87-如何將紙質(zhì)資料快速電子化扣讼?|葉武濱說時(shí)間管理-轉(zhuǎn)述

各位朋友缺猛,大家好!

我是葉武濱老師易效能時(shí)間管理的學(xué)習(xí)與踐行者--伍清波椭符,很高興給大家通過語音和文字來分享葉老師“時(shí)間管理100講”的學(xué)習(xí)心得和體會(huì)荔燎。時(shí)間是一個(gè)人最稀缺的資源,人人都需要時(shí)間管理销钝,忙就來學(xué)易效能有咨。我們這個(gè)專輯有100期,每期6分鐘蒸健,每天早上6:00準(zhǔn)時(shí)更新座享。


最近這個(gè)系列,我們講述的主題是“工具”似忧,工欲善其事渣叛,必先利其器。

易效能就是把所有的時(shí)間管理理念融會(huì)貫通盯捌,并通過工具來落地淳衙。

如果你熟悉之前的理論部分,那你一定要學(xué)習(xí)工具的部分,把這兩個(gè)結(jié)合在一起箫攀,你就可以不斷地提升效率肠牲。

今天我們繼續(xù)來為大家分享一個(gè)新的工具,它叫做“掃描全能王”靴跛。

相信大部分職場人士都遇到過這樣的事情:

工作中會(huì)產(chǎn)生的大量紙質(zhì)文件缀雳,我們通常把它放在家里或是辦公室里,當(dāng)我們外出的時(shí)候汤求,可能會(huì)突然要用到它們俏险,這時(shí)候我們根本拿不到它們,這時(shí)我們應(yīng)該怎么辦扬绪?

到目前為止,我們離不開紙質(zhì)的系統(tǒng)裤唠,然而為了使用方便挤牛,我們也要開始慢慢將許多重要的資料電子化儲(chǔ)存!

對(duì)紙質(zhì)的文件种蘸、文檔進(jìn)行電子化墓赴,我運(yùn)用的工具是掃描全能王。

它類似于上一講我們所講的手寫工具Notability航瞭。

Notability是一個(gè)過程性的軟件诫硕,掃面全能王也是一個(gè)過程性的軟件。

把紙質(zhì)文件的拍照刊侯,經(jīng)過簡要的處理章办,最終我還是會(huì)把它存在印象筆記當(dāng)中。

我先來介紹一下掃描全能王的基本功能滨彻,再來強(qiáng)調(diào)一下它的一些關(guān)鍵功能藕届。

第一部分我們講基本功能。

掃描全能王有拍照生成的功能和導(dǎo)入圖片生成的功能亭饵。

這兩個(gè)基本的功能你只要點(diǎn)開軟件休偶,進(jìn)去就會(huì)使用了。

界面下方的正中間有個(gè)拍照的按鈕辜羊,右下方還有一個(gè)圖片的按鈕踏兜,分別是拍照和圖片導(dǎo)入的功能。

第二部分講講它的特殊功能八秃。

1碱妆、標(biāo)簽分類功能

掃描全能王可以建立標(biāo)簽,其實(shí)這就是分類的功能喜德。

我們有大量的文件山橄,如果你不進(jìn)行分類,不便于尋找。

所以分類和標(biāo)題非常重要航棱!

我介紹一下我是怎么分類的:

我有很多證件睡雇,把它們電子化以后,建立“證件”這個(gè)分類饮醇。

有時(shí)候我會(huì)讀一些書它抱,這書我不需要整本的拍照,所以朴艰,我拍關(guān)鍵的頁面观蓄,然后建立“書籍”這個(gè)分類。

很多健康的記錄祠墅,比如體檢報(bào)告等等侮穿,我會(huì)把它分類一個(gè)叫“健康”的標(biāo)簽。

我們的合同毁嗦、說明書亲茅、保修卡,旅行......都是需要有一些記錄的狗准。

還有關(guān)于家庭事務(wù)的記錄克锣,比如說關(guān)于孩子的一些文檔,成績單之類的腔长。

工作當(dāng)中的會(huì)議紀(jì)要袭祟、重要文檔,學(xué)習(xí)筆記等等都需要有記錄和分類捞附。

可能你的分類和我的不太一樣巾乳,不過沒關(guān)系,我們要做到的只是建立好分類故俐!

這樣你拍照和記錄的時(shí)候就有地方存了想鹰。

2、共享功能

掃描全能王有一個(gè)云空間药版,也就是說軟件本身就提供了在多個(gè)設(shè)備之間存儲(chǔ)以及同步的功能辑舷,你注冊(cè)一個(gè)賬號(hào)就可以使用。

有的需要花錢買槽片,但是它有給一定的免費(fèi)空間何缓,不夠用了你再買。

我一般會(huì)用一用还栓,但是我不把它作為最終存儲(chǔ)的地方碌廓,我先在這里做一些編輯整理工作,然后再把整理好的資料導(dǎo)出剩盒,最后存到印象筆記當(dāng)中谷婆。

它的導(dǎo)出也很方便,而且我們可以把它導(dǎo)出成PDF。

PDF的好處是文檔比較小纪挎,但它也有壞處期贫,就是不易更改。

所以掃描全能王的底稿也要保存好异袄。

比如說當(dāng)我們的證件更換了的時(shí)候通砍,“全家的證件”這個(gè)文檔,就需要更改了烤蜕。

要用掃描全能王再拍一遍封孙,然后再把原來的刪除掉,重新生成一個(gè)PDF的文檔讽营,放在印象筆記當(dāng)中虎忌。

你們可能會(huì)問我:為什么不直接用印象筆記呢?

印象筆記可以用來保存橱鹏,但它目前沒有生成PDF的功能呐籽,你只能拍一張張的圖片進(jìn)去。

這樣的話蚀瘸,第一,它的壞處是文檔比較大庶橱;第二贮勃,要分享給別人很不方便,而PDF的分享是很方便的苏章。

每一個(gè)軟件都有它的特點(diǎn)寂嘉,不能按照廠商所宣傳的那樣說它能滿足用戶的所有需要。

每一款軟件都不能滿足大家的所有需要枫绅。

即使有軟件真的做到了能滿足大家的所有需要泉孩,那它也不見得是做得最好的,這叫術(shù)業(yè)有專攻并淋。

來參加易效能的課程寓搬,我們就會(huì)告訴你每個(gè)軟件之間的優(yōu)勢和劣勢,然后你融會(huì)貫通县耽,把它用好句喷,就能提升效率。

掃描全能王還有一個(gè)非常好的功能兔毙,我最后來講:它可以在拍照和導(dǎo)入圖片的時(shí)候唾琼,對(duì)每一張圖片自動(dòng)裁邊。

你拍的圖片可能歪歪扭扭澎剥,有點(diǎn)像梯形锡溯,但是,它可以給你裁成方方正正的長方形,這樣真的是很妙祭饭!

掃描全能王應(yīng)該是全平臺(tái)的芜茵。

它也是一款過程性的軟件。

你通過拍照甜癞、導(dǎo)入圖片夕晓,然后把它編輯好導(dǎo)入到印象筆記當(dāng)中存儲(chǔ),但是一定記住要保留原稿在掃描全能王中悠咱。

最后需要特別強(qiáng)調(diào)的是:一定要建立好標(biāo)題&標(biāo)簽蒸辆!

我們這一講的軟件就介紹到這里,感謝你的聆聽析既。 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ??

-END-

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