陷，研究如何采取有效的紀律處分。

適當時候

在下列情況下据沈，課程所介紹的技巧相當有用：

■與員工討論數(shù)次后哟沫，他的工作表現(xiàn)或工作習(xí)慣仍沒有改善。

■員工嚴重違反公司政策或工作程序锌介，必須立即糾正嗜诀。

學(xué)習(xí)原因

學(xué)習(xí)及運用這些技巧，可以幫助你

■及時執(zhí)行公平和合乎公司政策及規(guī)則的紀律處分孔祸。

■把紀律處分記錄在案隆敢。

■協(xié)助員工改善工作表現(xiàn)或工作習(xí)慣。

如何采取有效的紀律處分

“書面警告崔慧？這對我并不公平１

“停職三天拂蝎？這算是什么意思？你怎能這樣對付我惶室？”

你聽過這些話嗎温自？也許沒有，因為只有少數(shù)員工會牽涉紀律問題皇钞。大多數(shù)人都希望把工作做好悼泌，并且愿意遵守工作規(guī)則。但是鹅士，無論你是客戶服務(wù)經(jīng)理券躁、生產(chǎn)線的主任、銀行出納員的組長掉盅、還是醫(yī)院的放射治療督促員也拜，你在工作上總有機會遇上員工紀律處分的問題。

什么時候需要采取紀律處分

一般主管都會盡量避免采取紀律處分趾痘，但是有時候慢哈，僅管你已經(jīng)多次與員工討論他 的工作表現(xiàn)或習(xí)慣，但他仍然沒有改善永票；總使你已給與支持卵贱，并與員工重視討論問題滥沫，以期待他有所改善，但他只有少許改善键俱，甚至毫無進展兰绣。這時，我們沒有其他選擇编振，只好采取紀律處分缀辩，以解決問題。

在某些情況下踪央，主管必須立即采取 紀律處分臀玄。最常見的情況是員工嚴重違反公司的政策或工作程序，例如：嚴重違反安全規(guī)則畅蹂、在公司藏有違禁物品健无、偷竊等。

假如不改善員工的工作表現(xiàn)或工作習(xí)慣液斜，可能會有深遠的影響累贤。工作小組內(nèi)的每位成員你的職責 都是公司的一份子，如果有員工的工作表現(xiàn)不如理想旗唁，或違反了既定的工作規(guī)則畦浓，對于其他員工來說并不公平，因為其他員工要為他承擔工作上的后果检疫，同時會理所當然地要求公司內(nèi)人人都遵守規(guī)則。你有責任維持工作小組內(nèi)的公正及秩序祷嘶。你采取紀律處分屎媳，目的是協(xié)助員工改善，使他的工作表現(xiàn)符合既定的標準论巍，并且注意安全烛谊，以理智的態(tài)度處事。

讓我們研究一下“紀律”的含義嘉汰。你聽到這兩個字的時候有什么聯(lián)想丹禀？許多人都會想到懲罰。但對于你喜愛的球隊來說鞋怀，紀律又是指什么呢双泪？你希望球員紀律良好，合作精練純熟密似。紀律處分 幫助球隊取勝的因素就是紀律焙矛，所以“紀律”也有積極的意義。

事實上残腌，調(diào)查顯示采用積極的態(tài)度去執(zhí)行紀律處分是會最有效的村斟。積極的態(tài)度是指與員工合作贫导，一起解決問題或提高工作水平，你應(yīng)該以改善為主要目標蟆盹，而不是懲罰員工孩灯，或把員工解雇。

堅決與積極的紀律處分是堅決和公正的逾滥，只有在必要時采取適當?shù)募o律處分钱反。這些行動也是公 正 支持員工的方法，因為你籍此與員工合作匣距，并表示你有信心他能夠解決問題面哥。

態(tài)度堅決就是表示有需要采取紀律處分時，你不會為了方便工作或偏視員工而避免采取紀律處分是你的決定毅待，并清楚解釋對員工的處分尚卫，也要說明如果問題不解決，你將會采取什么行動尸红。你當然不希望因為溝通有問而引致任何誤解吱涉。

采取紀律處分時，怎樣才可以保持公正呢外里？你應(yīng)一視同仁怎爵，對每個人都引用同樣的規(guī)則采取同樣的行動在；所給與的處分要適當盅蝗，不應(yīng)該太嚴厲或?qū)捜荨?/p>

準備要 在采取行動之前鳖链，你必須做妥準備工夫，翻閱已有的檔案墩莫、政策守則芙委、已往與員工討論的紀律、或其他手頭上的資料狂秦；此外灌侣，你要給與員工解釋的機會。請記著裂问，你這次討論充 分 是針對員工的行為侧啼，而并非員工本人。只有收集各項有關(guān)的資料堪簿，才可以集中討論事實痊乾。

主持有關(guān)紀律處分的討論并不容易。沒有人喜歡受懲罰戴甩，盡管他有錯符喝，情形也是一樣。員工可能生氣或變得激動甜孤，甚至用言語攻擊你协饲。很多時候你會聽到這樣的原因畏腕，不要讓員工有受到恐赫的感覺。保持態(tài)度堅決茉稠、公正描馅，在必須采取適當?shù)募o律處分時，也應(yīng)該對員工表示信心及支持而线。

漸進式的今天铭污，愈來愈多機構(gòu)采用漸進的紀律處分方式。就是說膀篮，如果員工的工作水平仍然未符合標準嘹狞、工作習(xí)慣仍然不理想、或者繼續(xù)違犯規(guī)則誓竿，他所受的懲罰會愈來愈厲害磅网。漸進紀律處分 式的紀律處分讓員工有足夠的機會改進，也讓員工有自由選擇如何反應(yīng)筷屡。處分最終的目的是協(xié)助員工積極改進涧偷，但也清楚指出員工如果再不改善的可能后果，并確保所采取的紀律處分是公正的毙死。

溝通管理學(xué)為漸進式紀律處分提供了一套有系統(tǒng)的方法燎潮。你大概已經(jīng)學(xué)會了如何處理各種討論，以求改善員工的工作表現(xiàn)和習(xí)慣及采取有效的督促行動扼倘；在本課程里确封，你將會學(xué)到如何進行有效的紀律處分討論。請記著唉锌，公式的處分討論應(yīng)該是最后才使用隅肥，目的是要解決問題，而非處罰或開除員工袄简。

重要步驟

當你需要處分員工時，采用以下的重要步驟泛啸，與基本原則配合運用绿语，可以幫助你有效地主持討論：

1.說明當前的情況，簡略復(fù)述以前討論的要點

2.詢問導(dǎo)致問題產(chǎn)生的原因

3.專心聆聽候址，表示了解對方感受

4.說明你必須采取的處分和原因

5.協(xié)定具體行動及跟進日期

6.表示對員工有信心

采取重要步驟的原則

1吕粹、 說明當前的情況，簡略復(fù)述以前討論的要點

■要明確

■簡略復(fù)述要點

首先是澄清問題岗仑，你要指出 （1）上次討論后匹耕，員工已經(jīng)做了什么，或有什么應(yīng)做而未做荠雕；（2）事情已經(jīng)嚴重到必須立即采取紀律處分了稳其。如果你以前曾經(jīng)和他討論驶赏，就簡略地復(fù)述有關(guān)的問題、雙方同意了的計劃及已經(jīng)執(zhí)行的行動既鞠。如果員工的表現(xiàn)有改進煤傍，即使做得不夠好，你也應(yīng)該表示注意到他的改進嘱蛋。

“在上兩次的討論中蚯姆，你同意以后要準時上班，并訂下具體的計劃使自己準時洒敏。但上次討論后龄恋，你在19號星期二仍遲了15分鐘上班，25號星期一又遲了20分鐘凶伙。雖然你已經(jīng)有少許改善郭毕，但仍未能使人滿意∧餮ィ”

要盡量明確铣卡，引用手頭上的資料，說明問題的嚴重性偏竟。避免批評員工的工作態(tài)度煮落，這只會 引起員工的反感。針對事實可以維護員工的自尊（基本原則1）踊谋，鼓勵他們積極參與討論蝉仇。

2、 詢問導(dǎo)致問題產(chǎn)生的原因

■采用開放式的問題

讓員工解釋他的情況殖蚕，請他幫忙找出問題的原因（基本原則3）轿衔。采用開放式的問題去搜集具體資料，但注意不要像盤問一樣睦疫。

“我想聽聽你的意見害驹，究竟是什么原因，令你的工作水平無法達到標準呢蛤育？”

你要顯示你希望聽到員工解釋宛官，這可以維護他的自尊心（基本原則1）。

3瓦糕、專心聆聽底洗，表示了解對方感受

■留心聆聽

■了解對方的感受

■總結(jié)原因

留心聆聽，嘗試了解員工的感受咕娄。員工在這次討論中可能會激動起來亥揖，你要專心聆聽，表示了解他的感受（基本原則2）圣勒，讓他發(fā)泄不滿的情緒费变。盡管員工每次的解釋都是一樣摧扇，也請不要過早下判斷或表示不信任；你不需同意所聽到的解釋胡控，但你可以表示理解扳剿，同時保持堅定的立常

在采用重要步驟四之前，總結(jié)員工提供的資料昼激，確保雙方都明白所討論的問題庇绽。

4、說明你必須采取的處分和原因

■要明確

■不威赫

說明你要采取的紀律處分和原因（如果這是第一次討論橙困，則指出事件的嚴重性）瞧掺，解述員工不解決問題的后果，或甚至有可能被解雇凡傅。集中討論事件本身辟狈，有助于維護員工的自尊（基本原則1）。

“我要把你停職三天夏跷。你所犯的錯誤非常嚴重：危險操作 車及損壞公司財物哼转，應(yīng)受到這樣的處分。如果再有同樣的事情發(fā)生槽华，我將會解雇你壹蔓。”

讓員工明白紀律處分是立即生效猫态；一般情況下你還要向員工發(fā)出書面通知佣蓉。

如果員工變得生氣或不安，請專心聆聽亲雪，保持諒解的態(tài)度（基本原則2）勇凭。你要表示了解他感受，但立場堅決义辕，要強調(diào)是因為他未能解決問題虾标，你才需要采取行動，并清楚指出只要他有所改善灌砖，就可以避免以后的處分夺巩。盡快采用第五項步驟，商討解決問題的辦法周崭。

5、協(xié)定具體行動及跟進日期

■盡可能征求及采納員工的意見

■訂立具體行動計劃

你的目標是解決問題喳张，你要表示愿意提供協(xié)助续镇。這可以維護員工的自尊（基本原則1）。清楚講到員工必須達到的標準销部，并請他幫忙（基本原則3）找出可以幫他達到這些標準的方法摸航，以他的意見為基礎(chǔ)制跟，協(xié)助他克服障礙。

如果員工變得生氣或不安酱虎，請保持冷靜雨膨，再次指出他必須達到的標準，并向他解釋他必須想辦法達到這些標準读串。

訂下適當?shù)娜掌谂c員工研究他的進展聊记，這既表示你態(tài)度認真，希望解決問題恢暖，也表示你愿意支持他的努力排监。

6、表示對員工有信心

■態(tài)度要誠懇

以肯定的態(tài)度結(jié)束討論杰捂。除了少數(shù)頑劣的員工不受輔導(dǎo)外舆床，一般員工經(jīng)過輔導(dǎo)后，都可以納入正軌嫁佳。你要再次向員工解釋挨队，這次討論是解決問題的機會，向員工表示你對他有信心蒿往，可以增強他自信（基本原則1）盛垦，使他更積極地解決問題。

注意： 如果這是你第三或第四次與員工進行紀律處分討論熄浓，而你又認為極有可能需要解雇員工情臭，則可以不必理會這個重要步驟。

總 結(jié)

作為管理員工赌蔑，你應(yīng)有機會需要對員工采取紀律處分俯在。你能夠有效運用各項基本原則和重要步驟，就積極的與員工討論娃惯。你的目的是解決問題跷乐，而非處罰員工。

詳加策劃

與員工討論之前趾浅，應(yīng)先詳加策劃愕提。首先翻閱所得的資料，確保你掌握所有事實皿哨；然后浅侨，填妥討論計劃表；接著重溫各項重要步驟证膨，以采取有效的紀律處分如输。此外，你或許需要請教上司，為討論做好充分的準備不见。

態(tài)度堅決處罰公正

在討論時澳化，要保持態(tài)度堅定。員工必須明 你采取紀律處分的原因稳吮，以及如果他仍然不改善的后果缎谷。此外，你還應(yīng)保持公正灶似，在討論時要專心聆聽列林，表示了解員工的感受，維護員工的自尊喻奥，并提供你的支持席纽，解釋這次討論是協(xié)助他改善工作水平或工作習(xí)慣的機會。

你的目的

這次討論的目的撞蚕，是協(xié)助員工達到既定的工作標準润梯，幫助員工理智地處理自己的工作問題。只有在所有的方法失敗后甥厦，才辭退員工纺铭。